Inhoudsopgave
Samenvatting
Toewijzingen bepalen hoe een ruimte in de loop der tijd wordt toegewezen of gekenmerkt — bijvoorbeeld welke afdeling de ruimte gebruikt, bij welk kostenplaats deze hoort of aan welk schoonmaakniveau deze is toegewezen. In tegenstelling tot een eenvoudig label zijn toewijzingen tijdsafhankelijk: elke toewijzing heeft een begindatum en het systeem houdt een volledige geschiedenis bij van hoe een ruimte / subruimte in het verleden was toegewezen.
Ga naar Instellingen → Toewijzingstypen om uw toewijzingsstructuur te configureren voordat u waarden aan ruimten toewijst.
Belangrijke concepten
Toewijzingsklassen, -typen en -waarden
Toewijzingen zijn georganiseerd in drie niveaus:
| Niveau | Wat het is | Wie het beheert |
|---|---|---|
| Toewijzingsklasse | Een vaste, ingebouwde lijst die het systeem gebruikt voor rapportages en het gedrag van de toepassing. | Spacewell — kan niet worden gewijzigd. |
| Toewijzingstype | Een categorie of dimensie die u wilt bijhouden — bijvoorbeeld afdelingen, kostenplaatsen of schoonmaakniveau. | Uw beheerder — volledig configureerbaar. |
| Toewijzingswaarde | De afzonderlijke waarden binnen een toewijzingstype — bijvoorbeeld 'Financiën', 'HR' of 'Niveau A'. | Uw beheerder — volledig configureerbaar. |
Elk toewijzingstype heeft een eigen lijst met waarden. Wanneer u een toewijzing aan een ruimte toewijst, selecteert u een waarde uit het relevante type.
Opmerking: Elk toewijzingstype bevat een ingebouwde waarde met de naam Niet gedefinieerd. Dit is de standaardwaarde die aan een ruimte wordt toegewezen wanneer er geen toewijzing is ingesteld. Deze kan niet worden verwijderd, maar de naam en kleur kunnen wel worden gewijzigd.
Toewijzingsklassen
De volgende toewijzingsklassen zijn in de toepassing ingebouwd en kunnen niet worden gewijzigd:
| Nr. | Toewijzingsklasse | Typisch gebruik |
|---|---|---|
|
1 |
Schoonmaak |
Schoonmaakniveaus of -programma's |
|
2 |
Comfortniveau |
Verwachte / beoogde welzijnsniveaus |
|
3 |
Kostenplaatsen |
Financiële verwerking, doorbelasting van ruimtegebruik |
|
4 |
Afdelingen |
Organisatie-eenheden zoals teams, divisies, afdelingen, bedrijfsonderdelen enzovoort |
|
5 |
Energie |
Labels met betrekking tot energie-efficiëntie of energieverbruik |
|
6 |
Brandveiligheid |
Veiligheidszones, labels en voorschriften |
|
7 |
Vloerbedekking |
Soorten vloerbedekking |
|
8 |
Onderhoud |
Ruimtegebonden onderhoud en nalevingsvoorschriften |
|
9 |
Organisaties |
Bedrijven, huurders of grote bedrijfsonderdelen |
|
10 |
Personen |
Persoonsnamen of functies/rollen |
|
11 |
Kwaliteitsniveau |
Accommodatieniveaus en beoordelingen |
Toewijzingstypen
Ga naar Instellingen → Toewijzingstypen om uw toewijzingstypen te bekijken en te beheren.
