Activering en informatie over de module voor preventieve onderhoudswerkorders

• 1. Preventieve onderhoudswerkorders in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
  • 4.2 Module activeren
    • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Navigatiemenu- en startboardopties
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Preventieve onderhoudswerkorders in het algemeen

‪Preventieve werkorders lijken sterk op correctieve werkorders. Het verschil tussen correctieve en preventieve werkorders is dat correctieve werkorders (via een aanvraag) worden aangemaakt als gevolg van een defect aan een object. Preventieve werkorders worden vooraf periodiek gegenereerd (bijvoorbeeld elke 2 maanden) om preventief onderhoud aan objecten uit te voeren en zo te voorkomen dat het object defect raakt, niet meer functioneert of te vuil wordt.

Preventieve werkorders zijn specifieke aanvragen die door een bedrijf worden uitgegeven aan zijn (externe) contractanten voor onderhoud aan producten, diensten of apparatuur. Deze werkorders worden gebruikt om te voorkomen dat belangrijke objecten niet meer correct functioneren en om ervoor te zorgen dat de dagelijkse werkzaamheden niet worden verstoord.

Het werkorderproces geeft serviceteams inzicht in de voortgang van de werkorders die door contractanten worden afgehandeld. Over het algemeen stroomlijnt een werkordersysteem voor facilitair beheer het proces van het rapporteren en oplossen van problemen, wat leidt tot een hogere efficiëntie, betere communicatie en verbeterd facilitair onderhoud. Het helpt ervoor te zorgen dat de faciliteit veilig, functioneel en comfortabel voor de gebruikers blijft.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: Module voor preventieve werkorders in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Met deze module kunnen serviceteams onderhoudsgerelateerde werkzaamheden doorsturen naar (voornamelijk externe) contractanten. Zonder goed onderhoud aan gebouwen en bedrijfsmiddelen kunnen de bedrijfsprocessen en dagelijkse werkzaamheden worden verstoord, wat financiële gevolgen kan hebben. Genereer preventieve werkorders vooraf om uw gebouwen en bedrijfsmiddelen maandelijks, per kwartaal of jaarlijks te onderhouden.

In preventieve werkorders kunnen de verwachte/geplande kosten worden geregistreerd. Werkorders kunnen handmatig of automatisch worden ingediend en handmatig of automatisch aan de contractant worden toegewezen/doorgestuurd.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

De belangrijkste keuzes die bij het gebruik van deze module kunnen worden gemaakt, zijn de volgende:

1. De afgehandelde preventieve werkorder goedkeuren: De interne verantwoordelijke moet het uitgevoerde werk beoordelen en kan de werkorder goedkeuren of afwijzen. Dit is een algemene instelling die van toepassing is op alle werkorderprocessen.
2. Stap voor financiële verwerking in de workflow: Als deze optie is ingeschakeld, wordt de workflowtaak voor de financiële afhandeling van de werkorder van toepassing op de interne verantwoordelijke nadat de werkorder is afgehandeld en het werk is goedgekeurd. Dit is een algemene instelling die van toepassing is op alle werkorderprocessen.
3. Preventieve werkorders automatisch indienen: Als een servicegroep is gekoppeld aan de werkordersjabloon die wordt gebruikt om alle preventieve werkorders te genereren, kunnen de preventieve werkorders automatisch worden ingediend en aan de servicegroep worden toegewezen.
4. Preventieve werkorders automatisch toewijzen: Als een servicegroep en vooraf gedefinieerde contractant zijn gekoppeld aan de werkordersjabloon die wordt gebruikt om alle preventieve werkorders te genereren, kunnen de preventieve werkorders automatisch aan de contractant worden toegewezen/doorgestuurd nadat de werkorder is ingediend.
5. Gebruik catalogusitems in preventieve werkorders. Standaard kunnen alleen algemene kostenitems worden gebruikt, waarbij de naam, hoeveelheid, prijs, btw-percentage enzovoort handmatig kunnen worden geregistreerd. Het is ook mogelijk om vooraf gedefinieerde kostenitems via catalogusitems in te schakelen. Relevante informatie (zoals de naam en inkoopprijs) van het catalogusitem wordt automatisch als kostenitem naar de werkorder overgebracht. Als specifiek werk bijvoorbeeld een vaste prijs heeft, kunnen deze werkzaamheden vooraf via een catalogusitem worden gedefinieerd en aan een werkorder worden toegevoegd, zonder dat voor elke vergelijkbare werkorder een algemeen kostenitem hoeft te worden toegevoegd en de naam, prijs enzovoort handmatig moeten worden ingevoerd.
6. Objecten koppelen aan preventieve werkorders: Het is mogelijk om masterdata-objecten aan preventieve werkorders te koppelen. Dit kan worden gebruikt om werkorders bij te houden die aan specifieke objecten (bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen) zijn gekoppeld en om de gemaakte kosten per object bij te houden. Als dit gewenst is, moeten de relevante masterdatamodules ook worden ingeschakeld.

4. Deze module activeren

Gebruik, net als voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startboard van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor 'Module activeren'.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld

Voor de module voor preventieve werkorders hoeven vooraf geen andere modules te worden geactiveerd. Als u echter specifieke masterdata-objecten (gebouw, gebied en/of bedrijfsmiddel) aan een preventieve werkorder wilt kunnen koppelen, moeten deze modules eerst worden geactiveerd.

