Stamgegevens: activering en informatie over de module Gebouwen en gebieden

• 1. Stamgegevens
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
  • 4.5 Navigatiemenu- en startbordopties
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na inschakeling
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Stamgegevens

Stamgegevens vormen de fundamentele elementen binnen elk IWMS (Integrated Workplace Management System) en vormen de ruggengraat van organisatorische activiteiten en besluitvormingsprocessen. Ze omvatten essentiële informatie die relatief statisch blijft en belangrijk is voor de dagelijkse activiteiten van de organisatie.

Stamgegevens dienen als referentiepunt voor verschillende operationele processen, waardoor gebruikers bedrijfsmiddelen, gebouwen, gebieden en contactpersonen binnen verschillende functionaliteiten van de software nauwkeurig kunnen identificeren, volgen en beheren. Door een centrale opslagplaats voor stamgegevens te onderhouden, kunnen organisaties processen stroomlijnen, de gegevensintegriteit verbeteren en de besluitvormingsmogelijkheden vergroten.

2. Waar gaat deze module over

Gebouwen en gebieden zijn een van de stamgegevensmodules van Asset.

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: Module Stamgegevens Gebouwen en gebieden in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Stamgegevens, in dit geval gebouwen en gebieden, hebben twee hoofddoelen:

Integratie met andere modules:

Met de module Gebouwen en gebieden kunt u locatiegegevens in andere modules gebruiken. Dit biedt praktische voordelen in andere modules. Enkele voorbeelden:

• Verzoeken: Door verzoeken aan specifieke gebouwen of gebieden te koppelen, kan de servicedesk problemen snel lokaliseren en oplossen. Het bijhouden van openstaande of het totale aantal verzoeken per gebouw of gebied helpt ook bij resource- en onderhoudsbeheer.
• Reserveringsbeheer: Het reserveren van gebieden binnen gebouwen wordt eenvoudiger, waardoor de ruimte efficiënt wordt gebruikt en er een betere beschikbaarheid van ruimten is.
• Contracten: Door gebouwen of gebieden aan contracten te koppelen, kunnen de kosten per gebouw of gebied worden bijgehouden. Dit leidt tot betere en meer datagedreven strategische besluitvorming.

Uitgebreid portefeuillebeheer:

Naast het gebruik in andere modules kan de module Gebouwen en gebieden helpen bij het beheren van uw vastgoed, omdat deze inzicht geeft in de gebouwen van de organisatie, inclusief gegevens zoals locatie, eigendom, bezettingsstatus en onderhoudsgeschiedenis. Dit overzicht helpt bij de toewijzing van resources, kostenbesparing en strategische besluitvorming. Hetzelfde geldt voor de gebieden, aangezien inzicht in de ruimtelijke indeling de operationele efficiëntie en naleving verbetert.

De module Gebouwen en gebieden biedt praktische oplossingen voor het verbeteren van andere modules en processen en voor het beheren van uw vastgoedportefeuille.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

De belangrijkste keuzes die vóór het gebruik van deze module kunnen worden gemaakt, zijn de volgende:

Contextuele toegang

Standaard kan elke gebruiker elk gebouw en gebied selecteren in andere processen, als het koppelen van een gebouw en/of gebied voor die module is ingeschakeld. Elke gebruiker die bijvoorbeeld gemachtigd is om een verzoek aan te maken, kan elk gebouw en/of gebied binnen het gebouw selecteren. Hetzelfde geldt voor gebruikers die gemachtigd zijn om gebouwen (en de gebieden binnen het gebouw) aan te maken en te bewerken, omdat deze systeemgroep (3. Gebouwen en gebieden bewerken) standaard in zijn geheel aan een gebruiker wordt toegewezen en dus op elk gebouw van toepassing is.

