Projectmanagement

• 1. Waar gaat deze module over
• 2. Overzicht van het proces op hoofdlijnen
• 3. Navigatiemenu en Startboard
• 4. Het proces in detail
  • 4.1 Het proces stap voor stap
  • 4.2 Aanvullende opties en gerelateerde modules
  • 4.3 Alle velden
• 5. Automatische e-mails
• 6. Gerelateerde artikelen

1. Waar gaat deze module over

Met de module Projectmanagement kunnen medewerkers/gebruikers alle (grote of kleine) projecten beheren. Met projectsjablonen kunnen verschillende projecttypen worden aangemaakt met alle relevante projectfasen. Nieuwe projecten kunnen eenvoudig worden aangemaakt vanuit een projectsjabloon met een vooraf gedefinieerde set projectfasen. Vraag uw projectbudget aan, laat het goedkeuren en wijs het toe aan de verschillende projectfasen. Registreer de werkelijke kosten met werkopdrachten die vanuit de projectfasen zijn aangemaakt. Houd de tijdlijn van projecten bij via verschillende rapporten en een Gantt-diagram.

2. Overzicht van het proces op hoofdlijnen

In dit hoofdstuk wordt een overzicht van het proces op hoofdlijnen beschreven. Zie voor een gedetailleerde beschrijving van elke stap in het proces het hoofdstuk verderop: Het proces stap voor stap

Aan de module Projectmanagement zijn verschillende systeemgroepen gekoppeld, waarmee gebruikers autorisaties kunnen krijgen voor specifieke onderdelen en taken binnen deze module. Hieronder vindt u een overzicht van alle relevante systeemgroepen en hun rol binnen de projectworkflow. Ook andere aanvullende systeemgroepen zonder taak in de projectworkflows worden genoemd.

Gebruikers met de systeemgroep ‘Projecten aanmaken’ kunnen een project aanmaken. De gebruiker kan belangrijke projectgegevens invoeren, zoals de projectnaam, een korte beschrijving, de hoofdverantwoordelijke en een geschatte start- en einddatum. Voordat het project wordt ingediend, kan de gebruiker al projectteamleden toevoegen, een projectbudget aanvragen en projectfasen aanmaken, maar dit is niet verplicht.

Nadat het project is ingediend, wordt de stap voor budgetgoedkeuring geactiveerd. Het aangevraagde projectbudget kan door de budgetgoedkeurder worden goedgekeurd of afgewezen. Als het aangevraagde budget wordt afgewezen, gaat het project terug naar de projectverantwoordelijke(n) om aanpassingen te doen en het project opnieuw in te dienen met een aangepast projectbudget. Als het projectbudget wordt goedgekeurd, gaat het project naar de status Voorbereiding.

Tijdens de voorbereiding kunnen projectteamleden worden toegevoegd, projectfasen worden aangemaakt, projectteamleden aan projectfasen worden toegewezen en het goedgekeurde projectbudget aan projectfasen worden toegewezen. Zodra alle relevante projectgegevens zijn toegevoegd en ingevuld, kan het project worden gestart.

Tijdens de uitvoering van het project kunnen de verantwoordelijken van projectfasen het toegewezen budget gebruiken om projectwerkopdrachten aan te maken en deze toe te wijzen aan aannemers om de werkzaamheden uit te voeren die bij de projectfase horen. Er zijn overzichten van budget versus realisatie beschikbaar om het goedgekeurde budget, de gerealiseerde kosten en het resterende budget voor elke projectfase te bewaken. De looptijd van het project kan via een Gantt-diagram worden bewaakt.

Zodra alle projectfasen zijn voltooid, kan het project worden afgerond. Er kan optioneel een stap worden ingeschakeld om de financiële administratie van het project af te ronden voordat het project wordt gesloten.

3. Navigatiemenu en Startboard

Voor de module Projectmanagement zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Het navigatiemenu ‘Projecten’ toont een uitgebreid overzicht met verschillende inzichten (grafieken), belangrijke functionaliteiten zoals het aanmaken van projecten en een zoekfunctie.

Voor de module Projectmanagement is het volgende tabblad op het Startboard beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:

• Projecten aanmaken
• Projecten bekijken
• Startboard van projecten bekijken

Dit tabblad op het Startboard bevat knoppen die vergelijkbaar zijn met het navigatiemenu ‘Projecten’. Daarnaast bevat dit tabblad de volgende overzichten:

• Taken: dit overzicht toont alle actieve workflowtaken voor projecten en projectwerkopdrachten van de gebruiker.
• Open projecten waarvoor ik verantwoordelijk ben: dit overzicht toont alle open projecten waarvoor ik de hoofdverantwoordelijke of aanvullende verantwoordelijke ben.
• Open projectfasen waarvoor ik verantwoordelijk ben: dit overzicht toont alle open projectfasen waarbij ik in het veld ‘Verantwoordelijke’ ben ingevuld.
• Open projectwerkopdrachten waarvoor ik verantwoordelijk ben: dit overzicht toont alle open projectwerkopdrachten waarbij ik de ‘Interne verantwoordelijke’ ben.

