Module Offertes en aanbestedingsprocessen

Doel

Het aanbestedingsproces kan worden gebruikt om offertes naar verschillende leveranciers te sturen, zodat de leverancier met het beste aanbod voor het uitvoeren van de werkzaamheden kan worden gevonden. Aanbestedingsprocessen kunnen worden aangemaakt vanuit de Correctieve werkorders en LTMP-werkorders of afzonderlijk worden aangemaakt (zonder vanuit een ander proces te starten).

Gebruikte workflow

Dit proces gebruikt workflowversies: FMB-WF-1904007-01 & FMB-WF-1905002-01

Hier zijn twee relevante workflows: één voor het aanbestedingsproces en één voor de afzonderlijke offertes die binnen het aanbestedingsproces worden aangemaakt

Beschrijving

Typen aanbestedingsprocessen

Algemeen

Gebruikers met de groep '5. Typen aanbestedingsprocessen beheren' kunnen de typen aanbestedingsprocessen aanmaken en beheren via het navigatiemenu (onder de kop 'Offertes'). Het type aanbestedingsproces wordt gebruikt om verschillende instellingen binnen het aanbestedingsproces te bepalen:

• Moeten het aanbestedingsproces/de offertes worden gecontroleerd voordat de offertes naar de leveranciers worden verzonden?
• Welke contactpersoon/groep moet het aanbestedingsproces/de offertes controleren?
• Welke contactpersoon/groep moet de offertes accepteren/afwijzen?
• Bepaal de standaardwaarde van de instelling 'als bijlage toevoegen' van de gekoppelde documenten. Documenten die aan het type aanbestedingsproces, het aanbestedingsproces en de offertes worden toegevoegd, krijgen automatisch de waarde van dit veld volgens het type aanbestedingsproces.
• Wilt u de functionaliteit voor het e-maillabel (tag) gebruiken? Als een leverancier antwoordt op uw offerteaanvraag, wordt de bijlage van de e-mail automatisch geüpload in Axxerion en aan de juiste offerte gekoppeld.

Maak zoveel typen aanbestedingsprocessen aan als nodig is. Als er slechts één type aanbestedingsproces is aangemaakt, wordt dit type automatisch ingesteld binnen het aanbestedingsproces en hoeft de gebruiker het type niet te kiezen of zelfs te zien.

Vergelijkingscriteria

Wanneer offertes van meerdere leveranciers worden ontvangen, kunnen de offertes worden vergeleken. De offertes kunnen op basis van meerdere criteria worden vergeleken, maar de offerte wordt vaak op prijs gekozen.

Bij het aanmaken van een nieuw type aanbestedingsproces wordt het vergelijkingscriterium 'Prijs' automatisch toegevoegd. Er kunnen meer vergelijkingscriteria (vrije tekst) aan het type aanbestedingsproces worden toegevoegd. Bij het selecteren van het type aanbestedingsproces binnen een aanbestedingsproces worden de vergelijkingscriteria automatisch aan het aanbestedingsproces toegevoegd.

Documenten

Voeg standaarddocumenten toe aan het type aanbestedingsproces. Deze documenten worden ook aan het aanbestedingsproces toegevoegd nadat het type aanbestedingsproces is geselecteerd. Per document kan de gebruiker aangeven of het document als bijlage moet worden toegevoegd aan de e-mail met de offerteaanvraag die naar de leveranciers wordt verzonden.

Aanbestedingsproces

Registreren en indienen

Gebruikers met de groep '1. Aanbestedingsproces aanmaken' kunnen via het navigatiemenu (onder de kop 'Offertes') een afzonderlijk aanbestedingsproces aanmaken en beheren. Aanbestedingsprocessen kunnen ook vanuit een werkorder worden aangemaakt. Meer informatie hierover vindt u hier: Module Correctieve werkorders en LTMP-werkorders.

Na het aanmaken van een aanbestedingsproces kan de gebruiker het type aanbestedingsproces selecteren (het selecteren van een type is alleen mogelijk als er meer dan 1 type aanbestedingsproces beschikbaar is). Het type aanbestedingsproces resulteert automatisch in:

• De beoordelende contactpersoon/groep wordt zichtbaar (alleen als controle noodzakelijk is, ingesteld bij het type aanbestedingsproces)
• De contactpersoon/groep voor accepteren/afwijzen wordt zichtbaar
• De standaardvergelijkingscriteria van het type aanbestedingsproces worden aan het aanbestedingsproces toegevoegd
• De standaarddocumenten van het type aanbestedingsproces worden aan het aanbestedingsproces toegevoegd

Offerte-items kunnen worden toegevoegd via de include 'Offerte-items'.

Via de include 'Vergelijkingscriteria' kunnen naast de al toegevoegde (standaard)criteria van het type aanbestedingsproces extra criteria worden toegevoegd. De wegingsfactor van elk criterium kan worden bepaald.

