Stamgegevens: module Assets activeren en informatie

• 1. Stamgegevens
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
  • 3.1 Keuzes binnen de module
• 4. Activering
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Stamgegevens

Stamgegevens vormen de fundamentele onderdelen van elk IWMS (Integrated Workplace Management System) en ondersteunen organisatiewerkzaamheden en besluitvorming. Ze omvatten essentiële informatie die relatief stabiel blijft en belangrijk is voor de dagelijkse activiteiten.

Ze dienen als referentiepunt voor processen en helpen om assets, gebouwen, terreinen en contacten te identificeren, volgen en beheren in verschillende softwarefuncties. Centrale opslag helpt processen stroomlijnen, verbetert gegevensintegriteiten ondersteunt beslissingen.

2. Waar gaat deze module over?

Assets is een stamgegevensmodule. Zie voor kernonderdelen: Module Stamgegevens Assets onder Applicatiebeheerders.

3. Waarom deze module gebruiken?

Assets ondersteunen twee doelen:

Integratie met andere modules:

Gebruik assetgegevens elders. Voorbeelden:

• Verzoeken: koppel een defecte laptop of koffiemachine om handleidingen en leveranciersgegevens sneller te vinden. Aantallen open en totale verzoeken ondersteunen onderhouds- en middelenbeheer.
• Reserveringen: apparatuur zoals beamers reserveren wordt eenvoudiger en ondersteunt efficiënt gebruik en beschikbaarheid.
• Contracten: koppel kosten en verantwoordelijkheden per asset voor onderbouwde beslissingen en leveranciersbeheer.

Volledig portfoliobeheer:

Inzicht in locatie, eigendom, bezettingsstatus en onderhoudshistorie ondersteunt middelenverdeling, besparingen en strategische keuzes.

De module verbetert dus andere processen en beheer van het assetportfolio.

3.1 Keuzes binnen de module

Belangrijke keuzes:

Contextuele toegang

Standaard kan iedere gebruiker elk asset selecteren in processen waarin dit is ingeschakeld. Ook wijzigingsrechten gelden standaard algemeen via de systeemgroep 3. Edit assets.

Schakel Module settings → Assets: Contextual access to assets in als gebruikers alleen bepaalde assets mogen zien of bewerken, bijvoorbeeld van één gebouw. Dit kan ook via activering. Zie: Contextuele toegang.

Aanvullende categorieën

Als de standaardcategorieën uit Module Stamgegevens Assets niet volstaan, voeg je categorieën toe. Zie Module Stamgegevens Assets voor uitleg.

4. Activering

Gebruik Module activation voor niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren.

4.1 Vereisten

Er zijn geen vooraf vereiste modules.

4.2 Moduleactivering

Er is één instelling:

• Contextual access to assets: zie hierboven en Contextuele toegang

Na starten zijn assetimports beschikbaar; zie Gegevensimports hieronder.
De groepen worden geactiveerd en kunnen via User profile management worden toegewezen; zie hieronder.

4.3 Gegevensimports

Imports maken snelle registratie mogelijk naast handmatige invoer.

Ze verschijnen na starten en onder standaardimports op het startboard voor niveau 2 en 3.

Zie algemeen: Gegevensimports

De volgende connector wordt beschikbaar:

4.4 Systeemgroepen

Via profielen geven groepen toegang tot menu’s, tabbladen en taken.

Zie algemeen: Gebruikersbeheer

Beschikbare groepen:

4.5 Navigatie en startboard

Activering toont opties aan bevoegde gebruikers.

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren

Beschikbare opties:

5. Aanvullende rapporten

Reports → Folders → Master data bevat stamgegevensrapporten voor key users:

6. Instellingen na activering

Modules starten met gebruikelijke instellingen. Aanvullende en geavanceerde opties staan onder Module settings.

Open Assets en gebruik veldhulp.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Zie de stapsgewijze handleiding: Gebruikershandleiding: stamgegevens Assets

9. Vragen en antwoorden

Wacht op vragen om te beantwoorden.