Informatie en activering van de compliancemodule

• 1. Compliance in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
  • 4.2 Module activeren
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Navigatiemenu- en startboardopties
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na inschakeling
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Compliance in het algemeen

‪Compliancemanagement omvat het instellen van processen, beleidsregels en controles om ervoor te zorgen dat een organisatie binnen de wettelijke en regelgevende grenzen opereert die op haar activiteiten van toepassing zijn.

Dit omvat activiteiten zoals monitoring, rapportage en het nemen van corrigerende maatregelen om ervoor te zorgen dat de organisatie en haar medewerkers hun activiteiten uitvoeren in overeenstemming met de vereiste regels en voorschriften.

Compliance is essentieel voor het handhaven van ethische werkwijzen, het beperken van risico's en het voorkomen van juridische en financiële sancties.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: Compliancemodule in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Er zijn meerdere redenen voor een klant om deze module naast de modules die al worden gebruikt te gebruiken, of zelfs als een volledig zelfstandige oplossing:

• Complexe en veranderende regelgeving
  Regelgeving kan aanzienlijk verschillen en in de loop van de tijd veranderen, waardoor het voor belanghebbenden moeilijk is om de nieuwste vereisten bij te houden.  
• Gebrek aan bewustzijn
  Gebouweigenaren en -beheerders zijn zich mogelijk niet bewust van de wetgeving die van toepassing is op hun specifieke gebouw of van de nieuwste updates in bouwvoorschriften, milieunormen, veiligheidseisen enzovoort.
• Ontoereikende documentatie
  Het bijhouden van alle compliancedocumentatie, vergunningen en certificeringen kan omslachtig zijn. Het niet bijhouden van nauwkeurige gegevens kan leiden tot complianceproblemen.

Met deze module wordt de standaardwetgeving voor u up-to-date gehouden en ziet u precies welke documenten vereist zijn en met welk interval.

De module biedt ook duidelijke overzichten en inzichten in uw huidige status van ‘compliance’ in de vorm van grafieken en exporteerbare gegevensoverzichten:

Door een workflow te gebruiken om de status en de acties voor elk document bij te houden, is het ook mogelijk om:

• In het algemeen, per gebouw of zelfs per asset op te geven welke gebruikers de documenten mogen uploaden, goedkeuren of volledig beheren
• Ervoor te zorgen dat gebruikers taken en wekelijkse e-mailoverzichten ontvangen om hen tijdig op de hoogte te stellen van de specifieke taken die ze moeten uitvoeren.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

De belangrijkste keuzes die bij het gebruik van deze module kunnen worden gemaakt, zijn de volgende:

1. Wil de klant de beschikbare standaardwetgeving gebruiken, of wil de klant eigen regelgeving maken?

   1. Als de klant niet afkomstig is uit een land waarvoor standaardwetgeving beschikbaar is, of als de klant verschillende soorten regels en wetgeving wil bijhouden (bijvoorbeeld alleen bedrijfsspecifieke regelgeving), is het direct mogelijk om via de navigatiemenuoptie Wetgeving eigen regelgeving en gerelateerde documenttypen te maken. Dit is ook mogelijk in combinatie met de standaardwetgeving).

   2. Als de klant de standaardwetgeving wel wil gebruiken, moet u ervoor zorgen dat deze wordt ingeschakeld voor de vereiste landen. Dit kan rechtstreeks tijdens het activeringsproces van de module worden ingeschakeld of later via de Compliance-instellingen:
      

       

2. Wil de klant elke betrokken gebruiker zijn eigen taken voor de volledige portefeuille met assets en gebouwen laten beheren, of wil de klant dit verdelen per (subset van) gebouwen of zelfs assets?

   1. Als de klant slechts enkele gebruikers heeft die het volledige complianceproces voor elk gebouw beheren, is de eenvoudigste optie om de relevante systeemgroepen aan één algemeen profiel toe te voegen, of algemene profielen per rol te maken (documenten uploaden en goedkeuren van wetgevingsdocumenten) en dit profiel aan de gebruikers toe te wijzen. Elke gebruiker krijgt toegang tot alle relevante taken voor elk gebouw en elke asset en ontvangt deze taken.

   2. Als de klant veel gebruikers heeft die elk slechts een deel van de volledige portefeuille met gebouwen en assets beheren, of mogelijk leveranciers toegang wil geven om documentatie voor bepaalde wetgeving(en), gebouwen of zelfs assets te uploaden, is het mogelijk om bepaalde compliancerelateerde systeemgroepen toe te wijzen in de context van wetgeving, gebouwen of zelfs specifieke assets. Zie Systeemgroepen verderop voor meer informatie hierover.

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het beheerdersstartboard (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor 'Module activeren'.

Er zijn twee opties om de Compliancemodule te activeren:

• Als volledige oplossing (volledige oplossingen kunnen aanvankelijk alleen worden uitgerold als er nog geen andere module is geactiveerd).
• Als module (de compliancemodule wordt uitgerold als aanvullende module naast andere al geactiveerde oplossingen of modules).

