Compliance-module

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Wetgeving
  • 1.2 Gebouwen en assets
  • 1.3 Wetgeving koppelen
  • 1.4 Wetgevingsdocumenten
    • 1.4.1 Workflowproces voor wetgevingsdocumenten
  • 1.5 Andere relevante opties
• 2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden
• 3. Algemene instellingen van de compliance-module
• 4. Aanvullende informatie over deze module

1. Waar gaat deze module over

De Compliance-module is ontworpen om het beheer van wetgevingsdocumentatie voor gebouwen en bouwelementen (assets) te vergemakkelijken, zodat aan de wetgeving kan worden voldaan. In de kernfunctionaliteit biedt de module toegang tot standaardwetgeving(en) (momenteel is alleen de Nederlandse wetgeving beschikbaar, maar het is ook mogelijk om een eigen set voorschriften aan te maken) die betrekking hebben op gebouwen en bouwelementen.

In de volgende gedeelten worden enkele kernconcepten van deze module nader toegelicht:

1.1 Wetgeving

Een wetgevingsobject bestaat voornamelijk uit een pdf-document met de details van de wetgeving en een lijst met documenttypen die nodig zijn om aan deze wetgeving te voldoen. Een voorbeeld is de wetgeving voor ‘Liften’ met 8 documenttypen. Enkele voorbeelden van documenttypen zijn:

• ‘Inspectierapport’, dat elke 3 maanden vereist is
• ‘Logboek beschikbaar’, dat eenmalig vereist is

De wetgeving als geheel of het specifieke documenttype kan worden gekoppeld aan een gebouw, een asset of beide. Hiermee wordt bepaald welke wetgeving kan worden gekoppeld aan welk type object (gebouw, Asset of beide) en voor welke documenttypen de wetgevingsdocumenten automatisch worden gegenereerd.

1.2 Gebouwen en assets

De Compliance-module is gericht op het voldoen aan regels en voorschriften voor gebouwen en bouwelementen. Daarom is het gebruik van zowel de modules ‘Gebouwen en gebieden’ als ‘Assets’ altijd nodig in combinatie met de Compliance-module.

1.3 Wetgeving koppelen

Gebouwen en assets hebben beide een tabblad ‘Compliance’, dat wordt gebruikt om de relevante wetgevingsobjecten aan het specifieke gebouw of de specifieke asset te koppelen. Het is mogelijk om meerdere wetgevingsobjecten aan één gebouw of asset te koppelen.

Als wetgeving aan een gebouw of asset is gekoppeld, worden de relevante documenttypen automatisch gegenereerd als wetgevingsdocumenten die aan het gebouw of de asset zijn gerelateerd.

Codes gebruiken

Het koppelen van wetgevingsobjecten aan een gebouw of asset kan worden gedaan door in de volledige lijst met wetgevingsobjecten te zoeken. In de context van assets is het echter ook mogelijk om een code te koppelen (op het tabblad Compliance). Deze code wordt als filter gebruikt bij het koppelen van wetgevingsobjecten aan de asset. Alleen wetgevingsobjecten die via het wetgevingsobject of het bovenliggende wetgevingsobject aan de code zijn gerelateerd, worden weergegeven.

Suggesties voor wetgeving

Als codes aan de assets zijn gekoppeld, is het ook mogelijk om de functionaliteit ‘Suggesties voor wetgeving’ te gebruiken. Deze functionaliteit stelt automatisch toepasselijke wetgevingsobjecten voor elke relevante asset voor op basis van de code voor. Suggesties voor wetgeving worden alleen gegenereerd als er nog geen wetgevingsobject aan de asset is gekoppeld. Als op basis van de code meerdere wetgevingsobjecten van toepassing kunnen zijn, moet de gebruiker een keuze maken.

1.4 Wetgevingsdocumenten

Zodra een wetgevingsobject aan een object (gebouw of asset) is gekoppeld, worden in de context van dit object wetgevingsdocumenten gegenereerd: één voor elk documenttype dat aan het wetgevingsobject is gerelateerd. Dit wetgevingsdocumentobject wordt gebruikt om het daadwerkelijke document te uploaden (bijvoorbeeld een inspectie van een lift) en om de compliancestatus voor dit object en documenttype bij te houden.

