- 1. Waar gaat deze module over
- 2. Automatisch verzonden e-mails in de workflow(s)
- 3. Algemene instellingen van de bezoekersmodule
- 4. Aanvullende informatie over deze module
Info
Dit artikel gaat over het gebruik van deze module als applicatiebeheerder. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van de concepten in deze module als gebruiker (bijvoorbeeld details over het aanmaken van een object) de gerelateerde module in het gedeelte Gebruikers van deze kennisbank: Gebruikers
1. Waar gaat deze module over
De bezoekersmodule is ontworpen om gebruikers te helpen bezoekers te registreren die een van de gebouwen van de klant bezoeken. Receptiemedewerkers kunnen deze module gebruiken om uitgebreide overzichten te krijgen van de verwachte bezoekers, aankomende en vertrekkende bezoekers te verwerken en bij te houden welke bezoekers zich momenteel in het gebouw bevinden. Daarnaast bevat de module ook meerdere (grafische) inzichten in bezoekersstatistieken.
In de volgende gedeelten worden enkele kernconcepten van deze module nader toegelicht.
1.1 Bezoekers aanmaken
Bezoekers kunnen standaard worden aangemaakt vanuit de Workplace App and Go*. Zie voor meer informatie: Workplace Experience. Het is echter nog steeds mogelijk om bezoekers aan te maken in Asset.
Receptiemedewerkers beheren aankomsten en vertrekken en bekijken inzichten met betrekking tot bezoekers in Asset.
Opmerking
*Zorg ervoor dat de systeemgroep 'Create visitors' wordt toegewezen aan alle relevante gebruikers in Asset die Workplace Experience gebruiken om bezoekers aan te maken. Anders werken bepaalde functies (zoals het bekijken van bezoekers die zijn gekoppeld aan reserveringen die door anderen zijn aangemaakt en met de gebruiker zijn gedeeld) niet correct.
In Asset kan een bezoeker worden geregistreerd door een receptie- of frontdes medewerker. De gebruiker kan bezoekersgegevens invoeren, een badge afdrukken, opmerkingen toevoegen, mede-bezoekers opnemen en aangeven dat de bezoeker is aangekomen.
Info
Als de verwachte aankomsttijd is ingesteld op nu (voor ad-hocbezoekers), wordt de werkelijke aankomsttijd (Aangekomen om) automatisch op dezelfde waarde ingesteld.
Eindgebruikers die in Asset werken, kunnen ook bezoekers aanmaken, maar de interface is vereenvoudigd ten opzichte van het scherm voor receptie- of frontdes medewerkers.
1.2 Mede-bezoekers
Als meerdere bezoekers van hetzelfde bedrijf uw locatie bezoeken, zijn sommige gegevens van de bezoekers hetzelfde. Mede-bezoekers kunnen vanuit de hoofdbezoeker worden aangemaakt en nemen specifieke informatie van de hoofdbezoeker over, zoals Bedrijf, Verwachte aankomsttijd, Verwachte eindtijd, Gebouw, Host en Opmerkingen. U hoeft dus niet voor iedere mede-bezoeker dezelfde informatie in te voeren.
Als er veel bezoekers worden verwacht, kan ook de importfunctie voor mede-bezoekers worden gebruikt. Via deze functie kunnen de bezoekers in een CSV-bestand worden ingevoerd en eenvoudig worden geïmporteerd. Het importeren van mede-bezoekers is efficiënter dan ze handmatig toe te voegen als het om veel bezoekers gaat.
Info
Deze functie is alleen beschikbaar wanneer bezoekers worden aangemaakt in Asset. Mede-bezoekers zijn niet beschikbaar via Workplace Experience voor eindgebruikers.
1.3 Badge afdrukken
Met bezoekersbadges kunnen de gegevens van bezoekers op een badge worden afgedrukt, zodat de bezoeker zich aan anderen kan identificeren en door medewerkers in het gebouw als bezoeker wordt herkend.
Via het tabblad ‘Module settings' → 'Visitors’ kan het gebruik van badges worden ingeschakeld.
Wanneer deze optie is ingeschakeld, wordt het veld ‘Badge number’ en de knop om de badge af te drukken beschikbaar bij de bezoeker. Het badgenummer is ook zichtbaar in alle relevante bezoekersoverzichten:
Standaard is er in Asset een badge beschikbaar:
Om te voorkomen dat badgenummers één voor één moeten worden ingevoerd en afgedrukt, kan het overzicht ‘Visitors coming in today (my location)’ op het dashboard van de receptie worden gebruikt om dit in één keer voor meerdere bezoekers te doen.
