Voorraadbeheermodule

Doel

Deze functionaliteit wordt gebruikt om de voorraad in magazijnen bij te houden en beschikbaar te maken voor gebruikers, om voorraad te bestellen via interne inkooporders, om de voorraad te verhogen via externe inkooporders, om voorraad tussen verschillende magazijnen of tussen verschillende locaties binnen één magazijn te verplaatsen en om het systeem automatisch uitgaande inkooporders te laten genereren op basis van de voorraadvereisten (minimale en maximale voorraadniveaus).

Deze wiki richt zich op het magazijnbeheer. Zie voor meer informatie over het gebruik van inkooporders om voorraad te bestellen of aan te vullen: Inkoopordermodule.

Gebruikte workflow

Als inkooporders niet in aanmerking worden genomen, wordt er geen workflow gebruikt.

Beschrijving

Opslag (magazijnen)

De opslag is het magazijn waarin de voorraad wordt opgeslagen.

Er is ten minste één opslag vereist om deze functionaliteit te gebruiken. De opslagen kunnen worden gevonden en aangemaakt via het navigatiemenu 'Assets'. Elk voorraaditem is altijd gekoppeld aan één opslag.

Via de opslag kunnen de andere gerelateerde functionaliteiten worden gebruikt, zoals het bekijken en aanmaken van transacties van voorraaditems uit of binnen deze opslag, het bekijken van alle inkooporders die betrekking hebben op voorraad binnen deze opslag en het automatisch genereren van uitgaande inkooporders op basis van de voorraadniveaus van alle voorraaditems in deze opslag.

Opslaglocaties

Net zoals een object gebieden heeft, heeft een opslag opslaglocaties. Elke opslag moet ten minste één opslaglocatie hebben (de gehele opslag kan dus één enkele locatie zijn; dit kan het geval zijn als het 'magazijn' in werkelijkheid een kleine opslagruimte is, of als het niet nodig is om nader te specificeren waar elk voorraaditem in de opslag wordt opgeslagen).

Deze opslaglocaties zijn de daadwerkelijke locaties binnen een opslag waar de voorraad wordt bewaard. Opslaglocaties kunnen een hiërarchie hebben. Bijvoorbeeld meerdere stellingen per hal en meerdere schappen per stelling.

Het is mogelijk om hetzelfde voorraaditem aan meerdere opslaglocaties binnen één opslag te koppelen (bijvoorbeeld als één schap niet genoeg ruimte biedt voor de totale benodigde voorraad).

Als een opslag slechts één opslaglocatie heeft, wordt elk nieuw voorraaditem automatisch aan die opslaglocatie gekoppeld. Als er meer opslaglocaties zijn, moet(en) de opslaglocatie(s) waaraan het voorraaditem is gekoppeld handmatig worden toegevoegd via het tabblad (locaties) op het voorraaditem.

Het is verplicht om ten minste één opslaglocatie aan elk voorraaditem te koppelen, omdat dit wordt gebruikt om de voorraad (hoeveelheid) te verhogen of te verlagen bij het registreren van leveringen in inkooporders voor dit voorraaditem of bij het handmatig aanmaken van transacties (voorraadoverdrachten).

Object InventoryItemLocation

De relatie tussen een voorraaditem en een opslaglocatie is het object InventoryItemLocation. Het is mogelijk om per InventoryItemLocation een maximaal voorraadniveau op te geven (om bijvoorbeeld aan te geven dat er slechts X items op een bepaald schap passen). Bij het verwerken van voorraadtransacties (hetzij door leveringen in inkooporders te registreren, hetzij door handmatig transacties aan te maken) wordt een foutmelding weergegeven als er meer dan de maximale voorraad naar deze opslaglocatie wordt overgebracht.

Voorraad

Voorraaditems (en de andere functionaliteiten voor voorraadbeheer) worden gebruikt wanneer de huidige voorraad (de hoeveelheid die momenteel in de opslag aanwezig is) en de wijzigingen in de voorraad (transacties) moeten worden bijgehouden.

De daadwerkelijke voorraad wordt aangemaakt als voorraaditems. Deze kunnen rechtstreeks via het navigatiemenu onder 'Assets' of via een specifieke opslag worden gevonden. Elk voorraaditem is altijd gekoppeld aan een catalogusitem en sommige velden worden automatisch overgenomen bij het selecteren van het catalogusitem.

Zoals hierboven beschreven, is elk voorraaditem gekoppeld aan een opslag en aan één of meer opslaglocaties. Als er meerdere opslagen zijn, is het mogelijk om hetzelfde catalogusitem aan verschillende voorraaditems te koppelen. Maak één catalogusitem aan en koppel het catalogusitem aan elk voorraaditem in een andere opslag.

