Stamgegevens: activering en informatie over de module Assets

• 1. Stamgegevens
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd
  • 4.2 Module activeren
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
  • 4.5 Navigatiemenu- en startbordopties
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Stamgegevens

Stamgegevens vormen de fundamentele elementen binnen elk IWMS (Integrated Workplace Management System) en dienen als de ruggengraat voor organisatorische activiteiten en besluitvormingsprocessen. Ze omvatten essentiële informatie die relatief statisch blijft en belangrijk is voor de dagelijkse activiteiten van de organisatie.

Stamgegevens dienen als referentiepunt voor verschillende operationele processen, waardoor gebruikers assets, gebouwen, gebieden en contacten binnen verschillende functionaliteiten van de software nauwkeurig kunnen identificeren, volgen en beheren. Door een centrale opslagplaats voor stamgegevens te onderhouden, kunnen organisaties processen stroomlijnen, de gegevensintegriteit verbeteren en de besluitvormingsmogelijkheden vergroten.

2. Waar gaat deze module over

Assets vormen een van de stamgegevensmodules van Asset. Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: de module Stamgegevens Asset in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Stamgegevens, in dit geval assets, dienen twee hoofddoelen:

Integratie met andere modules:

Met de module Asset kunt u assetinformatie in andere modules gebruiken. Dit biedt praktische voordelen in andere modules. Enkele voorbeelden:

• Verzoeken: Door verzoeken aan specifieke assets te koppelen (bijvoorbeeld een defecte laptop of een slecht werkend koffiezetapparaat) kan de Servicedesk meer gerelateerde gegevens over de assets vinden (bijvoorbeeld geüploade handleidingen of contactgegevens van leveranciers), waardoor problemen snel kunnen worden geïdentificeerd en opgelost. Daarnaast helpt het bij resource- en onderhoudsbeheer om openstaande of totale verzoeken per asset bij te houden.
• Reserveringsbeheer: Het reserveren van apparatuur (bijvoorbeeld een beamer) wordt eenvoudiger, waardoor apparatuur efficiënt wordt gebruikt en beter beschikbaar is.
• Contracten: Door assets aan contracten te koppelen, kunnen de kosten en verantwoordelijkheden per asset worden bijgehouden. Dit leidt tot betere en meer datagestuurde strategische besluitvorming en beter leveranciersbeheer.

Uitgebreid portfoliobeheer:

Naast het gebruik in andere modules kan de module Asset helpen bij het beheren van uw assets, doordat inzicht wordt verkregen in de assets van de organisatie, inclusief details zoals locatie, eigendom, bezettingsstatus en onderhoudsgeschiedenis. Dit overzicht helpt bij de toewijzing van middelen, kostenbesparing en strategische besluitvorming.

Samengevat biedt de module Asset praktische oplossingen voor het verbeteren van andere modules en processen en voor het beheren van uw assetportfolio.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

De belangrijkste keuzes die vóór het gebruik van deze module kunnen worden gemaakt, zijn de volgende:

Contextuele toegang

Standaard kan iedere gebruiker ieder asset selecteren in andere processen als het koppelen van een asset voor die module is ingeschakeld (bijvoorbeeld iedere gebruiker die een verzoek mag maken, kan standaard ieder asset selecteren bij het maken van een verzoek zolang assets in de verzoekmodule worden gebruikt). Hetzelfde geldt voor gebruikers die gemachtigd zijn om assets te maken en te bewerken. Standaard wordt deze systeemgroep (3. Assets bewerken) namelijk in het algemeen aan een gebruiker toegewezen, waardoor deze op ieder asset van toepassing is.

Als dit niet het geval moet zijn (bijvoorbeeld als een gebruiker alleen specifieke assets mag zien/selecteren of alleen specifieke assets mag bewerken (bijvoorbeeld alle assets van een specifiek gebouw)), moet contextuele toegang worden ingeschakeld via Module-instellingen → Assets: Contextuele toegang tot assets (of rechtstreeks via de moduleactivering). Zie voor meer informatie: contextuele toegang.

Aanvullende categorieën

Als de standaard assetcategorieën (beschreven in de module Stamgegevens Asset) niet voldoende zijn, kunnen aanvullende categorieën worden toegevoegd. Zie de module Stamgegevens Asset voor meer informatie hierover.

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals voor iedere nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startbord voor beheerders (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor 'Module activeren'.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd

Voor de module Asset hoeven vooraf geen andere modules te worden geactiveerd.

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering is slechts één instelling van toepassing:

• Contextuele toegang tot assets: hiermee wordt contextuele toegang tot de assets ingeschakeld. Zie hierboven en contextuele toegang

Nadat de moduleactivering is gestart, kunnen de assetgerelateerde imports in de volgende stap worden gedownload. Zie verderop (Gegevensimport) voor meer informatie.
Door de moduleactivering te starten, worden ook de relevante systeemgroepen ingeschakeld. Deze kunnen aan gebruikersprofielen worden toegewezen via het dashboard voor gebruikersprofielbeheer, dat op het startbord van de beheerder staat. Zie verderop (Systeemgroepen en profielsuggesties) voor meer informatie.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module komen enkele gegevensimports beschikbaar. Deze kunnen worden gebruikt om relevante gegevens snel in het systeem te importeren (in plaats van deze gegevens handmatig in te voeren, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimports worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het startbord van de beheerder (alleen voor beheerders van niveau 2 en niveau 3).

Zie Gegevensimports voor meer algemene informatie over gegevensimports.

Als de module Asset is geactiveerd, komen de volgende standaardimportconnectors beschikbaar:

4.4 Systeemgroepen

Systeemgroepen kunnen aan gebruikersprofielen worden toegewezen wanneer een module wordt geactiveerd. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie Gebruikersbeheer voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard voor gebruikersprofielen.

Voor de module Asset komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:

4.5 Navigatiemenu- en startbordopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen).

Zie Gebruikers autoriseren voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startbord.

Voor de assetmodule komen de volgende navigatiemenuopties beschikbaar:

5. Aanvullende rapporten

Via de navigatiemenuoptie ‘Rapporten’ → Mappen, map 'Stamgegevens', kunnen key users aanvullende rapporten over de stamgegevensobjecten vinden:

6. Aanvullende instellingen en opties na activering

Voor de meeste modules kunnen aanvullende instellingen na de eerste moduleactivering worden geconfigureerd via de optie 'Module-instellingen' op het startbord voor beheerders. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen meer geavanceerde instellingen beschikbaar zijn. Deze kunnen ook via de Module-instellingen worden beheerd.

Ga naar Module-instellingen → tabblad Assets om alle assetinstellingen te openen. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Zie de volgende gebruikershandleiding voor een stapsgewijze uitleg van de assetmodule: Gebruikershandleiding: Stamgegevens assets

9. V&A

In afwachting van beantwoording van vragen.