Informatie
Opmerking: Deze documentatie wordt aangeboden in de vorige/verouderde indeling. Er is een uitgebreide herstructurering en optimalisatie gepland en de inhoud zal dienovereenkomstig worden bijgewerkt.
Werknemers
Doel
De functionaliteit voor werknemers is momenteel nog beperkt. Het is mogelijk om werknemers aan te maken, privégegevens toe te voegen (adres, e-mailadres, telefoonnummer enzovoort) en een instroom-/wijzigings-/uitstroomproces voor werknemers te registreren.
Een uitleg van het instroom-/wijzigings-/uitstroomproces vindt u verderop.
Beschrijving
De groep '4. Employee Editor' (FMB-G036) is vereist om werknemers (objecten) te bekijken, aan te maken en te bewerken. Gebruikers met deze groep kunnen ook contacten aanmaken in de categorie 'Employee'.
Werknemers kunnen worden aangemaakt vanaf de pagina Contact (categorie Employee). Wanneer u een werknemer aanmaakt vanuit een (werk)contact, maakt Axxerion een nieuw privécontact aan in de categorie 'Private contact employee'. Zowel het werkcontact als het privécontact worden gekoppeld aan de nieuw aangemaakte werknemer. Registreer de privécontactgegevens op de pagina Werknemer.
Contacten in de categorie 'Private contact employee' zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de groep '4. Employee Editor'.
Als u de informatie van een werknemer wilt bekijken, selecteert u de functie 'Show employee' op de contactpagina. Deze knop is alleen zichtbaar als er al een werknemer is aangemaakt en de gebruiker de groep '4. Employee Editor' heeft.
Autorisaties
Groep | Referentie | Opmerking |
|---|---|---|
| FMB-G036 | Geeft toegang tot het aanmaken en bewerken van werknemers |
Configuratieopties
Niet relevant
Gegevensimport
De volgende standaardimports zijn beschikbaar:
- Import employees
Instroom / Uitstroom / Wijziging
Doel
Het instroom-/wijzigings-/uitstroomproces (IMO) wordt gebruikt om alle taken en (het verstrekken van) voorzieningen te registreren en te beheren die verband houden met de instroom (onboarding) van nieuwe werknemers, wijzigingen in de functie van werknemers en de uitstroom van werknemers. Deze activiteiten kunnen afhankelijk van de specifieke taak of voorziening door verschillende afdelingen worden uitgevoerd.
Deze taken kunnen elk type taak zijn en kunnen door de klant worden aangemaakt en beheerd.
Voorbeelden van deze taken zijn:
- Een laptop verstrekken aan een nieuwe werknemer door de IT-afdeling
- De toegangscodes wijzigen voor een werknemer die van functie verandert, door de facilitaire balie
- De manager informeren over de eerste werkdag van de nieuwe werknemer
- De laptop innemen wanneer een werknemer uit dienst gaat
In de rest van dit document worden dit soort taken aangeduid als "intaketaken" (ook als het de taak is om een voorziening te verstrekken).
Gebruikte workflow
Dit proces gebruikt workflowversies: FMB-WF-1905003-01 & FMB-WF-1906001-01
Beschrijving
Deze functionaliteit bestaat uit de volgende hoofdobjecten:
- Werknemers (object "Employee")
- Functies (object "EmployeeFunction")
- Functievoorzieningen (object "CodeType")
- Voorzieningen voor takenlijsten (object "CodeType")
- Instroomproces (objecten "Intake" en "IntakeItem")
- Wijzigingsproces (objecten "Intake" en "IntakeItem")
- Uitstroomproces (objecten "Intake" en "IntakeItem")
In de volgende onderdelen worden deze onderwerpen beschreven.
Werknemers
Om deze functionaliteit te gebruiken, moet de werknemersmodule worden gebruikt, omdat instroom, wijzigingen en uitstroom aan werknemers zijn gekoppeld.