Een toewijzingstype maken
- Klik op Acties → Toevoegen en vul de volgende velden in:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Een beschrijvende naam voor het toewijzingstype — bijvoorbeeld 'Afdelingen' of 'Kostenplaatsen'. |
| Beschrijving | Een optionele beschrijving van wat dit toewijzingstype vertegenwoordigt. |
| Toewijzingsklasse | De systeemklasse waartoe dit type behoort. U kunt elke klasse selecteren — meerdere toewijzingstypen kunnen dezelfde klasse delen. U kunt bijvoorbeeld zowel 'Bedrijfsdivisies' als 'Teams' maken binnen de klasse 'Afdelingen'. |
| Status | Standaard ingesteld op Actief. Inactieve typen zijn verborgen in toewijzingsprocessen. |
note1ffcadecpanel_c1
Opmerking:
Maximaal 10 actieve toewijzingstypen Een tenant kan in totaal maximaal 10 actieve toewijzingstypen hebben, ongeacht de klasse. Deze limiet zorgt ervoor dat het deelvenster Toewijzingen bruikbaar blijft, omdat elk actief toewijzingstype als een eigen tabblad wordt weergegeven. Als u een 11e actief toewijzingstype probeert te maken, wordt er een fout weergegeven en wordt het opslaan geblokkeerd.
Opmerking:
Maximaal 10 actieve toewijzingstypen Een tenant kan in totaal maximaal 10 actieve toewijzingstypen hebben, ongeacht de klasse. Deze limiet zorgt ervoor dat het deelvenster Toewijzingen bruikbaar blijft, omdat elk actief toewijzingstype als een eigen tabblad wordt weergegeven. Als u een 11e actief toewijzingstype probeert te maken, wordt er een fout weergegeven en wordt het opslaan geblokkeerd.
Toewijzingswaarden toevoegen
Nadat een toewijzingstype is gemaakt, klikt u erop om de lijst met waarden te openen en de waarden toe te voegen waaruit gebruikers kunnen kiezen bij het toewijzen van ruimten.
Elke toewijzingswaarde bevat de volgende velden:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De weergavenaam van de waarde — bijvoorbeeld 'Financiën' of 'Niveau A'. |
| Code | Een korte referentiecode voor de waarde. Moet uniek zijn als deze wordt opgegeven. |
| Kleur | Een kleur die wordt gebruikt om deze waarde visueel te identificeren in de gebruikersinterface en op plattegronden. |
| Status | Actieve waarden zijn beschikbaar voor selectie. Inactieve waarden zijn verborgen, maar worden bewaard voor historische rapportages. |
Toewijzingswaarden in bulk importeren
U kunt grote hoeveelheden toewijzingswaarden uit spreadsheets importeren in plaats van records één voor één te maken.
Bulkimport uitvoeren
- Open het toewijzingstype waarin u waarden wilt importeren.
- Klik op Acties → Sjabloon downloaden om de nieuwste Excel-sjabloon op te halen.
- Download altijd vóór elke import een nieuwe sjabloon om er zeker van te zijn dat u met de meest recente indeling werkt.
- Vul de sjabloon in met uw gegevens en volg de instructies in het bestand.
- Klik op Acties → Importeren en selecteer uw ingevulde Excel-bestand om het uploaden te starten.
Toewijzingswaarden importeren via API
Naast het handmatig importeren van toewijzingswaarden kan uw organisatie ook automatische gegevensintegraties ontwikkelen die voortdurend bijgewerkte toewijzingswaarden aanleveren.
Bijvoorbeeld actuele lijsten met personen, kostenplaatsen, afdelingen enzovoort.
De toepassing Ruimtebeheer bevat ingebouwde, direct bruikbare API-methoden voor het maken, bewerken en archiveren van toewijzingswaarden.
Toewijzingswaarden aan ruimten / subruimten toewijzen
Nadat uw toewijzingstypen en -waarden zijn geconfigureerd, kunt u deze aan afzonderlijke ruimten / subruimten toewijzen. Het proces is exact hetzelfde voor ruimten en subruimten — u kunt zelf bepalen op welk niveau u toewijzingen beheert. Beide zijn echter onafhankelijk. Een toewijzing aan een ruimte wordt niet doorgegeven aan de subruimten en omgekeerd.
- Ga in Ruimteverkenner naar de ruimte/subruimte.
- Vouw in het eigenschappenpaneel de sectie Toewijzingen uit.
- Klik op het bewerkingspictogram om het deelvenster Toewijzingen te openen.
- Elk toewijzingstype wordt als een afzonderlijk tabblad weergegeven. Selecteer het tabblad voor het type dat u wilt toewijzen.
- Klik op + Toevoegen om een nieuwe toewijzingswaarde toe te wijzen.
