- 1. Waar gaat deze module over
- 2. Overzicht van het proces op hoofdlijnen
- 3. Navigatiemenu & Startboard
- 4. Het proces in detail
- Een werkopdracht aanmaken (vanuit een verzoek)
- Automatisch een werkopdracht aanmaken
- Een werkopdracht afhandelen
- Werk voltooid
- Een werkopdracht goedkeuren
- Offertetraject starten
- Werkopdracht plannen/herplannen
- Goedkeuring van mandaat
- Financiële administratie
- 5. Geautomatiseerde e-mails
- 6. Gerelateerde artikelen
Info
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je deze module als gebruiker gebruikt, met de nadruk op praktische stappen en functionaliteiten. Raadpleeg het bijbehorende artikel in het gedeelte applicatiebeheerders van deze kennisbank voor een dieper inzicht in de concepten van deze module, waaronder waarom bepaalde opties beschikbaar zijn. Zie het gerelateerde artikel in het gedeelte implementatieconsultants van deze kennisbank om te leren hoe je deze module inschakelt.
1. Waar gaat deze module over
De module Correctieve werkopdrachten in Asset helpt serviceteams bij het aanmaken en beheren van werkopdrachten op basis van gebruikersverzoeken. Deze werkopdrachten kunnen worden toegewezen aan interne of externe aannemers om de problemen op te lossen.
Als bijvoorbeeld een toilet kapot is en lekt, kan het zijn dat de facilitaire dienst dit niet kan repareren. In dat geval kan er een werkopdracht worden aangemaakt voor een externe aannemer, zoals een loodgieter, om de reparatie uit te voeren of een nieuw toilet te installeren. De aannemer kan de kosten registreren en de werkopdrachten kunnen daarna intern worden gecontroleerd.
Info
Een correctieve werkopdracht wordt altijd vanuit een verzoek aangemaakt.
Info
In de volgende hoofdstukken wordt het gebruik van deze module beschreven vanuit het perspectief van een key user. Of alle hieronder genoemde functionaliteiten voor jou als gebruiker beschikbaar zijn, hangt af van de aan jou toegewezen systeemgroepen. Neem contact op met je applicatiebeheerder als je functionaliteiten mist die voor jou relevant zijn.
Je kunt altijd via je profiel in de rechterbovenhoek controleren welke systeemgroepen aan jou zijn toegewezen. Zie voor meer informatie hierover: Geschiedenis, favorieten, persoonlijke prullenbak en groepen
2. Overzicht van het proces op hoofdlijnen
In dit hoofdstuk wordt een overzicht van het proces op hoofdlijnen beschreven. Zie voor een gedetailleerde beschrijving van elke stap in het proces het onderstaande hoofdstuk: Het proces stap voor stap
De module Correctieve werkopdrachten heeft verschillende systeemgroepen die hiermee verband houden. Hiermee kunnen gebruikers worden geautoriseerd voor specifieke onderdelen en taken binnen deze module. Hieronder vind je een overzicht van alle relevante systeemgroepen en hun rol binnen de workflow voor correctieve werkopdrachten. Ook worden andere aanvullende systeemgroepen zonder taak in deze workflow genoemd.
Een correctieve werkopdracht kan alleen vanuit een verzoek worden aangemaakt. Een correctieve werkopdracht kan handmatig worden aangemaakt door de verantwoordelijke gebruiker van het verzoek, of automatisch vanuit een verzoek op basis van het gekoppelde servicetype. Het serviceteam en de verantwoordelijke gebruiker van het verzoek worden automatisch overgenomen in de werkopdracht.
De verantwoordelijke gebruiker kan werkopdrachtitems toevoegen voor de registratie van verwachte kosten. De werkopdracht kan eerst worden ingediend of direct worden toegewezen en doorgestuurd naar de betreffende aannemer. De aannemer die de werkopdracht afhandelt, kan een voorkeursleverancier zijn of worden geselecteerd via een afzonderlijk aanbestedingstraject.
