Spacewell Scan: moduleactivering en informatie

• 1. Spacewell Scan in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
  • 3.1 Keuzes
• 4. Activering
  • Activeren buiten de Asset Baseline
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Gerelateerde groepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
  • 7.1 QR-codes afdrukken
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Spacewell Scan in het algemeen

Veel problemen bereiken het facilitaire team niet. Bezoekers, patiënten, studenten en incidentele medewerkers zijn vaak geen systeemgebruikers en kunnen niet eenvoudig melden. Het probleem blijft bestaan tot het groter en duurder wordt.

Openbare QR-meldingen zonder login lossen dit op: een code bij een ruimte of asset opent een kort formulier, zonder account, app of training.

Spacewell Scan biedt dit rechtstreeks in Asset. Genereer codes uit bestaande Areas en Assets. Meldingen worden gewone verzoeken voor dezelfde groepen en workflow, zonder apart systeem of gegevensafstemming.

2. Waar gaat deze module over?

Zie kernonderdelen in Spacewell Scan onder Applicatiebeheerders.

3. Waarom deze module gebruiken?

Iedere aanwezige kan melden, niet alleen Asset-/Workplace-gebruikers. Geen installatie of login verlaagt de drempel.

Meldingen komen in de bestaande verzoekenwachtrij. AI kan tekst opschonen, classificeren en mogelijke duplicaten controleren vóór menselijke behandeling.

3.1 Keuzes

Naast standaardgeneratie en verzoekaanmaak zijn relevant:

1. Welke ruimtes en assets krijgen codes? Activeer Gebouwen en terreinen en/of Assets, bijvoorbeeld voor koffiemachines, printers, vergaderruimtes en toiletten.
2. AI is standaard aan en uitschakelbaar via Disable AI features. Overweeg tekstopschoning, suggesties, type-/onderwerpkeuze en AI Insight, klantvoorkeuren en de 6 ondersteunde talen.
3. Elke code heeft precies één terugvaltype. Extra typen zijn optioneel. Maximaal 4 AI-suggesties maken zeer lange typelijsten weinig nuttig.
4. Standaard geldt Spacewell-huisstijl. Een eigen stijl per code geeft andere logo’s en kleuren.
5. Spreek formaat en materiaal af. Asset ondersteunt twee formaten; export van de URL ondersteunt andere afdrukdiensten. Zie 4.3 en 7.

4. Activering

Module activation voor beheerdersniveau 2 en 3; zie Modules activeren.

Activeren buiten de Asset Baseline

Activeren buiten de Asset Baseline

Geen automatische inrichting; regel:

1. Maak QR code ticketing via Client settings → Authentication, activeer en sta inkomende webservices toe.
2. Kopieer WorkflowControl RequestGeneric met dezelfde naam en juiste verzoekcategorie. Vind dit bijvoorbeeld via een tijdelijke importconnector met WorkflowControl-selectie; verwijder de FTP-connector daarna. Koppeling aan de API-connector is niet nodig.

3. Optioneel: foto’s gaan naar de eerste documentcategorie. Stel Category op AttachmentSpacewellScan in voor een andere categorie.

Na stap één verschijnt Spacewell Scan onder Requests automatisch voor beheerders in het standaardmenu. Voeg het handmatig aan maatwerkmenu’s toe.

4.1 Vereisten

Activeer Verzoeken en minstens één van:

• Gebouwen en terreinen: activering, voor ruimtes
• Assets: activering, voor assets

4.2 Moduleactivering

Geen instellingen nodig. Starten activeert en configureert automatisch de API-connector.

4.2.1 Workflow-e-mails

Geen eigen workflow of e-mails; de verzoekworkflow geldt. Zie Verzoeken activeren | 4.2.1 Workflow-e-mails.

Anonieme melders worden geregistreerd onder de connectorbeheerder, standaard Spacewell integration. Bevestigingen en informatievragen gaan naar noreply@spacewell.com niet naar de onbekende melder.

4.3 Gegevensimports

Geen QR-configuratie-import; genereer uit stamgegevensoverzichten. Zie: QR-codes genereren en afdrukken onder Applicatiebeheerders.

4.4 Systeemgroepen

Geen nieuwe groepen. Beheerders beheren via het verzoekmenu. Scannen en indienen vereist bewust geen account of groep.

Afhandeling gebruikt gewone verzoekgroepen.

4.4.1 Gerelateerde groepen

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren.

4.5 Navigatie en startboard

Requests → Spacewell Scan toont:

De pagina toont ook de connector en Recent errors (event log).

Geen apart startboardtabblad; beheer via deze pagina.

Zie algemeen Navigatie en startboard.

5. Aanvullende rapporten

Geen eigen rapporten of managementdashboard. Technische monitoring via logs; volume en afhandeltijden via gewone verzoekrapporten.

6. Instellingen na activering

Geen aparte Module settings-pagina. Alles, inclusief AI, staat onder Requests → Spacewell Scan.

7. Aanvullende informatie

7.1 QR-codes afdrukken

Print QR codes (large)/(small) drukt rechtstreeks af. Zie: QR-codes genereren en afdrukken onder Applicatiebeheerders.

8. Gebruikershandleiding

Het anonieme formulier is zelfverklarend; geen traditionele handleiding. Afhandelaren gebruiken: Verzoeken.

9. Vragen en antwoorden

Vraag: kunnen codes veilig openbaar zijn?
Antwoord: ja, geen login of melderpersoonsgegevens. AI Insight onthult geen aantallen, namen of interne details en toont niets zonder relevante historie.

Vraag: gelden 6 talen ook zonder AI?
Antwoord: ja. Typen gebruiken dan beschikbare handmatige vertalingen; AI-suggesties worden altijd rechtstreeks in de gekozen taal gemaakt.

Vraag: kan de melder een e-mailadres invullen?
Antwoord: nee, bewust niet. Het verzoek staat onder de connectorbeheerder; melderidentiteit is onbekend.