Module Assurance-documenten (geavanceerd)

Doel

Via de module voor assurancedocumenten kan inzicht en overzicht worden verkregen met betrekking tot wet- en regelgeving over de borging van documenten en/of contracten. Door per object (eigendom en asset) de gewenste en vereiste assurancetypen vast te stellen en de verantwoordelijkheden en geldigheid van deze documenten te bepalen, kan via het assurancedashboard per eigendom of voor alle eigendommen een duidelijk overzicht worden weergegeven van de assuranceregels en de bestaande, verlopen of ontbrekende documenten of contracten.

Gebruikte workflow

Dit proces maakt gebruik van workflowversie: FMB-WF-1909001-01

Beschrijving

Opmerking: er is ook een "Eenvoudige" versie van assurancedocumenten. Die optie heeft veel minder functionaliteiten (bijvoorbeeld geen documentworkflow), maar kan in sommige gevallen ook voldoende zijn: Assurance-documenten (eenvoudig)

De functionaliteit voor assurancedocumenten bestaat uit de volgende hoofdcomponenten:

Assurancetypen (CodeTypes)

Assurancetypen zijn de belangrijkste objecten waarin meerdere assuranceregels worden gebundeld die binnen dit type vallen. Dankzij deze bundeling hoeft alleen per eigendom te worden aangegeven aan welke assurancetypen moet worden voldaan; alle onderliggende assuranceregels zijn dan automatisch van toepassing.

Voor elk assurancetype moet worden bepaald of het betrekking heeft op eigendommen of assets. Als het om assets gaat, moet ook de assetcategorie worden gekozen.

Vervolgens kan voor elk eigendom worden aangegeven welke assurancetypen op dit eigendom van toepassing zijn. Voor assets geldt dat, als assurancedocumenten van toepassing zijn op het eigendom (ja/nee-instelling op een eigendom), elk assurancetype dat betrekking heeft op assets van een bepaalde categorie automatisch van toepassing is op alle assets van deze categorie die aan dat eigendom zijn gekoppeld.

Assuranceregels (CodeTypes)

Per assurancetype moeten een of meer assuranceregels worden aangemaakt. Dit object bepaalt de daadwerkelijke details met betrekking tot de assurance en de workflow voor het document. Een assuranceregel kan betrekking hebben op (de verplichte aanwezigheid van) een document of een contract.

Voor elke assuranceregel moet ook worden aangegeven welke gebruikersgroep verantwoordelijk is voor de assuranceregel en welk type document of contract vereist is. Als de assuranceregel betrekking heeft op een document, is de volgende aanvullende informatie belangrijk:

• Periodiciteit: Bepaal de geldigheidsduur van het document. Op basis van deze periode verloopt het document automatisch als het niet tijdig wordt herzien. Als dit veld leeg wordt gelaten, verloopt het document nooit en krijgt het automatisch de status "Definitieve versie".

• Goedkeuringsgroep: Als dit veld is ingevuld, wordt voor een document dat aan deze assuranceregel is gekoppeld automatisch een taak gegenereerd voor deze gebruikersgroep om het document goed te keuren nadat het is ingediend. Het document heeft de status "Concept" totdat het is goedgekeurd.

Documenttypen (CodeTypes)

Om onderscheid te kunnen maken tussen documenttypen (niet elk assurancedocument heeft betrekking op elke assuranceregel, maar hetzelfde document kan betrekking hebben op meerdere assuranceregels. Daarom is het mogelijk om hetzelfde documenttype voor meerdere assurancetypen te gebruiken), moeten ook documenttypen worden aangemaakt. Dit zijn uitsluitend tekstuele labels.

Er is bewust gekozen voor documenttypen in plaats van documentcategorieën om dit onderscheid te maken, omdat deze typen eenvoudig door de assurancedocumentbeheerder kunnen worden aangemaakt en beheerd. Over het algemeen is meer technische kennis vereist om categorieën aan te maken en te beheren.

Assurancedocumenten

Via het tabblad "Assurancedocumenten"* op een eigendom of asset is het mogelijk om nieuwe assurancedocumenten te uploaden. De documenten worden automatisch aangemaakt in de categorie "Assurancedocumenten" als ze via dit tabblad in de include "Assurancedocumenten uploaden" worden geüpload.

Nadat een document is geüpload, kan het documenttype in hetzelfde scherm worden ingesteld. Hierna start het proces achter het assurancedocument automatisch (zie hieronder).

*Dit tabblad is zichtbaar als "Assurancedocumenten van toepassing" voor het eigendom is ingesteld op "Ja". Dit veld op de algemene pagina van het eigendom is zichtbaar en bewerkbaar voor de assurancedocumentbeheerder.

Contracten en contracttypen

Naast de bovenstaande componenten zijn contracten en contracttypen ook belangrijk. Het is mogelijk aan te geven dat een assuranceregel betrekking heeft op (de aanwezigheid van) een contract in plaats van een document. Hierbij moet een contracttype worden opgegeven. Deze assuranceregel wordt als "geborgd" beschouwd als het eigendom of de asset waaraan deze assuranceregel is gekoppeld, ook is gekoppeld aan een actief contract (via een Contractitem) met hetzelfde contracttype als de assuranceregel.

Er is geen verder proces achter het contract zelf. Als dit assurancedashboard geen compliance voor deze assurance toont (geen contractitem gevonden in een actief contract van dit contracttype), hoeft dit object (eigendom of asset) alleen te worden gekoppeld aan een bestaand of nieuw contract van hetzelfde contracttype.