Functies
De verschillende (werknemers)functies die door de klant worden gebruikt, kunnen worden gedefinieerd via de menuoptie "Employees" - "Functions". Dit is een eenvoudige lijst met alle functies (bijvoorbeeld directeur, HR-manager, officemanager, consultant). Deze functies worden in het volgende onderdeel gebruikt om te bepalen welke intaketaken nodig zijn voor een (nieuwe) werknemer, op basis van diens functie.
Functievoorzieningen
Via functievoorzieningen (menuoptie onder "Employees") kunnen de verschillende taken en voorzieningen die vereist of optioneel zijn voor de instroom en uitstroom van werknemers worden toegevoegd.
In deze context kunnen voorzieningen worden gedefinieerd als twee dingen:
- Taken die moeten worden uitgevoerd voor de instroom of uitstroom van een werknemer, zonder dat de werknemer daadwerkelijk een item ontvangt dat bij vertrek moet worden ingenomen. Bijvoorbeeld de taak om een boeket bloemen te bestellen en aan de nieuwe werknemer te geven als welkomstgeschenk (dit boeket wordt niet geregistreerd als "in gebruik" door de werknemer en hoeft bij vertrek niet te worden teruggegeven).
- Voorzieningen die aan de werknemer moeten worden verstrekt (of ingenomen). Deze voorzieningen worden geregistreerd als in gebruik door de werknemer (bijvoorbeeld een laptop en smartphone).
Per functievoorziening zijn de volgende velden en opties beschikbaar:
Veld | Beschrijving |
|---|---|
Naam | De naam van de taak of voorziening |
Beschrijving | Een beschrijving van de taak of voorziening |
Type | Keuze tussen voorziening, instroomtaak of uitstroomtaak. Deze keuze bepaalt enkele aanvullende opties. Als het een voorziening is, kunt u de activacategorie en het specifieke activum van de voorziening opgeven. Als het een instroom- of uitstroomtaak is, wordt deze alleen beschikbaar in het specifieke instroom- of uitstroomproces. |
Functieafhankelijk | (Ja/Nee) Als dit op Nee is ingesteld, is de voorziening beschikbaar om aan elk instroomproces toe te voegen. Als dit op Ja is ingesteld, kunnen de werknemersfuncties worden toegevoegd waarvoor deze taak of voorziening nodig is. Deze voorziening is dan alleen beschikbaar om toe te voegen aan instroomprocessen voor werknemers met deze specifieke functies. |
Basisuitgifte-/inneemitem | (Ja/Nee) Als dit op Ja is ingesteld, wordt de taak/voorziening automatisch toegevoegd aan een instroom/uitstroom/wijziging als deze relevant is voor de werknemersfunctie. Als dit op Nee is ingesteld, is het optioneel om deze voorziening aan een instroom/wijziging/uitstroom toe te voegen (bijvoorbeeld: een e-mailaccount is altijd vereist en wordt daarom als een basisitem beschouwd. Een smartphone kan optioneel zijn, zelfs voor werknemers met dezelfde functies). |
Behandelgroep | Welke systemGroup de taak krijgt om deze taak/voorziening af te handelen. |
Goedkeuringsgroep | Als deze taak/voorziening eerst moet worden goedgekeurd, kan hier een systemGroup worden gedefinieerd. Als dit veld leeg wordt gelaten, wordt de goedkeuringsstap in het proces van de intake overgeslagen. |
Afhankelijk van | Het is mogelijk om hier een andere functievoorziening op te geven. De intaketaak wacht dan op de afhandeling van deze andere intaketaak voordat een taak wordt gegenereerd voor de behandelgroep om deze taak/voorziening af te handelen. De taak om alle relevante software op de nieuwe laptop te installeren door de IT-afdeling kan bijvoorbeeld pas worden uitgevoerd nadat de laptop door de facilitaire afdeling is besteld en ontvangen. |
