1. Algemeen
MCS en Asset zijn FM-applicaties die door veel klanten worden gebruikt en momenteel door Spacewell worden ondersteund. Het doel van Spacewell is om elke MCS-klant naar Asset te migreren en deze klanten zo soepel mogelijk te migreren.
MCS en Asset kunnen worden gebruikt als de “backend” voor Workplace Experience. Klanten die alleen functionaliteiten van Workplace Experience gebruiken (Workplace App, Go, deurschermen, vloerschermen en kiosken) weten mogelijk niet eens dat op de achtergrond een applicatie zoals MCS of Asset wordt gebruikt voor de gegevens en relevante configuratie.
De eerste fase van het migreren van MCS-klanten naar Asset betreft klanten die alleen functionaliteiten van Workplace Experience gebruiken. Het is vergelijkbaar met alleen het vervangen van de motor onder de motorkap. De auto is aan de binnenkant nog hetzelfde en rijdt hetzelfde, zodat gebruikers niet eens merken dat MCS is vervangen door Asset. De functionaliteiten van Workplace Experience blijven zoals altijd werken.
Deze moduleactivering schakelt alle modules in die relevant zijn voor Workplace Experience en helpt de consultant met de relevante gegevensimports en configuratie.
2. Deze module activeren
Gebruik, zoals voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startbord van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor ‘Module activeren’.
2.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
De module ‘MCS naar Asset: alleen Workplace Experience’ is een oplossing die uit meerdere modules bestaat (Gebouwen en gebieden en Reserveringen). Deze moduleactivering kan alleen worden geactiveerd voor nieuwe omgevingen die nog niet zijn ingesteld. Er zijn geen vereiste modules van toepassing.
2.2 Module activeren
Voor deze specifieke moduleactivering zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:
Vast te stellen instellingen
- Referentie van Workplace Experience-tenant: voer de referentie van de overeenkomstige Workplace Experience-omgeving in.
- Datumindeling voor het importeren van kamerreserveringen: om bestaande MCS-kamerreserveringen (uit het verleden of de toekomst) in Asset te importeren, moet de datumindeling in het MCS-exportbestand in Excel worden opgegeven, zodat de reserveringen correct kunnen worden geïmporteerd.
- Standaard reserveren namens iemand anders: hiermee wordt de standaardinstelling voor reserveren namens iemand anders bepaald voor alle gebruikers die worden geïmporteerd.
Na het starten van de moduleactivering worden het relevante gebruikersprofiel en de gegevensimports automatisch gegenereerd. De Workplace Experience-inloggegevens worden beschikbaar en nadat de gegevens zijn geïmporteerd, kunnen de gegevenscontrolerapporten worden gebruikt om de gegevens naar Excel te exporteren. Deze Excel-bestanden worden gebruikt om de geëxporteerde gegevens uit MCS en de geïmporteerde gegevens in Workplace Experience te valideren.
2.3 Gegevensimport
Voor deze moduleactivering zijn er geen standaardimportsjablonen die in Asset kunnen worden gegenereerd en naar de klant moeten worden gestuurd. In plaats daarvan levert de MCS-consultant de benodigde Excel-bestandsexports.
De volgende exportbestanden worden door de MCS-consultant aangeleverd en moeten via de standaard beschikbare imports in Asset worden geïmporteerd:
- Gebieden
- Locaties
- Gebouwen
- Verdiepingen
- Kamerclassificaties 1
- Kamers
- Reserveerbare kamers 2
- Werkplekken
- Reserveerbare werkplekken
- Bedrijven
- Afdelingen
- Medewerkers
- Accounts
- Kamerreserveringen 3
Opmerking
- Het bestand ‘Kamerclassificaties’ wordt gebruikt om gebiedsmappen (categorieën) te importeren. Het type van de categorie bepaalt het type objecten dat in die categorie wordt aangemaakt. Een nieuw gebied dat bijvoorbeeld wordt aangemaakt in de categorie ‘Sta-bureau’, krijgt automatisch het type ‘Workplace’.
Omdat we het type van de categorie niet kennen, maakt de import de mappen automatisch aan als submap van de map ‘Vergaderruimte’ en krijgen ze automatisch het type ‘Kamer’.
Controleer voordat u de kamers importeert of alle gebiedscategorieën het juiste type hebben (Kamer, Workplace of Parkeren). Als dit niet vooraf is gedaan, moet een massa-update worden uitgevoerd voor alle gebieden met het onjuiste type. Het kamertype is ook belangrijk voor Workplace Analytics. Zie Gebiedstypen voor meer informatie over het beheren hiervan.
- Het bestand ‘Reserveerbare kamers’ wordt gebruikt om kamers als reserveerbaar in te stellen en verschillende reserveerbare instellingen te configureren. In dit importbestand voor reserveerbare kamers wordt de overeenkomstige kamer geregistreerd via het gebouw (referentie), de verdieping (referentie) en de kamer (referentie). Als er in het bestand geen gebouw (referentie), verdieping (referentie) en kamer (referentie) zijn opgegeven, kan de gegevensrij niet worden geïmporteerd en is het gebied in Asset dus niet reserveerbaar.