In een nieuwe omgeving kunnen zowel de oplossing als de afzonderlijke module worden geactiveerd. Als er al een andere oplossing of module is geactiveerd, kan alleen de compliancemodule worden geactiveerd.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld

De volgende vereisten gelden alleen voor het inschakelen van de module en niet voor de volledige oplossing, aangezien bij de activering van de oplossing al met alle vereisten rekening wordt gehouden.

De volgende modules moeten zijn geactiveerd voordat de Compliancemodule kan worden geactiveerd:

• Stamgegevens: Gebouwen en gebieden
• Stamgegevens: Assets

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering is slechts één instelling van toepassing:

• Standaardwetgeving inschakelen. Hiermee wordt landspecifieke wetgeving ingeschakeld. Het is altijd mogelijk om naast of los van landspecifieke wetgeving eigen regelgeving te maken.

Nadat de moduleactivering is gestart, is de import ‘compliance-assets’ beschikbaar om in de volgende stap te downloaden. Zie verderop voor meer informatie (Gegevensimport).
Door de moduleactivering te starten, worden ook de relevante systeemgroepen ingeschakeld. Deze kunnen aan gebruikersprofielen worden toegewezen via het dashboard Gebruikersprofielbeheer, dat u op het beheerdersstartboard vindt. Zie verderop (Systeemgroepen en profielsuggesties) voor meer informatie.

Als volledige oplossing

Als compliance als volledige oplossing wordt geactiveerd (in plaats van als module), worden de volgende aanvullende acties automatisch uitgevoerd:

• In het Nederlands wordt het woord ‘Inventaris' vertaald als ‘Assets' (omdat dit in het Nederlands ook de algemene term voor compliance is)
• De module Stamgegevens: Gebouwen en gebieden wordt geactiveerd
• De module Stamgegevens: Assets wordt geactiveerd
• Als er geen aangepaste huisstijl is ingesteld (dit kan in de initialisatiewizard worden ingesteld), wordt het logo ‘Compliance' ingesteld via de huisstijl (in plaats van het standaardlogo ‘Workplace’)
• Er worden 3 gebruikersprofielen gegenereerd:

  • Compliancemanager: Gebruikers met dit profiel kunnen stamgegevens (Gebouwen en Assets) bekijken, wetgeving bekijken en hun eigen regelgeving beheren, alle compliancedocumenten bekijken, takenlijsten en grafieken bekijken en voorgestelde wetgeving toewijzen. Gebruikers met dit profiel kunnen ook documenten uploaden en goedkeuren.

  • Uploader van compliancedocumenten: Gebruikers met dit profiel ontvangen in de workflow een taak om het daadwerkelijke document te uploaden.
  • Goedkeurder van compliancedocumenten: Gebruikers met dit profiel ontvangen in de workflow een taak om het geüploade document te controleren als goedkeuring van het document vereist is.

Het profiel ‘Compliancemanager' is voldoende om de volledige compliancemodule te beheren. De profielen ‘Uploader van compliancedocumenten’ en ‘Goedkeurder van compliancedocumenten’ kunnen aan gebruikers worden toegewezen als u de taken in de workflow voor wetgevingsdocumenten over meerdere gebruikers wilt verdelen.

Deze profielen kunnen aan gebruikers worden toegewezen (per gebruiker of via het dashboard Gebruikersprofielbeheer).

Workflow-e-mails

Er worden geen e-mails via de workflow verzonden. Alleen gebruikers met de systeemgroep FMB-G149 'Compliancetaken via e-mail' ontvangen automatisch eenmaal per week een e-mail met een lijst met openstaande compliancetaken. Zie verderop in deel 4.4 Systeemgroepen.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module komen enkele gegevensimports beschikbaar. Deze kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in plaats van deze gegevens handmatig in te voeren, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimports worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het beheerdersstartboard (alleen voor beheerders van niveau 2 en niveau 3).

Zie Gegevensimports voor meer informatie over gegevensimports in het algemeen.

Beschikbare gegevensimports voor compliance als module

Als compliance als module wordt geactiveerd, komen de volgende standaardimportconnectors beschikbaar:

Beschikbare gegevensimports voor compliance als volledige oplossing

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen systeemgroepen beschikbaar die aan gebruikersprofielen kunnen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startboardtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie Gebruikers autoriseren voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het gebruikersprofieldashboard.

Voor de Compliancemodule komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het beheerdersstartboard kunnen deze systeemgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw gemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.

Als de Compliancemodule als volledige oplossing wordt geactiveerd, worden tijdens de moduleactivering automatisch gebruikersprofielen gegenereerd die de relevante compliancesysteemgroepen bevatten. Gebruik de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het beheerdersstartboard om deze profielen aan gebruikers toe te wijzen.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (stamgegevens)modules belangrijk zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor Compliance zijn de stamgegevensmodules ‘Gebouwen en gebieden’ en ‘Assets' vereist. Daarom moeten de volgende systeemgroepen ook aan gebruikers worden toegewezen (als dat in het verleden nog niet is gedaan) om gebouwen en Assets te kunnen maken en bewerken, inclusief het koppelen van wetgeving aan gebouwen en Assets en het markeren van assets als ‘Van toepassing’ voor compliance:

Bij het genereren van de gebruikersprofielen wordt aangeraden om deze groepen ook in de profielen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Navigatiemenu- en startboardopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Daarnaast komt een modulespecifiek key-user-startboardtabblad beschikbaar voor die module. Dit tabblad is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Het biedt gebruikers inzichten en overzichten van de dagelijkse werkzaamheden die relevant zijn voor de specifieke module.