4. Het proces in detail

4.1 Het proces stap voor stap

Zie voor een overzicht van welke systeemgroep voor welke stap nodig is het bovenstaande grafische overzicht in het Overzicht van het proces op hoofdlijnen.

Een project aanmaken

Een nieuw project kan worden aangemaakt via het navigatiemenu ‘Projecten’ en het ‘Projectmanagementdashboard’. Er zijn twee opties om een nieuw project aan te maken:

• Nieuw project (een nieuw leeg project moet handmatig worden ingevuld)
• Nieuw project vanuit sjabloon (projectgegevens (naam, beschrijving, enzovoort), project(sub)fasen en documenten worden automatisch overgenomen uit het sjabloon)

Een project indienen

Bij het aanmaken van een nieuw project begint het project in de status ‘Nieuw’. De maker van het project wordt automatisch ingesteld als hoofdverantwoordelijke van het project. De hoofdverantwoordelijke (en eventuele aanvullende projectverantwoordelijken) moet de projectgegevens invoeren en het project indienen.

De verplichte velden op het tabblad ‘Algemeen’ moeten worden ingevuld. Verplichte velden zijn herkenbaar aan de * achter het veldlabel (bijvoorbeeld Projectnaam *).

Via het tabblad ‘Team’ van het project kunnen aanvullende projectverantwoordelijken en projectdeelnemers aan het project worden toegevoegd. Projectverantwoordelijken hebben dezelfde rechten op het project als de hoofdverantwoordelijke en kunnen het project bewerken en workflowtaken uitvoeren. Projectdeelnemers kunnen worden toegevoegd en later worden toegewezen aan elk van de projectfasen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Het toevoegen van projectverantwoordelijken en projectdeelnemers kan gedurende de gehele looptijd van het project gebeuren. Het is dus niet nodig en ook niet verplicht om het volledige projectteam al vóór het indienen van het project toe te voegen.

Er zijn geen andere verplichte velden dan de velden op het tabblad ‘Algemeen’. Het wordt echter aangeraden om het (geschatte) projectbudget dat nodig is om het project te voltooien alvast in te voeren. Het projectbudget kan worden aangevraagd via het tabblad ‘Budget’. Het wordt aangeraden om het budget in deze stap al aan te vragen, omdat de stap voor budgetgoedkeuring de volgende stap in de workflow is.

De projectfasen van het project kunnen worden aangemaakt via het tabblad ‘Projectfasen’. Aan elke projectfase kan een verantwoordelijke gebruiker (uit het projectteam) worden toegewezen en er kan een budget aan worden toegewezen (zodra dit is goedgekeurd). Er kunnen subprojectfasen worden aangemaakt om een hiërarchie en afhankelijkheden te creëren.

Het tabblad ‘Werkopdrachten’ op het project toont projectwerkopdrachten die vanuit de verschillende projectfasen zijn aangemaakt. De werkopdracht wordt tijdens de uitvoering van het project aangemaakt en de werkelijke kosten kunnen worden geregistreerd. Tijdens deze taak zijn de werkopdrachten nog niet van toepassing, omdat het projectbudget eerst moet worden goedgekeurd.

Het tabblad ‘Gantt-diagram’ toont alle projectfasen met een start- en einddatum in een kalenderweergave. Via deze weergave is het eenvoudiger om te zien of de projectfasen nog volgens plan verlopen.

Via het tabblad ‘Gerelateerde gebouwen’ kunnen relevante gebouwen aan het project worden gekoppeld. Projecten waaraan het gebouw is gekoppeld, worden ook zichtbaar op het tabblad Gebouw → ‘Projecten’.
Het koppelen van gebouwen aan het project is uitsluitend informatief en leidt niet tot aanvullende functionaliteiten

Relevante documenten over het project kunnen via het tabblad ‘Documenten’ worden geüpload en aan het project worden gekoppeld. Via dit tabblad is het ook mogelijk om alle documenten te bekijken die aan de projectfasen zijn gekoppeld. Als het project is aangemaakt vanuit een vooraf gedefinieerd projectsjabloon, worden de documenten uit het projectsjabloon automatisch overgenomen naar het nieuwe project en zijn ze via dit tabblad zichtbaar.

