Moeilijkheidsgraad: beginner
Inhoud
Leerdoelen
Na het lezen kun je:
- POI en POO maken
- Verschillen begrijpen
Inkooporders
Bestel rechtstreeks bij leveranciers of interne voorraad. Goedkeuring en ontvangst hangen vooral af van ordertype-instellingen hieronder.
Voor voorraadregistratie zieVoorraadbeheer .
Wat is POI?
Wat is POI?
Purchase Order Incoming is intern en gaat zelf nooit naar een externe leverancier.
Twee toepassingen:
1. Interne voorraad
Bijvoorbeeld pennen, papier en notitieblokken van het interne magazijn.
Info
Voorraadbeheer moet geactiveerd zijn.
2. Leveranciersartikelen
Kies uit een gecombineerde catalogus zonder leverancier te kennen.
- Na goedkeuring wordt per leverancier een POO gemaakt, automatisch of handmatig volgens type.
- Papier A, inkt B en nietjes C geven drie POO’s uit één POI.
POI aanmaken
POI aanmaken
Via startboardpictogram.
- Met voorraad: intern bestellen.
- Zonder voorraad: leveranciersbestelling via POI.
Aanmaken en indienen
- Onderwerp;
- Ordertype indien relevant;
Type bepaalt velden, functies en stappen.
- Verplichte velden invullen, bijvoorbeeld gebouw;
- Catalogusitems toevoegen;
-
Via knop of onderliggend onderdeel volgens type.
Filter of Search voor alles.
- Selecteer → Add selected items.
-
-
Aantal wijzigen.
Submit.
Voorbeeldinstelling ‘Approval by manager depending on personal mandate amount ’ op Cleaning supplies vereist managergoedkeuring omdat besteller onvoldoende mandaat heeft. Nog geen POO’s.
Mandaatgoedkeuring
- Manager kan goedkeuren of afwijzen .
Na goedkeuring bestellen.
- Afwijzing terug naar besteller voor wijzigen/indienen of annuleren.
Na goedkeuring
Afhankelijk van type.
- Zonder extra goedkeuring ontstaat per leverancier een POO.
- Omdat het ordertype geen handmatige verwerking vraagt, gaan e-mails automatisch.
POI-details
- Open voor gekoppelde POO’s.
Bijvoorbeeld viaMy internal purchase ordersop startboard.
- Linked outgoing purchase order.
Ontvangst registreren
- Voorbeeld: leveringen actief op Cleaning Supplies door de POI-besteller. Eén taak per POO.
- Order completely delivered of Close order (delivered incomplete) sluit beide af.
Info
Type bepaalt proces/velden; POO-typen verschijnen niet in POI.
Wat is POO?
Wat is POO?
Purchase Order Outgoing gaat naar externe leverancier. Twee toepassingen:
1. Voorraad aanvullen
Onder minimum kan automatische besteladvies-POO ontstaan. Zie Voorraadbeheer)
2. Catalogusitems
Kies eerst leverancier. Handmatig, uit POI of verzamelorder; items komen niet in voorraad.
Proces: catalogus rechtstreeks
POO-proces
Aanmaak
- Onderwerp, omschrijving en type. Bij één type automatisch/verborgen.
- Velden voor leverancier, levering en financiën volgen type.
- Catalogus/generieke items onderaan volgens type.
Niet-actieve stappen worden overgeslagen.
Mandaat en extra goedkeuring
- Mandaattaak indien geactiveerd.
- Daarna optioneel extra goedkeuring.
- Afwijzing terug naar besteller; zonder vereiste overslaan.
Leveranciers en leveringen
- Processing internal purchase order bepaalt automatische POO-generatie of handmatige POI-toewijzing.
- Een verzamel-POO bundelt niet-toegewezen POI-items van dezelfde leverancier, nuttig bij verzendkosten. Regels blijven gekoppeld. Na verzending wordt POI Awaiting counter purchase order.
- Ontvangst in POI en/of POO volgens type.
Opties:
- No goods recieval:
Automatisch sluiten. - Order completely delivered:
Alles ontvangen en sluiten. - Partial delivery:
Aantallen per regel op Deliveries; volledige ontvangst werkt status bij. - Close order (no more deliveries):
Sluiten met verschil tussen besteld en ontvangen.
