Voorraadbeheer

Een opslag aanmaken

Voordat we “Voorraadbeheer” kunnen gebruiken, hebben we minstens één opslag nodig. We vinden “Opslagen” in het menu onder “Assets”.

Volg de volgende stappen om een nieuwe opslag aan te maken.

1. Open de module “Opslagen” via de optie onder “Assets” in het menu.
2. Klik op de knop “Nieuw”.
3. Vul de velden in. De grijze velden worden automatisch ingevuld.
4. Klik op de knop “Opslaan en terugkeren” om het aanmaken van een opslag te voltooien.

Tabblad ‘Instellingen’

Op het tabblad Instellingen kun je enkele instellingen wijzigen:

• Organisatie
  Je kunt een organisatie instellen als extra informatie over de locatie.
• Standaardlocatie
  Je kunt een standaardlocatie in de opslag instellen, zodat je deze niet hoeft in te stellen wanneer je nieuwe items toevoegt.
• Voorraadwaardering
  Je kunt ook instellen hoe de voorraadwaarde wordt berekend bij prijswijzigingen.

Opslaglocaties

De vorige schermafbeelding laat zien dat de opslagmodule drie verschillende tabbladen heeft. Op het tabblad “Locaties” kun je locaties in de opslag aanmaken. De opslag moet minstens één opslaglocatie hebben; de volledige opslag kan één locatie zijn. Als de opslag bijvoorbeeld een relatief kleine ruimte is, heb je geen verdere locaties nodig om de locatie van een item te specificeren.

De opslaglocaties zijn de werkelijke locaties binnen een opslag waar het voorraaditem wordt geplaatst. Dit kan in een hiërarchisch niveau worden geplaatst, bijvoorbeeld: Hal B → Rek 3 → Onderste plank rek 3

Hoe maak je opslaglocaties aan?

1. Ga naar het tabblad “Locaties” van een opslag.
2. Klik op “Nieuw”
3. Vul de velden in
4. Klik op ‘Nieuw subitem aanmaken’ (pictogram rechtsboven) om een sublocatie aan te maken. Bij deze methode wordt de huidige locatie automatisch ingesteld als hoofdlocatie van de aangemaakte locatie.
5. Klik op de knop “Opslaan en terugkeren” om terug te keren naar het vorige scherm

Catalogusitem aanmaken

Een voorraaditem is gekoppeld aan een catalogusitem. Controleer altijd of het catalogusitem bestaat voordat je een nieuw item aan een opslag toevoegt. Als het catalogusitem niet bestaat, volg je de hier beschreven stappen (sectie bestelbare items) om een nieuw item aan te maken.

Hoeveel voorraad is er?

Volg deze stappen om te zien wat de voorraad van een opslag is:

1. Ga naar je opslag via de optie “Opslagen” in het menu onder “Assets”
2. Selecteer je opslag.
3. Onderaan vind je de knop “Voorraad”
4. Gebruik in het volgende scherm het veld “Trefwoorden” (of laat dit leeg) > klik op “Zoeken”
5. Je ziet een scherm dat lijkt op de onderstaande schermafbeelding

Hoe voeg je een nieuw item toe aan de voorraad?

1. Er zijn meerdere manieren om een item aan de voorraad toe te voegen. Gebruik een van deze opties:
   1. Gebruik de optie “Opslagen” in het menu onder “Assets” > open een opslag > klik op de knop “Voorraad” > klik op ‘Zoeken’ > nieuw (Let op: de knop ‘nieuw’ is mogelijk ook al rechtsboven in het zoekscherm beschikbaar). Dit is de aanbevolen manier wanneer je meerdere items toevoegt, omdat de opslag automatisch wordt ingevuld.
   2. Ga naar “Voorraad” via de optie in het menu onder “Assets” en klik op de knop “Nieuw”.
2. Vul de gegevens van het voorraaditem in.
3. Gebruik het tabblad Locaties om een “Opslaglocatie” toe te wijzen.
4. Klik op “Opslaan en terugkeren” om het item op te slaan.

Werkelijke voorraad (hoeveelheid) van de voorraad & transacties

Automatische transactie

Transacties worden automatisch aangemaakt wanneer er een interne of uitgaande inkooporder is. Zo kunnen de wijzigingen in de hoeveelheid van de items gedetailleerd worden bijgehouden.

Handmatige transacties

Het is ook mogelijk om deze transacties handmatig aan te maken (bijvoorbeeld als correctie), om de beginvoorraad te registreren of om de overdracht van (een deel van) de voorraad naar een andere opslag of naar een andere locatie in dezelfde opslag te registreren (bijvoorbeeld andere planken).

Volg de volgende stappen om een handmatige transactie aan te maken:

1. Ga naar je voorraaditem:
   1. Gebruik de optie “Voorraad” in het menu onder “Assets” en zoek naar het voorraaditem dat je wilt bewerken.
   2. Als je weet waar het item zich bevindt, open je de opslag via de optie “Opslagen” en klik je vervolgens op de knop “Voorraad”. Zoek je item en open het item dat je wilt bewerken.
2. Na het openen van het item zie je het tabblad “Algemeen”. Klik op het tabblad “Transacties”.
3. Je ziet drie knoppen:
   1. Uitgaande transactie aanmaken, om uitgaande overdrachten aan te maken.
   2. Inkomende transactie aanmaken, om inkomende overdrachten aan te maken.
   3. Exporteren naar Excel, om een lijst in Excel van alle overdrachten te exporteren.
4. Klik op “Uitgaande transactie aanmaken” of “Inkomende transactie aanmaken” om een transactie aan te maken.
5. Vul de gegevens en de hoeveelheid in (in het gedeelte onderaan) die je wilt overdragen.
6. In één transactie is het mogelijk om meerdere voorraaditems over te dragen. Klik op ‘Voorraaditem toevoegen’ om nog een transactieitem toe te voegen
7. Klik op de knop “Verwerken”.

Beweeg de muis over de velden om de beschikbare helptekst te bekijken.

Inkooporders automatisch genereren

Door de minimale en maximale voorraad op een voorraaditem aan te geven, wordt het mogelijk om het systeem automatisch uitgaande inkooporders te laten genereren op basis van de gewenste voorraad. Dit wordt uitgelegd in het artikel over inkooporders.