Info
De standaardbadge kan direct worden gebruikt. Als een klant een klantspecifiek badgeontwerp wenst, wordt dit beschouwd als maatwerk in de omgeving van de klant.
1.4 Anonimisering
De bezoekersgegevens, zoals de naam, het bedrijf, het kenteken en het e-mailadres, bevatten persoonsgegevens die vanwege de AVG-regelgeving vaak niet langer mogen worden bewaard dan relevant is.
Via het tabblad ‘Module settings' → 'Visitors’ is het mogelijk om anonimisering van bezoekers in te schakelen X dagen nadat de bezoeker is vertrokken (op basis van de vertrektijd):
De naam, het bedrijf, het kenteken en het e-mailadres worden vervangen door een '-' en de bezoeker bevat geen persoonsgegevens meer.
1.5 Bezoekers in combinatie met reserveringen
Naast het aanmaken van afzonderlijke bezoekers is het ook mogelijk om bezoekers aan een reservering toe te voegen. Als de reserveringsmodule wordt gebruikt, kan de bezoeker rechtstreeks vanuit een reservering in Workplace worden aangemaakt en is de reservering waaraan de bezoeker is gekoppeld zichtbaar in de relevante bezoekersoverzichten op het dashboard van de receptie.
Als de reservering wordt geannuleerd, worden alle gekoppelde bezoekers ook automatisch geannuleerd om te voorkomen dat bezoekers komen opdagen voor een geannuleerde vergadering.
Zie voor meer informatie over de reserveringsmodule: Reserveringsmodule
1.6 Automatische e-mailbijlagen
Het kan relevant zijn om bezoekers van uw locatie te informeren over specifieke bedrijfsgegevens, openingstijden van de locatie, gepland onderhoud, enzovoort. Via ‘Module setting' → 'Visitors’ kunnen algemene bijlagen worden toegevoegd. Deze algemene bijlagen worden toegevoegd aan de workflow-e-mails die naar de bezoeker worden verzonden (zie het volgende hoofdstuk Automatisch verzonden e-mails in de workflow).
Via het tabblad 'Process settings' bij een gebouw kunnen ook gebouwspecifieke bijlagen worden toegevoegd voor bezoekers die dat specifieke gebouw bezoeken.
1.7 Beperkingen voor bezoekersregistratie en autoregistratie
Via Module settings → het tabblad 'Visitors' kan bezoekersregistratie op gebouwniveau worden ingeschakeld. Wanneer deze instelling is ingeschakeld, komen er voor elk gebouw aanvullende configuratieopties beschikbaar om bezoekersregistratie toe te staan of te beperken.
Hierdoor kunnen bepaalde gebouwen, zoals gebouwen zonder receptie, worden uitgesloten van selectie tijdens de bezoekersregistratie.
Binnen Module settings → het tabblad 'Visitors' kan ook worden geconfigureerd hoe de autoregistratie van bezoekers wordt afgehandeld. Er zijn drie opties beschikbaar:
- Always – Autoregistratie van bezoekers is ingeschakeld voor alle gebouwen. Er is geen aanvullende configuratie op gebouwniveau vereist en gebruikers kunnen aangeven dat een bezoeker een auto heeft en het kenteken registreren.
- Depending on the building – Op gebouwniveau komt de instelling ‘Allow visitor car registration’ beschikbaar. Hiermee kan elk gebouw bepalen of autoregistratie van bezoekers is toegestaan.
- Never – Autoregistratie van bezoekers is volledig uitgeschakeld. Gebruikers kunnen niet aangeven dat een bezoeker een auto heeft, noch in Asset, noch in Workplace.
Als de instelling ‘Allow visitor car registration’ op gebouwniveau leeg wordt gelaten, wordt de configuratie van het bovenliggende gebouw toegepast. Hierdoor kan de instelling op een hoger niveau (bijvoorbeeld een locatie) worden gedefinieerd, zodat alle onderliggende gebouwen hetzelfde gedrag overnemen.
Als een gebouw wordt geselecteerd waar autoregistratie van bezoekers niet is toegestaan, wordt een foutmelding weergegeven wanneer de gebruiker probeert aan te geven dat de bezoeker een auto heeft.