De daadwerkelijke voorraad (hoeveelheid) van het voorraaditem wordt automatisch berekend via transacties en kan niet handmatig worden gewijzigd. Daarom kunnen de wijzigingen in de voorraad altijd in detail worden gevolgd, evenals de historische prijzen (bijvoorbeeld: als de voorraad van het voorraaditem is verhoogd via een externe inkooporder, was de prijs van het item in die inkooporder de prijs die op dat moment werd betaald (en die in de bijbehorende transactie kan worden bekeken) en kan deze verschillen van andere aankopen).

Voor een gedetailleerde beschrijving van de specifieke velden kan de helptekst die bij aanwijzen wordt weergegeven voor alle velden van het voorraaditem worden gebruikt.

Transacties

Zoals hierboven beschreven, worden wijzigingen in de voorraad (hoeveelheid) van een voorraaditem altijd uitgevoerd via transacties (object 'Assettransaction'). Deze transacties kunnen automatisch worden aangemaakt. Dit gebeurt wanneer leveringen worden geregistreerd in zowel interne als uitgaande inkooporders. Op basis van het type inkooporder wordt de voorraad verhoogd (uitgaande inkooporder wordt geleverd) of verlaagd (interne inkooporder wordt geleverd).

Het is ook mogelijk om deze transacties handmatig aan te maken, hetzij als correctie, om de beginvoorraad te registreren of om de overdracht van (een deel van) de voorraad naar een andere opslag of opslaglocatie te registreren. Er is ook een standaardimporttoewijzing beschikbaar om de beginvoorraad te importeren. Via de opslag of rechtstreeks via een voorraaditem kunnen deze transacties worden aangemaakt (in- of uitgaand, verhoging of verlaging van de voorraad). Er kunnen meerdere voorraaditems aan dezelfde transactie worden toegevoegd.

Bij het overdragen van voorraad tussen verschillende opslagen en/of opslaglocaties moet de opslag waarnaar de voorraad moet worden overgedragen ook in de transactie worden opgegeven. Hierna wordt de optie (pagin functie) weergegeven om de voorraad (in een opgegeven hoeveelheid) over te dragen naar een locatie in de overdrachtslocatie. Als het catalogusitem dat aan het voorraaditem is gekoppeld nog niet als nieuw voorraaditem aan de andere (overdrachts)opslag is toegevoegd, wordt het item automatisch aangemaakt. Dit werkt echter alleen als er slechts één opslaglocatie is (omdat die opslaglocatie dan automatisch wordt ingesteld); anders moet het item in de andere opslag worden aangemaakt en aan de juiste opslaglocaties worden gekoppeld voordat voorraad kan worden overgedragen.

Inkooporders automatisch genereren

Door de minimale en maximale voorraad op een voorraaditem aan te geven, wordt het mogelijk om het systeem uitgaande inkooporders te laten genereren op basis van de gewenste voorraad. Dit kan worden gedaan via de functie 'Inkooporders' op een opslag (magazijn). In het daaropvolgende zoekscherm wordt de optie 'Inkooporders automatisch genereren' weergegeven. Als deze functie wordt gebruikt, geeft Axxerion een overzicht van leveranciers waarvoor het een uitgaande inkooporder wil genereren (om de voorraad weer aan te vullen). Door in het volgende scherm op 'Inkooporders genereren' te klikken, worden de inkooporders daadwerkelijk gegenereerd.

De hoeveelheid per item in de gegenereerde inkooporder wordt bepaald op basis van de huidige voorraad ten opzichte van de minimale en maximale voorraad, waarbij rekening wordt gehouden met het aantal inkooporders dat al in behandeling is voor het specifieke voorraaditem:

• eventuele hoeveelheden van interne inkooporders die in behandeling zijn, worden opgeteld bij de benodigde hoeveelheid
• eventuele uitgaande inkooporders die in behandeling zijn (nog niet geleverd), worden ervan afgetrokken
• alleen als de voorraad (na rekening te hebben gehouden met in behandeling zijnde orders) lager is dan het minimum

Op basis van bovenstaande criteria wordt het voorraaditem toegevoegd met een hoeveelheid tot aan de maximale hoeveelheid (waarbij ook rekening wordt gehouden met inkooporders die in behandeling zijn).

Zie voor meer informatie over het inkooporderproces zelf: Inkoopordermodule.

Autorisaties

De volgende groepen kunnen aan gebruikers worden toegewezen:

Configuratieopties

Niet van toepassing

Gegevensimport

De volgende gestandaardiseerde imports zijn beschikbaar:

• FMB-F-087 Importeer bestelbare catalogusitems (als de catalogusitems nog niet voor andere processen zijn geïmporteerd)
• FMB-F-086 Importeer voorraad