Verzoeken: moduleactivering en informatie

• 1. Verzoeken in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
  • 3.1 Keuzes
• 4. Activering
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
    • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Gerelateerde groepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Verzoeken in het algemeen

Een verzoeksysteem meldt en behandelt problemen of onderhoudsbehoeften in gebouwen. De melder geeft essentiële details zodat de verantwoordelijke persoon of groep binnen de afgesproken termijnkan handelen. Het proces maakt voortgang inzichtelijk.

Het systeem stroomlijnt melding en oplossingvoor efficiënter onderhoud en betere communicatie. De locatie blijft veilig, functioneelen comfortabel voor gebruikers.

2. Waar gaat deze module over?

Zie kernonderdelen: Module Verzoeken onder Applicatiebeheerders.

3. Waarom deze module gebruiken?

Medewerkers melden eenvoudig problemen; automatische toewijzing voorkomt zoeken naar de juiste groep. Met Correctieve werkorders splits je verzoeken naar uitvoerders en voorkeursleveranciers. Rapporten en dashboards volgen voortgang, SLA-termijnen en uitvoering.

3.1 Keuzes

Belangrijk zijn:

1. Welke servicegroepen gebruikt de klant? Leden krijgen Asset-taken.
2. Welke servicetypen gelden? Een korte lijst of een meerlaagse hiërarchie?
3. Gebruik van de correctieve werkordermodule : rechtstreeks afhandelen door de groep of werkorders met kosten voor interne/externe uitvoerders. Mogelijkheden:

   1. Werkorders algemeen voor alle verzoeken

   2. Werkorders alleen per toegestaan servicetype
4. Zijn SLA’s nodig? Registreer respons- en afhandeltijd per prioriteit.

4. Activering

Gebruik Module activation op het beheerstartboard voor niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren

4.1 Vereisten

Geen verplichte modules, maar activeer gebouwen, terreinen en assets voor objectkoppelingen. Anders staan deze alleen in tekst en ontbreken objectstatistieken.

Zie:

• Gebouwen en terreinen: activering en informatie
• Assets: activering en informatie

4.2 Moduleactivering

Meerdere opties:

Te bepalen instellingen

• Use SLA times: respons- en afhandeltijden per prioriteit registreren en rapporteren.
• Hide option to send request to contractor: verberg rechtstreeks doorsturen. Dit kan nuttig zijn zonder correctieve werkorders.
• Auto close request after workdays: automatisch sluiten na X dagen als de melder het afgehandelde verzoek niet beoordeelt.
• Set update done by requestor flag: markeer aanvullende melderinformatie; de servicegroep kan ontvangst bevestigen.
• Use preferred suppliers: algemeen of per gebouw, terrein en asset voor automatische werkordertoewijzing.
• Use Knowledge base: kennisartikelen toevoegen voor snellere afhandeling.
• Check duplicate service type: open duplicaten met hetzelfde type controleren.
• Check duplicate building: open duplicaten met hetzelfde gebouw controleren.
• Check duplicate area: open duplicaten met dezelfde ruimte controleren.
• Check duplicate asset: open duplicaten met hetzelfde asset controleren.

Service groups:

Maak minstens één groep in Servicedesk service groups vóór starten.

4.2.1 Workflow-e-mails

Standaardberichten, zoals indieningsbevestiging, verschijnen na starten. Verwijder ongewenste berichten. Zie: Standaardworkflow-e-mails

Zie inhoud: Module Verzoeken onder Applicatiebeheerders.

4.3 Gegevensimports

Imports versnellen registratie naast handmatige invoer.

Beschikbaar na starten en op het startboard voor niveau 2 en 3.

Zie algemeen: Gegevensimports

Connectoren:

4.4 Systeemgroepen

Groepen geven via profielen toegang tot menu’s, tabbladen en taken.

Zie algemeen: Gebruikersbeheer

Beschikbare groepen:

Wijs via User profile management toe aan profielen.

4.4.1 Gerelateerde groepen

Andere stamgegevensmodules kunnen relevant zijn.
Voor gebouwen, terreinen en assets eventueel:

Neem deze groepen op of gebruik aparte profielen.

4.5 Navigatie en startboard

Activering toont menuopties en een key user startboardtabblad volgens rechten, met dagelijkse overzichten.

Zie algemeen: Navigatie en startboard

Zie specifieke opties: Verzoeken – Navigatie en startboard

5. Aanvullende rapporten

Rapporten staan onder Reports.
Voor Verzoeken:

• Uitgebreide rapportlijst voor servicegroepen.
• Requests bevat Management dashboards requests met onder meer nieuw versus afgehandeld en SLA-responstijden.

6. Instellingen na activering

Standaardwaarden zijn vooraf ingesteld. Aanvullende en geavanceerde opties staan in Module settings.

Open Requests en gebruik veldhulp.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Voor stapsgewijze uitleg, zie: Verzoeken voor eindgebruikers

9. Vragen en antwoorden

Wacht op vragen om te beantwoorden.