Checklistmodule

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Checklisttemplates
    • 1.1.1 Algemeen
    • 1.1.2 Objecttypen en productgroepen
    • 1.1.3 Checklistversies
    • 1.1.4 Checklistsecties en vragen
  • 1.2 Checklistwerkorder en individuele checklist
  • 1.3 De checklists invullen
  • 1.4 Checklist per e-mail
  • 1.5 Workflowprocessen
    • 1.5.1 Checklistwerkorder
    • 1.5.2 Checklist (enquête)
• 2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden
• 3. Algemene instellingen van de checklistmodule
• 4. Aanvullende informatie over deze module

1. Waar gaat deze module over

Met de checklistmodule kunnen gebruikers checklists aanmaken en beheren voor ad-hocinspecties of in combinatie met werkorders voor preventief onderhoud. Checklisttemplates voor gebouwen, gebieden en assets kunnen worden aangemaakt met vooraf gedefinieerde vragen die de inspecteur of aannemer moet beantwoorden. Genereer rechtstreeks vanuit het object een checklist voor een ad-hocinspectie of voeg checklist(s) toe aan een template voor een werkorder voor preventief onderhoud. De checklist(s) worden dan opgenomen in alle werkorders voor preventief onderhoud die vanuit het onderhoudsschema worden gegenereerd.

In de volgende delen worden enkele kernconcepten van deze module uitgelegd:

1.1 Checklisttemplates

1.1.1 Algemeen

Met checklisttemplates kunnen gebruikers snel een nieuwe checklist voor een ad-hoc- of preventieveonderhoudswerkorder aanmaken op basis van een checklisttemplate met vooraf gedefinieerde relevante vragen of taken. Checklisttemplates kunnen worden aangemaakt voor bijvoorbeeld gebouwinspecties, veiligheidscontroles en onderhoud van liften.

Wanneer een inspectie (ter plaatse) moet worden uitgevoerd voor een specifiek object (gebouw, gebied of asset), kan voor dat object een ad-hocchecklist worden gegenereerd op basis van de beschikbare checklisttemplates. Checklists kunnen ook worden gebruikt als aanvulling op de module werkorders voor preventief onderhoud. In de template van het onderhoudsschema kunnen de toepasselijke checklisttemplates worden gekoppeld. De checklists worden dan voor elke werkorder voor preventief onderhoud gegenereerd.

Gebruikers met de systeemgroep ‘4. Checklisttemplatemanager’ (FMB-G076) kunnen checklisttemplates aanmaken en beheren. Checklisttemplates kunnen worden aangemaakt via het navigatiemenu ‘Onderhoud’ → ‘Checklisttemplates’

1.1.2 Objecttypen en productgroepen

Klanten kunnen veel checklisttemplates hebben, elk voor een specifiek doel. Om bijvoorbeeld onderscheid te kunnen maken tussen een checklisttemplate voor een gebouw en een checklisttemplate voor liftonderhoud, moet in de checklisttemplate een objecttype worden opgegeven:

• Gebouwen
• Gebieden
• Assets
• Projectfasen

Wanneer een ad-hocchecklist voor een gebouw wordt gegenereerd, kan de gebruiker alleen checklisttemplates voor het objecttype ‘Gebouw’ selecteren. Hierdoor kan een gebruiker gemakkelijker een checklisttemplate selecteren als de lijst met beschikbare checklisttemplates wordt beperkt tot het object waarvoor de checklist wordt gegenereerd.

Hetzelfde geldt voor preventief onderhoud. De gebruiker kan alleen checklisttemplates selecteren voor objecttypen die aan de template van het onderhoudsschema zijn gekoppeld.

Voor assets is er nog een extra onderscheidingsniveau mogelijk voor checklisttemplates. In Asset kunnen verschillende typen assets worden geregistreerd (auto’s, liften, brandblussers enzovoort). Wanneer een inspectie van een lift wordt uitgevoerd, zou het niet zinvol zijn om checklisttemplates voor de inspectie van een auto te kunnen selecteren.

Via een ‘Productgroep’ is het mogelijk om alleen de checklisttemplates voor assets te koppelen die van toepassing zijn op die productgroep. De productgroep van de asset bepaalt vervolgens welke checklisttemplates voor die asset kunnen worden gebruikt.

Wanneer een ad-hocchecklist voor een asset van het type brandblusser wordt gegenereerd, kan de gebruiker alleen checklisttemplates selecteren die zijn gekoppeld aan de productgroep die in de asset is opgegeven.