POI-ontvangst ontvangt gekoppelde POO’s automatisch. POO-ontvangst kan optioneel naar POI.
POO aanmaken
POO aanmaken
Outgoing purchase orders + of Purchasing → Outgoing purchase orders → Create outgoing purchase orders.
Mogelijkheden:
-
Handmatige gewone leveranciersorder
Aanmaak → items → indienen → goedkeuren → verzenden → ontvangen. Eerst leverancier, dan diens items. - Eerst leverancier kiezen.
-
Automatisch uit POI
Reeds in POI gedane goedkeuring wordt overgeslagen. -
Handmatige verzamelorder met POI-items
Na sluiting kan ontvangstgroep corrigeren; verder dezelfde leveringsopties.
Info
Zonder voorraadbeheer is voor ontvangst een dummy-opslag nodig.
Welke gebruiken?
Ordertypen
Ordertypen
Standaard Catalog item order from supplier met defaults. Type bepaalt zichtbare/bewerkbare velden en stappen.
Maak zoveel typen als nodig. Bij één toepasselijk type automatisch/verborgen.
Type aanmaken
Purchasing → Purchase order types.
Create purchase order type.
Verplichte velden → Save and return.
Type-instellingen
Veld |
Beschrijving |
|---|---|
Inventory purchase order |
Yes/No: uit interne voorraad, voorraadmodule vereist |
Use in internal purchase order |
Yes/No: toepassen op POI |
Use costcenter in purchase order |
Yes/No: kostenplaatsen |
Use catalogitems |
Yes/No/Depending on supplier: catalogusitems |
Use generic items |
Yes/No/Depending on supplier: volgens brontekst catalogusitems |
Mandate approval |
Yes/No: mandaat |
Additional approval |
Yes/No: extra goedkeuring |
Send order form |
Yes/No/Depending on supplier: volgens brontekst catalogusitems |
Pick up order (POO) |
Yes/No/Depending on supplier: volgens brontekst catalogusitems |
Delivery address in POO |
|
Register goods receival |
Yes/No/Depending on supplier: volgens brontekst catalogusitems |
Instellingen activeren/overslaan processtappen.
Mandaat
Twee goedkeuringssoorten, samen of apart.
Mandaat kan via:
-
1. Altijd manager:
Manager van besteller keurt goed/af.
-
2. Persoonlijk mandaat:
-
Escalatie door managers tot voldoende bedrag; budget op contact.
-
-
3. Kostenplaats:
Contacten met drempelbedragen op kostenplaats.
Extra goedkeuring
Vaste groep, eventueel vanaf bedrag; bijvoorbeeld boven 10.000 euro door inkoop naast mandaat.
Levering
Afhalen bij leverancier of afdeling kan op POO en verschijnt in PDF.
Adres kan wijzigbaar zijn of vanuit gebouw worden ingevuld.
Standaard adres van bestellersorganisatie; op POI verbergbaar.
Goederenontvangst
Zonder ontvangst eindigt na verzending.
Voor voorraaditems verplicht voor juiste stock.
Voor catalogus/generiek optioneel; minstens één dummy-magazijn nodig.
Per leverancier configureerbaar. POI of POO kan eerst ontvangen. Handmatige POI na POO geeft Counter order delivered, nuttig bij centraal ophalen.
Door maker of vaste groep zoals receptie/magazijn.
Leveranciersafhankelijkheid
Supplier dependent gebruikt overeenkomstige leveranciercontactinstellingen voor velden/functies.
Contacts → Organizations → Selecteer leverancier → Klik Related objects → Purchase orders.
Samenvatting
- POI intern, of meerdere POO’s zonder voorraad.
- POO rechtstreeks bij één leverancier.
- Als voorraadbeheer is ingeschakeld: POI bestelt interne catalogusvoorraad.
- Als voorraadbeheer is ingeschakeld: POO vult intern magazijn aan.
- Als voorraadbeheer is niet ingeschakeld: POI kiest leveranciersoverschrijdende items en maakt per leverancier POO, automatisch/handmatig, nuttig voor eindgebruikers.
- Als voorraadbeheer is niet ingeschakeld: POO kiest eerst leverancier dan items, nuttig voor inkoop.
- Typen sturen velden en processtappen.