Zie voor meer informatie over deze modules:

• Masterdata: Activering en informatie over de module Gebouwen en gebieden
• Masterdata: Activering en informatie over de module Bedrijfsmiddelen

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:

Vast te stellen instellingen

• Werkorders goedkeuren
• Financiële verwerking van werkorders
• Preventieve werkorder automatisch indienen
• Preventieve werkorder automatisch toewijzen
• Catalogusitems gebruiken in preventieve werkorders

Meer informatie over deze instellingen wordt hierboven beschreven: Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

4.2.1 Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (bijvoorbeeld de e-mail aan de contractant wanneer een werkorder wordt toegewezen), worden ook gegenereerd en weergegeven in de bijlage over de moduleactivering nadat de moduleactivering is gestart. Als de klant een of meer workflow-e-mails niet wil gebruiken, kunnen de e-mails direct uit het overzicht worden verwijderd. Zie Workflow-e-mails voor meer informatie over workflow-e-mails.

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Module voor preventieve werkorders in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module komen enkele gegevensimports beschikbaar. Hiermee kunnen relevante gegevens snel in het systeem worden geïmporteerd (in plaats van deze gegevens handmatig in te voeren, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimports worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het startboard van de beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).

Zie voor meer algemene informatie over gegevensimports: Gegevensimports

Als de module voor preventieve werkorders is geactiveerd, komen de volgende standaardimportconnectoren beschikbaar:

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen systeemgroepen beschikbaar die aan gebruikersprofielen kunnen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) opties in het navigatiemenu, startboardtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard van gebruikersprofielen: Gebruikersbeheer

Voor de module voor preventieve werkorders komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startboard van de beheerder kunnen deze systeemgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere modules belangrijk zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor preventieve werkorders zijn de masterdatamodules ‘Gebouwen en gebieden’ en ‘Bedrijfsmiddelen' relevant als deze masterdata-objecten aan preventieve werkorders moeten worden gekoppeld. Daarom moeten mogelijk ook de volgende systeemgroepen aan gebruikers worden toegewezen (als dit niet al eerder is gedaan), zodat zij de relevante masterdata-objecten kunnen maken en bewerken.

Bij het genereren van de gebruikersprofielen wordt geadviseerd om deze groepen ook in de profielen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te maken.

4.5 Navigatiemenu- en startboardopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Daarnaast komt er een modulespecifiek startboardtabblad voor de key user beschikbaar voor die specifieke module. Dit tabblad is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Het tabblad geeft gebruikers inzicht in en dagelijkse werkoverzichten voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startboard: Navigatiemenu en startboard

Meer informatie over de navigatiemenu- en startboardopties die van toepassing zijn op preventieve onderhoudswerkorders vindt u hier: Preventieve onderhoudswerkorders - Navigatiemenu en startboard

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules kunnen aanvullende rapporten beschikbaar zijn via de navigatiemenuoptie ‘Rapporten’.
Voor de module(s) voor (preventieve) werkorders zijn rapporten beschikbaar via:

• Rapporten in het navigatiemenu: een lange lijst met rapporten met betrekking tot werkorders, beschikbaar voor alle servicegroepen en de managers van correctieve, preventieve en LTMP-werkorders.
• Beheerdashboard: een beheerdashboard voor werkorders is beschikbaar in het navigatiemenu ‘Onderhoud’ voor de systeemgroep ‘Beheerdashboards voor werkorders’, met overzichten en grafieken met betrekking tot werkorders (gepland versus werkelijk, kosten per gebouw enzovoort):

6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen

Voor de meeste modules kunnen na de eerste moduleactivering aanvullende instellingen worden geconfigureerd via de optie 'Module-instellingen' op het startboard van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen meer geavanceerde instellingen beschikbaar zijn. Deze kunnen ook via de module-instellingen worden beheerd.

Ga naar Modules-instellingen → tabblad Preventieve onderhoudswerkorders om naar alle instellingen voor preventieve werkorders te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Zie voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, : Preventieve onderhoudswerkorders voor (eind)gebruikers

9. V&A

V: Is het ook mogelijk om een aanbestedingsproces te starten om de geschikte leverancier voor de preventieve werkorder te selecteren?
A: Nee, preventieve werkorders worden gebruikt om onderhoudswerkzaamheden te registreren die in de toekomst periodiek moeten worden uitgevoerd. De leverancier die dit preventieve werk moet uitvoeren, is meestal al bekend en aan de werkordersjabloon toegewezen, zodat elke gegenereerde preventieve werkorder al aan de betreffende leverancier wordt toegewezen. Hierdoor is een aanbestedingsproces per preventieve werkorder niet nodig en bovendien tijdrovend.

V: Is het mogelijk om een mandaatgoedkeuring uit te voeren voor preventieve werkorders?
A: Nee, er is geen stap voor mandaatgoedkeuring in de workflow voor preventieve werkorders. Dit komt doordat de preventieve werkorders voor de toekomst worden gegenereerd, er meestal prijsafspraken met de betreffende leverancier zijn en het mandaat al is verleend. Ook is het uit te voeren werk al bekend vanwege het preventieve karakter ervan.