Takenlijst | Om te voorkomen dat dezelfde behandelgroep veel afzonderlijke taken via het systeem moet afhandelen, kunnen taken die bij dezelfde hoofdtaak horen aan een taak/voorziening worden gekoppeld. Zie het volgende onderdeel in deze beschrijving voor meer informatie over takenlijsten. |
Asset-categorie | Alleen beschikbaar als "Type" is ingesteld op "Provision". In dit veld wordt de specifieke Asset-categorie gedefinieerd. In de intaketaak die op basis van deze voorziening wordt gegenereerd, kan de behandelgroep kiezen uit alle (beschikbare) activa in deze categorie om aan de werknemer te verstrekken. |
Asset | Het is mogelijk om één specifiek activum op te geven. Als dit wordt gedaan, wordt dit activum automatisch toegevoegd aan de intaketaak voor deze specifieke voorziening, zonder dat de behandelgroep hoeft te kiezen uit alle activa van een bepaalde categorie. Dit is alleen relevant voor activa die niet uniek worden geregistreerd, maar slechts één keer met een grote hoeveelheid worden geregistreerd. Een voorbeeld is een gebruikersaccount voor een bepaald softwaresysteem. U wilt weten wie een account heeft, dus u moet het verstrekken en registreren dat het door de werknemer wordt gebruikt, maar alle werknemers die het gebruiken kunnen aan hetzelfde activum worden gekoppeld. Als u afzonderlijke activa wilt volgen (bijvoorbeeld precies wilt weten welke laptop en smartphone door wie worden gebruikt, hoe oud die laptop is en welke simkaart aan die smartphone is uitgegeven), moet dit veld leeg worden gelaten, zodat voor elke intaketaak een uniek activum kan worden verstrekt. |
Voorzieningen voor takenlijsten
Elke functievoorziening uit het vorige onderdeel genereert een afzonderlijke intaketaak die door de behandelgroep moet worden afgehandeld. Om veel administratieve handelingen te voorkomen en meerdere taken in één taak te bundelen (zonder voor elke taak een afzonderlijk proces nodig te hebben), kunnen takenlijsten worden geconfigureerd (een lijst met taaknamen en de volgorde waarin deze taken in een lijst worden weergegeven). Een takenlijst kan aan een functievoorziening worden toegevoegd en wordt ook weergegeven in een intaketaak die op basis van deze functievoorziening wordt gegenereerd. De intaketaak kan net als elke andere intaketaak worden afgehandeld, maar de takenlijst wordt ook weergegeven en elk item in de takenlijst kan op "uitgevoerd" (Ja/Nee) worden ingesteld, met de mogelijkheid een opmerking toe te voegen.
Hierdoor hoeft er administratief slechts één hoofdtaak te worden afgehandeld (bijvoorbeeld "HR-taken voor de instroom van een nieuwe werknemer"), terwijl een lijst met "subtaken" aan de behandelgroep kan worden getoond als herinnering om al deze taken uit te voeren voordat de hoofdtaak wordt afgehandeld. Bijvoorbeeld: "Maak kopieën van het paspoort van de werknemer, meld de werknemer aan voor het introductieprogramma, registreer de namen en telefoonnummers van de contactpersonen voor noodgevallen van de werknemer".
Let op: takenlijsten zijn alleen optioneel en niet nodig voor een correct instroomproces
Instroomproces
Nadat de bovenstaande objecten allemaal zijn geregistreerd, kan het daadwerkelijke instroomproces van nieuwe werknemers starten. Een instroom kan worden aangemaakt via het tabblad "Issue/take in" binnen de context van een specifieke werknemer. De werknemer wordt dan automatisch aan de instroom toegevoegd, evenals de geplande datum (ingesteld bij de "Hire date" van de werknemer).
Een instroom kan ook worden aangemaakt via de linker menuoptie "Issue/take in". De werknemer en geplande datum moeten dan in de eerste stap van het instroomproces worden ingesteld.