Als goedkeuring van een mandaat is ingeschakeld, moet de mandaatgoedkeurder de verwachte kosten van de werkopdracht goedkeuren of afwijzen. Goedkeuring van een mandaat kan worden uitgevoerd door de manager van de verantwoordelijke gebruiker, door gebruikers van een specifieke systeemgroep of afhankelijk van het servicetype van het bijbehorende verzoek. Als de mandaatgoedkeurder de werkopdracht afwijst, moet de verantwoordelijke gebruiker de werkopdracht opnieuw beoordelen en de kosten bijwerken.
Zodra de werkopdracht naar de aannemer is doorgestuurd, kan de aannemer het werk uitvoeren. Als de aannemer (bijvoorbeeld een externe leverancier) toegang heeft tot Asset, kan de aannemer de werkopdracht rechtstreeks vanuit de applicatie afhandelen; anders blijft deze taak bij de verantwoordelijke gebruiker. Er kan ook een e-mail met meer informatie over het uit te voeren werk naar de aannemer worden gestuurd.
Als de gegevens van de werkopdracht onjuist zijn of de werkopdracht opnieuw moet worden gepland, kan de verantwoordelijke gebruiker de werkopdracht intrekken en de benodigde wijzigingen aanbrengen voordat de werkopdracht opnieuw naar een aannemer wordt doorgestuurd.
Zodra de aannemer klaar is en het werk is voltooid, kan de verantwoordelijke gebruiker de werkopdracht beoordelen. Als het werk niet naar wens is uitgevoerd, wordt de werkopdracht opnieuw naar de aannemer doorgestuurd met aanvullende opmerkingen over waarom het werk niet is goedgekeurd.
Afhankelijk van de instellingen van de klant kan de werkopdracht financieel worden afgehandeld nadat het werk door de verantwoordelijke gebruiker is goedgekeurd. De financiële administratie rond werkopdrachten bestaat meestal uit het verwerken van de factuur die door de aannemer is verzonden. Als financiële afhandeling niet nodig is, wordt de werkopdracht automatisch gesloten.
3. Navigatiemenu & Startboard
Voor de module Correctieve werkopdrachten zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:
Optie in het navigatiemenu |
Beschikbaar voor systeemgroepen |
Beschrijving |
|---|---|---|
Werkopdrachten |
|
De optie om alle werkopdrachten te zoeken. |
Planboard |
|
De optie om al doorgestuurde werkopdrachten te bekijken en nog niet doorgestuurde werkopdrachten via slepen en neerzetten in een kalenderweergave te plannen. |
Dashboard werkopdrachten |
|
Een managementdashboard met overzichten en grafieken met betrekking tot correctieve werkopdrachten (geplande versus werkelijke kosten, kosten per gebouw, enzovoort). |
Voor de module Correctieve werkopdrachten komen in het tabblad ‘Servicedeskdashboard’ op het Startboard aanvullende opties beschikbaar:
Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:
- Servicedeskmedewerker
- Managementdashboards verzoeken
Dit tabblad op het Startboard bevat de volgende knoppen:
- Verzoek+: de optie om een nieuw verzoek aan te maken, net als op het algemene tabblad van het Startboard.
- Alle openstaande verzoeken: toont meerdere overzichten van alle openstaande verzoeken per status.
- Verzoeken zoeken: dezelfde optie als in het navigatiemenu om alle verzoeken te zoeken.
- Correctieve werkopdrachten zoeken: optie om correctieve werkopdrachten te zoeken.
- Mijn locatie(s) selecteren: de optie om een of meerdere locaties (gebouwen) te selecteren. De locatiegebonden overzichten op het Servicedeskdashboard tonen alleen verzoeken en correctieve werkopdrachten die verband houden met de geselecteerde locaties. Als er geen locaties zijn geselecteerd, worden verzoeken en correctieve werkopdrachten van alle locaties meegenomen.