Zie Gebruikers autoriseren voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startboard.

Voor de Compliancemodule komen de volgende navigatiemenuopties beschikbaar:

Voor de Compliancemodule komt het volgende startboardtabblad beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:

• Compliancedocument goedkeuren
• Documenten beheren voor compliance
• Wetgeving beheren voor compliance
• Compliancedocument uploaden
• Compliancenavigatiemenu bekijken
• Compliance-startboard bekijken
  

Dit startboardtabblad bevat enkele knoppen die vergelijkbaar zijn met de navigatiemenuopties met dezelfde naam. Daarnaast bevat dit tabblad de volgende onderdelen:

• Verlopen documenten: Een overzicht van verlopen wetgevingsdocumenten, zodat de gebruiker direct kan zien waar onmiddellijk actie moet worden ondernomen.
• Compliancetaken: Een overzicht van alle relevante compliancetaken voor de gebruiker.
• Recent bijgewerkte wetgeving: Een overzicht van recent bijgewerkte landspecifieke wetgevingsobjecten, zodat de gebruiker op de hoogte is van wijzigingen.

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules kunnen aanvullende rapporten beschikbaar zijn via de navigatiemenuoptie ‘Rapport’.
Voor Compliance zijn er momenteel geen aanvullende rapporten.

6. Aanvullende instellingen en opties na inschakeling

Voor de meeste modules kunnen na de eerste moduleactivering aanvullende instellingen worden geconfigureerd via de optie 'Module-instellingen' op het beheerdersstartboard. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen meer geavanceerde instellingen beschikbaar zijn die ook via de Module-instellingen kunnen worden beheerd.

Ga naar Modules settings → tabblad Compliance om naar alle Compliance-instellingen te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie.

7. Aanvullende informatie

• Deze module is toegevoegd in de release van september 2023. De pagina ‘Wat is er nieuw’ vindt u hier: Compliance Wat is er nieuw
• De standaard Nederlandse wetgeving wordt elk kwartaal bijgewerkt. Recent bijgewerkte wetgeving wordt weergegeven in het compliancedashboard (het tabblad op het algemene startboard).

8. Gebruikershandleiding

Zie Gebruikershandleiding Compliance voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf.

9. V&A

• V: Is het ook mogelijk om gebruikers alleen voor specifieke wetgeving te autoriseren? Bijvoorbeeld een gebruiker de taak geven om alleen de compliancedocumenten voor de ‘Wetgeving brandgevaar’ te uploaden.
  A: Ja, dit is mogelijk vanaf de release 24.3 [01/06/2024]. Op de wetgeving vindt u een onderdeel om de systeemgroep ‘documenten uploaden’ aan gebruikers toe te wijzen in de context van de wetgeving. Hierdoor krijgt die gebruiker de taken om nieuwe documenten voor die specifieke wetgeving te uploaden.
• V: Is er een import beschikbaar voor klantspecifieke wetgeving?
  A: Nee, er is momenteel geen standaardimport beschikbaar. Klantspecifieke wetgeving kan handmatig worden toegevoegd. Via maatwerk is het mogelijk om een aangepaste wetgevingsimport te maken (zie Maatwerk).
• V: Als de frequentie van bepaalde documenttypen verandert (door updates in de wetgeving), welke invloed heeft dit dan op bestaande wetgevingsdocumenten die aan deze documenttypen zijn gerelateerd?
  A: Als de wetgeving verandert en een documenttype dat aan deze wetgeving is gerelateerd een andere frequentie krijgt (bijvoorbeeld wanneer elke 2 jaar in plaats van elke 3 jaar een nieuwe versie vereist is), worden bestaande wetgevingsdocumenten niet automatisch bijgewerkt zodat ze overeenkomen met deze nieuwe frequentie. Dit voorkomt problemen met lopende taken, resterende problemen of aangepaste afwijkende frequenties die al op het wetgevingsdocument zijn ingesteld. In het overzicht ‘Problemen met wetgeving’ worden nu echter alle bestaande wetgevingsdocumenten weergegeven waarvoor de frequentie niet langer overeenkomt met het bijgewerkte documenttype. Al deze wetgevingsdocumenten verschijnen namelijk in het overzicht ‘Documenten met afwijkende frequentie zonder opgegeven reden’. Door het overzicht ‘Problemen met wetgeving’ regelmatig te controleren (dit moet vaak worden gedaan om ervoor te zorgen dat er geen problemen zijn en dat u compliant blijft), worden deze afwijkingen ook zichtbaar. Wanneer u de gekoppelde wetgeving opent, moeten recente wijzigingen zichtbaar zijn in het veld ‘Opmerkingen’ van de wetgeving.