Spacewell Scan-module activeren en informatie

• 1. Spacewell Scan in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • Deze module inschakelen wanneer de klant geen gebruikmaakt van Asset Baseline
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
  • 4.2 Module activeren
  • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Navigatiemenu- en startboardopties
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen
• 7. Aanvullende informatie
  • 7.1 QR-codes afdrukken
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Spacewell Scan in het algemeen

In de meeste gebouwen bereikt een groot deel van de problemen het facilitaire team nooit. De mensen die ze opmerken — bezoekers, patiënten, studenten of medewerkers die slechts af en toe in het gebouw zijn — zijn doorgaans geen geregistreerde systeemgebruikers. Ze hebben geen eenvoudige manier om te melden wat ze zien, waardoor het probleem ongerapporteerd blijft totdat het een groter (en duurder) probleem wordt.

Openbare rapportage zonder login via QR-codes is een bekende manier om deze kloof te dichten: een code wordt rechtstreeks op een ruimte of asset geplaatst, iedereen met een telefooncamera kan deze scannen en een korte melding indienen zonder een account, app of training nodig te hebben.

Spacewell Scan biedt deze mogelijkheid standaard binnen Asset. QR-codes worden rechtstreeks vanuit uw bestaande gebieden en assets gegenereerd en elke ingediende melding wordt een reguliere serviceaanvraag in Asset, die wordt afgehandeld door dezelfde servicegroepen en volgens dezelfde workflow die al voor andere aanvragen wordt gebruikt. Er is geen afzonderlijk systeem dat moet worden onderhouden en er hoeven geen gegevens te worden afgestemd.

2. Waar gaat deze module over

Raadpleeg voor meer informatie over de inhoud van deze module, waaronder gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: de Spacewell Scan-module in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Spacewell Scan maakt van iedereen die in een gebouw aanwezig is een potentiële melder, niet alleen van de mensen die al zijn ingelogd bij Asset of de Workplace-app. Omdat er niets hoeft te worden geïnstalleerd en niemand hoeft in te loggen, wordt de drempel weggenomen die incidentele gebruikers er normaal van weerhoudt een probleem te melden.

Aanvragen die via Spacewell Scan worden ingediend, komen rechtstreeks in de bestaande wachtrij voor aanvragen terecht. Er is dus geen tweede systeem dat door de servicedesk moet worden bewaakt. Als AI-functies zijn ingeschakeld, worden binnenkomende meldingen bovendien opgeschoond, geclassificeerd en gecontroleerd op waarschijnlijke duplicaten voordat een medewerker ze bekijkt. Zo leidt het extra volume niet tot extra ruis voor de servicedesk.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

Naast de basisfuncties die altijd beschikbaar zijn in deze module (QR-codes genereren voor gebieden en/of assets en deze scans aanvragen laten aanmaken), zijn de belangrijkste aanvullende keuzes bij het gebruik van deze module de volgende:

1. Welke gebieden en/of assets krijgen een QR-code? Spacewell Scan vereist dat ten minste de module Gebouwen en gebieden en/of de module Assets is geactiveerd, afhankelijk van wat de klant scanbaar wil maken (bijvoorbeeld alleen assets zoals koffieautomaten en printers, alleen gebieden zoals vergaderruimten en toiletten, of een combinatie van beide).
2. Moeten de AI-functies worden gebruikt? AI is standaard ingeschakeld en kan op elk moment worden uitgeschakeld via de optie 'AI-functies uitschakelen' op de landingspagina van Spacewell Scan. Houd rekening met de waarde van het automatisch opschonen van beschrijvingen, slimme suggestieknoppen, het automatisch bepalen van het probleemtype en onderwerp en AI Insight, in verhouding tot de bereidheid van de klant om AI-ondersteunde functies te gebruiken en de talen die op locatie worden gebruikt (AI-functies zijn beschikbaar in alle 6 ondersteunde formuliertalen).
3. Welke terugval- en aanvullende servicetypen moeten aan elke QR-code worden gekoppeld? Elke QR-code vereist precies één terugval-servicetype, dat als standaard wordt gebruikt (en, als AI is ingeschakeld, als terugvaloptie wanneer AI een servicetype niet met voldoende zekerheid kan bepalen). Er kunnen optioneel aanvullende servicetypen worden gekoppeld om de mogelijkheden uit te breiden die een melder (of de AI) voor dat specifieke object kan selecteren. Omdat AI-suggestieknoppen maximaal 4 opties tegelijk tonen, is het niet nodig (en niet nuttig) om een zeer groot aantal servicetypen aan één QR-code te koppelen.
4. Moet een aangepaste huisstijl worden gebruikt? Standaard gebruikt het formulier de standaardhuisstijl van Spacewell. U kunt ook een QR-specifieke huisstijl aan een QR-codeconfiguratie koppelen om een ander logo en andere kleuren op dat specifieke formulier weer te geven.
5. Hoe worden de QR-codes afgedrukt en geplaatst? Codes kunnen rechtstreeks vanuit Asset in twee formaten worden afgedrukt, of de URL van de QR-code kan worden geëxporteerd voor gebruik in een andere (online) afdrukservice. Spreek met de klant af welk afdrukformaat en welk labelmateriaal worden gebruikt (zie hoofdstuk 4.3 en 7).

