Stamgegevens: Gebouwen en terreinen activeren en informatie

• 1. Stamgegevens
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
  • 3.1 Keuzes
• 4. Activering
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Stamgegevens

Stamgegevens vormen de fundamentele onderdelen van elk IWMS (Integrated Workplace Management System) voor organisatiewerkzaamheden en besluitvorming. Ze bevatten essentiële informatie die relatief stabiel blijft en belangrijk is voor de dagelijkse activiteiten.

Ze dienen als referentiepunt om assets, gebouwen, terreinen en contacten te identificeren, volgen en beheren in verschillende softwarefuncties. Centrale gegevens helpen processen stroomlijnen, verbeteren gegevensintegriteiten ondersteunen beslissingen.

2. Waar gaat deze module over?

Gebouwen en terreinen is een stamgegevensmodule.

Zie kernonderdelen: Module Gebouwen en terreinen onder Applicatiebeheerders.

3. Waarom deze module gebruiken?

Deze stamgegevens hebben twee doelen:

Integratie met andere modules:

Locatiegegevens ondersteunen andere processen. Voorbeelden:

• Verzoeken: lokaliseren van problemen en aantallen per gebouw of terrein volgen voor onderhoud en middelenbeheer.
• Reserveringen: efficiënter ruimtegebruik en beschikbaarheid.
• Contracten: kosten per gebouw of terrein voor onderbouwde keuzes.

Volledig portfoliobeheer:

Locatie, eigendom, bezetting en onderhoudshistorie ondersteunen vastgoedbeheer, besparingen en middelenverdeling. Ruimtelijke indeling ondersteunt efficiëntie en compliance.

De module verbetert andere processen en vastgoedbeheer.

3.1 Keuzes

Belangrijk zijn:

Contextuele toegang

Standaard mogen gebruikers alle gebouwen en terreinen selecteren in bevoegde processen. Ook bewerkrechten gelden standaard algemeen via de systeemgroep 3. Edit buildings and areas.

Beperk dit via Module settings → Buildings and areas: Contextual access to buildings, bijvoorbeeld voor specifieke gebouwen of één verdieping. Dit kan tijdens activering. Zie: Contextuele toegang.

Aanvullende categorieën

Als de standaardcategorieën uit Module Gebouwen en terreinenniet voldoende zijn, voeg je categorieën toe. Zie Module Gebouwen en terreinen voor uitleg.

4. Activering

Gebruik Module activation, alleen voor beheerdersniveau 2 en 3). Zie algemeen: Modules activeren.

4.1 Vereisten

Er zijn geen vooraf vereiste modules.

4.2 Moduleactivering

Er is één instelling:

• Contextual access to buildings: zie hierboven en Contextuele toegang

Na starten zijn gebouw- en terreinimports beschikbaar; zie hieronder.
Groepen worden actief en via User profile management toegewezen. Zie algemene autorisatie: Gebruikers autoriseren.

4.3 Gegevensimports

Imports bieden snelle registratie naast handmatige invoer.

Ze verschijnen na starten en op het startboard, alleen voor niveau 2 enniveau3 beheerders).

Zie algemeen: Gegevensimports

Standaardconnectoren:

4.4 Systeemgroepen

Groepen geven via profielen toegang tot menu’s, tabbladen en workflowtaken.

Zie algemeen: Gebruikersbeheer

Beschikbare groepen:

4.5 Navigatie en startboard

Activering toont opties volgens groepsrechten.

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren

Menuopties:

5. Aanvullende rapporten

Reports → Folders → Master data voor key users:

6. Instellingen na activering

Standaardwaarden worden bij activering ingesteld; aanvullende opties staan in Module settings.

Open Buildings and areas en gebruik veldhulp.

7. Aanvullende informatie

Activeer aanvullend Space Management via Module settings → Buildings and areas: Space Management met de onderstaande instelling:

Zie: Space Management onder Applicatiebeheerders.

8. Gebruikershandleiding

Voor stapsgewijze uitleg: Stamgegevens: Gebouwen en terreinen

9. Vragen en antwoorden

Wacht op vragen om te beantwoorden.