1.4.1 Workflowproces voor wetgevingsdocumenten

In de volgende stappen wordt het proces voor wetgevingsdocumenten op hoofdlijnen beschreven. Zie de gebruikershandleiding Compliance voor een uitgebreidere beschrijving.

Eerste referentiegegevens registreren

Voor elk nieuw wetgevingsdocument moeten in de eerste stap de eerste referentiegegevens worden opgegeven. Deze datum is doorgaans de bouwdatum of de datum waarop het object in gebruik is genomen. De eerste referentiedatum en de voorwaarden van het documenttype worden vervolgens gebruikt om de eerste vervaldatum van het wetgevingsdocument te berekenen. Deze voorwaarden bepalen onder andere of een document slechts eenmaal nodig is, wanneer het eerste document nodig is, wat de frequentie van het document is enzovoort. Als een document direct nodig is en er nog geen document is geüpload, komt de vervaldatum waarschijnlijk overeen met de eerste referentiedatum.

Document uploaden

Als het wetgevingsdocument is verlopen of bijna verloopt, moet een nieuw document worden geüpload. Dit document is doorgaans een nieuw certificaat of bewijs van inspectie. De uitvoeringsdatum van de inspectie moet worden opgegeven en wordt gebruikt om de nieuwe vervaldatum van het wetgevingsdocument te bepalen. De nieuwe vervaldatum wordt gegenereerd als er geen openstaande punten meer zijn en er geen goedkeuring nodig is. Of een wetgevingsdocument moet worden goedgekeurd, wordt standaard bepaald in het documenttype, maar hiervan kan worden afgeweken in het wetgevingsdocument zelf.

Compliant of verlopen

Op basis van de vervaldatum wordt het wetgevingsdocument automatisch compliant of, als de vervaldatum in het verleden ligt, verlopen. Om te voorkomen dat wetgevingsdocumenten verlopen, kunnen de compliance-overzichten worden gebruikt om alle wetgevingsdocumenten te controleren en indien nodig nieuwe documenten (versies) te uploaden.

Compliance-overzichten

Er zijn verschillende overzichten en dashboards beschikbaar om alle relevante compliance-onderwerpen bij te houden. Het overzicht met compliancetaken toont de wetgevingsdocumenten waarvoor een taak moet worden uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld het registreren van de eerste referentiedatum zijn, het uploaden van het eerste document, het uploaden van een nieuwe versie om compliant te blijven of het goedkeuren van wetgevingsdocumenten.

De optie Compliance-issues bestaat uit meerdere onderdelen met alle relevante informatie en is te vinden via het tabblad Startboard en het navigatiemenu.

1.5 Andere relevante opties

Om gebruikers te helpen grip te krijgen op de volledige lijst met wetgevingsdocumenten en tijdig te worden geïnformeerd over nieuwe versies die nodig zijn, zijn er op het niveau van het wetgevingsdocument twee instellingen beschikbaar die hier het vermelden waard zijn:

• Herinnering vervaldatum: hiermee wordt aangegeven hoe lang vóór de vervaldatum dit wetgevingsdocument in de wetgevingsoverzichten verschijnt als taak om een nieuwe versie te uploaden. Standaard is dit ingesteld op 30 dagen, maar dit kan per wetgevingsdocument worden gewijzigd.
• Aanvullende herinneringsdatum: per wetgevingsdocument kan een aanvullende herinneringsdatum worden ingesteld. Vanaf deze datum wordt het wetgevingsdocument weergegeven in het compliance-overzicht. Bijvoorbeeld als een document slechts eenmaal nodig is, maar het toch wordt geadviseerd om na x jaar een nieuwe versie te uploaden.

2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden

Er worden geen e-mails via de workflow verzonden. Alleen wordt wekelijks automatisch een e-mail met een lijst met openstaande compliancetaken verzonden naar gebruikers met de systeemgroep FMB-G149 ‘Compliancetaken’.

3. Algemene instellingen van de compliance-module

Ga naar Module-instellingen → tabblad Compliance om naar alle algemene instellingen van het compliancemodel te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:

4. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de Compliance-module is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Zie voor een gebruikershandleiding voor (eind)gebruikers: Compliance-module voor (eind)gebruikers
• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe de module wordt ingeschakeld, welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over de opties in het Startboard en het navigatiemenu): Informatie over en activering van de Compliance-module