Integratiemodule voor Space Management

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Richting van gegevenssynchronisatie
    • 1.1.1 Space Management naar Asset
    • 1.1.2 Eerste synchronisatie van stamgegevens vanuit Asset
  • 1.2 Importconnector
    • 1.2.1 Importlogboek
  • 1.3 Beperkte toegang in Asset
    • 1.3.1 Velden
    • 1.3.2 Functies
    • 1.3.3 Hiërarchie

1. Waar gaat deze module over

De integratiemodule voor Space Management gaat over de synchronisatie van stamgegevens (regio's, locaties, gebouwen, ruimten en subruimten) tussen de Space Management-applicatie en Asset.

1.1 Richting van gegevenssynchronisatie

1.1.1 Space Management naar Asset

De Space Management-applicatie is altijd de bron van de stamgegevens. Gegevens worden in één richting gesynchroniseerd, van Space Management naar Asset. Er vindt geen synchronisatie plaats van Asset naar Space Management en er is ook geen bidirectionele synchronisatie waarbij updates tussen beide applicaties worden uitgewisseld.

Informatie die vanuit de Space Management-applicatie naar Asset wordt gesynchroniseerd, is ook beschermd tegen handmatige updates in Asset. Dit zorgt ervoor dat stamgegevens consistent blijven en alleen in de Space Management-applicatie kunnen worden onderhouden.

Zie 1.3 Beperkte toegang in Asset hieronder voor meer informatie.

1.1.2 Eerste synchronisatie van stamgegevens vanuit Asset

Als een bestaande klant Asset al gebruikt om stamgegevens te beheren, kunnen deze gegevens vanuit Asset worden geëxporteerd en als onderdeel van de eerste migratie in de Space Management-applicatie worden geïmporteerd.

De vereiste exportrapporten zijn beschikbaar via het startboard voor beheerders: Integraties → Space Management → Exportrapporten.

De rapporten zijn ontworpen om overeen te komen met de importsjablonen die door de Space Management-applicatie worden gebruikt. Hierdoor kunnen de geëxporteerde gegevens rechtstreeks worden geïmporteerd, zonder dat handmatige wijzigingen nodig zijn.

Bij het exporteren van stamgegevens vanuit Asset wordt automatisch een validatiecontrole uitgevoerd om te controleren of de gegevens volgens de vastgelegde regels zijn geregistreerd. Een gebouw kan bijvoorbeeld niet rechtstreeks een kind van een regio zijn.

Een overzicht van de validatiecontroles:

• Een regio kan alleen deel uitmaken van een andere bovenliggende regio of nergens deel van uitmaken
• De begindatum van een regio is vereist (als er geen bovenliggende regio is)
• Een regio mag geen begindatum hebben die vóór de begindatum van de bovenliggende regio ligt (als de regio deel uitmaakt van een andere bovenliggende regio)
• Een locatie kan alleen deel uitmaken van een regio of nergens deel van uitmaken
• Een locatie mag geen begindatum hebben die vóór de begindatum van de bovenliggende regio ligt
• Een gebouw kan alleen deel uitmaken van een locatie of nergens deel van uitmaken
• Een gebouw mag geen begindatum hebben die vóór de begindatum van de bovenliggende locatie ligt
• Een verdieping kan alleen deel uitmaken van het hoofdgebied van een gebouw
• Een ruimte kan alleen deel uitmaken van een verdieping
• Een subruimte kan alleen deel uitmaken van een gebouwsectie (algemeen gebied)

1.2 Importconnector

De stamgegevens die in de Space Management-applicatie worden onderhouden, worden via een importconnector (FtpConnector) gesynchroniseerd met Asset. Deze importconnector wordt automatisch gekoppeld aan de API-connector van Space Management.

De importconnector bevat verschillende importtoewijzingen die worden gebruikt om stamgegevens vanuit de Space Management-applicatie te synchroniseren met de bijbehorende objecten in Asset. Meer informatie over welke objecten en velden via de import worden gesynchroniseerd, is beschikbaar via de importconnector.

De importconnector van Space Management wijkt enigszins af van de standaard Asset Baseline-imports. In een standaard Asset Baseline-import toont het tabblad Algemeen algemene informatie over de specifieke import en zijn er knoppen beschikbaar om het importsjabloon te downloaden en het CSV-bestand te uploaden. De importconnector van Space Management biedt een meer technische interface. Binnen deze connector worden imports verwerkt via een tussenliggend object (FtpConnectorRun), dat de uitvoering van elke import (synchronisatie) bijhoudt.

1.2.1 Importlogboek

In de importconnector zijn verschillende tabbladen beschikbaar om het importproces te controleren, waaronder overzichten van recente uitvoeringen, uitvoeringen in de wachtrij en mislukte uitvoeringen.

Zoals de namen van de tabbladen aangeven, worden importuitvoeringen (FtpConnectorRuns) gecategoriseerd op basis van hun status. Er zijn afzonderlijke tabbladen beschikbaar om geslaagde, wachtende en mislukte importuitvoeringen te bekijken.

Een FtpConnectorRun bevat gedetailleerde informatie over de verwerkte gegevens via verschillende velden, zoals het aantal gemaakte en bijgewerkte objecten en het aantal fouten dat tijdens de import is opgetreden.

Elke FtpConnectorRun bevat ook het bijbehorende importbestand (CSV) en een logbestand. Deze bestanden kunnen worden gebruikt om de geïmporteerde gegevens in detail te bekijken en eventuele fouten of problemen die tijdens het importproces zijn opgetreden, te onderzoeken.

1.3 Beperkte toegang in Asset

1.3.1 Velden

Verschillende velden in Asset kunnen niet worden bewerkt als het object in Space Management wordt beheerd. Hieronder staat een lijst met velden die niet kunnen worden bijgewerkt in Asset.

• Area.areaTypeCode
• Area.capacity
• Area.description
• Area.name
• Area.parentAreaId
• Area.propertyId
• Area.reservable
• Property.constructionDate
• Property.description
• Property.name
• Property.parentPropertyId
• Property.propertyTypeCode 

Andere velden kunnen in Asset worden beheerd, maar worden niet teruggesynchroniseerd naar Space Management.

1.3.2 Functies

Verschillende functies van een stamgegevensobject dat in de Space Management-applicatie wordt beheerd, zijn beperkt in Asset. Er wordt een fout weergegeven bij het gebruik van de volgende functies in Asset:

• verwijderen
• archiveren
• sjabloon
• dupliceren
• sluiten

1.3.3 Hiërarchie

Het is momenteel nog steeds mogelijk om nieuwe objecten (bijvoorbeeld gebouwen) te maken in Asset naast gebouwen die vanuit de Space Management-applicatie zijn gesynchroniseerd, maar er gelden enkele regels voor de hiërarchie.

• Het is niet mogelijk om het bovenliggende gebouw van een gebouw dat in Asset wordt beheerd, in te stellen op een gebouw dat in Space Management wordt beheerd. Er wordt een fout weergegeven.
• Het is niet mogelijk om het bovenliggende gebied van een gebied dat in Asset wordt beheerd, in te stellen op een gebied dat in Space Management wordt beheerd. Er wordt een fout weergegeven.
• Het is niet mogelijk om het gebouw van een gebied dat in Asset wordt beheerd, in te stellen op een gebouw dat in Space Management wordt beheerd. Er wordt een fout weergegeven.