Projectverantwoordelijken en deelnemers kunnen via het tabblad ‘Notities’ notities aanmaken.

Nadat de verplichte velden zijn ingevuld, kan het project worden ingediend.

Projectbudget beoordelen

Nadat het project is ingediend, wordt de stap voor goedkeuring van het projectbudget geactiveerd. De status van het project is nu ‘Wachten op budgetgoedkeuring’. Het gebruik van projectbudgetgoedkeuring wordt bepaald via algemene instellingen en instellingen voor projectsjablonen. De gebruikers van een vooraf gedefinieerde systeemgroep zijn verantwoordelijk voor het goedkeuren of afwijzen van het aangevraagde projectbudget.

Het aangevraagde budget kan worden bekeken via het tabblad ‘Budget’. Als het projectbudget wordt afgewezen, moet de projectbudgetgoedkeurder een verplichte reden voor afwijzing invullen. Het project gaat terug naar de projectverantwoordelijke(n) om het projectbudget aan te passen.

Als budgetgoedkeuring is uitgeschakeld of het aangevraagde budget 0 is, wordt de stap voor budgetgoedkeuring overgeslagen en gaat het project verder naar de status ‘Voorbereiding’.

Als het aangevraagde projectbudget wordt goedgekeurd, gaat het project eveneens verder naar de status ‘Voorbereiding’.

Een project starten

Nadat het projectbudget is goedgekeurd, gaat het project naar de status ‘Voorbereiding’. In deze status kunnen projectdeelnemers aan projectfasen worden toegewezen en kan het goedgekeurde projectbudget aan de hoofdprojectfasen worden toegewezen.

Het budget dat aan alle hoofdprojectfasen (bovenliggende fasen) is toegewezen, mag niet hoger zijn dan het totale (goedgekeurde) projectbudget. Het budget dat aan de hoofdprojectfasen is toegewezen, kan aan alle subfasen worden toegewezen. Ook mag het totale toegewezen budget aan alle subfasen niet hoger zijn dan het budget dat aan de hoofdprojectfase is toegewezen.

Er wordt een foutmelding weergegeven als het budget het toepasselijke budget overschrijdt:

Zodra de projectfase aan het verantwoordelijke projectteamlid is toegewezen, kan de verantwoordelijke de projectfase beheren, subfasen aanmaken en het budget van de hoofdprojectfase aan alle subfasen toewijzen.

Nadat alle projectfasen aan een projectteamlid zijn toegewezen en het projectbudget aan alle (relevante) projectfasen is toegewezen, is het project klaar om op de vooraf gedefinieerde startdatum van het project te worden gestart.

Projectuitvoering

Nadat het project is gestart, heeft het de status ‘In uitvoering’. Het project wordt officieel uitgevoerd. Het projectbudget kan worden gebruikt om werkzaamheden die verband houden met de projectfasen via werkopdrachten uit te voeren. De verantwoordelijken van projectfasen kunnen werkopdrachten aanmaken via het tabblad ‘Werkopdrachten’ van de projectfasen. Werkopdrachten kunnen alleen op het laagste niveau van projectfasen (binnen de hiërarchie) worden aangemaakt.

Bij het aanmaken van een werkopdracht vanuit de projectfase worden de naam van de projectfase en de aanvrager automatisch overgenomen naar de werkopdracht. De gegevens van de werkopdracht, de geplande start- en einddatum, de interne verantwoordelijke en de aannemer kunnen worden ingevuld. Voeg kostenposten met een geschatte geplande hoeveelheid en bedrag toe om de werkzaamheden te registreren die door de aannemer moeten worden uitgevoerd.

Bepaal per werkopdracht of de werkopdracht al dan niet per e-mail naar de aannemer moet worden verzonden. Aannemers met een eigen gebruikersaccount in Asset kunnen de werkopdracht rechtstreeks vanuit de applicatie afhandelen. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, kan de interne verantwoordelijke de werkopdracht namens de aannemer afhandelen.

Projectwerkopdrachten kunnen pas worden ingediend of doorgestuurd naar een aannemer nadat het projectbudget is goedgekeurd.

Het totale budget, de realisatie vanuit de werkopdrachten en het resterende budget per projectfase worden weergegeven in het overzicht van de projectfasen op het project.