Daarnaast bevat dit tabblad de volgende onderdelen (de meeste zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):
- Verzoeken voor mijn team, nog niet toegewezen
- Verzoeken die aan mij zijn toegewezen
- Correctieve werkopdrachten die aan mij zijn toegewezen of nog niet aan iemand in mijn team zijn toegewezen – nog niet doorgestuurd naar aannemer
- Correctieve werkopdrachten die aan mij zijn toegewezen of nog niet aan iemand in mijn team zijn toegewezen – in behandeling
- Correctieve werkopdrachten die aan mij zijn toegewezen of nog niet aan iemand in mijn team zijn toegewezen – afgehandeld, maar nog niet gesloten
4. Het proces in detail
4.1 Het proces stap voor stap
Correctieve werkopdrachten worden binnen een verzoek aangemaakt en gebruikt om het werk te plannen, uit te voeren en te monitoren
dat voortkomt uit het verzoek voor aannemers (interne medewerkers of externe leveranciers).
Er zijn verschillende redenen om correctieve werkopdrachten binnen verzoeken te gebruiken, bijvoorbeeld:
- Als er meer aannemers nodig zijn om één verzoek af te handelen. Het is namelijk mogelijk om meerdere werkopdrachten in één verzoek aan te maken.
- De optie om kosten te registreren door werkopdrachtitems met geplande en werkelijke kosten toe te voegen.
- Voor het plannen van het werk. Werkopdrachten hebben een begin- en einddatum.
Een werkopdracht aanmaken (vanuit een verzoek)
Gebruikers die momenteel verantwoordelijk zijn voor een verzoek, kunnen binnen dat verzoek een werkopdracht aanmaken. Standaard wordt de maker van de werkopdracht de intern verantwoordelijke voor de werkopdracht. Deze persoon kan indien nodig worden gewijzigd. Naast de gebruiker aan wie de werkopdracht is toegewezen, kunnen gebruikers met de groep “Manager correctieve werkopdrachten” en de overige leden van de voor het verzoek verantwoordelijke servicegroep ook workflowtaken uitvoeren (toewijzen, afhandelen, doorsturen enzovoort).
Volg deze stappen om een werkopdracht aan te maken:
- Open het verzoek.
- Druk op de knop ‘Werkopdracht aanmaken’.
- De status van het verzoek verandert nu in ‘Wachten op werkopdracht(en)’ en er wordt een werkopdracht aangemaakt. De gebruiker die de werkopdracht aanmaakt, wordt ingesteld als ‘Intern verantwoordelijk’.
Let op: je kunt nu al teruggaan naar het verzoek en nog een werkopdracht aanmaken.
- Vul alle velden op de werkopdracht in. Raadpleeg indien nodig de helptekst door de muisaanwijzer boven een veld te houden. Sommige velden zijn grijs; deze velden worden automatisch ingevuld of kunnen in deze stap nog niet worden ingevuld. Grijze velden zijn alleen-lezen. Het veld “Gepland bedrag” en de overige velden onder de sectie FINANCIEEL worden bijvoorbeeld berekend op basis van de invoer op het tabblad ‘Kosten’ onderaan de pagina.
- Aanvullende informatie over de velden onder UITVOERING. In deze velden bepaal je wie verantwoordelijk is voor het afhandelen van de werkopdracht:
- Controleer/wijzig de standaard ‘servicegroep’.
- Controleer/wijzig de ‘intern verantwoordelijke’ die de werkopdracht verder afhandelt.
- Selecteer een aannemer als je de werkopdracht extern wilt doorsturen. Als je geen e-mail naar de aannemer wilt sturen, stel je “Werkopdracht via mail verzenden = nee” in. Als dit veld leeg blijft of op ‘ja’ wordt ingesteld, wordt er een e-mail verzonden.
- Onderaan de pagina zie je vier tabbladen waarmee je een gedetailleerde beschrijving en documenten kunt toevoegen, kosten kunt registreren en assets kunt koppelen.
