Compliance

Compliance betekent voldoen aan beleid, normen, specificaties of wetgeving. Dit kan vrijwillig of verplicht zijn. Voorbeelden zijn minimumloon en milieu-, gezondheids- en veiligheidsregels.

Wetgeving

Wetgeving is een wet of verzameling regels voor een activiteit.

Ga naar Compliance → Legislation.

Gebruik de volgende filters:
Filter bijvoorbeeld op naam of object, of laat leeg voor een volledig overzicht.

Een plus bij wetgeving toont onderliggende items in de hiërarchie.

Er zijn 7 kolommen:

Name: naam
Related to: gebouw, asset of beide
Country: land
Code: code
Client-specific legislation: klantspecifieke regel, yes/no
Last update: vorige wijzigingsdatum
Cover page: voorbeeld

Open via de naam of gebruik Add legislation voor nieuwe wetgeving of klantregels.

Complianceproblemen

Open Compliance issues op het dashboard of via het menu.
Er verschijnen documentoverzichten.

Gebruik de filters:
Kies bijvoorbeeld gebouw of wetgeving, of laat leeg voor alles.

Voorbeelden van categorieën:

Verlopen documenten, niet compliant
Documenten met herinnering vóór vervaldatum
Ontbrekende documenten op basis van gekoppelde wetgeving

Export to Excel per overzicht exporteert een categorie; rechtsboven exporteert alles. Pictogrammen en kleuren betekenen:

Waarschuwing
Niet compliant
Blauw
Niet van toepassing
Groen
Compliant

Open de referentie of gebouw-/assetlink voor details van benodigde acties.

Compliancegrafieken

Open Compliance graphs op het dashboard of via het menu.

Filter op gebouw of wetgeving, of laat leeg zoals bij de overzichten.

Voorbeelden:

Compliancescore van assets per wetgeving
Compliancescore van documenten

Export to Excel rechtsboven maakt één bestand met een tabblad per grafiek.

Compliancetaken

Open Compliance task op het dashboard of Compliance tasks in het menu. Het dashboard toont ook je eigen taken.

Filter op toegewezen persoon.

Een lijst met kleurprioriteiten verschijnt.

Een taak afhandelen

Voorbeelden van taken:
Open via Document Reference.

Initiële referentiedatum registreren
Vul doorgaans de ingebruiknamedatum in. Die bepaalt de eerste vervaldatum. Klik op Save and return.
Een document uploaden en indienen
Gebruik Upload new document, werk Last execution date bij en geef blokkerende restpunten aan. Klik op Submit new document.
Restpunten afgehandeld
Vul beschrijving en afhandeldatum in en voeg bewijs toe via de paperclip bij Delivery document remaining points. Klik op Remaining points handled.

Compliance-assets

Ga naar Compliance → Compliance Assets.

Stel filters in.

De lijst toont assets binnen de scope, mogelijk nog zonder gekoppelde wetgeving.

Open via de referentie.

Compliance toepassen op een asset

Compliance applicable = Yes toont het tabblad.

Koppel een code uit het systeem; beheer wordt later uitgelegd.

Er zijn drie onderdelen:

Linked legislations
Assign legislation zoekt en koppelt één of meer regels via Assign selected legislations.
Legislations documents
De vereiste documenten volgens de gekoppelde wetgeving
Users authorized in this context (Compliance)
Gebruikers met inzage voor dit asset
Voeg gebruikers toe via Add.

Mogelijke rechten:

Goedkeuren indien van toepassing,
Bekijken
Documenten uploaden,
Alles beheren.

Kies de rechten en gebruikers in de context van dit asset.

Wetgevingssuggesties

Compliance → Legislation suggestions toont voorstellen voor assets met codes maar zonder wetgeving.

Zoek bestaande voorstellen of gebruik Generate legislation suggestions.