Terwijl de projectwerkopdrachten door de aannemers worden afgehandeld, kan de voortgang van de projectfasen worden geregistreerd via het veld ‘Voltooid’ (0-100%). Het veld ‘Voltooid’ kan alleen op het laagste niveau van projectfasen worden bewerkt. Het voltooiingspercentage van de hoofdprojectfasen (bovenliggende fasen) wordt automatisch berekend op basis van het voltooiingspercentage van alle subfasen. Het voltooiingspercentage van het totale project wordt eveneens berekend op basis van het voltooiingspercentage van alle hoofdprojectfasen.

Een projectfase kan worden gesloten via de knop ‘Sluiten’. Het voltooiingspercentage wordt automatisch ingesteld op 100% en de projectfase kan niet meer worden bewerkt. De projectfase kan opnieuw worden geopend via de knop ‘Opnieuw openen’ en kan dan weer worden bewerkt. Het voltooiingspercentage wordt ingesteld op 0% en de gebruiker moet het huidige voltooiingspercentage opnieuw invoeren.

Intrekken

Als een project per ongeluk is gestart en naar de status ‘In uitvoering’ is verplaatst, of als belangrijke projectgegevens moeten worden gewijzigd, kan het project worden ingetrokken naar de status ‘Voorbereiding’.

Een aanpassing van het projectbudget aanvragen

Doorgaans wordt het initiële projectbudget aangevraagd voordat het project start. Als blijkt dat het aanvankelijk aangevraagde projectbudget onvoldoende is om het project te voltooien, kunnen de projectverantwoordelijke(n) een aanpassing van het projectbudget aanvragen.

Op het tabblad ‘Budget’ kan de knop ‘Budgetaanpassing aanvragen’ worden gebruikt om een nieuw (verhoogd) budget aan te vragen. Het veld voor het aangevraagde projectbudget wordt bewerkbaar en het nieuwe budget kan worden ingevoerd. Selecteer na het invoeren van het nieuwe aangevraagde budget ‘Aanvraag voor budgetaanpassing bevestigen’ om te bevestigen.

Het project gaat opnieuw naar de status ‘Wachten op budgetgoedkeuring’ en de gebruikers voor goedkeuring van het projectbudget moeten de budgetaanpassing goedkeuren. Nadat de aangevraagde budgetaanpassing is goedgekeurd, komt het nieuwe budget beschikbaar voor het projectteam om toe te wijzen aan de betreffende projectfasen. Het project gaat terug naar de status waaruit het kwam (‘Voorbereiding’ of ‘In uitvoering’).

Een project afronden

Zodra alle projectfasen zijn afgehandeld en het project is voltooid, kan het project worden gesloten met de knop ‘Project afronden’.

Financiële administratie (optioneel)

Wanneer een project is voltooid, kan optioneel een aanvullende workflowstap worden ingeschakeld om de financiële administratie voor het gehele project af te ronden. Deze financiële administratie is alleen een workflowstap en omvat geen financieel proces in Asset zelf en ook geen integratie met een andere (externe) financiële applicatie.

De projectverantwoordelijke(n) kunnen deze taak voltooien. Zodra de financiële administratie is voltooid, kunnen zij het project afronden, waarna het project naar de status Gesloten gaat.

Als de financiële administratie is uitgeschakeld, wordt deze workflowstap overgeslagen en gaat het project direct naar de status Gesloten.

Annuleren

Een project kan gedurende het gehele proces (workflow) worden geannuleerd totdat het is gesloten. Annuleer het project via de knop ‘Annuleren’.

4.2 Aanvullende opties en gerelateerde modules

Via het navigatiemenu ‘Projecten’ zijn enkele snelle inzichten beschikbaar.

Via de knop ‘Rapporten’ zijn aanvullende rapporten beschikbaar om de kosten versus realisatie en geplande versus werkelijke tijd te bekijken.

4.3 Alle velden

De volgende overzichten bevatten een beschrijving van de velden die in deze module worden gebruikt.

Project:

Projectfase:

Projectwerkopdracht:

5. Automatische e-mails

Zowel de projectworkflow als de workflow voor werkopdrachten kan automatisch e-mails verzenden, bijvoorbeeld wanneer een workflowtaak moet worden uitgevoerd.

Het volgende overzicht bevat alle mogelijke standaard-e-mails in deze module. Het hangt echter af van de vraag of deze zijn ingeschakeld.

Projectworkflow:

Workflow voor werkopdrachten:

6. Gerelateerde artikelen

De volgende artikelen zijn bedoeld voor applicatiebeheerders en implementatieconsultants:

Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe u de module activeert, welke systeemgroepen betrokken zijn en gegevensimporten): Activering en informatie over de module Projectmanagement

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, waaronder gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: Module Projectmanagement in het gedeelte ‘Applicatiebeheerders’.