- Gebruik de knop “Indienen” om de registratie af te ronden, of gebruik de knop “Werkopdracht doorsturen”. Met de doorstuurfunctie sla je de planningsstap over. Controleer daarom of de tijd en datum correct zijn! Lees meer over deze functies in de sectie “Een werkopdracht afhandelen” van dit artikel.
Goed om te weten
- Wanneer alle werkopdrachten binnen een verzoek zijn afgehandeld, krijgt het verzoek automatisch de status ‘Afhandelen’. Het verzoek kan dan worden gesloten of er kunnen aanvullende werkopdrachten worden aangemaakt.
- Het is mogelijk om goedkeuring van een mandaat op te nemen in het proces voor correctieve werkopdrachten. Op basis van de systeeminstellingen moet een gebruiker of moeten meerdere gebruikers de werkopdracht eerst goedkeuren voordat de aannemer kan beginnen. De werkopdracht kan worden goedgekeurd of afgewezen.
Automatisch een werkopdracht aanmaken
Info
Deze informatie is bedoeld voor gebruikers die het schema van servicetypen beheren.
Het is mogelijk om automatisch een correctieve werkopdracht aan te maken (en toe te wijzen) vanuit een ingediend verzoek. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt wanneer een specifiek probleem altijd door een aannemer moet worden opgelost, zoals wateroverlast in de parkeergarage. Hiervoor moet je “Werkopdracht automatisch aanmaken” voor een servicetype instellen op “Ja”.
Een werkopdracht afhandelen
Standaard wordt de maker van de werkopdracht de intern verantwoordelijke voor de werkopdracht.
- De persoon die “Intern verantwoordelijk” is, voert vrijwel alle taken binnen het proces van de werkopdracht uit.
- De manager correctieve werkopdrachten en de overige leden van de voor het verzoek verantwoordelijke servicedesk-groep kunnen de workflowtaken ook uitvoeren zolang de werkopdracht open is. Er wordt echter geen actieve taak in de takenlijst van deze personen weergegeven. Als je een werkopdracht wilt openen en afhandelen, moeten zij de werkopdracht vinden via de menuoptie “Onderhoud” > “Werkopdracht”.
Status = Ingediend
Na het indienen krijgt een werkopdracht de status ‘Ingediend’. In deze status zijn de volgende knoppen beschikbaar om het proces voort te zetten:
-
Werkopdracht doorsturen
Zorg ervoor dat je de werkopdracht plant (stel datums en tijden in). Bij het doorsturen wordt de werkopdracht toegewezen aan de verantwoordelijke persoon. -
Offertetraject starten
Met deze knop kan een aanbestedingstraject worden gestart en aan deze werkopdracht worden gekoppeld. Meer informatie over het starten van offertetrajecten verderop in dit artikel.
Status = Werk in uitvoering
Na het doorsturen van de werkopdracht wordt de status “Werk in uitvoering”. In deze status zijn de volgende knoppen beschikbaar om het proces voort te zetten:
-
Werk voltooid
Selecteer deze optie als het werk is uitgevoerd. -
Herplannen
Als het werk niet op de ingestelde datum en tijd kan worden uitgevoerd, klik je op deze optie om de werkopdracht te herplannen. Zie voor meer informatie de afzonderlijke sectie over het herplannen van een werkopdracht verderop in dit artikel. -
Intrekken
De status van het verzoek verandert terug naar “Ingediend” en verschillende velden kunnen opnieuw worden ingevuld. Je gebruikt deze optie bijvoorbeeld als het verzoek aan de verkeerde aannemer is toegewezen. Vergeet niet de werkopdracht opnieuw toe te wijzen!
Werk voltooid
Als de werkopdracht is voltooid (volgens de aannemer), kun je de werkopdracht de status “Werk voltooid” geven met de knop “Werk voltooid”.
- Als de werkopdracht werkopdrachtitems bevat, controleert het systeem of de materialen zijn uitgeboekt. Voordat een werkopdracht wordt voltooid, kan het ook nodig zijn (afhankelijk van een instelling) om een “Ondertekend werkopdrachtdocument” te uploaden.
