- 1. Contracten in het algemeen
- 2. Waar gaat deze module over?
- 3. Waarom deze module gebruiken?
- 4. Activering
- 5. Aanvullende rapporten
- 6. Instellingen na activering
- 7. Aanvullende informatie
- 8. Gebruikershandleiding
- 9. Vragen en antwoorden
Info
Dit artikel behandelt activering door consultants. Zie beheer en gebruikersinstructies in: Applicatiebeheerders / Gebruikers
1. Contracten in het algemeen
Contractbeheer omvat aanmaak, analyse en onderhoud voor betere prestaties en risicobeperking. Bedrijven moeten overeenkomsten beheren met klanten, leveranciers en partners.
Activiteiten:
- Monitoring: relevante details volgen
- Verlengingen: tijdige wijzigingen en verlenging
- Documentbeheer: ordenen en bewaren
- Risicobeheer: risico’s in voorwaarden beperken
Dit verbetert toezicht, financiële transparantie en beslissingen rond verplichtingen en assets.
2. Waar gaat deze module over?
Zie kernonderdelen: Module Contracten onder Applicatiebeheerders.
3. Waarom deze module gebruiken?
Centrale gegevens, herinneringen en rapporten voorkomen gemiste termijnen en ondersteunen onderhandelingen.
Financiële inzichten ondersteunen budgetten. Objectkoppelingen tonen actieve onderhoudscontracten bij defecte assets en helpen efficiënte afhandeling.
3.1 Keuzes
Naast registratie, financiële gegevens en herinneringen:
- Wil je financiële componenten volgen met prijs per periode en stamgegevens koppelen voor inzichten per gebouw, ruimte of asset? Activeer dan die modules.
- Is indexering relevant , vooral voor ontvangende contracten? Wijzig prijzen met bedrag of percentage en genereer indexbrieven automatisch om partijen te informeren. Activeer via instellingen. Zie: Contractbeheer voor gebruikers
- Worden contracten gefactureerd via Asset? Vooral bij ontvangsten; activeer uitgaande facturen en contractruns. Zie: Contractbeheer voor gebruikers, Uitgaande facturen voor gebruikers en Factuurruns voor gebruikers
4. Activering
Module activation voor niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren.
4.1 Vereisten
Geen verplichte modules. Activeer stamgegevens voor objectregels; anders alleen algemene regels.
Zie:
4.2 Moduleactivering
Meerdere opties:
Te bepalen instellingen:
Send notifications: Standaardherinnering voor nieuwe contracten, per contract aanpasbaar.
Default number of days before term of notice period notifications send: Standaardaantal dagen vóór opzegdatum, bijvoorbeeld 30, per contract aanpasbaar.
Ontvangers worden op het contract ingesteld.
4.2.1 Workflow-e-mails
Na starten verschijnt de herinnering bij naderend periode-einde; verwijder indien ongewenst. Zie: Standaardworkflow-e-mails
Zie inhoud: Module Contracten onder Applicatiebeheerders.
4.3 Gegevensimports
Imports versnellen invoer naast handmatige registratie.
Beschikbaar na starten en op het startboard voor niveau 2 en 3.
Zie algemeen: Gegevensimports
Connectoren:
Referentie |
Naam |
Beschrijving |
|---|---|---|
FMB-F-110 |
Import contracts |
Naam, begindatum en partijen, maar geen contractbestand |
FMB-F-111 |
Import contract period schemes |
Contractperioden |
FMB-F-112 |
Import contract items |
Algemene/objectregels per periode |
Waarschuwing
Over contractimport: Complexe contractimport valt buiten de projectscope en krijgt een aparte tijdschatting. Templates bestaan, maar handmatige controle is nodig voor correcte Workplace-inrichting. Bijvoorbeeld PDF-upload en gegevenscontrole.
4.4 Systeemgroepen
Groepen geven via profielen menu-, tabblad- en taakrechten.
Zie algemeen: Gebruikersbeheer
Beschikbare groepen:
Referentie |
Naam |
Beschrijving |
Benodigde licentie |
|---|---|---|---|
GOB-G012 |
|
Inzagerechten |
Limited user |
GOB-G010 |
|
Aanmaak en wijziging |
Full user |
FMB-G033 |
|
Indexmenu en contracttabblad |
Full user |
FMB-G081 |
|
Dashboardmenu en gegevensinzage |
Limited user |
Wijs via User profile management toe aan profielen.
4.4.1 Gerelateerde groepen
Andere stamgegevensmodules kunnen relevant zijn.
Referentie |
Naam |
Beschrijving |
Benodigde licentie |
|---|---|---|---|
GOB-G007 |
Edit buildings and areas |
Aanmaak en wijziging |
Full user |
GOB-G008 |
Edit assets |
Aanmaak en wijziging |
Full user |
Bij facturatie ook:
Referentie |
Naam |
Beschrijving |
Benodigde licentie |
|---|---|---|---|
FMB-G132 |
Create outgoing invoices |
Uitgaande facturen aanmaken |
Full user |
FMB-G022 |
Financial administration |
Financiële inzage en facturen beheren, indienen en versturen |
Full user |
FMB-G032 |
Financial manager |
Alle financiële objecten beheren |
Full user |
FMB-G028 |
Invoice run editor |
Contractruns aanmaken |
Full user |
FMB-G030 |
Invoice run reviewer |
Gegenereerde bedragen goedkeuren vóór factuurgeneratie |
Full user |
4.5 Navigatie en startboard
Activering toont menu’s en een key user startboard volgens rechten, met dagelijkse overzichten.
Zie algemeen: Gebruikers autoriseren
Menuopties:
Menuoptie |
Systeemgroepen |
Beschrijving |
|---|---|---|
Contracts |
|
Alle contracten zoeken |
Prices changes |
|
Bulkprijswijziging op datum met vaste prijs, percentage of bedrag |
Indexing |
|
Indexeren volgens vooraf ingestelde indices |
Generate indexation letters |
|
Brieven genereren, indien ingeschakeld |
Index letters to be processed |
|
Brieven beoordelen en versturen, indien ingeschakeld |
Indices |
|
Indices beheren |
Contracts dashboard |
Management dashboards contracts |
Overzichten en grafieken |
Startboardtabblad:
Voor:
- Contract manager
- Management dashboards contracts
Knoppen zoals het menu, plus overzichten met gegevens:
- Niet voltooide registratie via Contract +
- Niet verlengd, opzegtermijn binnen 90 dagen
5. Aanvullende rapporten
Rapporten staan onder Reports.
Voor contractbeheer:
- Uitgebreide lijst voor contractgroepen.
- Management dashboards contracts toont nieuw/beëindigd en waardeveranderingen.
6. Instellingen na activering
Standaardwaarden zijn vooraf ingesteld; extra en geavanceerde opties via Module settings.
Open Contracts en gebruik veldhulp.
7. Aanvullende informatie
Momenteel geen aanvullende informatie.
8. Gebruikershandleiding
Voor stapsgewijze uitleg, zie: Contractbeheer voor eindgebruikers.
9. Vragen en antwoorden
Wacht op vragen om te beantwoorden.