Nadat de werknemer en de geplande datum zijn ingesteld, kan de instroom worden ingediend en krijgt deze de status "Submitted". Het systeem heeft alle basistaken voor deze instroom gegenereerd op basis van de instellingen voor functievoorzieningen (in relatie tot de functie van deze werknemer). In deze status kan de instroom-/uitstroommanager nog aanvullende intaketaken toevoegen (elke functievoorziening kan desgewenst worden toegevoegd, ook als deze niet aan de functie van de werknemer is gerelateerd) en intaketaken verwijderen. Daarnaast kan de behandelgroep van een specifieke intaketaak worden gewijzigd, zodat gebruikers kunnen afwijken van de standaardinstellingen als de taak in deze specifieke situatie door een andere groep moet worden uitgevoerd.
Nadat alle relevante taken aan deze instroom zijn toegevoegd, kan de instroommanager de instroom doorsturen via de functie "Composition completed". Op basis van de klantinstelling (Review IMO (manager) (Ja/Nee)) krijgt de manager van de nieuwe werknemer een taak om de instroom goed te keuren (of enkele intaketaken te wijzigen, bijvoorbeeld taken/voorzieningen toe te voegen of te verwijderen die voor deze werknemer nodig zijn) als deze instelling op "Ja" staat.
Als de instelling "Review IMO (manager)" op "Nee" staat of de manager de instroom heeft goedgekeurd, krijgt de instroom de status "In progress" en worden de subworkflows voor alle intaketaken gestart. Elke intaketaak moet worden voltooid (of geannuleerd) voordat de instroom doorgaat naar de volgende status.
Instroomtaken
Zoals hierboven vermeld, volgt elke intaketaak ook een workflow. Deze workflow heeft de volgende opties:
- Waiting: Als de intaketaak afhankelijk is van een andere intaketaak (op basis van de instellingen in de gerelateerde functievoorziening), start deze met de status "Waiting" en gaat deze automatisch door naar de volgende status nadat de afhankelijke intaketaak is afgehandeld.
- Review: Als de intaketaak moet worden goedgekeurd (op basis van de instellingen in de gerelateerde functievoorziening), krijgt deze deze status en wordt een taak gegenereerd voor de groep "Approve by".
- Execute: In deze status kan de intaketaak rechtstreeks worden afgehandeld of worden toegewezen aan één specifieke persoon in de behandelgroep. De intaketaak krijgt dan de status "Execution" met dezelfde opties.
Gebruik van objecten
Afhankelijk van het type intaketaak (instroomtaak of voorziening) kan de taak zonder extra opties worden afgehandeld (Type = instroom- of uitstroomtaak), of moet een daadwerkelijk activum worden geselecteerd (voorziening: het activum dat aan de werknemer wordt verstrekt). Via de knop "Hand out" in de intaketaak wordt automatisch een objectgebruik aangemaakt (de koppeling tussen een object en de persoon die het gebruikt). Bij een intaketaak van het type "provision" kan de taak niet worden afgehandeld zonder een activum te verstrekken.
Let op: bij de uitstroom (of het wijzigingsproces, als de werknemer overstapt naar een functie waarin hij of zij een specifieke voorziening niet meer nodig heeft) wordt het actieve objectgebruik van de werknemer gebruikt om te bepalen welke intaketaken moeten worden gegenereerd.
Instroomtaken (vervolg)
- Executed: Nadat de intaketaak is afgehandeld, wordt de status "Executed". Als alle instroomtaken zijn uitgevoerd (of geannuleerd, wat ook mogelijk is bij een intaketaak), gaat het instroomproces door naar de volgende status. Dit is een van de volgende statussen:
- Executed: met een taak voor de instroom-/uitstroommanager om de instroom goed te keuren. Deze stap kan worden gebruikt om een bruikleenovereenkomst te genereren. Dit document moet door een consultant worden aangemaakt, omdat het niet standaard beschikbaar is. De instroom krijgt deze status als de klantinstelling "Review handling" op Ja is ingesteld.
- Closed: Als de klantinstelling "Review handling" op Nee is ingesteld of de instroommanager de instroom heeft goedgekeurd. In deze status is het proces gesloten.