Als dit niet het geval moet zijn (bijvoorbeeld als een gebruiker alleen specifieke gebouwen mag zien/selecteren of alleen specifieke gebouwen of delen van een gebouw mag bewerken (alle gebieden op een bepaalde verdieping)), moet contextuele toegang worden ingeschakeld via Module-instellingen → Gebouwen en gebieden: Contextuele toegang tot gebouwen (of rechtstreeks via de moduleactivering). Zie voor meer informatie: contextuele toegang.

Aanvullende categorieën

Als de standaardcategorieën voor gebouwen of gebieden (beschreven in de module Stamgegevens Gebouwen en gebieden) niet toereikend zijn, kunnen aanvullende categorieën worden toegevoegd. Zie module Stamgegevens Gebouwen en gebieden voor meer informatie hierover.

4. Deze module activeren

Gebruik, net als voor elke nieuwe module, de optie ‘Moduleactivering’ op het startbord voor beheerders (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie Moduleactivering voor meer algemene informatie over deze opties voor 'Moduleactivering'.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd

Voor de module Gebouwen en gebieden hoeven geen andere modules te zijn geactiveerd.

4.2 Moduleactivering

Voor deze specifieke moduleactivering is slechts één instelling van toepassing:

• Contextuele toegang tot gebouwen: hiermee wordt contextuele toegang tot gebouwen ingeschakeld. Zie hierboven en contextuele toegang

Na het starten van de moduleactivering kunnen de imports met betrekking tot gebouwen en gebieden worden gedownload. Zie voor meer informatie over imports het volgende hoofdstuk ‘Gegevensimports'.
Door de moduleactivering te starten, kunnen de relevante systeemgroepen ook aan gebruikersprofielen worden toegewezen via het 'Dashboard voor gebruikersprofielbeheer’, dat u op het startbord voor beheerders vindt. Zie Gebruikers autoriseren voor meer informatie over systeemgroepen, gebruikersprofielen en algemene autorisatie.

4.3 Gegevensimports

Bij het activeren van deze module komen enkele gegevensimports beschikbaar, waarmee u relevante gegevens snel in het systeem kunt importeren (in plaats van deze gegevens handmatig in te voeren, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimports worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het startbord voor beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 enniveau3).

Zie Gegevensimports voor meer informatie over gegevensimports in het algemeen.

Als de module Gebouwen en gebieden is geactiveerd, komen de volgende standaardimportconnectors beschikbaar:

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen systeemgroepen beschikbaar die aan gebruikersprofielen kunnen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een deel van) de navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard voor gebruikersprofielen: Gebruikersbeheer

Voor de module Gebouwen en gebieden komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:

4.5 Navigatiemenu- en startbordopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen).

Zie Gebruikers autoriseren voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startbord.

Voor de module Gebouwen en gebieden komen de volgende navigatiemenuopties beschikbaar:

5. Aanvullende rapporten

Via de navigatiemenuoptie ‘Rapporten’ → Mappen kunnen key users in de map 'Stamgegevens' aanvullende rapporten met betrekking tot de stamgegevensobjecten vinden:

6. Aanvullende instellingen en opties na inschakeling

Voor de meeste modules kunnen aanvullende instellingen na de eerste moduleactivering worden geconfigureerd via de optie 'Module-instellingen' op het startbord voor beheerders. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen er geavanceerdere instellingen beschikbaar zijn, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Ga naar Module-instellingen → tabblad Gebouwen en gebieden om naar alle instellingen voor gebouwen en gebieden te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie.

7. Aanvullende informatie

Als de module Gebouwen en gebieden is ingeschakeld, is het ook mogelijk om de opties voor Ruimtebeheer te activeren via Module-instellingen → Gebouwen en gebieden: Ruimtebeheer. Deze aanvullende submodule wordt ingeschakeld met de volgende instelling:

Zie voor meer informatie over deze submodule: Ruimtebeheer in het gedeelte voor applicatiebeheerders.

8. Gebruikershandleiding

Zie voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van de module Gebouwen en gebieden: Stamgegevens: gebouwen en gebieden

9. V&A

In afwachting van beantwoording van vragen.