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals voor elke nieuwe module, de optie 'Module activeren' op het startboard voor beheerders (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie Module activeren voor algemene informatie over deze opties voor het activeren van modules.

Deze module inschakelen wanneer de klant geen gebruikmaakt van Asset Baseline

Deze module inschakelen wanneer de klant geen gebruikmaakt van Asset Baseline

Voor klanten die geen gebruikmaken van Asset Baseline is er geen activeringsproces voor modules waarmee de relevante objecten en instellingen automatisch worden aangemaakt. Zorg ervoor dat u het volgende uitvoert:

1. Maak de API-connector (QR-code-ticketing) handmatig aan via Clientinstellingen → Authenticatie. Stel deze in op actief en zorg ervoor dat inkomende webservices zijn toegestaan.
2. Zorg ervoor dat aanvragen die via Spacewell Scan worden aangemaakt, in de juiste categorie worden aangemaakt door het vereiste WorkflowControl-object handmatig in te stellen. Zoek het WorkflowControl-object met de naam 'RequestGeneric' (de eenvoudigste manier om dit te vinden is tijdelijk een importconnector aan te maken, omdat deze een veld hebben waarin u een WorkflowControl kunt selecteren, zodat u 'RequestGeneric' kunt vinden; de FTP-connector zelf kan daarna worden verwijderd). Kopieer dit WorkflowControl-object, behoud exact dezelfde naam en stel de juiste aanvraagcategorie in op de kopie (deze hoeft niet aan de API-connector te worden gekoppeld):

3. Optioneel: foto's die via het Spacewell Scan-formulier worden geüpload, worden geüpload naar de eerste beschikbare documentcategorie. Dit kan worden beïnvloed door het WorkflowControl-object met de naam 'AttachmentSpacewellScan' te zoeken en het veld ‘Categorie’ in te stellen op de gewenste documentcategorie.

Zodra de eerste stap is voltooid, wordt de navigatiemenuoptie 'Spacewell Scan' onder 'Aanvragen' automatisch beschikbaar voor beheerders, op voorwaarde dat de klant het standaardnavigatiemenu gebruikt, omdat de zichtbaarheid ervan is gekoppeld aan de aanwezigheid van de API-connector. Als de klant een aangepast navigatiemenu gebruikt, moet deze optie handmatig aan het menu worden toegevoegd.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld

Spacewell Scan vereist dat de module Aanvragen is geactiveerd, omdat elke scan resulteert in een reguliere aanvraag. Daarnaast moet, afhankelijk van wat de klant scanbaar wil maken, ten minste één van de volgende masterdatamodules zijn geactiveerd:

• Masterdata: activering en informatie over de module Gebouwen en gebieden (vereist als QR-codes aan gebieden moeten worden gekoppeld)
• Masterdata: activering en informatie over de module Assets (vereist als QR-codes aan assets moeten worden gekoppeld)

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering hoeven geen instellingen te worden bepaald. Het starten van de moduleactivering is voldoende: de module wordt ingeschakeld en de API-connector 'Spacewell Scan' wordt in dezelfde stap automatisch gegenereerd en geconfigureerd. Handmatige configuratie van de API-connector is niet nodig.

4.2.1 Workflow-e-mails

Spacewell Scan introduceert geen eigen workflow of workflow-e-mails. Aanvragen die via een QR-codescan worden aangemaakt, volgen de standaardaanvraagworkflow, inclusief de bestaande workflow-e-mails. Zie voor meer informatie: Activering en informatie over de module Aanvragen | 4.2.1 Workflow-e-mails.

Een verschil waarmee u rekening moet houden: omdat melders die Spacewell Scan gebruiken anoniem zijn, wordt de aanvrager van de resulterende aanvraag automatisch ingesteld op de beheerder die aan de API-connector van Spacewell Scan is gekoppeld (standaard een gebruiker met de naam 'Spacewell integration'). Daardoor wordt elke workflow-e-mail die normaal gesproken naar de aanvrager zou worden verzonden (bijvoorbeeld een bevestigingsmail of een verzoek om meer informatie) verzonden naar noreply@spacewell.com in plaats van naar de daadwerkelijke melder, die onbekend blijft voor het systeem en niet kan worden bereikt.

