Preventieve onderhoudswerkorders

• 1. Waar gaat deze module over?
• 2. Procesoverzicht
• 3. Navigatie en startboard
• 4. Procesdetails
  • 4.1 Stap voor stap
• Preventieve onderhoudswerkorders
• Vanuit een onderhoudsschema aanmaken
• Sjabloon invullen
  • General
  • Checklists
  • Documents
• Automatische periodieke generator
  • Twee voorbeelden
• Een werkorder afhandelen
  • 4.2 Extra opties en gerelateerde modules
  • 4.3 Alle velden
• 5. Automatische e-mails
• 6. Gerelateerde artikelen

1. Waar gaat deze module over?

Serviceteams plannen periodiek onderhoud en wijzen toe aan interne of externe uitvoerders.

Bijvoorbeeld maandelijkse liftcontrole: schema’s genereren orders met liften gekoppeld, uitvoerders registreren kosten en intern volgt beoordeling.

2. Procesoverzicht

Hoofdlijnen; details onder: Stap voor stap

Systeemgroepen autoriseren specifieke onderdelen en taken. Hieronder worden ook groepen zonder workflowtaak genoemd.

Een schema bepaalt cyclus en sjabloon met onderwerp, omschrijving, groep, verantwoordelijke, uitvoerder en kostenregels.

Dien in of stuur direct door. Automatisch indienen vereist een servicegroep op het sjabloon.

Na indienen wijzen groep en beheerder toe. Automatisering vereist een sjabloonuitvoerder.

Een uitvoerder met Asset-toegang handelt zelf af; anders de verantwoordelijke. Details kunnen per e-mail.

Groep of beheerder trekt zo nodig in en wijzigt vóór opnieuw doorsturen.

De verantwoordelijke beoordeelt; afwijzing stuurt met opmerkingen terug.

Optioneel volgt financiële afhandeling, meestal leveranciersfactuur. Anders sluit de order automatisch.

3. Navigatie en startboard

Menuopties:

Beschikbaar startboardtabblad:

Voor:

• Preventive work order manager
• Management dashboards requests

Knoppen:

• Maintenance schedule +: schema maken
• Search preventive work orders
• Search maintenance schedules
• Select my location(s): één of meer gebouwen filteren; zonder selectie alle locaties.

Overzichten, meestal alleen met gegevens:

• Nog niet ingediend, gepland tot volgende maand
• In uitvoering zonder interne verantwoordelijke, tot volgende maand
• Voor mijn team, niet toegewezen/doorgestuurd, tot volgende maand
• Aan mij toegewezen, niet doorgestuurd, tot volgende maand
• Aan mij toegewezen, in uitvoering
• Door mij te beoordelen
• Aan mij toegewezen, financieel afhandelen
• Voor mijn team, niet aan mij toegewezen

4. Procesdetails

4.1 Stap voor stap

Preventieve onderhoudswerkorders

Periodiek onderhoud volgt schema’s, met interne of externe uitvoerders.

Bevoegde gebruikers, zoals Preventive workorder manager of create workorder schedulers, beheren schema’s en orders.

Bijvoorbeeld jaarlijkse warmtepomp- of koelcontrole.

Vanuit een onderhoudsschema aanmaken

1. Maintenance → Maintenance schedules

2. Open of Create new maintenance schedule.

3. 

   Vul verplichte gegevens in:

   • Naam
   • Begin-/einddatum en tijd; datum start de cyclus, tijden zijn standaard voor orders.
   • Interval
   • Einddatum en/of maximumaantal; de eerst bereikte grens geldt.
   • Koppel eventueel een extern contract.
   

4. Klik op Work order template voor de blauwdruk.
5. Zie uitleg onder Sjabloon invullen.
6. Klik op Save and return voor het schema.

7. Handmatig genereren:

   • Generate Workorders;

   • Vul einddatum in;
   • Generate.

     Ook automatisch genererenis mogelijk, zie generator hieronder.

8. De orders verschijnen in een lijst.
9. OK keert terug naar het onderhoudsschema (MSC).

Sjabloon invullen

Drie tabbladen:

1. General
2. Checklist
3. Documents

General

Vier gegevensgroepen:

• Algemeen
  Verzoekdatum is automatisch maar aanpasbaar.

• Werkordergegevens
  Onderwerp en korte omschrijving.
• Planning
  Begin- en eindtijd.
• Uitvoering

  • Service group
    Bijvoorbeeld Facility voor airconditioningcontrole.

  • Internal Responsible
    Interne procesverantwoordelijke.
  • Contractor
    Uitvoerder.
  • Send work order via email
    Yes/No voor e-mail aan uitvoerder.
  • Remarks for contractor
    Opmerkingen.

Voeg relevante objecten toe.
Objects onderaan.
Mogelijkheden:

• Area
  Add Area → zoeken → selecteren → OK.
• Asset
  Add Asset → zoeken → selecteren → OK.
• Property
  Add Property → zoeken → selecteren → OK.

Checklists

Koppel sjabloonchecklists.

1. Add checklists.
2. Selecteer.
3. Add selected checklists to workorder.

Documents

Relevante documenten.
Bijvoorbeeld handleiding of foto.

Upload:

1. Upload opent slepen en Select files.
2. Sleep of plak het bestand.
3. Of Select files.

Automatische periodieke generator

Genereert automatisch uit onderhoudsschema’s.

Aanmaak/beheer:

1. Maintenance → Maintenance schedules
2. Automatic periodic work order generators.
3. New of open een bestaande.
4. Vul alle velden in.

   • Active = Yes.

   • Execute as: actieve bevoegde gebruiker, bijvoorbeeld werkorderbeheerder.
   • Notification: contact voor een uitvoeringsmail.
5. Run voor handmatige uitvoering.
6. Active = No deactiveert; verwijderpictogram verwijdert.

   • Bestaande orders blijven; nieuwe worden niet meer gegenereerd.

Twee voorbeelden

Wekelijks vanaf 4/1/2023 Eén week vooruit Maximaal 300 orders	Wekelijks op de eerste dinsdag na 4/1/2023 Eén maand vooruit Maximaal 300 orders

Een werkorder afhandelen

De beheerder dient gegenereerde orders in volgens instellingen. Het vervolg lijkt op correctieve orders; zie dat artikel. Daarna is de interne verantwoordelijke aan zet.

4.2 Extra opties en gerelateerde modules

4.3 Alle velden

5. Automatische e-mails

Standaardberichten:

6. Gerelateerde artikelen

Voor beheerders en consultants:

Activering, groepen en imports: Preventieve werkorders: activering en informatie

Kernonderdelen: Module Preventieve onderhoudswerkorders onder Applicatiebeheerders.