Activering en informatie over de module Contracten

• 1. Contracten in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
  • 4.2 Module activeren
    • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Navigatiemenu en opties op het startbord
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Contracten in het algemeen

Contractbeheer in het algemeen is het systematische proces van het beheren van het aanmaken van contracten, het analyseren en onderhouden ervan om de operationele en financiële prestaties te maximaliseren en tegelijkertijd risico's te minimaliseren. Het is essentieel dat organisaties overeenkomsten met klanten, leveranciers en partners effectief beheren.

Effectief contractbeheer omvat verschillende kritieke activiteiten:

• Monitoring: Relevante contractgegevens volgen
• Verlengingen: Wijzigingen beheren en zorgen voor tijdige verlengingen om de continuïteit van de activiteiten te waarborgen.
• Documentatie: Contractdocumenten organiseren en onderhouden zodat ze gemakkelijk kunnen worden geraadpleegd en teruggevonden.
• Risicobeheer: Potentiële risico's identificeren en beperken die verband houden met contractvoorwaarden.

Over het geheel genomen verbetert contractbeheer het toezicht op contracten, de financiële transparantie en de ondersteuning van weloverwogen besluitvorming. Uiteindelijk draagt dit bij aan het efficiënt beheren van de contractuele verplichtingen en bedrijfsmiddelen van de organisatie.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: Contractmodule in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Deze module centraliseert alle relevante contractgegevens op één plek en biedt duidelijke en directe toegang tot contractdetails. Gebruikers profiteren van geautomatiseerde herinneringen en rapporten, zodat ze op de hoogte zijn van naderende contractbeëindigingen en deadlines. Deze proactieve aanpak helpt menselijke fouten te voorkomen en tijdige verlengingen of onderhandelingen te vergemakkelijken.

Daarnaast biedt de module duidelijk inzicht in de financiële gevolgen van contracten, waardoor beter budgetbeheer en een betere financiële planning mogelijk zijn. Door integratie met andere modules krijgen gebruikers volledig inzicht in actieve contracten met betrekking tot gebouwen en bedrijfsmiddelen. Als er bijvoorbeeld een werkopdracht wordt aangemaakt voor defecte apparatuur, kan het systeem actieve onderhoudscontracten identificeren en koppelen die bij dat bedrijfsmiddel horen. Deze integratie zorgt ervoor dat servicedeskgebruikers op de hoogte zijn van bestaande serviceovereenkomsten, waardoor problemen efficiënter en kosteneffectiever kunnen worden opgelost.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

Naast de basisfuncties die altijd beschikbaar zijn in deze module (contractregistratie, inclusief financiële details per periode, en contractherinneringen), zijn de volgende aanvullende keuzes het meest relevant bij het gebruik van deze module:

1. Als de contractmodule ook wordt gebruikt om de financiële componenten van een contract bij te houden en erover te rapporteren (door contractitems met een prijs per periode te maken), moeten deze contractitems dan ook worden gekoppeld aan de relevante stamgegevensobjecten (gebouwen, gebieden, bedrijfsmiddelen)? Hierdoor kan meer inzicht tussen modules worden verkregen (bijvoorbeeld inzicht in actieve contracten wanneer een verzoek wordt aangemaakt met betrekking tot een defect bedrijfsmiddel, als dat bedrijfsmiddel is gekoppeld aan een (onderhouds)contract met een leverancier). Als dit gewenst is, zorg er dan voor dat de relevante stamgegevensmodules ook zijn geïmplementeerd.
2. Is het relevant om de indexeringsfunctie voor contracten te gebruiken? Dit is waarschijnlijk alleen relevant voor contracten waarvoor de klant geld ontvangt in plaats van betaalt (in het tweede geval worden de nieuwe prijzen waarschijnlijk door de leverancier bepaald). Via de indexeringsfunctie kunnen de prijzen van een selectie contract(en) eenvoudig met een bepaald bedrag of percentage worden geïndexeerd. Naast het gebruik van de indexeringsoptie om contracten automatisch te indexeren, is het ook mogelijk om de optie te gebruiken om automatisch indexeringsbrieven te genereren (e-mails die naar de betrokken contractpartijen kunnen worden verzonden om hen over de nieuwe prijzen te informeren). Deze functie moet worden ingeschakeld via de instellingen van de contractmodule. Zie voor meer informatie over deze functionaliteit Contractbeheer (gebruikers).
3. Worden de contracten ook gefactureerd via Asset? Dit is waarschijnlijk alleen relevant voor contracten waarvoor de klant geld ontvangt in plaats van betaalt. In dat geval moet ook de module Uitgaande facturen, inclusief factuurruns voor contracten, worden geïmplementeerd. Zie voor meer informatie over deze functionaliteit Contractbeheer (gebruikers), Uitgaande facturen (gebruikers) en Factuurruns (gebruikers).

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startbord voor beheerders (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor 'Module activeren' Module activeren.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld

Voor de contractmodule hoeven geen andere modules vooraf te zijn geactiveerd. Als u echter een specifiek gebouw, gebied en/of bedrijfsmiddel aan een contractitem wilt kunnen koppelen, moeten deze modules eerst worden geactiveerd. Anders is het alleen mogelijk om algemene contractitems te maken die niet aan een object zijn gekoppeld.