1.8 Zelfregistratie
Via Module settings → het tabblad ‘Visitors' kan zelfregistratie van bezoekers worden ingeschakeld. Zodra deze is geactiveerd, wordt automatisch een nieuw gebruikersprofiel 'Self service’ aangemaakt.
Dit profiel is geoptimaliseerd voor gebruik op een 22-inchscherm in portretmodus en moet worden toegewezen aan een speciale systeemgebruiker voor de specifieke locatie waar de zelfregistratiekiosk is geïnstalleerd.
Info
Zorg ervoor dat de juiste locatie is opgegeven in de contactgegevens van de systeemgebruiker. Dit is vereist om ervoor te zorgen dat bezoekers voor het juiste gebouw worden geregistreerd.
Via de kiosk kunnen bezoekers zich nu in hun voorkeurstaal registreren. De zelfregistratiefunctie ondersteunt momenteel de volgende talen:
- Engels
- Nederlands
- Duits
- Frans
- Zweeds
1.8.1 Automatisch inloggen
Zelfregistratiekiosken worden doorgaans aan het begin van de dag ingeschakeld en aan het einde van de dag uitgeschakeld. Verwacht wordt dat deze kiosken altijd beschikbaar zijn, zonder dat na een time-out van de sessie of een stroomstoring handmatig hoeft te worden ingelogd.
Om dit te ondersteunen kan in Asset een speciale systeemgebruiker aan het kioskapparaat worden gekoppeld. Hierdoor kan de kiosk automatisch inloggen wanneer deze wordt gestart of de werking hervat, zodat deze zonder tussenkomst van een gebruiker continu beschikbaar is.
Op het tabblad Settings van een systeemgebruiker is een installatiewizard 'Automatic log in' beschikbaar. Deze wizard configureert de huidige browser zodat automatisch opnieuw wordt ingelogd als die gebruiker wanneer de sessie verloopt. Dit is nuttig voor kiosk- of zelfbedieningsconfiguraties — bijvoorbeeld een speciaal scherm voor zelfregistratie van bezoekers — waarbij automatisch uitloggen na inactiviteit hinderlijk is. Zodra dit is geconfigureerd, logt het apparaat na een time-out van de sessie automatisch opnieuw in, zonder dat handmatige tussenkomst nodig is. Om dit gedrag uit te schakelen, kan een beheerder de apparaatregistratie verwijderen uit de lijst met actieve apparaten op het tabblad Settings van de gebruiker, met behulp van een andere browser of een ander apparaat.
1.9 Andere relevante opties
Bezoekerstypen
Als er onderscheid moet worden gemaakt tussen verschillende typen bezoekers, kunnen bezoekerstypen worden toegevoegd via het navigatiemenu ‘Visitors' → 'Visitor types’. Bij het aanmaken van een bezoeker in Workplace kan één bezoekerstype worden geselecteerd. Dit bezoekerstype is alleen informatief.
2. Automatisch verzonden e-mails in de workflow(s)
Workflows kunnen automatisch e-mails verzenden nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of nadat een workflow gedurende een bepaalde tijd een bepaalde status heeft gehad. De standaard e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Zie voor meer informatie over het inschakelen van de standaard workflow-e-mails: Workflow-e-mails.
Voor de bezoekersmodule zijn de volgende standaard workflow-e-mails beschikbaar:
Bezoekersproces
| Inhoud van de e-mail | Wanneer wordt deze verzonden | Verzenden naar |
|---|---|---|
| Een bevestiging van de geregistreerde bezoeker. | Zodra de bezoeker is ingediend | De bezoeker |
| Een bevestiging dat de bezoeker is gewijzigd | Zodra de bezoeker na een wijziging opnieuw is ingediend | De bezoeker |
| Een bevestiging dat de bezoeker is geannuleerd | Zodra de bezoeker is geannuleerd | De bezoeker |
| Een bevestiging dat de bezoeker is aangekomen | Zodra de bezoeker als aangekomen is geregistreerd | De host |
3. Algemene instellingen van de bezoekersmodule
Ga naar Module settings → het tabblad Visitors om naar alle algemene instellingen van de bezoekersmodule te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:
4. Aanvullende informatie over deze module
Meer informatie over de bezoekersmodule is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:
- Raadpleeg voor een handleiding voor (eind)gebruikers over het aanmaken en beheren van bezoekers in Asset: Bezoekersmodule voor (eind)gebruikers
- Raadpleeg voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe u de module inschakelt, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimports en meer informatie over de startpagina en de opties van het navigatiemenu): Activering en informatie over de bezoekersmodule