Ruimtebeheer - Bijlagen

Inhoudsopgave

• Inhoudsopgave
• Toegestane bestandstypen configureren
  • Wat deze instelling doet
  • Hoe u deze configureert
• Bijlagetags beheren
  • Wat zijn bijlagetags?
  • Een bijlagetag maken
  • Een bijlagetag bewerken
  • Een bijlagetag verwijderen
• Werken met bijlagen op een locatie
  • Een document toevoegen
  • Een bijlage bewerken
  • Bijlagen taggen
  • Bijlagen downloaden
  • Bijlagen verwijderen

Toegestane bestandstypen configureren

Wat deze instelling doet

De instelling Toegestane bestandstypen is een whitelist van bestandsextensies die gebruikers als bijlagen mogen uploaden. Als een gebruiker een bestand probeert te uploaden met een extensie die niet in de lijst staat, wordt de upload geweigerd en wordt er een duidelijke foutmelding weergegeven.

Deze instelling beschermt uw documentbibliotheek tegen ongewenste bestandstypen en vermindert beveiligingsrisico's. De instelling helpt ook om consistentie te behouden — zo kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat plattegronden altijd als PDF's of SVG's worden geüpload in plaats van als een mix van indelingen.

Hoe u deze configureert

1. Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Bijlagen.
2. Het tekstveld toont alle momenteel toegestane extensies, gescheiden door een komma “,”.
3. U kunt dit aanpassen aan uw specifieke vereisten (toevoegen of verwijderen)
4. Wijzigingen worden onmiddellijk van kracht — uploads worden vanaf dat moment gevalideerd aan de hand van de bijgewerkte lijst.
5. U kunt de knop ‘Terugzetten naar standaard’ gebruiken om dit terug te zetten naar de standaardconfiguratie die door het systeem wordt geleverd.

jpg,png,gif,pdf,doc,docx,xls,xlsx,ppt,pptx,txt,dxf,dwg,svg

Bijlagetags beheren

Wat zijn bijlagetags?

Bijlagetags zijn gekleurde labels die aan elke bijlage op een locatierecord kunnen worden toegewezen. Ze helpen gebruikers hun bijlagen te organiseren en snel te filteren. Het idee is vergelijkbaar met categorieën in Microsoft Outlook — elke tag heeft een naam en een kleur, en aan één bijlage kunnen meerdere tags worden toegewezen.

Voorbeelden van nuttige bijlagetags: Huurovereenkomst, Bouwvergunning, Brandveiligheidscertificaat, Inspectierapport, Foto, Renovatieplan, Verzekeringsdocument, Onderhoudsrecord enzovoort.

Een bijlagetag maken

1. Ga naar Instellingen > Bijlagetags
2. Ga naar Acties > Toevoegen.
3. Voer een naam in — deze moet uniek zijn voor alle tags.
4. Er wordt automatisch een kleur gegenereerd. U kunt deze wijzigen met de kleurkiezer.
5. Sla op. De tag is onmiddellijk beschikbaar voor gebruik op elk document in het systeem.

Een bijlagetag bewerken

1. Ga naar Instellingen > Bijlagetags
2. Klik in het raster op een bestaande tag
3. In het paneel aan de rechterkant kunt u de naam of kleur bijwerken. Wijzigingen worden onmiddellijk toegepast op alle documenten waaraan de tag al is toegewezen.

Een bijlagetag verwijderen

Selecteer een tag en klik op Verwijderen. Als de tag momenteel aan documenten is toegewezen, waarschuwt het systeem u en wordt u gevraagd om te bevestigen. Als u doorgaat:

• Wordt de tag verwijderd van alle documenten waaraan deze momenteel is toegewezen.
• Wordt de tag permanent uit het systeem verwijderd.

Werken met bijlagen op een locatie

Zodra de configuratie is ingesteld, kunnen gebruikers bijlagen rechtstreeks vanuit elk locatierecord uploaden, taggen, downloaden en verwijderen. Deze functies zijn toegankelijk via het tabblad Bijlagen in het detailpaneel van de locatie in de Space Explorer.

Een document toevoegen

In de huidige release worden documenten één voor één toegevoegd.

1. Open een locatie via Space Explorer > Ga naar de pagina met ruimtegegevens
2. Klik op het tabblad ‘Bijlagen’
3. Ga naar Acties > Toevoegen
4. Sleep een bestand dat u wilt uploaden naar het venster of blader op uw computer
5. Voer de gegevens in
   • Naam voor de bijlage, optionele beschrijving
   • De bijlageklasse wordt automatisch door het systeem gedetecteerd op basis van de bestandsextensie.
6. Klik op Opslaan. Het geüploade bestand verschijnt in het bijlagenraster.

Een bijlage bewerken

Klik op een bijlage in het raster. U kunt de naam en beschrijving van de bijlage bijwerken. De bijlageklasse kan na het uploaden niet meer worden gewijzigd.

Bijlagen taggen

Tags kunnen in één keer aan een of meer documenten worden toegevoegd of ervan worden verwijderd.

1. Selecteer een of meer bijlagen in het raster.
2. Ga naar Acties > klik op Tags om het dialoogvenster voor tagbeheer te openen.
3. Schakel elke tag in of uit. Tags die al aan alle geselecteerde bestanden zijn toegewezen, worden actief weergegeven. Tags die niet zijn toegewezen, worden inactief weergegeven.
4. Klik op Opslaan. De tags worden toegepast op alle geselecteerde bijlagen.

Bijlagen downloaden

In de huidige release kunnen bijlagen één voor één worden gedownload.

1. Selecteer een bijlage die u wilt downloaden
2. Ga naar Acties > Downloaden

Bijlagen verwijderen

U kunt één bijlage tegelijk verwijderen.

1. Selecteer een bijlage die u wilt verwijderen
2. Ga naar Acties > Verwijderen