4.3 Gegevensimport

Voor deze moduleactivering zijn geen gegevensimports beschikbaar, omdat er geen bulkimportroutine voor QR-codeconfiguraties is. In plaats daarvan worden QR-codes rechtstreeks vanuit bestaande masterdataoverzichten gegenereerd. Zie voor meer informatie hierover: QR-codes genereren en afdrukken in het gedeelte voor applicatiebeheerders.

4.4 Systeemgroepen

Spacewell Scan introduceert geen nieuwe systeemgroepen. Beheerders hebben via het navigatiemenu voor aanvragen toegang tot de navigatiemenuoptie 'Spacewell Scan' en daarmee tot het aanmaken en beheren van QR-codeconfiguraties. Er is geen gebruikersaccount of systeemgroep nodig om een QR-code te scannen en een aanvraag in te dienen; dit is bewust zo ontworpen, omdat iedereen dit kan doen zonder in te loggen.

Voor het afhandelen van aanvragen die uit een scan voortkomen, worden dezelfde systeemgroepen gebruikt als voor reguliere aanvragen.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard voor gebruikersprofielen: Gebruikers autoriseren.

4.5 Navigatiemenu- en startboardopties

Wanneer deze module is geactiveerd, wordt de navigatiemenuoptie 'Aanvragen' → 'Spacewell Scan' beschikbaar. Hiermee wordt de landingspagina van Spacewell Scan geopend, die beheerders toegang geeft tot:

Op de pagina worden ook de automatisch gegenereerde API-connector 'Spacewell Scan' (onder 'API-connector(s)') en een paneel 'Recente fouten (gebeurtenislogboek)' voor eenvoudige monitoring weergegeven.

Er is geen afzonderlijk startboardtabblad beschikbaar voor deze module; alle configuratie wordt uitgevoerd via de hierboven beschreven landingspagina van Spacewell Scan.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startboard: Navigatiemenu en startboard.

5. Aanvullende rapporten

Er zijn momenteel geen aanvullende rapporten of managementdashboard specifiek beschikbaar voor Spacewell Scan. Eenvoudige monitoring van technische problemen is beschikbaar via de opties 'Zoeken in gebeurtenislogboek' en 'Recente fouten (gebeurtenislogboek)' op de landingspagina van Spacewell Scan. Rapportage over de aanvragen zelf (volume, afhandelingstijden enzovoort) is beschikbaar via de standaardrapporten voor Aanvragen, omdat aanvragen van Spacewell Scan reguliere aanvragen zijn.

6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen

In tegenstelling tot de meeste modules heeft Spacewell Scan geen afzonderlijke pagina 'Module-instellingen' op het startboard voor beheerders. Alle configuratie en instellingen, inclusief het in- of uitschakelen van de AI-functies via 'AI-functies uitschakelen', worden rechtstreeks beheerd via de navigatiemenuoptie 'Aanvragen' → 'Spacewell Scan' (zie hoofdstuk 4.5).

7. Aanvullende informatie

7.1 QR-codes afdrukken

QR-codes kunnen rechtstreeks vanuit Asset worden afgedrukt via de opties 'QR-codes afdrukken (groot)' of 'QR-codes afdrukken (klein)' op de landingspagina van Spacewell Scan. Zie voor meer informatie hierover: QR-codes genereren en afdrukken in het gedeelte voor applicatiebeheerders.

8. Gebruikershandleiding

Er is geen traditionele eindgebruikershandleiding voor Spacewell Scan. Het openbare rapportageformulier vereist geen login en is bewust vanzelfsprekend voor anonieme melders. Medewerkers die de resulterende aanvragen afhandelen, kunnen de bestaande handleiding gebruiken: Aanvragen.

9. V&A

V: Is het veilig om deze QR-codes openbaar beschikbaar te stellen?
A: Ja. Inloggen is niet vereist en er worden geen persoonsgegevens van de melder verzameld. AI Insight is ontworpen om veilig openbaar te kunnen worden gebruikt: het onthult nooit aantallen tickets, namen of andere interne details en toont helemaal niets wanneer er geen relevante geschiedenis is.

V: Zijn de 6 ondersteunde formuliertalen ook van toepassing wanneer AI is uitgeschakeld?
A: Ja, de melder kan nog steeds zijn of haar taal kiezen. Zonder AI ziet de melder de vervolgkeuzelijst voor servicetypen echter alleen in die taal als er in Asset een vertaling voor het relevante servicetype beschikbaar is. Als AI is ingeschakeld, worden suggestieknoppen altijd rechtstreeks gegenereerd in de geselecteerde taal van het formulier.

V: Kan de daadwerkelijke melder zich identificeren op het formulier, bijvoorbeeld via een e-mailveld?
A: Nee. Dit is bewust niet mogelijk. De resulterende aanvraag wordt altijd geregistreerd onder de beheerder die aan de API-connector van Spacewell Scan is gekoppeld en de identiteit van de daadwerkelijke melder wordt niet vastgelegd en is niet bekend bij het systeem.