Aanpassingsniveaus

Spacewell Asset is ontworpen om een standaardproduct dat zich voortdurend ontwikkelt te combineren met de flexibiliteit om de oplossing aan te passen aan specifieke klantvereisten.

De beschikbare configuratie- en aanpassingsmogelijkheden nemen toe van Asset Entry tot Asset Advanced en Asset Ultimate. Met die extra vrijheid komt ook een belangrijke ontwerpoverweging: hoe verder een oplossing afwijkt van het standaardproduct, hoe groter de impact op toekomstige compatibiliteit, onderhoud en ondersteuning.

Vrijheid versus toekomstige compatibiliteit

Niet elke configuratie is een aanpassing.

Spacewell Asset biedt binnen elke licentielaag een reeks ondersteunde configuratieopties. Wanneer deze opties binnen de beoogde productgrenzen worden gebruikt, blijft de klant afgestemd op het standaardplatform en profiteert deze van toekomstige productontwikkeling.

Er ontstaan problemen wanneer standaardcomponenten worden gewijzigd of vervangen op een manier waardoor ze feitelijk worden losgekoppeld van het standaardproduct.

Er zijn daarom twee mogelijke ontwerprichtingen.

1. Afgestemd blijven op het standaardproduct

De voorkeursaanpak is om de oplossing binnen de grenzen van het standaardplatform te configureren.

Dit betekent:

• Toekomstige roadmapfuncties en productupdates kunnen verder worden overgenomen.
• De omgeving blijft ondersteund door de centrale Product- en Supportteams.
• Technische schuld en onderhoudsvereisten worden geminimaliseerd.
• De klantomgeving blijft zich samen met het Spacewell Asset-platform ontwikkelen.

Dit moet het standaardontwerpprincipe zijn voor elke implementatie.

2. Klantspecifieke logica introduceren

Asset Advanced en vooral Asset Ultimate maken het mogelijk om aanzienlijk verder te gaan. Pagina's, scripts, workflows en andere componenten kunnen worden aangepast om aan klantspecifieke vereisten te voldoen.

Wanneer een standaardcomponent echter verder wordt gewijzigd dan de beoogde structuur, kan die component klantspecifiek worden. Vanaf dat moment ligt de verantwoordelijkheid voor het onderhouden en verder ontwikkelen van die aanpassing bij Professional Services of de implementatiepartner, en niet bij het centrale Productteam.

Mogelijke gevolgen zijn:

• De aangepaste component profiteert mogelijk niet langer automatisch van toekomstige productverbeteringen.
• Nieuwe mogelijkheden die in het standaardproduct worden geleverd, moeten mogelijk handmatig worden geïntegreerd.
• Onderhouds- en wijzigingskosten kunnen toenemen.
• De klant kan afhankelijk worden van specifieke configuratie, scripts of implementatiekennis.
• De totale eigendomskosten kunnen na verloop van tijd toenemen.

Een relatief kleine wijziging kan dit effect al hebben. Door bijvoorbeeld een standaardobjectpagina te wijzigen, kan die pagina worden losgekoppeld van de standaardversie. Nieuwe velden, knoppen of functionaliteit die vervolgens door het Productteam worden toegevoegd, verschijnen dan mogelijk niet langer automatisch op de aangepaste pagina.

Om deze reden moet het afwijken van het standaardproduct een bewuste beslissing bij het ontwerpen van de oplossing zijn. De slides adviseren dat dergelijke beslissingen worden genomen door een Senior Software Consultant samen met de klant, waarbij de gevolgen op lange termijn vóór de implementatie duidelijk moeten zijn.

Aanpassingsniveaus per Asset-licentie

De drie Asset-niveaus breiden de configureerbare mogelijkheden stapsgewijs uit.

Meer dan 15 aangepaste velden per object kan worden gerechtvaardigd na analyse en goedkeuring door het Spacewell Productteam om de prestaties en kwaliteit van de applicatie te waarborgen.

Asset Entry

Asset Entry biedt gecontroleerde configuratie en houdt de implementatie nauw afgestemd op het standaardproduct.

Het doel is om aan veelvoorkomende klantvereisten te voldoen zonder aanzienlijke technische complexiteit te introduceren of componenten los te koppelen van de ontwikkeling van het standaardproduct.

Asset Entry omvat de volgende aanpassingsopties:

• Maximaal 5 aangepaste velden per object
  Extra velden kunnen worden toegevoegd met behulp van de beschikbare datatypen. Ze worden geïntegreerd in de standaardpagina's, waardoor geen nieuw paginaontwerp nodig is.
• Aangepaste categorieën voor stamgegevensobjecten
  Stamgegevens kunnen worden geclassificeerd met behulp van door de klant gedefinieerde categorieën, ter ondersteuning van zoek- en rapportagevereisten.
• Aangepaste gegevensimport en -export
  Standaard import- en exportsjablonen kunnen worden aangepast of er kunnen aanvullende sjablonen worden gemaakt voor specifieke behoeften op het gebied van gegevensbeheer.
• Basisgegevensrapporten
  Rapporten kunnen worden gemaakt via de rapportage-interface zonder code, zonder scripting.
• E-mailsjablonen aanpassen
  Bestaande workflow-e-mails kunnen worden aangepast aan de terminologie en communicatiestijl van de klant.
• Standaardprofielen
  Gebruikersprofielen kunnen worden geconfigureerd met vooraf gedefinieerde machtigingen en groepsinstellingen.

Het doel van het aanpassingsniveau Entry is daarom aanpasbaarheid zonder aanzienlijke complexiteit van aanpassingen.

