- 1. Correctieve werkopdrachten in het algemeen
- 2. Waar gaat deze module over
- 3. Waarom deze module gebruiken
- 4. Deze module activeren
- 5. Aanvullende rapporten
- 6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen
- 7. Aanvullende informatie
- 8. Gebruikershandleiding
- 9. V&A
Info
Dit artikel gaat over het activeren van deze module als implementatieconsultant. Zie voor meer gedetailleerde informatie over het beheren of gebruiken van de concepten in deze module als applicatiebeheerder of gebruiker (bijvoorbeeld informatie over het aanmaken van een object) de gerelateerde module in het gedeelte Applicatiebeheerders en/of Gebruikers van deze kennisbank: Applicatiebeheerders / Gebruikers
1. Correctieve werkopdrachten in het algemeen
Correctieve werkopdrachten zijn specifieke verzoeken die een bedrijf indient bij zijn (externe) contractanten om problemen met producten, diensten of apparatuur aan te pakken en op te lossen. Deze werkopdrachten worden gebruikt wanneer items die door de contractant zijn geleverd, moeten worden gerepareerd, onderhouden of vervangen.
Het proces voor werkopdrachten biedt serviceteams transparantie over de voortgang van de werkopdrachten die door contractanten worden uitgevoerd. Over het algemeen stroomlijnt een systeem voor werkopdrachten binnen facilitymanagement het proces voor het melden en oplossen van problemen, wat leidt tot een betere efficiëntie, communicatie en onderhoud van de faciliteit. Het helpt ervoor te zorgen dat de faciliteit veilig, functioneel en comfortabel voor de gebruikers blijft.
2. Waar gaat deze module over
Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: Module voor correctieve werkopdrachten in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.
3. Waarom deze module gebruiken
Met deze module kunnen serviceteams verzoeken doorsturen naar (voornamelijk externe) contractanten om de problemen op te lossen die door interne medewerkers zijn gemeld. In tegenstelling tot verzoeken kunnen bij correctieve werkopdrachten de geschatte kosten worden geregistreerd, kan een aanbestedingsproces worden gestart om offertes aan te vragen en de best passende leveranciers te selecteren, en kan goedkeuring van het mandaat voor de geschatte kosten van de werkopdracht worden uitgevoerd.
3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
De belangrijkste keuzes die bij het gebruik van deze module kunnen worden gemaakt, zijn de volgende:
- Correctieve werkopdrachten in het algemeen gebruiken of bepalen of correctieve werkopdrachten per servicetype moeten worden gebruikt. Als dit alleen van toepassing is op het aanmaken van correctieve werkopdrachten voor specifieke servicetypen, kan dit op het niveau van het servicetype worden bepaald. De andere optie is om werkopdrachten voor alle servicetypen te kunnen aanmaken.
- De behandelde correctieve werkopdracht goedkeuren: De interne verantwoordelijke moet het uitgevoerde werk controleren en kan de werkopdracht goedkeuren of afwijzen. Dit is een algemene instelling die van toepassing is op alle processen voor werkopdrachten.
- Stap Financiële verwerking in de workflow: Als deze optie is ingeschakeld, wordt de workflowtaak voor de financiële verwerking van de werkopdracht van toepassing op de interne verantwoordelijke nadat de werkopdracht is behandeld en het werk is goedgekeurd. Dit is een algemene instelling die van toepassing is op alle processen voor werkopdrachten.
- Het verzoek automatisch sluiten zodra de laatste openstaande werkopdracht is behandeld. Zodra alle werkopdrachten die aan een verzoek zijn gekoppeld, zijn behandeld, kan het verzoek automatisch worden gesloten zonder dat de interne verantwoordelijke het verzoek handmatig hoeft te sluiten.
- Catalogusitems gebruiken in correctieve werkopdrachten. Standaard kunnen alleen algemene kostenitems worden gebruikt, waarbij de naam, hoeveelheid, prijs, btw-percentage enzovoort handmatig kunnen worden geregistreerd. Het is ook mogelijk om vooraf gedefinieerde kostenitems via catalogusitems in te schakelen. Relevante informatie (zoals de naam en inkoopprijs) van het catalogusitem wordt automatisch als kostenitem naar de werkopdracht overgebracht. Als specifiek werk bijvoorbeeld een vaste prijs heeft, kunnen deze werkzaamheden vooraf via een catalogusitem worden gedefinieerd en aan een werkopdracht worden toegevoegd zonder dat een algemeen kostenitem hoeft te worden toegevoegd en de naam, prijs enzovoort voor iedere vergelijkbare werkopdracht handmatig moeten worden ingevoerd.
- Voorkeursleveranciers gebruiken in correctieve werkopdrachten. De correctieve werkopdracht kan automatisch worden aangemaakt en toegewezen aan de voorkeursleverancier met de overeenkomstige rol via het servicetype dat aan het verzoek is gekoppeld. Als er meerdere voorkeursleveranciers zijn, worden deze in de correctieve werkopdracht weergegeven, zodat de gebruiker de toepasselijke contractant kan selecteren.