Wijzigingsproces
Het wijzigingsproces is gelijk aan het instroomproces, met als enige verschil de manier waarop intaketaken automatisch worden gegenereerd en de mogelijkheid dat sommige intaketaken van het type "Provision" het innemen (in plaats van het verstrekken) van een activum vereisen.
Automatisch genereren van intaketaken
Bij een wijziging (een werknemer verandert van functie) genereert het systeem nadat de wijziging is ingediend de intaketaken op basis van de nieuwe functie van de werknemer. Het controleert ook welke voorzieningen de werknemer momenteel heeft (op basis van actief objectgebruik) die niet langer relevant zijn voor de nieuwe functie (er is geen combinatie van functie en voorziening voor deze functie). Voor deze voorzieningen worden intaketaken gegenereerd om het activum in te nemen in plaats van uit te geven.
Daarnaast kan de instroom-/uitstroommanager in de volgende stap (Submitted) extra taken toevoegen voor het innemen van voorzieningen. De selectiemogelijkheden zijn gebaseerd op de activa die de werknemer momenteel heeft.
Intaketaken voor het innemen van een voorziening
Intaketaken voor het innemen van een voorziening verschillen op de volgende manieren van intaketaken voor het verstrekken van een voorziening: -Het activum wordt automatisch in de intaketaak ingesteld (selecteren is niet nodig) -In de intaketaak moet de functie "Take in" worden uitgevoerd (waarmee de endDate van het objectgebruik wordt ingesteld) voordat de taak kan worden afgehandeld
Uitstroomproces
Het uitstroomproces is gelijk aan het instroomproces, met als enige verschil de manier waarop intaketaken automatisch worden gegenereerd en de mogelijkheid dat intaketaken van het type "Provision" het innemen (in plaats van het verstrekken) van een activum vereisen.
Wanneer de uitstroom wordt ingediend, worden alle taken die verband houden met de functie van de werknemer of zonder functie (geldt voor iedereen) en van het type "Outflow task" gegenereerd. Daarnaast worden, net als in het wijzigingsproces voor activa die niet langer nodig zijn voor de nieuwe functie, op basis van al het objectgebruik intaketaken gegenereerd om alle activa in te nemen. Deze taken worden toegewezen aan dezelfde groep die het activum oorspronkelijk aan de werknemer heeft verstrekt.
Autorisaties
De volgende gebruikersgroepen zijn van toepassing:
Groep | Referentie | Opmerking |
|---|---|---|
| FMB-G025 | De groep geeft toegang tot het aanmaken en bewerken van functies, functievoorzieningen en het instroom-/wijzigings-/uitstroomproces |
| FMB-G029 | De groep wordt automatisch toegewezen aan de manager van de werknemer in de context van een intake |
| FMB-G023 | De groep wordt automatisch toegewezen aan de groep die de intaketaak moet goedkeuren in de context van een intaketaak (intakeItem) |
| GOB-G031 | De groep wordt automatisch toegewezen aan de groep die de intaketaak moet afhandelen in de context van een intaketaak (intakeItem) |
Configuratieopties
De volgende configuratieopties zijn beschikbaar:
Instellingen, tabblad Werknemer:
- Review IMO (manager) (Ja/Nee). Bepaalt of de manager van de werknemer de instroom/wijziging/uitstroom moet goedkeuren voordat de intaketaken worden gestart.
- Review handling (Ja/Nee). Bepaalt of de instroom-/uitstroommanager een taak krijgt om de instroom/wijziging/uitstroom handmatig te sluiten (goed te keuren) nadat alle intaketaken zijn afgehandeld, of dat het proces automatisch wordt gesloten.
Naast deze instellingen kan de klant zelf (de gebruiker met de groep "Inflow / Outflow manager") de functies, functievoorzieningen en takenlijsten aanmaken. Hierdoor ontstaat een zeer configureerbaar proces voor de klant.
Gegevensimport
De volgende standaardimports zijn beschikbaar:
- FMB-F-051 Import employee functions
- FMB-F-052 Import function provision tasks
- FMB-F-053 Import function provision task functions
- FMB-F-054 Import employee asset objectuses