Asset Advanced

Asset Advanced omvat alles wat beschikbaar is in Entry en biedt aanzienlijk meer controle over de gebruikersinterface, rapportage, beveiliging en het systeemgedrag.

Aanvullende mogelijkheden zijn onder meer:

• Maximaal 10 aangepaste velden per object
  Er kunnen meer klantspecifieke gegevens worden vastgelegd, waarbij alle beschikbare datatypen worden ondersteund.
• Aangepaste pagina's ontwerpen
  Er kunnen nieuwe pagina's worden gemaakt en bestaande standaardpagina's kunnen worden gewijzigd, waaronder het wijzigen van veldlabels.
• Paginafuncties maken
  Knoppen, pictogrammen en pagina-acties kunnen worden aangepast.
• Nieuwe aangepaste e-mails maken
  Nieuwe workflow-e-mails en sjablonen kunnen worden ontworpen in plaats van alleen bestaande sjablonen aan te passen.
• Aangepaste vertalingen
  Er kunnen aanvullende applicatietalen en vertalingen worden geïntroduceerd.
• Aangepaste autorisaties
  Er kunnen fijnmazigere modellen voor gebruikerstoegang worden geconfigureerd zonder op workflows gebaseerde machtigingen te wijzigen.
• Aangepaste dashboards
  Startborden kunnen worden gemaakt of aangepast en kunnen aangepaste rapporten bevatten.
• Aangepaste rapporten
  Scripting kan worden gebruikt om geavanceerdere rapporten te maken voor klantspecifieke vereisten.
• Scripting
  Scripts kunnen automatisering, dynamisch applicatiegedrag en intelligente toegangsregels introduceren.

Advanced biedt daarom aanzienlijk meer vrijheid om de ervaring af te stemmen op de processen van de klant.

Belangrijke ontwerpoverweging voor Advanced

Advanced is ook de eerste laag waarin consultants eenvoudig kunnen overstappen van configuratie van het standaardproduct naar aanpassing van het product.

Een klant kan bijvoorbeeld een licentie hebben om een pagina te wijzigen, maar dat betekent niet dat het wijzigen van de standaardpagina altijd het ontwerp van de voorkeursoplossing is.

Wanneer een standaardpagina wordt gewijzigd, kan deze worden losgekoppeld van de standaardpagina die door het Productteam wordt onderhouden. Toekomstige functionaliteit die aan de standaardpagina wordt toegevoegd, moet dan mogelijk afzonderlijk worden geïntegreerd.

Het principe moet daarom blijven:

Gebruik de extra flexibiliteit waar deze betekenisvolle bedrijfswaarde creëert, maar blijf waar mogelijk op standaardcomponenten.

Asset Ultimate

Asset Ultimate omvat alle mogelijkheden van Entry en Advanced en voegt de mogelijkheid toe om de processen en workflows zelf aan te passen.

Ultimate biedt:

• Maximaal 15 aangepaste velden per object
  Alle beschikbare datatypen kunnen worden gebruikt. Vereisten van meer dan 15 velden vereisen analyse en goedkeuring door het Productteam om de prestaties en kwaliteit van de applicatie te beschermen.
• Workflows ontwerpen of wijzigen
  Er kunnen volledig nieuwe workflows worden gemaakt of bestaande standaardworkflows kunnen worden gewijzigd.
• Aangepaste categorieën voor niet-stamgegevensobjecten
  Categorieën kunnen ook worden gebruikt op transactionele objecten als onderdeel van aangepast workflowgedrag.
• Aangepaste workflowautorisaties
  Toegangs- en autorisatielogica kan worden opgenomen in klantspecifieke workflows.

Ultimate biedt daarom het hoogste niveau van configureerbaarheid en maakt het mogelijk om complexe klantspecifieke processen te ondersteunen zonder externe softwareontwikkeling.

Tegelijkertijd vereist Ultimate de sterkste discipline bij het ontwerpen van oplossingen.

Het bestaan van een mogelijkheid tot aanpassing betekent niet dat elke klantvereiste door middel van aanpassingen moet worden geïmplementeerd. Het wijzigen van een standaardworkflow kan de klant verder van het voortdurend evoluerende standaardproduct brengen en een doorlopende onderhoudsverantwoordelijkheid creëren voor Professional Services of de implementatiepartner.

Principe voor het ontwerpen van oplossingen

Gebruik bij het configureren van uw Asset-omgeving als klant, partner of implementatieconsultant de volgende leidende principes:

1. Gebruik het standaardgedrag van het product wanneer dit aan de vereiste voldoet.
2. Gebruik de ondersteunde configuratiemogelijkheden binnen uw licentielaag wanneer aanvullende aanpassing nodig is.
3. Wijzig of vervang standaardcomponenten alleen wanneer er een duidelijke bedrijfsvereiste is waaraan redelijkerwijs niet binnen de standaardoplossing kan worden voldaan.
4. Evalueer vóór het overwegen van een aanpassing expliciet de impact ervan op toekomstige productcompatibiliteit, ondersteuning, onderhoudsinspanning en totale eigendomskosten.
5. Zorg ervoor dat de gevolgen worden begrepen en geaccepteerd voordat aanpassingen worden geïmplementeerd die continuïteit en prestaties kunnen beïnvloeden.

Het centrale principe is daarom:

De mogelijkheid tot aanpassen is een optie, geen configuratiedoelstelling. De voorkeursoplossing voor Asset blijft zo dicht mogelijk bij het standaardproduct, terwijl aan uw bedrijfsvereisten wordt voldaan.

Hierdoor blijft de mogelijkheid behouden om te profiteren van toekomstige roadmapontwikkeling, terwijl gecontroleerde flexibiliteit wordt geboden waar dat nodig is.