Zie voor meer informatie over deze modules:

• Stamgegevens: activering en informatie over de module Gebouwen en gebieden
• Stamgegevens: activering en informatie over de module Bedrijfsmiddelen

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:

Te bepalen instellingen:

Meldingen verzenden: Schakel deze optie in om de standaardwaarde in te stellen voor de optie om voor elk nieuw aangemaakt contract een contractherinnering te verzenden. Deze optie kan per nieuw contract dat wordt aangemaakt worden gewijzigd. De instelling hier is alleen van toepassing op de standaardwaarde.

Standaard aantal dagen vóór het einde van de opzegtermijn waarop meldingen worden verzonden: Hiermee bepaalt u hoeveel dagen vóór de einddatum van de opzegtermijn van een contract een herinnering moet worden verzonden. Dit wordt ingesteld als de standaardwaarde voor elk (nieuw) contract. Bij het registreren van een contract kan deze waarde altijd per contract worden aangepast. Als hier 30 dagen wordt ingevuld, wordt 30 dagen vóór de datum van het einde van de opzegtermijn een melding verzonden.

Aan wie een contractherinnering moet worden verzonden, moet worden ingevoerd bij het maken of bewerken van een daadwerkelijk contract

4.2.1 Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (voor deze module alleen de herinneringsmail wanneer een contractperiode eindigt), worden ook gegenereerd en weergegeven in de include bij het activeren van de module nadat de moduleactivering is gestart. Als de klant een of meer workflow-e-mails niet wil gebruiken, kunnen deze e-mails direct uit het overzicht worden verwijderd. Zie voor meer informatie over workflow-e-mails: Standaard workflow-e-mails

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Contractmodule in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module komen enkele gegevensimports beschikbaar. Deze kunnen worden gebruikt om relevante gegevens snel in het systeem te importeren (in plaats van deze gegevens handmatig in te voeren, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimports worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het startbord voor beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en niveau 3).

Zie voor meer informatie over gegevensimports in het algemeen: Gegevensimports

Als de contractmodule is geactiveerd, komen de volgende standaardimportconnectoren beschikbaar:

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen systeemgroepen beschikbaar die aan gebruikersprofielen kunnen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een deel van) de opties in het navigatiemenu, tabbladen op het startbord en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard van gebruikersprofielen: Gebruikersbeheer

Voor de contractmodule komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startbord voor beheerders kunnen deze systeemgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw gemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (stamgegevens)modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.

Bij facturering van contracten kunnen de volgende systeemgroepen uit de module (uitgaande) facturen ook relevant worden:

4.5 Navigatiemenu en opties op het startbord

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen de relevante opties in het navigatiemenu beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Daarnaast komt er een modulespecifiek tabblad voor key users op het startbord beschikbaar voor die module. Dit tabblad is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Het tabblad geeft gebruikers inzicht en dagelijkse werkoverzichten die relevant zijn voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startbord: Gebruikers autoriseren

Voor de contractmodule komen de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Voor de module Contractbeheer komt het volgende tabblad op het startbord beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:

• Contractbeheerder
• Managementdashboards contracten

Dit tabblad op het startbord bevat enkele knoppen met dezelfde namen als de opties in het navigatiemenu. Daarnaast bevat dit tabblad de volgende includes (beide zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):

• Contractregistraties die nog niet zijn voltooid: Als een contract werd aangemaakt (Contract + functie), maar niet werd voltooid voordat de gebruiker dit proces verliet, wordt het in dit overzicht weergegeven.
• Contracten die nog niet zijn verlengd en waarvan de opzegtermijn binnen 90 dagen valt: In dit overzicht worden alle contracten weergegeven die nog niet zijn verlengd en waarvan de opzegtermijn binnen 90 dagen valt.

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules kunnen aanvullende rapporten beschikbaar zijn via de optie ‘Rapporten’ in het navigatiemenu.
Voor de module Contractbeheer zijn rapporten beschikbaar via:

• Rapporten in het navigatiemenu: Een lange lijst met rapporten met betrekking tot contracten, beschikbaar voor de systeemgroepen van het contractsysteem.
• Managementdashboard: Er is een managementdashboard voor contracten beschikbaar in het navigatiemenu ‘Contracten’ voor de systeemgroep ‘Managementdashboards contracten’, met overzichten en grafieken met betrekking tot contracten (nieuw versus beëindigd, toe- en afname van de waarde enzovoort):

6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen

Voor de meeste modules kunnen aanvullende instellingen na de eerste moduleactivering worden geconfigureerd via de optie 'Module-instellingen' op het startbord voor beheerders. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen meer geavanceerde instellingen beschikbaar zijn. Deze kunnen ook via de module-instellingen worden beheerd.

Ga naar Modules instellingen → tabblad Contracten om naar alle instellingen van de contractmodule te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Zie voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, Contractbeheer voor (eind)gebruikers.

9. V&A

In afwachting van beantwoording van vragen.