- Wanneer het werk is voltooid, verandert de status van de werkopdracht in ‘Werk voltooid’. In deze status moet de oorspronkelijke aanvrager de werkopdracht goedkeuren.
Een werkopdracht goedkeuren
Deze stap wordt uitgevoerd door de oorspronkelijke aanvrager/intern verantwoordelijke van de werkopdracht. Deze persoon beslist uiteindelijk of het werk correct is uitgevoerd. Afhankelijk van de instellingen van de klant kunnen werkopdrachten ook automatisch worden goedgekeurd. In dat geval gaat de werkopdracht daarna rechtstreeks naar de status 'Financiële administratie”.
-
Goedkeuren
Als het werk naar verwachting is uitgevoerd en de werkopdracht volledig is ingevuld. -
Afwijzen
Wijs de werkopdracht af, bijvoorbeeld als het werk niet correct is uitgevoerd. Wanneer de werkopdracht wordt afgewezen, verandert de status in “Afgewezen” en kun je de werkopdracht herplannen. -
Intrekken
Zet de werkopdracht terug naar de status “Ingediend”; je kunt de werkopdracht dan wijzigen en herplannen.
Offertetraject starten
Er kan een aanbestedingstraject worden gestart als nog niet zeker is welke leverancier het werk zal uitvoeren. Op basis van de instelling wordt het aanbestedingstraject buiten Asset uitgevoerd of via het aanbestedingstraject in Asset. Wanneer een aanbestedingstraject vanuit een correctieve werkopdracht wordt gestart, worden de werkopdrachtitems automatisch als offerteitems in het aanbestedingstraject aangemaakt. Na het accepteren van de beste offerte worden de werkopdrachtitems bijgewerkt (prijs enzovoort).
Zie voor meer informatie het artikel over offertes.
Werkopdracht plannen/herplannen
In de status ‘Herplannen’ kun je:
- Een begin- en eindtijd van de werkopdracht instellen.
- Een servicegroep, een intern verantwoordelijke en de “Aannemer” selecteren.
- Ook opmerkingen voor de aannemer toevoegen en ervoor kiezen om de werkopdracht per e-mail naar de aannemer te sturen.
Wanneer je de benodigde velden hebt gewijzigd, klik je op ‘Werkopdracht doorsturen’ om door te gaan met het proces en de werkopdracht toe te wijzen.
Wanneer kun je een werkopdracht herplannen?
Tijdens de status “Werk in uitvoering” kun je een werkopdracht herplannen. Gebruik hiervoor de knop “Herplannen” of “Intrekken”. Je kunt de werkopdracht aanpassen, zoals in de bovenstaande schermafbeelding.
Goedkeuring van mandaat
Het is mogelijk om goedkeuring van een mandaat uit te voeren binnen het proces voor correctieve werkopdrachten. Op basis van de instellingen moet een gebruiker of moeten meerdere gebruikers de werkopdracht goedkeuren voordat de aannemer kan beginnen. De werkopdracht kan worden goedgekeurd of afgewezen met een verplichte reden.
Hoe werkt goedkeuring van een mandaat?
Info
Let op: deze instellingen kunnen alleen door de applicatiebeheerder worden geconfigureerd.
Er zijn vier instellingen voor goedkeuring van een mandaat:
-
Nee:
Geen goedkeuring nodig -
Ja, door manager op basis van persoonlijk mandaat:
De aanvrager heeft een persoonlijk mandaat (dit wordt ingesteld in de algemene instellingen van een contactpersoon).
Als het bedrag van de werkopdracht dit mandaat overschrijdt, moet de manager de werkopdracht goedkeuren. Als het bedrag ook het persoonlijke mandaat van de manager overschrijdt, moet de manager van de manager ook goedkeuren. -
Ja, door specifieke groep:
Een vaste groep kan de werkopdracht goedkeuren; in de instellingen kan een bedrag worden ingesteld vanaf wanneer een mandaat nodig is. -
Ja, per servicetype:
Afhankelijk van het servicetype kun je kiezen uit de drie bovenstaande opties.
