1. Algemeen
Spacewell ondersteunt MCS en Asset als FM-applicaties en wil MCS-klanten zo soepel mogelijk naar Asset migreren.
Beide kunnen de backend zijn voor Workplace Experience. Gebruikers van App, Go, displays en kiosks merken soms niet welk systeem gegevens en configuratie beheert.
Eerst worden klanten met alleen Workplace Experience gemigreerd. Het is als een motor vervangen: de bediening blijft gelijk en de functies werken zoals voorheen.
Deze activering schakelt relevante modules in en helpt de consultant met imports en configuratie.
2. Activering
Gebruik Module activation voor beheerders van niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren
2.1 Vereisten
MCS to Asset: Workplace Experience only combineert Gebouwen en terreinen en Reserveringen en is alleen bedoeld voor nieuwe, nog niet ingerichte omgevingen. Er zijn geen vereiste modules.
2.2 Moduleactivering
Er zijn meerdere instellingen:
Te bepalen instellingen
- Reference Workplace Experience tenant: vul de referentie van de bijbehorende omgeving in.
- Date pattern to import room reservations: geef het datumpatroon uit de MCS-Excel-export op voor correcte historische en toekomstige reserveringsimport.
- Default reserve on behalf of someone else: bepaalt de standaardinstelling voor alle geïmporteerde gebruikers.
Na starten worden profiel en imports gegenereerd en verschijnen de Workplace Experience-gegevens. Na import exporteer je controlerapporten naar Excel om MCS-export en geïmporteerde gegevens te valideren.
2.3 Gegevensimports
Er zijn geen sjablonen die Asset genereert voor de klant; de MCS-consultant levert Excel-exports.
Importeer de volgende bestanden via de standaardimports:
- Areas
- Sites
- Buildings
- Floors
- Room Classifications 1
- Rooms
- Reservable Rooms 2
- Workplaces
- Reservable Workplaces
- Companies
- Departments
- Employees
- Accounts
- Room Reservations 3
Opmerking
- Room Classifications importeert categorieën. Het categorietype bepaalt het objecttype; Standing Desk kan bijvoorbeeld Workplace opleveren.
Omdat het type niet bekend is, worden categorieën standaard onder Meeting room met type Room aangemaakt.
Stel vóór Rooms-import de juiste typen Room, Workplace of Parking in. Anders is een bulkwijziging nodig. Dit is ook belangrijk voor Analytics. Zie Ruimtetypen.
- Reservable Rooms maakt ruimtes reserveerbaar en stelt opties in. Building, Floor en Room Reference zijn nodig om de rij te importeren; zonder deze blijft Area niet reserveerbaar.
Een reserveerbare ruimte moet aan een ruimte in Room.xlsx zijn gekoppeld.
Ze krijgen eerst Reservable = Yes. Buiten gebruik wordt dit weer No, zodat historische reserveringen kunnen worden gekoppeld.
- Room Reservations importeert ook reserveringen zonder gekoppelde fysieke ruimte, maar dan ontbreekt de reserveerbare ruimte op het reserveringsitem.
Ontbrekende koppeling aan Room.xlsx geeft tevens een fout in het importlog.
Splits het bestand handmatig in historie en toekomst. Historie gaat naar Imported historical reservations zonder workflow; toekomst naar FMB Reservations met de actieve workflow.
Workflowimports duren aanzienlijk langer en zijn niet nodig voor historie.
Stel Ignore reserve in advance restrictions for system group onder Module settings → Reservations in en geef de importgebruiker die groep voor historische imports.
De imports worden automatisch gegenereerd:
Ze staan ook op het beheerdersstartboard onder Default imports.
Generate default imports maakt verwijderde imports opnieuw met de nieuwste versie. Bestaande imports worden niet vervangen.
Opmerking
Als activering al enkele dagen oud is, verwijder en genereer de MCS to WPM-imports vóór eerste gebruik opnieuw voor recente fixes en verbeteringen.
Waarschuwing
Belangrijke importopmerkingen
- Splits grote bestanden in delen met maximaal 10.000 rijen per bestand (zie stap 12 in MCS naar Axxerion: herimplementatie )
- Importeer bij voorkeur buiten kantooruren zoals avond of weekend om clusterbelasting te beperken.
2.4 Groepen en profielen
Activering genereert End user reservations en wijst dit aan elke aangemaakte of geïmporteerde gebruiker toe, voor reserveringen via Workplace Experience.
Andere profielen zijn niet relevant omdat gebruikers niet rechtstreeks in Asset werken.
2.5 Navigatie en startboard
Deze zijn niet relevant; gebruikers werken via App, Go en eventueel deur- en verdiepingsdisplays of kiosks.
3. Aanvullende informatie
Zie voor MCS-stappen en het omschakelen van de backend: MCS naar Axxerion: herimplementatie
4. Vragen en antwoorden
Wacht op vragen om te beantwoorden.