4. Deze module activeren
Zoals bij elke nieuwe module gebruikt u de optie ‘Module activeren’ op het startbord van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor het activeren van modules.
4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
Voor de module voor correctieve werkopdrachten moet de module Verzoeken vooraf zijn ingeschakeld. De vereisten voor de module Verzoeken vindt u hier: Module Verzoeken
4.2 Module activeren
Voor deze specifieke moduleactivering zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:
Te bepalen instellingen
- Werkopdrachten goedkeuren
- Financiële verwerking van werkopdrachten
- Verzoek automatisch sluiten via werkopdracht
- Catalogusitems gebruiken in correctieve werkopdrachten
- Voorkeursleveranciers gebruiken
Meer informatie over deze instellingen wordt hierboven beschreven: Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
4.2.1 Workflow-e-mails
De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (bijvoorbeeld de bevestigingsmail aan de aanvrager nadat het nieuwe verzoek is ingediend), worden ook gegenereerd en weergegeven in de moduleactivering nadat de moduleactivering is gestart. Als de klant een of meer workflow-e-mails niet wil gebruiken, kunnen de e-mails rechtstreeks uit het overzicht worden verwijderd. Zie Workflow-e-mails voor meer informatie over workflow-e-mails.
Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Module voor correctieve werkopdrachten in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.
4.3 Gegevensimports
Bij het activeren van deze module komen enkele gegevensimports beschikbaar, waarmee relevante gegevens snel in het systeem kunnen worden geïmporteerd (in plaats van deze gegevens handmatig in te voeren, wat ook mogelijk is).
Relevante gegevensimports worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het startbord van de beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en niveau 3).
Zie Gegevensimports voor meer informatie over gegevensimports in het algemeen.
Als de module voor correctieve werkopdrachten is geactiveerd, komen de volgende standaardimportconnectoren beschikbaar:
Referentie |
Naam |
Beschrijving |
|---|---|---|
FMB-F-003 |
Leveranciers importeren |
Deze import kan worden gebruikt om leveranciers te importeren die als contractanten kunnen worden geselecteerd om de werkopdrachten uit te voeren. |
FMB-F-004 |
Contactpersonen van leveranciers importeren |
Deze import kan worden gebruikt om contactpersonen van leveranciers (specifieke medewerkers van de leverancier) te importeren die als contractanten kunnen worden geselecteerd om de werkopdrachten uit te voeren. |
FMB-F-083 |
Kostenplaatsen importeren |
Deze import kan worden gebruikt om kostenplaatsen te importeren die in de werkopdrachtitems kunnen worden geselecteerd om de kosten aan toe te wijzen. |
FMB-F-091 |
Catalogusitems voor werkopdrachten importeren |
Deze import kan worden gebruikt om catalogusitems te importeren die aan werkopdrachten kunnen worden toegevoegd. |
4.4 Systeemgroepen
Wanneer een module wordt geactiveerd, komen systeemgroepen beschikbaar die aan gebruikersprofielen kunnen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, tabbladen op het startbord en taken in de relevante workflow(s).
Zie Gebruikersbeheer voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard voor gebruikersprofielen.
Voor de module Correctieve werkopdrachten komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:
Referentie |
Naam |
Beschrijving |
Benodigde licentie |
|---|---|---|---|
FMB-G121 |
Werkopdrachten bekijken |
De groep geeft toegang tot de navigatiemenuoptie 'Werkopdrachten'. |
Beperkte gebruiker |
FMB-G024 |
Manager correctieve werkopdrachten |
De groep geeft toegangsrechten tot correctieve werkopdrachten en kan de meeste taken in dit proces uitvoeren naast de feitelijke servicegroep die verantwoordelijk is voor de specifieke werkopdracht. |
Volledige gebruiker |
FMB-G124 |
Planner via planbord |
De groep geeft rechten voor het planbord van werkopdrachten. |
Volledige gebruiker |
FMB-G126 |
Werkopdrachten voor leveranciers |
Deze groep kan worden toegewezen aan externe leveranciers die werkopdrachten in Asset uitvoeren. |
Volledige gebruiker |
FMB-G147 |
Uitvoerder van werkopdrachten |
Deze groep kan handmatig worden toegewezen aan gebruikers die werkopdrachten uitvoeren. Deze groep geeft toegang tot het 'Dashboard uitvoerder van werkopdrachten' op het startbord. |
Volledige gebruiker |
FMB-G123 |
Mandaatgoedkeurder context werkopdracht |
Deze groep wordt automatisch toegewezen aan de mandaatgoedkeurder die door de instellingen voor mandaatgoedkeuring is bepaald. |
Volledige gebruiker |
FMB-G128 |
Managementdashboards werkopdrachten |
De groep geeft toegang tot de menuoptie ‘Managementdashboards’ voor de werkopdrachten en tot de relevante objecten om de inhoud van deze dashboards te bekijken. |
Beperkte gebruiker |
Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startbord van de beheerder kunnen deze systeemgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.