1.1.3 Checklistversies

Een checklisttemplate heeft altijd één actieve checklistversie. Deze actieve versie wordt automatisch gebruikt bij het genereren van checklists voor ad-hoc- of werkorders voor preventief onderhoud.

Met checklistversies is het mogelijk om nieuwe versies van een checklist voor te bereiden zonder deze meteen te activeren. Zo kunnen updates of verbeteringen vooraf worden aangebracht. Zodra een versie gereed is, kan de checklisttemplatemanager de nieuwe versie op het juiste moment activeren.

1.1.4 Checklistsecties en vragen

Een checklist bestaat uit secties en vragen. Vragen worden in verschillende secties gegroepeerd. Een sectie is simpelweg een label met een optionele beschrijving en bevat een of meer vragen.

Vragen kunnen vanuit een sectie worden aangemaakt. Wanneer een nieuwe vraag wordt toegevoegd, wordt deze automatisch gekoppeld aan de sectie waarin de vraag is aangemaakt. Indien nodig kunnen vragen later naar een andere sectie worden verplaatst.

Bij het aanmaken van een vraag zijn twee elementen belangrijk: de vraag zelf en het antwoordtype. Het antwoordtype wordt geselecteerd uit een vervolgkeuzelijst en bevat standaard algemene opties. Het bepaalt hoe de gebruiker op de vraag moet reageren (bijvoorbeeld met een datum, tekst, getal of door een object te selecteren).

Standaard beschikbare antwoordtypen:

• Conditie
• Datum
• Datum/tijd
• Decimaal getal
• Geheel getal
• Bedrag
• Goed/niet goed
• Gebied selecteren
• Asset selecteren
• Gebouw selecteren
• Tekst
• Tekst met meerdere regels
• Ja/nee

Info

Er kunnen aanvullende antwoordtypen worden aangemaakt door een nieuwe categorie toe te voegen aan het object ‘SurveyAnswer’. De beheerder moet vervolgens de gewenste antwoordvelden aan die categorie toevoegen.

Als er meerdere antwoordvelden nodig zijn voor hetzelfde antwoordtype, kunnen deze aan dezelfde categorie worden toegevoegd. Dit is handig voor een antwoordtype zoals ‘Lijst’, waarbij meerdere lijsten relevant kunnen zijn (bijvoorbeeld: ‘Type installatie – A, B, C’ en ‘Grootte installatie – Groot, Middelgroot, Klein’). Een antwoordtype zoals ‘Ja/nee’ heeft daarentegen slechts één antwoordveld nodig, dat standaard al bestaat.

Wanneer een categorie meer dan één antwoordveld bevat, moet de checklistmanager kiezen welk veld op de vraag van toepassing is (antwoordsubtype). Als de categorie slechts één antwoordveld bevat, wordt dit automatisch geselecteerd en verborgen.

 

Er kunnen ook aanvullende instellingen op een vraag worden toegepast. Je kunt opgeven of de vraag verplicht is, of er een extra opmerkingenveld moet worden weergegeven zodat gebruikers opmerkingen aan hun antwoord kunnen toevoegen en of gebruikers een of meer foto’s mogen uploaden.

1.2 Checklistwerkorder en individuele checklist

Bij de functionaliteit voor (ad-hoc)checklists zijn twee objecten betrokken: een checklistwerkorder en een checklist (enquête).
Bij het aanmaken van een nieuwe ad-hocchecklist kun je een of meer checklisttemplates selecteren om de checklists te genereren. Ongeacht hoeveel templates er worden geselecteerd, worden alle gegenereerde checklists gegroepeerd in één checklistwerkorder.

Een checklistwerkorder kan als geheel worden afgehandeld of afzonderlijke checklists daarin kunnen afzonderlijk worden toegewezen en afgehandeld, afhankelijk van de situatie.

Via het tabblad ‘Checklists’ kunnen de gekoppelde checklists worden beheerd. Vanuit dit tabblad kunnen de checklists afzonderlijk worden geopend en afgehandeld en kunnen aanvullende checklists aan de checklistwerkorder worden toegevoegd.

In een template voor een onderhoudsschema kunnen ook checklists worden gekoppeld. Deze checklists worden gegenereerd voor elk van de werkorders voor preventief onderhoud die vanuit het onderhoudsschema worden gegenereerd. In dit geval is er geen checklistwerkorder, maar zijn de checklists rechtstreeks gekoppeld aan de werkorder voor preventief onderhoud.

1.3 De checklists invullen

Er zijn verschillende manieren om de vragen in de checklist te doorlopen:

• Alle vragen kunnen vanuit één overzicht binnen de checklistwerkorder worden beantwoord. Als de checklistwerkorder meerdere checklists bevat, worden de vragen uit alle checklists gecombineerd in één geconsolideerd overzicht om in te vullen.
• De vragen uit elke afzonderlijke checklist kunnen ook afzonderlijk via een vergelijkbaar overzicht worden beantwoord.
• Met de knop ‘Checklist invullen’ kunnen vragen één voor één worden beantwoord. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, wordt de eerste vraag weergegeven en kan de gebruiker doorgaan naar de volgende vraag wanneer hij of zij klaar is. Deze optie kan worden gebruikt vanuit de checklistwerkorder of de afzonderlijke checklists. Deze aanpak is geschikter voor gebruik op tablets en smartphones.

1.4 Checklist per e-mail

Voordat de checklist wordt ondertekend en voltooid, kan de gebruiker ervoor kiezen om de beantwoorde checklist per e-mail te verzenden. Alle checklists binnen een checklistwerkorder kunnen worden gecombineerd tot één pdf-bestand of elke checklist kan als afzonderlijk pdf-bestand naar een zelfgekozen e-mailadres worden verzonden.

Als een afzonderlijke checklist moet worden gecorrigeerd, kan een nieuw document worden gegenereerd en verzonden. Het gekozen e-mailadres ontvangt de bijgewerkte checklist waarin de toegepaste correcties zijn verwerkt.

1.5 Workflowprocessen

In het volgende deel worden de workflows van een checklist (werkorder) op hoofdlijnen beschreven. Zie voor een gedetailleerde beschrijving de gebruikershandleiding Checklistmodule voor (eind)gebruikers.

1.5.1 Checklistwerkorder

Een ad-hocchecklist aanmaken
Een gebruiker kan vanuit het gewenste object (gebouw, gebied of asset) een nieuwe ad-hocchecklistwerkorder met een of meer checklists aanmaken.

De ad-hocchecklist rechtstreeks afhandelen
De gebruiker die de ad-hocchecklistwerkorder aanmaakt, kan alle vragen rechtstreeks voltooien en de checklistwerkorder afhandelen. De gebruiker die verantwoordelijk is voor het afhandelen van de checklistwerkorder moet een handtekening plaatsen.

De checklistwerkorder aan een andere gebruiker toewijzen
Als de ad-hocchecklistwerkorder door een andere gebruiker moet worden afgehandeld, kan de checklistwerkorder aan die gebruiker worden toegewezen om te worden voltooid.

Annuleren
De checklistwerkorder kan worden geannuleerd totdat deze volledig is afgehandeld. Alle gekoppelde checklists met de status Concept verlopen automatisch.

1.5.2 Checklist (enquête)

Een individuele checklist vanuit een checklistwerkorder afhandelen
Via de checklistwerkorder kunnen alle checklists tegelijk worden afgehandeld. Het is ook mogelijk om elke checklist afzonderlijk af te handelen. De gebruiker aan wie een checklist is toegewezen, kan deze voltooien en moet een handtekening plaatsen.

Een checklist laten verlopen
Als een checklist niet langer van toepassing is, kan deze verlopen worden verklaard zonder de vragen te beantwoorden of de checklist verder te verwerken.

Een afgehandelde checklist corrigeren
Nadat een checklist is voltooid, kunnen er correcties worden aangebracht.

2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden

Workflows kunnen automatisch e-mails verzenden nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of nadat een workflow een bepaalde tijd een bepaalde status heeft gehad. De standaard-e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Zie voor meer informatie over het inschakelen van de standaard-workflow-e-mails Workflow-e-mails.

Voor de checklistmodule is een overzicht van de standaard-workflow-e-mails te vinden in de gebruikershandleiding: <LINK TO BE ADDED>

3. Algemene instellingen van de checklistmodule

Ga naar Modules instellingen → tabblad Checklists om naar alle algemene instellingen van de checklistmodule te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:

4. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de Reservatiemodule is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Zie voor een gebruikershandleiding voor (eind)gebruikers: Checklistmodule voor (eind)gebruikers
• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe de module moet worden ingeschakeld, welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startbord en de opties in het navigatiemenu): Activering en informatie over de checklistmodule