Documentbeheer

Documentbeheer legt elektronische documenten vast, volgt ze en slaat ze op.
In Asset kunnen gebruikers documenten buiten de context van een specifiek object uploaden (bijvoorbeeld een document bij een Request).

Afhankelijk van je rechten:

Zie je de documentenmodule niet;
Heb je toegang tot Documents voor zoeken, uploaden en beheren; en/of
Kun je mappen in de module en bij objecten zoals gebouwen en contracten aanmaken.

De documentbeheermodule

Je kunt nieuwe versies uploaden, oude versies bekijken en via een log zien wie uploadde of downloadde. Open Documents in het linkermenu.

Het scherm biedt zoeken en uploaden. Een hierheen gesleept document wordt NIET in een map geplaatst.

Folders opent de mappenboom

Links staat de boom en rechts de documenten in de gekozen map. Er zijn zes sorteermogelijkheden; klik op een kolomkop.

Een map aanmaken

Volg deze stappen.

1	Klik op Folders in de module.
2	Selecteer optioneel de bovenliggende map. In de afbeelding wordt de nieuwe map onderdeel van test folder 1. Zonder selectie wordt deze op het hoogste niveau aangemaakt.
3	Klik op + rechtsboven → New.
4	Geef een naam. Maak het tekstballonpictogram grijs om vrije tekst te kunnen invoeren. Met vertaalrechten kun je hier ook vertaalteksten maken.
5	Klik op het opslagpictogram en daarna Back.
6	De map verschijnt in de boom.

Een submap aanmaken

Volg dezelfde stappen, maar selecteer eerst de doelmap. In het voorbeeld is Test Folder 3 grijs gemarkeerd en staat die naam rechts als kop. Nieuwe submappen komen dan daaronder.

Een label aan een map toevoegen

Een label is een unieke code voor gebruik buiten het systeem. Hiermee upload je per e-mail naar de map via inboxXX@axxerion.com waar XX het cluster is, bijvoorbeeld inbox08. Het onderwerp moet met de tag beginnen.

Stappen:

Selecteer de map.
Klik op + → Edit
Klik op het labelpictogram rechtsboven.
Vul Valid until in voor een einddatum.
Je kunt een categorie toevoegen.
Klik op Save and return.

Een map verwijderen

Volg deze stappen.

Info

De documenten zelf worden niet verwijderd, alleen hun koppeling aan de map.
Onderliggende mappen worden wel verwijderd.

Selecteer de map

Klik op + → Edit

Klik op Delete.

Een submap verwijderen

Volg dezelfde stappen met de submap als selectie.

Documenten toevoegen

Er zijn drie manieren:

Via + of New;
Slepen;
Select files in het uploadveld.

Elke referentie is uniek, D-xxxxxxxx, met de eerste twee cijfers voor het aanmaakjaar.

Via New

Selecteer de map;
Klik op + om een document te maken.
Vul de verplichte titel in en upload via Upload.

Slepen of Select files

Sleep bestanden naar het grijze veld of selecteer ze met Select files om ze aan de map toe te voegen.

Een bestaand document aan een map koppelen

Assign document to folder koppelt bestaande Workplace-documenten;
Daarna opent een zoekpagina;
Voer een trefwoord in of laat leeg voor alle documenten;
Klik op Search;
Selecteer de documenten;
Klik op Ok.

Info

Eén document kan in meerdere mappen staan. Mapverwijdering verbreekt alleen die koppeling.

Een nieuwe documentversie uploaden

Volg deze stappen:

Open via de referentie;
Upload → selecteer de nieuwe versie.
1. Je kunt ook op Versions de nieuwe versie slepen

Goed om te weten:

Modified on en Document version wijzigen na upload.
Activeer een andere versie via Document version.
Download haalt de actieve versie op.

Documenttabbladen

Er zijn vijf tabbladen:

General
Versions
Log
Related objects
Notes

General

Bekijk en wijzig titel, beschrijving en categorie en upload nieuwe versies.

Versions

Klik op een versienummer voor details en download.

Log

Bekijk wijzigingen en klik op de datum voor details.

Related Objects

Objecten die dit document gebruiken

Notes

Voeg met New opmerkingen toe en bekijk eerdere opmerkingen.

Samenvatting

Je kunt documenten in mappen ordenen en versies volgen
Voeg toe via New, slepen of een bestaand document aan een map koppelen.

Inhoud

Leerdoelen