4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
Voor sommige modules kunnen andere modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor Correctieve werkopdrachten zijn de masterdatamodules ‘Gebouwen en gebieden’ en ‘Assets’ en de module ‘Verzoeken’ relevant. Daarom moeten de volgende systeemgroepen mogelijk ook aan gebruikers worden toegewezen (als dit niet al eerder is gedaan) om de relevante masterdataobjecten en verzoeken te kunnen aanmaken en bewerken.
Referentie |
Naam |
Beschrijving |
Benodigde licentie |
|---|---|---|---|
GOB-G007 |
Gebouwen en gebieden bewerken |
De groep geeft rechten voor het aanmaken en bewerken van gebouwen en gebieden. |
Volledige gebruiker |
GOB-G008 |
Assets bewerken |
De groep geeft rechten voor het aanmaken en bewerken van assets. |
Volledige gebruiker |
Referentie |
Naam |
Beschrijving |
Benodigde licentie |
|---|---|---|---|
GOB-G002 |
Verzoeken aanmaken |
De groep geeft toegang tot het aanmaken van verzoeken (object- en startbordmenuopties). |
Aanvrager |
FMB-G151 |
Verzoeken bekijken |
De groep geeft toegang tot de navigatiemenuoptie 'Verzoeken'. |
Aanvrager |
GOB-G013 |
Servicedeskmedewerker |
De groep verleent algemene rechten om verzoeken te bekijken en te behandelen. De groep moet aan elke servicedeskmedewerker worden toegewezen (naast de klantspecifieke servicedesk-groep voor het behandelen van de specifieke verzoeken voor die servicegroep). |
Beperkte gebruiker |
GOB-G033 |
Servicegroepen |
Parentgroep waaronder alle klantspecifieke ServiceDesk-groepen worden aangemaakt. Toegangsrechten en filterpagina's gebruiken deze groep en alle onderliggende groepen op veel plaatsen om de klantspecifieke ServiceDesk-groepen de juiste toegangsrechten en de mogelijkheid te geven om ze te selecteren. |
|
FMB-G057 |
Servicetypeschema's beheren |
De groep geeft toegang tot het aanmaken en bewerken van servicetypeschema's en servicetypen. |
Volledige gebruiker |
FMB-G082 |
Managementdashboards verzoeken |
De groep geeft toegang tot de menuoptie "Managementdashboards" voor de module Verzoeken en tot de relevante objecten om de inhoud van deze dashboards te bekijken. |
Beperkte gebruiker |
Bij het genereren van de gebruikersprofielen wordt geadviseerd om deze groepen ook in de profielen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.
4.5 Navigatiemenu en opties voor het startbord
Wanneer een module wordt geactiveerd, komen de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Daarnaast wordt een modulespecifiek tabblad voor het startbord van de key user beschikbaar voor die specifieke module en is dit zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzicht in en dagelijkse werkoverzichten voor de specifieke module.
Zie Navigatiemenu en startbord voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en startbord.
Meer informatie over de navigatiemenu- en startbordopties die van toepassing zijn op Correctieve werkopdrachten vindt u hier: Correctieve werkopdrachten - Navigatiemenu en startbord
5. Aanvullende rapporten
Voor sommige modules kunnen aanvullende rapporten beschikbaar zijn via de navigatiemenuoptie ‘Rapporten’.
Voor de module(s) voor (correctieve) werkopdrachten zijn rapporten beschikbaar via:
- Navigatiemenu Rapporten: een lange lijst met rapporten met betrekking tot werkopdrachten, beschikbaar voor de manager correctieve werkopdrachten, alle servicegroepen en de managers van correctieve, preventieve en LTMP-werkopdrachten.
- Managementdashboard: een managementdashboard voor werkopdrachten is beschikbaar in het navigatiemenu ‘Onderhoud’ voor de systeemgroep ‘Managementdashboards werkopdrachten’, met overzichten en grafieken met betrekking tot werkopdrachten (gepland versus werkelijk, kosten per gebouw enzovoort):
6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen
Voor de meeste modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd nadat de module aanvankelijk is geactiveerd, via de optie 'Module-instellingen' op het startbord van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met vooraf gedefinieerde, meest gebruikte instellingen. Nadat de module is geactiveerd, kunnen geavanceerdere instellingen beschikbaar zijn, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.
Ga naar Modules instellingen → tabblad Correctieve werkopdrachten om naar alle instellingen voor Correctieve werkopdrachten te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie.
7. Aanvullende informatie
Momenteel geen aanvullende informatie.
8. Gebruikershandleiding
Zie voor de gebruikershandleiding met een stapsgewijze uitleg van het proces zelf, : Module voor correctieve werkopdrachten voor (eind)gebruikers
9. V&A
Wachten op vragen om te beantwoorden.