Een reserveerbare kamer moet aan een kamer in het bestand ‘Room.xlsx’ zijn gekoppeld om reserveerbaar te zijn in Asset.
Alle reserveerbare kamers die aan een daadwerkelijke kamer zijn gekoppeld, worden aanvankelijk ingesteld op Reserveerbaar = Ja. Als de reserveerbare kamer niet meer in gebruik is, wordt deze weer ingesteld op Reserveerbaar = Nee. Dit is nodig om reserveerbare kamers te kunnen koppelen aan historische reserveringen die niet meer reserveerbaar zijn.
- Het bestand ‘Kamerreserveringen’ wordt gebruikt om reserveringen te importeren. Reserveerbare kamers die aan reserveringen zijn gekoppeld, maar niet via de velden gebouw (referentie), verdieping (referentie) en kamer (referentie) aan een daadwerkelijke kamer zijn gekoppeld, worden geïmporteerd, maar aan de reserveringsitems wordt geen reserveerbare kamer gekoppeld omdat de reserveerbare kamer niet bestaat.
Reserveringen met een daaraan gekoppelde reserveerbare kamer die niet aan een kamer in het bestand ‘Room.xlsx’ is gekoppeld, worden geïmporteerd, maar aan het reserveringsitem wordt geen reserveerbaar object gekoppeld en het importlogboek geeft een fout weer.
Imports van kamerreserveringen worden opgesplitst in imports van toekomstige en historische reserveringen. De consultant moet het bestand handmatig splitsen om toekomstige en historische reserveringen van elkaar te onderscheiden. Historische reserveringen worden geïmporteerd in de standaardcategorie ‘Geïmporteerde historische reserveringen’ en hebben geen workflow. Toekomstige reserveringen worden geïmporteerd in de standaardcategorie ‘FMB-reserveringen’ met de huidige actieve workflow.
Dit verschil wordt gemaakt omdat het (aanzienlijk) langer duurt om objecten in een workflow te importeren en dit niet relevant is voor historische reserveringen.
Configureer de instelling ‘Beperkingen voor vooraf reserveren negeren voor systeemgroep’ (Module-instellingen → Reserveringen) en zorg ervoor dat de gebruiker die de import uitvoert lid is van deze groep, zodat reserveringen uit het verleden kunnen worden geïmporteerd.
De bijbehorende imports worden automatisch gegenereerd tijdens de moduleactivering:
De imports voor MCS naar Asset zijn ook te vinden via het startbord van de beheerder → ‘Standaardimports’.
Via de knop ‘Standaardimports genereren’ kunnen de imports opnieuw worden gegenereerd als de imports (per ongeluk) zijn verwijderd. Bij het opnieuw genereren worden de meest recente versies van de imports weer beschikbaar. Reeds beschikbare/bestaande imports worden niet opnieuw gegenereerd.
Opmerking
Als deze moduleactivering enige tijd geleden is gestart (bijvoorbeeld meer dan een paar dagen geleden), wordt aanbevolen om de MCS-naar-WPM-imports altijd te verwijderen en opnieuw te genereren voordat u de eerste imports start, zodat u zeker weet dat de meest recente versies worden gebruikt, voor het geval er nieuwere versies beschikbaar zijn gemaakt op basis van bugfixes of verbeteringen.
Waarschuwing
Belangrijke opmerkingen over imports
- Het importeren van grote gegevensbestanden kan lang duren. Zorg er bij alle hierboven genoemde imports voor dat u het bestand opsplitst in kleinere delen met maximaal 10.000 rijen per deel. (zie exports in stap 12 van MCS to Axxerion re-implementation)
- Het wordt aanbevolen om buiten kantooruren te importeren ('s avonds/in het weekend), om prestatieproblemen in clusters te voorkomen.
2.4 Systeemgroepen / gebruikersprofielen
Wanneer een module wordt geactiveerd, worden systeemgroepen automatisch beschikbaar. Deze module heeft een vooraf gedefinieerd gebruikersprofiel. Het gebruikersprofiel ‘Eindgebruikersreserveringen’ wordt automatisch gegenereerd en toegewezen aan elke gebruiker die in Asset wordt aangemaakt/geïmporteerd. Dit gebruikersprofiel zorgt ervoor dat alle gebruikers reserveringen kunnen maken in alle Workplace Experience-touchpoints.
Omdat dit een omgeving is die alleen Workplace Experience gebruikt, zijn andere gebruikersprofielen niet van toepassing, aangezien geen enkele gebruiker rechtstreeks bij Asset zal inloggen.
2.5 Navigatiemenu en opties voor het startbord
Aangezien geen enkele gebruiker bij Asset zal inloggen, zijn een navigatiemenu en startbord niet van toepassing. De gebruiker heeft alleen toegang tot de Workplace App, Go en eventueel de andere touchpoints (deurschermen, vloerschermen en/of kiosken).
3. Aanvullende informatie
Meer informatie over de stappen die aan de MCS-zijde moeten worden uitgevoerd en waarmee de “motor” daadwerkelijk wordt gewijzigd, vindt u hier: MCS to Axxerion re-implementation
4. V&A
In afwachting van vragen die moeten worden beantwoord.