Voor assuranceregels die betrekking hebben op een contract moet ook een verantwoordelijke groep worden ingesteld. Dit is alleen informatief, zodat het assurancedashboard toont welke groep/afdeling hiervoor moet zorgen. Dit betekent niet dat deze groep automatisch toegang heeft tot de contractmodule. Als deze groep geen toegang heeft tot het (juiste) contract, kan dit ertoe leiden dat gebruikers in deze groep ten onrechte zien dat er geen contract is.

Objecten waaraan assurancedocumenten kunnen zijn gerelateerd

Assurance kan zowel van toepassing zijn op eigendommen (het gehele eigendom) als op specifieke assets binnen dit eigendom.

Eigendom

Per eigendom moet worden aangegeven of assurance van toepassing is. Als dit het geval is, geeft u per eigendom (via het tabblad "Assurancedocumenten") aan welke assurancetypen van toepassing zijn. Het assurancedashboard toont alle aanwezige en ontbrekende assurancedocumenten voor eigendommen waarop assurance van toepassing is, op basis van de bij het eigendom behorende assurancetypen.

Assets

Als assurance van toepassing is op het eigendom, zijn alle assuranceregels automatisch van toepassing op de assets binnen het eigendom die betrekking hebben op de categorie van deze asset. Assurancedocumenten worden geüpload op de pagina van de specifieke asset, eveneens via het tabblad "Assurancedocumenten".

Proces assurancedocument

Indienen

Zodra een nieuw assurancedocument is geüpload en het documenttype is ingesteld, wordt automatisch bepaald welke assuranceregels op dit document van toepassing zijn. Dit kunnen uiteraard meer dan één assuranceregel zijn. Op basis van de verantwoordelijke groep(en) van de onderliggende assuranceregel(s) krijgen alle gebruikers in deze groepen de taak om het assurancedocument van de meest recente revisiedatum te voorzien en het in te dienen. Deze taak kan ook worden uitgevoerd door de maker van het document zelf.

De volgende revisiedatum van het document wordt vervolgens automatisch bepaald. Deze wordt vastgesteld op basis van de onderliggende assuranceregels, waarbij de assuranceregel met de kortste periodiciteit leidend is.

Goedkeuren

Daarnaast wordt bepaald of goedkeuring vereist is. Als in de onderliggende assuranceregels een goedkeuringsgroep is gedefinieerd, krijgen alle gebruikers in deze groep(en) automatisch de taak om het document goed te keuren. Na indiening krijgt het document de status "Concept".

Gepubliceerd

Als het document is goedgekeurd of geen goedkeuring vereist is, krijgt het document de status "Gepubliceerd". Als de assuranceregels die betrekking hebben op dit document geen periodiciteit hebben (het verloopt dus nooit), krijgt het document de status "Definitieve versie".

Herzien

Als het document de status "Gepubliceerd" krijgt (niet definitief), krijgt het document automatisch de status "Herzien" op de herinneringsdatum. Deze herinneringsdatum wordt bepaald op basis van de "Volgende revisiedatum" minus het aantal dagen dat als herinneringsdagen is ingesteld bij de algemene (document)instellingen.

In de status "Herzien" krijgt de verantwoordelijke groep/groepen de taak om een nieuwe versie te uploaden en de nieuwe meest recente revisiedatum in te stellen, waarna het proces doorgaat zoals hierboven beschreven.

Verouderd

Als het document niet vóór de volgende revisiedatum wordt herzien, krijgt het document de status "Verouderd" en moet de verantwoordelijke groep de nieuwe versie uploaden.

Verlopen

Daarnaast is het mogelijk om het document de status "Verlopen" te geven als dit document niet langer van toepassing is.

Assurancedashboard

Het assurancedashboard is te vinden via het navigatiemenu onder de kop "Documenten". Daarnaast wordt hetzelfde dashboard ook weergegeven op het tabblad Assurancedocumenten van een eigendom, specifiek voor dat eigendom en de assets van dat eigendom.

Via het navigatiemenu is het mogelijk een eigendom te kiezen. Ook kan worden aangegeven of alleen assuranceregels moeten worden getoond waarvoor de gebruiker in de verantwoordelijke groep zit.

Het assurancedashboard toont vervolgens alle toepasselijke assuranceregels, inclusief of voor deze regel een document of contract aanwezig is en wat de status daarvan is. Er zijn 3 verkeerslichten mogelijk:

• Groen: document of contract aanwezig en actief
• Oranje: document beschikbaar, maar met de status "Herzien"
• Rood: geen actief document of contract beschikbaar

Het is belangrijk om op te merken dat zolang er geen document is geüpload (het assurancedashboard toont dat het document voor een assuranceregel ontbreekt), er geen taak kan worden gegenereerd voor de verantwoordelijke groep. Gebruikers die verantwoordelijk zijn voor bepaalde assuranceregels moeten daarom het assurancedashboard raadplegen om te bepalen of er ontbrekende documenten zijn.

Zodra het document daadwerkelijk aanwezig is, kan altijd via de takenlijst aan de herziening van dat document worden gewerkt.

Autorisaties

De volgende gebruikersgroepen zijn van toepassing:

Configuratieopties

Via de algemene instellingen voor documenten kunt u bepalen hoeveel dagen vóór de volgende revisiedatum de herinneringsdatum moet worden ingesteld (Client.fmb-AssuranceReminderDaysBefore). Dit bepaalt hoeveel dagen voordat het document de status "Verouderd" krijgt, het de status "Herzien" krijgt.

Gegevensimport

Er zijn geen standaardimportsjablonen voor deze functionaliteit.

Dashboards en rapporten

Voor assurancedocumenten zijn standaardrapporten en dashboards beschikbaar.

De 'Assurancedocumenten' zijn te vinden via het 'Assurancedashboard' via de navigatiemenuoptie 'Documenten' of via het tabblad 'Assurancedocumenten' op een eigendom.