Documenten die aan het type aanbestedingsproces zijn gekoppeld, worden automatisch aan het aanbestedingsproces toegevoegd. Er kunnen extra documenten worden toegevoegd. Bepaal per document of het document als bijlage aan de e-mail met de offerteaanvraag moet worden toegevoegd.

Offertes aanmaken

Via het tabblad 'Offerteaanvragen' kunnen de leveranciers worden geselecteerd en kunnen offertes worden aangemaakt. De offerte-items, vergelijkingscriteria en documenten uit het aanbestedingsproces worden automatisch aan de offertes gekoppeld. Bepaal of de offerteaanvraag naar de leverancier of naar een contactpersoon van de leverancier wordt verzonden.

Aanbestedingsproces en offertes controleren

Als het controleren van het aanbestedingsproces is ingeschakeld (instelling bij het type aanbestedingsproces), krijgen de opgegeven gebruiker(s) de taak om dit te controleren. Het aanbestedingsproces kan worden geaccepteerd (offertes worden automatisch verzonden) of worden afgewezen met een verplichte reden voor afwijzing.

Offertes verzenden

Na het indienen van het aanbestedingsproces (zonder controle) of na de controletaak (met controle) worden de afzonderlijke offertes automatisch naar de leveranciers verzonden.

Offertes ontvangen

Zodra de leverancier de offerte heeft teruggestuurd, moet de offerte in Axxerion als 'ontvangen' worden gemarkeerd. PS: Als de instelling voor het e-maillabel is ingeschakeld, worden de bijlagen van de e-mail van de leverancier automatisch geüpload in Axxerion en aan de juiste offerte gekoppeld (als de leverancier 'Allen beantwoorden' heeft gebruikt).

In deze status is het mogelijk om de offerte te uploaden of te selecteren en de offerte-items in te voeren volgens de ontvangen offerte. Scores voor de aanvullende vergelijkingscriteria kunnen worden ingevoerd. Voor het criterium 'Prijs' is geen handmatige score nodig, omdat de prijs de score bepaalt (hoogste score voor de laagste prijs) en deze automatisch wordt berekend. De offerte krijgt uiteindelijk een totaalscore op basis van alle vergelijkingscriteria.

Wanneer alle offertes zijn ontvangen (of geannuleerd), verandert de status van het aanbestedingsproces automatisch in 'Offertes ontvangen' en wordt de score voor elke offerte automatisch berekend. Als er een nieuwe offerte aan het aanbestedingsproces wordt toegevoegd, verandert de status weer in 'Offertes verzonden'.

Offerte accepteren/afwijzen

De gebruiker(s) die de taak krijgen om de offertes te accepteren/af te wijzen, bepalen welke offerte wordt geaccepteerd en welke offertes een automatische afwijzingsmail of een handmatige afwijzing (per e-mail) ontvangen. De offertescore (op basis van de vergelijkingscriteria) kan helpen bepalen welke offerte het beste past.

Als de offerte wordt geaccepteerd en het aanbestedingsproces vanuit een werkorder is aangemaakt, wordt de geaccepteerde offerte doorgestuurd naar de werkorder: de leverancier wordt als opdrachtnemer ingesteld en de prijs van de items wordt bijgewerkt volgens de offerte.

Na het accepteren van een offerte worden de andere offertes afgewezen of klaargezet voor afwijzing:

• Als het veld 'Automatische afwijzingsmail' is ingesteld op Ja, wordt de offerte automatisch afgewezen, inclusief een automatische e-mail.
• Als het veld 'Automatische afwijzingsmail' is ingesteld op Nee, krijgt de offerte de status 'Af te wijzen'. De velden voor handmatig afwijzen worden zichtbaar.
  1. Als het veld 'Afwijzing verzenden' is ingesteld op Nee, ontvangt de leverancier geen e-mail. De leverancier kan bijvoorbeeld worden gebeld.
  2. Als het veld 'Afwijzing verzenden' is ingesteld op Ja, ontvangt de leverancier een e-mail. Als de reden voor afwijzing leeg is, wordt een standaardtekst per e-mail verzonden. Als het veld voor de reden van afwijzing niet leeg is, wordt deze tekst per e-mail verzonden.

Nadat alle offertes zijn gesloten (geaccepteerd/afgewezen/geannuleerd), krijgt het aanbestedingsproces automatisch de status 'Gesloten'.

Autorisaties

De volgende groepen kunnen aan gebruikers worden toegewezen:

De volgende groepen worden automatisch aan gebruikers toegewezen:

Configuratieopties

Instellingen die in de aanbestedingsprocessen worden gebruikt, zijn te vinden via de typen aanbestedingsprocessen: