Asset-app

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Backend van de Asset-app
  • 1.2 Formulieren
    • 1.2.1 Standaardwerkorderformulier
    • 1.2.2 Aangepaste formulieren
    • 1.2.3 Formulieren gesynchroniseerd met Asset
    • 1.2.4 Formulier selecteren in correctieve en preventieve werkorders
  • 1.3 Doorsturen naar de Asset-app
    • 1.3.1 Workflow
    • 1.3.2 Werkorder annuleren/opnieuw plannen/intrekken na doorsturen
    • 1.3.3 Werkorder afzonderlijk of in bulk opnieuw verzenden
    • 1.3.4 Opnieuw proberen de inzending op te halen

1. Waar gaat deze module over

Met de Asset-app kunnen buitendiensttechnici werkorders die vanuit Asset zijn doorgestuurd rechtstreeks op hun mobiele apparaten afhandelen. Buitendiensttechnici hoeven zich niet aan te melden bij Asset en kunnen alle relevante werkordergegevens bekijken in de Asset-app.

Taaklijsten kunnen worden bijgewerkt terwijl de technicus online is en afzonderlijke werkorders kunnen offline verder worden afgehandeld. Voor toegang tot Asset zelf is daarentegen altijd een actieve internetverbinding vereist, die niet in alle situaties beschikbaar is.

1.1 Backend van de Asset-app

De backend van de Asset-app is toegankelijk via: Spacewell Asset-appbackend. In de backend van de Asset-app kunnen gebruikers, formulieren en pdf-bestanden van de Asset-app worden aangemaakt en beheerd.

Via het menu ‘Forms’ kunnen beschikbare formulieren worden beheerd en nieuwe formulieren worden aangemaakt.

Via ‘Account’ → ‘Users’ kunnen beheerders zowel beheerdersgebruikers als gebruikers van de mobiele app aanmaken. Gebruikers die met de Asset-app werken, moeten zowel in de backend van de Asset-app als in Asset worden aangemaakt. Het e-mailadres moet in beide systemen overeenkomen.

1.2 Formulieren

1.2.1 Standaardwerkorderformulier

Het standaardwerkorderformulier is beschikbaar voor alle klanten die de Asset-app gaan gebruiken. Het is momenteel beschikbaar in het Engels, Nederlands, Duits en Frans.

Velden op het standaardformulier worden gekoppeld aan de overeenkomstige werkordervelden in Asset, zodat waarden in beide richtingen correct worden gesynchroniseerd. De configuratie van de veldkoppeling wordt beschreven in de configuratiehandleiding.

1.2.2 Aangepaste formulieren

Klanten kunnen het standaardformulier uitbreiden door aangepaste velden toe te voegen die niet in de standaardconfiguratie zijn opgenomen. Aangepaste formulieren worden aangemaakt door het standaardformulier te kopiëren in de backend van de Asset-app en vervolgens de vereiste velden toe te voegen.

Door het standaardwerkorderformulier te kopiëren, worden alle standaardwerkordervelden opgenomen en blijft het formulier correct synchroniseren.

Bij het samenstellen van aangepaste formulieren in de backend van de Asset-app is het belangrijk om relevante werkordervelden op te nemen, zoals onderwerp, beschrijving, gerelateerde objecten en de optie om de werkorder weer toe te wijzen aan de planner of servicedesk. Deze elementen zijn meestal aanwezig in het standaardwerkorderformulier. Zonder deze elementen kunnen belangrijke informatie en opties met betrekking tot de werkorder voor de opdrachtnemer ontbreken.

Om dit te voorkomen, moet u het standaardformulier kopiëren en vervolgens extra velden of opties aan deze kopie toevoegen. Deze extra velden kunnen door de opdrachtnemer in de Asset-app worden ingevuld en kunnen ook worden opgenomen in het pdf-bestand dat automatisch in Asset wordt opgeslagen nadat de opdracht is voltooid.

Nieuwe (aangepaste) formulieren die in de backend van de Asset-app zijn aangemaakt, worden elke 4 uur automatisch gesynchroniseerd met Asset. Alleen de naam en formulier-ID worden gesynchroniseerd met Asset, zodat het toepasselijke formulier in de werkorder kan worden geselecteerd.

Aangepaste formuliervelden worden niet terug gesynchroniseerd naar specifieke werkordervelden in Asset. Ze kunnen echter wel worden opgenomen in het pdf-bestand dat automatisch wordt gegenereerd wanneer het werk wordt voltooid en de taak wordt ingediend in de Asset-app. Dit pdf-bestand wordt gesynchroniseerd met Asset en automatisch aan de werkorder toegevoegd.

1.2.3 Formulieren gesynchroniseerd met Asset

De formulieren die in de backend van de Asset-app zijn aangemaakt, worden elke 4 uur gesynchroniseerd met Asset. Deze formulieren zijn te vinden via het tabblad ‘Module settings’ → ‘Integrations’ → ‘Asset App’:

Wanneer een formulier (versie) wordt gearchiveerd in de backend van de Asset-app, wordt het overeenkomstige formulier in Asset automatisch gesloten tijdens de synchronisatie die elke vier uur wordt uitgevoerd. Naast dit periodieke proces kunnen formulieren in Asset indien nodig ook handmatig worden gesloten.

Door een formulier handmatig te sluiten in Asset, blijft het formulier actief in de backend van de Asset-app, zodat bestaande werkorders die aan het formulier zijn gekoppeld verder kunnen synchroniseren, terwijl wordt voorkomen dat het formulier wordt geselecteerd voor nieuwe werkorders in Asset.

1.2.4 Formulier selecteren in correctieve en preventieve werkorders

Wanneer vanuit een aanvraag een correctieve werkorder wordt aangemaakt, wordt het standaardformulier (zoals gedefinieerd in de Asset App API Connector) automatisch aan de werkorder toegewezen. De werkorderplanner kan dit standaardformulier optioneel vervangen door een specifieker aangepast formulier voor die werkorder.

Wanneer de werkorder naar de buitendiensttechnicus wordt doorgestuurd, wordt het geselecteerde formulier gebruikt om de taak voor die werkorder in de Asset-app te genereren.

Voor preventief onderhoud kan het toepasselijke formulier worden geselecteerd in de sjabloonwerkorder van het onderhoudsschema. Raadpleeg voor meer informatie over preventieve onderhoudswerkorders en onderhoudsschema’s de module Preventieve onderhoudswerkorders.

Elke preventieve onderhoudswerkorder die vanuit een onderhoudsschema wordt gegenereerd, neemt het standaardformulier over dat in de sjabloonwerkorder is gedefinieerd. Voordat de preventieve werkorder wordt doorgestuurd, kan het formulier indien nodig nog worden gewijzigd.

1.3 Doorsturen naar de Asset-app

1.3.1 Workflow

Het doorsturen van een werkorder vanuit Asset naar de Asset-app verloopt via de workflow en gebeurt alleen wanneer dit van toepassing is. Klanten kunnen configureren welke opdrachtnemers werkorders via de Asset-app ontvangen en welke deze via andere kanalen ontvangen, zoals e-mailmeldingen of taaktoewijzingen in Asset.

Dit gedrag wordt bepaald door de configuratie in Asset. Interne opdrachtnemers kunnen bijvoorbeeld met de Asset-app werken, terwijl externe opdrachtnemers werkorders rechtstreeks in Asset afhandelen of de werkordergegevens alleen per e-mail ontvangen.

Opdrachtnemers die werkorders via de Asset-app afhandelen, moeten worden gekoppeld aan de Asset App API Connector, zoals beschreven in de configuratiehandleiding en de documentatie van de API Connector.

Bij het doorsturen van een werkorder naar een opdrachtnemer in de Asset-app kunnen de startdatum en -tijd niet in het verleden liggen. Als de planner probeert een werkorder met een startdatum of -tijd in het verleden door te sturen, wordt een foutmelding weergegeven en moeten de startdatum en -tijd worden aangepast.

Wanneer een werkorder vanuit Asset wordt doorgestuurd, wordt het veld Asset App Dispatch ID bijgewerkt om te bevestigen dat de taak succesvol is doorgestuurd en aangemaakt in de Asset-app. De Asset App Dispatch ID is voor beheerders beschikbaar op het tabblad Technical details van de werkorder.

De Asset App Dispatch ID kan verschillende waarden hebben:

• Leeg → de werkorder is nog niet doorgestuurd naar de Asset-app
• Pending → de werkorder is doorgestuurd naar de Asset-app, maar de dispatch is nog niet succesvol aangemaakt
• Reschedule → de buitendiensttechnicus kon de taak niet afhandelen in de Asset-app en heeft de werkorder gemarkeerd om opnieuw te worden gepland
• 47900702→ de werkorder is succesvol doorgestuurd en aangemaakt in de Asset-app

1.3.2 Werkorder annuleren/opnieuw plannen/intrekken na doorsturen

Werkorders die al naar de Asset-app zijn doorgestuurd, kunnen vanuit Asset worden ingetrokken, opnieuw worden gepland of geannuleerd. Dit gebeurt meestal wanneer de werkorder onjuiste of onvolledige informatie bevat of wanneer deze opnieuw moet worden gepland of toegewezen.

Wanneer een werkorder in Asset wordt ingetrokken/opnieuw gepland/geannuleerd, wordt de overeenkomstige dispatch verwijderd uit de Asset-app en ontvangt de toegewezen interne opdrachtnemer een melding. Nadat de noodzakelijke wijzigingen in de werkorder in Asset zijn aangebracht, kan de werkorder opnieuw naar de Asset-app worden doorgestuurd. Vervolgens wordt een nieuwe dispatch aangemaakt in de Asset-app, zodat de interne opdrachtnemer toegang krijgt tot de bijgewerkte werkordergegevens.

1.3.3 Werkorder afzonderlijk of in bulk opnieuw verzenden

Als een werkorder naar de Asset-app is doorgestuurd, maar de Asset App Dispatch ID op ‘Pending’ blijft staan, betekent dit dat de dispatch niet succesvol is aangemaakt. Onder normale omstandigheden verandert de status binnen enkele seconden van ‘Pending’ in de daadwerkelijke Dispatch ID. Als de status ‘Pending’ blijft, is de dispatch mislukt.

In deze situatie kan de werkorder opnieuw worden verzonden. Wanneer de status ‘Pending’ blijft, wordt op het tabblad Technical details een knop ‘Resend work order to Asset App’ beschikbaar.

In geval van uitval, een onjuiste configuratie of andere problemen waardoor meerdere werkorders niet succesvol naar de Asset-app zijn verzonden, kunnen de werkorders in bulk opnieuw worden verzonden. Met rapport ‘Work orders forwarded to Asset App without Dispatch ID’ (REP-479) kunnen werkorders met de status Pending worden geselecteerd en met één handeling opnieuw naar de Asset-app worden verzonden.

1.3.4 Opnieuw proberen de inzending op te halen

Wanneer een interne opdrachtnemer een dispatch indient in de Asset-app terwijl de integratie tijdelijk niet beschikbaar of buiten gebruik is, kan de inzending niet met Asset worden gesynchroniseerd. Hierdoor blijft de werkorder in Asset de status ‘Work in progress’ behouden, waardoor het lijkt alsof het werk nog niet is voltooid.

Om dit op te lossen biedt Asset de optie om opnieuw te proberen de inzending uit de Asset-app op te halen. Door ‘Retry fetch submission from Asset App’ te selecteren op het tabblad ‘Technical details’ van de werkorder, probeert Asset de voltooide dispatch op te halen en opnieuw te synchroniseren.

Als de nieuwe poging slaagt, wordt de werkorder dienovereenkomstig bijgewerkt. Dit omvat het bijwerken van de werkorderstatus, het veld ‘Resolution’ en het ‘Work order document’ met de informatie die door de interne opdrachtnemer is ingediend.

De knop ‘Retry fetch submission from Asset App’ wordt alleen weergegeven wanneer een ‘Dispatch ID’ is ingesteld en het veld ‘Work order document’ nog leeg is. Dit geeft aan dat de werkorder is verzonden, maar dat nog geen inzending met Asset is gesynchroniseerd.

De knop is daarom ook zichtbaar wanneer de dispatch nog niet door de interne opdrachtnemer is ingediend. Als de knop wordt gebruikt voordat er een inzending beschikbaar is, kan het verzoek om opnieuw te proberen geen gegevens ophalen en wordt er een fout geregistreerd in het Integration Platform, zoals in de onderstaande schermafbeelding wordt weergegeven.