Zie voor uitgebreide stapsgewijze uitleg over goedkeuring van mandaten het artikel over binnenkomende facturen.
Een werkopdracht waarvoor goedkeuring nodig is, kan verschillende statussen hebben.
Status = Wachten op goedkeuring
De werkopdracht wacht op goedkeuring door een of meer gebruikers. Nadat alle vereiste mandaatgoedkeurders de werkopdracht hebben goedgekeurd, wordt de werkopdracht naar de aannemer gestuurd en verandert de status in ‘Werk in uitvoering’.
Wanneer voor een werkopdracht goedkeuring van een mandaat nodig is, heb je twee opties om verder te gaan: goedkeuren of afwijzen.
Info
Let op: nadat de eerste gebruiker de werkopdracht heeft goedgekeurd, controleert het systeem of het mandaatbedrag van deze gebruiker hoog genoeg was. Als dit niet het geval is, verandert de workflow terug naar de status ‘Wachten op goedkeuring’.
Status = Afgewezen
De werkopdracht is afgewezen en de ‘intern verantwoordelijke’ moet de werkopdracht opnieuw afhandelen. Raadpleeg eerder in dit artikel de sectie “Een werkopdracht afhandelen” om te zien welke opties er zijn om de werkopdracht verder af te handelen.
Financiële administratie
Als een werkopdracht na beoordeling is goedgekeurd, wordt er een taak aangemaakt voor de “Financiële administratie” om de binnenkomende factuur/facturen af te handelen. Als dat onderdeel is afgehandeld, wordt de werkopdracht gesloten.
Voordat je een binnenkomende factuur kunt goedkeuren, moet de factuur aan de juiste werkopdracht worden gekoppeld. Dit kan automatisch of handmatig worden gedaan.
- Factuur volledig: via het tabblad Matching kan de factuur worden gekoppeld aan werkopdrachten (inkooporders en reserveringen).
Gebruik het tabblad “Matching” om de werkopdracht die relevant is voor de factuur te vinden en te selecteren.
- Factuur retourneren: als de factuur onjuist of onvolledig is. De factuur krijgt de status: factuur geretourneerd.
- Meer informatie opvragen: als er vragen zijn over de factuur, kun je met deze knop meer informatie opvragen en via “Details opnemen” om meer details vragen.
De “Workflow werkopdracht” wordt gesloten nadat de factuur aan een werkopdracht is gekoppeld en de “Workflow binnenkomende factuur” gaat verder.
Lees het artikel over binnenkomende facturen voor meer informatie over binnenkomende facturen.
4.2 Aanvullende opties en gerelateerde modules
4.3 Alle velden
5. Geautomatiseerde e-mails
Voor de module Correctieve werkopdrachten zijn de volgende standaardworkflow-e-mails beschikbaar:
Inhoud van e-mail |
Wanneer wordt deze verzonden |
Verzenden naar |
|---|---|---|
De bevestiging aan de aannemer om de werkopdracht af te handelen, inclusief een pdf-bijlage met meer details over het uit te voeren werk |
Zodra de correctieve werkopdracht naar de aannemer is doorgestuurd |
De aannemer van de werkopdracht |
Een verzoek aan de mandaatgoedkeurder(s) om het totale bedrag van de correctieve werkopdracht goed te keuren |
Zodra de correctieve werkopdracht naar de aannemer is doorgestuurd (alleen als goedkeuring van mandaten voor correctieve werkopdrachten is ingeschakeld) |
De mandaatgoedkeurder(s) van de werkopdracht |
6. Gerelateerde artikelen
De volgende artikelen zijn bedoeld voor applicatiebeheerders en implementatieconsultants:
Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe je de module activeert), welke systeemgroepen betrokken zijn en gegevensimporten: Activering en informatie over de module Correctieve werkopdrachten
Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, waaronder gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: Module Correctieve werkopdrachten in het gedeelte ‘Applicatiebeheerders’.