Activering en informatie over de module Projectmanagement

• 1. Projectmanagement in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
  • 4.2 Module activeren
    • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules
  • 4.5 Navigatiemenu- en startboardopties
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na inschakeling
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Projectmanagement in het algemeen

‪Projectmanagement is het proces van het plannen, organiseren en bewaken van taken en middelen om specifieke doelen binnen een vastgestelde termijn en een vastgesteld budget te bereiken. Het omvat het coördineren van verschillende aspecten, zoals mensen, tijd, geld en materialen, om ervoor te zorgen dat een project succesvol wordt voltooid. Zie het als de drijvende kracht die ervoor zorgt dat een project van begin tot eind op schema blijft.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Module Projectmanagement in het gedeelte ‘Applicatiebeheerders’.

3. Waarom deze module gebruiken

Met deze module kunnen medewerkers/gebruikers alle projecten (groot of klein) beheren. Met projectsjablonen kunnen verschillende projecttypen worden gemaakt met alle relevante projectfasen. Nieuwe projecten kunnen eenvoudig worden gemaakt op basis van een projectsjabloon met een vooraf gedefinieerde set projectfasen. Vraag uw projectbudget aan, laat het goedkeuren en wijs het toe aan de verschillende projectfasen. Registreer werkelijke kosten met werkopdrachten die vanuit de projectfasen zijn gemaakt. Houd de tijdlijn en het budget versus de realisatie van projecten bij via verschillende overzichten en rapporten.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

De belangrijkste keuzes die bij het gebruik van deze module kunnen worden gemaakt, zijn de volgende:

1. Is goedkeuring van het budget van toepassing? De projectverantwoordelijke kan binnen het project een projectbudget opgeven. Als er gebruikers verantwoordelijk zijn voor het controleren van het aangevraagde projectbudget, kan deze optie worden ingeschakeld. Gebruikers in de opgegeven systeemgroep voor budgetgoedkeuring krijgen de taak in de workflow om het budget te controleren en het aangevraagde budget goed of af te keuren.

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startboard van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor het activeren van modules.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld

Voor de module Projectmanagement hoeven vooraf geen andere modules te worden geactiveerd. Als u echter een specifiek gebouw aan een project wilt kunnen koppelen, moet de bijbehorende module eerst worden geactiveerd.

Zie voor meer informatie over deze module:

• Activering en informatie over de module Stamgegevens: Gebouwen en gebieden

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:

Te bepalen instellingen

• Goedkeuring van projectbudget: De projectverantwoordelijke kan een projectbudget aanvragen dat volgens hem of haar nodig is om het project te voltooien. Er kan worden bepaald of dit aangevraagde projectbudget door een vooraf gedefinieerde gebruiker of groep gebruikers moet worden gecontroleerd en goedgekeurd.
• Groep voor goedkeuring van projectbudget: Als goedkeuring van het projectbudget is ingeschakeld, kan de systeemgroep worden opgegeven. Gebruikers in deze groep krijgen de workflowtaak om het projectbudget te controleren.

4.2.1 Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (bijvoorbeeld de e-mail aan de goedkeurder van het projectbudget als het projectbudget moet worden gecontroleerd), worden ook gegenereerd en weergegeven in de opname bij het activeren van de module nadat de moduleactivering is gestart. Als de klant een of meer workflow-e-mails niet wil gebruiken, kunnen de e-mails rechtstreeks uit het overzicht worden verwijderd. Zie voor meer informatie over workflow-e-mails: Workflow-e-mails

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Module Projectmanagement in het gedeelte ‘Applicatiebeheerders’.

4.3 Gegevensimport

Voor deze module zijn geen standaardgegevensimports beschikbaar.

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden systeemgroepen beschikbaar die aan gebruikersprofielen kunnen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) opties in het navigatiemenu, tabbladen op het startboard en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard voor gebruikersprofielen: Gebruikersbeheer

Voor de module Projectmanagement worden de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie ‘Gebruikersprofielbeheer’ op het startboard van de beheerder kunnen deze systeemgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw gemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules

Voor sommige modules kunnen andere (stamgegevens)modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor Projectmanagement kan de module met stamgegevens ‘Gebouwen en gebieden’ relevant zijn. Daarom moet mogelijk ook de volgende systeemgroep aan gebruikers worden toegewezen (als dit niet al eerder is gedaan), zodat zij de relevante stamgegevensobjecten kunnen maken en bewerken.

Bij het genereren van gebruikersprofielen wordt aanbevolen deze groep op te nemen of een speciaal profiel (en gebruikers) voor deze module te hebben.

4.5 Navigatiemenu- en startboardopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante opties in het navigatiemenu beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Vervolgens wordt een modulespecifiek key-user-startboardtabblad beschikbaar voor die specifieke module en is dit zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzicht in en dagelijkse werkoverzichten voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startboard: Navigatiemenu en startboard

Zie voor meer informatie over de navigatiemenu- en startboardopties die van toepassing zijn op Projectmanagement: Projectmanagement - Navigatiemenu en startboard

5. Aanvullende rapporten

Voor de module Projectmanagement worden geen aanvullende rapporten toegevoegd aan de navigatiemenuoptie ‘Rapporten’.

Aanvullende rapporten zijn te vinden via de knop ‘Rapporten’ bij de navigatiemenuoptie ‘Projecten’ en het tabblad ‘Dashboard Projectmanagement’:

6. Aanvullende instellingen en opties na inschakeling

Voor de meeste modules kunnen aanvullende instellingen na de eerste moduleactivering worden geconfigureerd via de optie ‘Module-instellingen’ op het startboard van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen er geavanceerdere instellingen beschikbaar zijn, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Ga naar Module-instellingen → tabblad Projecten om naar alle Projecten-instellingen te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Zie voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, : Module Projectmanagement voor gebruikers

9. V&A

In afwachting van beantwoording van vragen.