- Vul de volgende velden in en klik op Indienen:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Waarde | Selecteer de toewijzingswaarde in de vervolgkeuzelijst. |
| Verdeling |
Een percentage. Standaard is Verdeling = 100% wanneer er slechts 1 waarde is (= één toewijzingswaarde). Bij meerdere toewijzingswaarden kunt u rijen toevoegen/verwijderen met de knoppen '+' en 'verwijderen'. Voor elke rij kunt u een waarde en percentage opgeven. Het totale percentage van alle rijen is altijd 100% |
| Vanaf | De begindatum vanaf wanneer deze toewijzing geldig is. Dit moet de datum van vandaag of een datum in het verleden zijn. |
| Opmerkingen | Een optionele opmerking over deze toewijzing. |
note1b5a14b6panel_c1
Opmerking: De datum Tot wordt automatisch ingesteld wanneer een nieuwe toewijzing wordt toegevoegd. Als u een nieuwe waarde voor hetzelfde type toevoegt, wordt de periode van de vorige toewijzing afgesloten en start een nieuwe periode.
Opmerking: De datum Tot wordt automatisch ingesteld wanneer een nieuwe toewijzing wordt toegevoegd. Als u een nieuwe waarde voor hetzelfde type toevoegt, wordt de periode van de vorige toewijzing afgesloten en start een nieuwe periode.
Toewijzingen beheren met een layout
De meeste ruimtebeheerders gebruiken liever een layout als grafische context bij het beheren van toewijzingen.
Nadat u een vloerlayout in de modus 'Verkennen' hebt geopend, kunt u de huidige toewijzingen van een ruimte/subruimte bekijken:
- Klik op een ruimte/subruimte op het canvas van de plattegrond.
- Vouw in het eigenschappenpaneel de sectie Toewijzingen uit om de huidige waarden te bekijken
Toewijzingen van een ruimte/subruimte toevoegen/bewerken:
- Klik op een ruimte/subruimte op het canvas van de plattegrond.
- Bekijk in het eigenschappenpaneel de sectie Toewijzingen.
- Klik op het bewerkingspictogram om het deelvenster Toewijzingen te openen.
- Elk toewijzingstype wordt als een afzonderlijk tabblad weergegeven. Selecteer het tabblad voor het type dat u wilt toewijzen.
- Klik op + Toevoegen om een nieuwe toewijzingswaarde toe te wijzen.
- Vul de volgende velden in en klik op Indienen
note04140167panel_c1
Opmerking: De datum Tot wordt automatisch ingesteld wanneer een nieuwe toewijzing wordt toegevoegd. Als u een nieuwe waarde voor hetzelfde type toevoegt, wordt de periode van de vorige toewijzing afgesloten en start een nieuwe periode.
Opmerking: De datum Tot wordt automatisch ingesteld wanneer een nieuwe toewijzing wordt toegevoegd. Als u een nieuwe waarde voor hetzelfde type toevoegt, wordt de periode van de vorige toewijzing afgesloten en start een nieuwe periode.
Toewijzingsgeschiedenis
Elke wijziging in toewijzingen wordt geregistreerd. In het deelvenster Toewijzingen toont een sectie Geschiedenis alle vorige toewijzingswaarden, samen met de datums Vanaf en Tot. Zo beschikt u over een volledig auditspoor van hoe een ruimte/subruimte in de loop der tijd is gebruikt.
Aandachtspunten
- Toewijzingstypen moeten in Instellingen worden geconfigureerd voordat ze aan ruimten / subruimten kunnen worden toegewezen.
- Elke ruimte / subruimte heeft altijd een waarde voor elk actief toewijzingstype. Als er geen waarde is toegewezen, is de standaardwaarde Niet gedefinieerd.
- De begindatum van een toewijzing moet de datum van vandaag of een datum in het verleden zijn — toewijzingen met een toekomstige datum worden niet ondersteund.
- Als u een toewijzingswaarde deactiveert, wordt deze verwijderd uit toekomstige selecties, maar blijft de geschiedenis ervan op bestaande ruimten behouden.