Compliance: module-informatie en activering

• 1. Compliance in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
  • 3.1 Keuzes
• 4. Activering
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Gerelateerde groepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Compliance in het algemeen

‪Compliancebeheer legt processen, beleid en controle vast zodat een organisatie binnen wet- en regelgeving werkt voor haar activiteiten.

Dit omvat monitoring en rapportageen corrigerende acties zodat de organisatie en haar medewerkers hun activiteiten volgens regels uitvoeren..

Dit ondersteunt ethiek, risicobeperking en voorkomen van sancties.

2. Waar gaat deze module over?

Zie kernonderdelen: Module Compliance onder Applicatiebeheerders.

3. Waarom deze module gebruiken?

Naast bestaande modules of zelfstandig:

• Complexe/veranderende regels
  Verschillen en wijzigingen maken bijhouden lastig.  
• Onvoldoende bekendheid
  Eigenaren/beheerders kennen toepasselijke bouw-, milieu- en veiligheidsregels mogelijk niet.
• Documentatieproblemen
  Vergunningen, certificaten en dossiers bijhouden kan lastig zijn.

Standaardwetgeving wordt bijgehouden en toont benodigde documenten en intervallen.

Grafieken en exportoverzichten tonen compliancestatus.

Documentworkflows ondersteunen:

• Upload-, goedkeurings- en beheerrechten algemeen of per gebouw/asset
• Tijdige taken en wekelijkse mails

3.1 Keuzes

Belangrijk zijn:

1. Standaardwetgeving of eigen regels?

   1. Zonder landstandaarden of voor bedrijfsregels maak je eigen wetgeving en documenttypen, ook naast standaarden.

   2. Activeer gewenste landen bij activering of later via instellingen.
      

2. Algemene portfoliorechten of per gebouw/asset?

   1. Weinig beheerders: algemeen profiel of aparte upload-/goedkeuringsrollen met alle taken.

   2. Veel gebruikers of leveranciers: rechten in context van wetgeving, gebouw of asset. Zie Systeemgroepen hieronder.

4. Activering

Module activation voor niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren

Twee opties:

• Volledige oplossing, alleen vóór andere activeringen
• Extra module naast bestaande oplossingen

Nieuwe omgeving ondersteunt beide; bestaande alleen module.

4.1 Vereisten

Alleen voor module; volledige oplossing activeert vereisten zelf.

Activeer:

• Gebouwen en terreinen
• Assets

4.2 Moduleactivering

Eén instelling:

• Enable default legislation voor landen. Eigen regels blijven mogelijk.

Na starten verschijnt compliance assets-import; zie (Gegevensimports).
Groepen kunnen via User profile management worden toegewezen; zie hieronder.

Volledige oplossing

Extra automatische stappen:

• Nederlandse Inventaris wordt Assets
• Gebouwen en terreinen actief
• Assets actief
• Compliance-logo in plaats van Workplace als geen eigen huisstijl ingesteld
• 3 profielen:

  • Compliance manager: stamgegevens en wetgeving zien, eigen regels beheren, documenten/taken/grafieken bekijken, suggesties koppelen, uploaden en goedkeuren.

  • Compliance document uploader: Uploadtaak.
  • Compliance document approver: Beoordeling na upload indien vereist.

Manager volstaat voor alles; andere profielen scheiden workflowtaken.

Per gebruiker of via profieldashboard toewijzen.

Workflow-e-mails

Geen workflowmails. Wekelijks takenoverzicht voor FMB-G149 Compliance tasks via email; zie 4.4.

4.3 Gegevensimports

Imports versnellen invoer naast handmatige registratie.

Na starten en op beheerstartboard niveau 2 en 3.

Zie algemeen: Gegevensimports

Bij moduleactivering

Connectoren:

Bij volledige oplossing

4.4 Systeemgroepen

Groepen geven via profielen menu-, tabblad- en taakrechten.

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren

Beschikbare groepen:

Wijs via User profile management toe.

Volledige oplossing maakt profielen automatisch; wijs ze daarna toe.

4.4.1 Gerelateerde groepen

Stamgegevensmodules zijn relevant.
Voor objectbeheer, wetgevingkoppeling en toepasselijkheid:

Neem op of gebruik aparte profielen.

4.5 Navigatie en startboard

Activering toont opties en een key user startboard volgens rechten, met dagelijkse overzichten.

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren

Menuopties:

Startboardtabblad:

Voor:

• Compliance approve document
• Compliance manage documents
• Compliance manage legislation
• Upload Compliance document
• View Compliance navigation menu
• View compliance startboard
  

Knoppen als het menu plus:

• Expired documents: direct benodigde acties
• Compliance tasks: eigen taken
• Recently updated legislation: recente wetswijzigingen

5. Aanvullende rapporten

Rapporten kunnen via Report beschikbaar zijn.
Momenteel geen extra Compliance-rapporten.

6. Instellingen na activering

Standaardwaarden zijn vooraf ingesteld; extra/geavanceerde opties via Module settings.

Open Compliance en gebruik veldhulp.

7. Aanvullende informatie

• Toegevoegd in september 2023; zie: Compliance What’s new
• Nederlandse standaarden worden elk kwartaal bijgewerkt; wijzigingen op dashboard.

8. Gebruikershandleiding

Stapsgewijze uitleg: Compliance-gebruikershandleiding

9. Vragen en antwoorden

• Vraag: alleen uploadrecht voor specifieke wetgeving?
  Antwoord: sinds 24.3 [01/06/2024], via het onderdeel op wetgeving voor contextuele uploadgroep.
• Vraag: import voor klantwetgeving?
  Antwoord: volgens deze vraag/antwoordtekst geen standaardimport; handmatig of maatwerk. Zie Maatwerk)
• Vraag: gevolgen van gewijzigde documentfrequentie?
  Antwoord: bestaande documenten worden niet automatisch aangepast om lopende taken, restpunten en afwijkende intervallen te beschermen. Bijvoorbeeld van 3 naar 2 jaar verschijnt als Documents with deviating frequency without specified reason in Legislation issues. Controleer regelmatig; Remarks op wetgeving toont recente wijzigingen.