- 1. Waar gaat deze module over
- 2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden
- 3. Algemene instellingen van de projectmanagementmodule
- 4. Aanvullende informatie over deze module
Info
Dit artikel gaat over het gebruik van deze module als applicatiebeheerder. Zie voor meer informatie over het gebruik van de concepten in deze module als gebruiker (bijvoorbeeld informatie over het maken van een object) de gerelateerde module in het gedeelte Users van deze kennisbank: Users
1. Waar gaat deze module over
Met de projectmanagementmodule kunnen medewerkers/gebruikers alle (grote of kleine) projecten beheren. Via projectsjablonen kunnen verschillende projecttypen worden aangemaakt met alle relevante projectfasen. Nieuwe projecten kunnen worden aangemaakt op basis van een projectsjabloon met vooraf gedefinieerde projectfasen. Vraag uw projectbudget aan, laat het goedkeuren en wijs het toe aan de verschillende projectfasen. Registreer de werkelijke kosten met werkopdrachten die vanuit de projectfasen zijn aangemaakt. Houd de projectplanning bij via verschillende rapporten en een Gantt-diagram.
In de volgende gedeelten worden enkele kernconcepten van deze module uitgelegd. Zie voor een volledig overzicht van het gebruik van deze module: Projectmanagementmodule voor gebruikers
1.1 Sjablonen voor projecten en projectfasen
Met projectsjablonen kunnen gebruikers snel een nieuw project maken op basis van een projectsjabloon waarin relevante projectfasen vooraf zijn gedefinieerd. Als een renovatieproject bijvoorbeeld altijd of meestal uit 10 hoofdprojectfasen bestaat en elk van deze hoofdprojectfasen 4 subfasen heeft, is het omslachtig om voor elk nieuw project steeds opnieuw alle hoofd- en subfasen van het project te maken. Voor dit “type” project kan een projectsjabloon worden gemaakt. Wanneer een nieuw renovatieproject moet worden gemaakt, kan een sjabloon voor een renovatieproject (met alle vooraf gedefinieerde projectfasen) worden gebruikt om het nieuwe project te maken. Alle (sub)fasen uit het projectsjabloon worden dan overgenomen in het nieuwe project.
Het is ook mogelijk om afzonderlijke sjablonen voor projectfasen te maken. Deze afzonderlijke sjablonen voor projectfasen kunnen worden gebruikt om projectfasen in elk project te genereren.
Belangrijke documenten (bijvoorbeeld veiligheidsinstructies) kunnen ook worden geüpload en aan de sjablonen worden gekoppeld. Deze documenten worden ook overgenomen in het gegenereerde project en de projectfasen.
In een projectsjabloon is het mogelijk om goedkeuring van het projectbudget in of uit te schakelen. Op deze manier kan de goedkeuring van het projectbudget afwijken van de algemene klantinstellingen voor goedkeuring van het projectbudget.
Gebruikers met de systeemgroep 'Manage project templates' (FMB-G157) kunnen project- en projectfasesjablonen maken en beheren. Project- en projectfasesjablonen kunnen worden gemaakt vanuit:
- Het navigatiemenu 'Projects'
- Het 'Project management dashboard'
Een nieuw project kan worden gemaakt vanuit het navigatiemenu ‘Projects' en het 'Project management dashboard'. Er zijn twee opties om een nieuw project te maken:
- Nieuw project (een nieuw leeg project moet handmatig worden ingevoerd)
- Nieuw project vanuit sjabloon (projectgegevens (naam, beschrijving enzovoort), (sub)fasen en documenten van het project worden automatisch overgenomen uit het sjabloon)
1.2 Projectdeelnemers
Naast de hoofdverantwoordelijke voor het project (geregistreerd op het tabblad ‘General’ van het project), kunnen via het tabblad 'Team' van het project extra projectdeelnemers worden toegevoegd. Er kunnen twee typen projectdeelnemers worden toegevoegd:
- Projectverantwoordelijken: voeg extra projectverantwoordelijken toe die projectworkflows kunnen uitvoeren, projectbudgetten kunnen aanvragen, projectdeelnemers kunnen toevoegen, alle projectfasen kunnen beheren enzovoort.
- Projectdeelnemers: voeg projectdeelnemers toe die aan projectfasen kunnen worden gekoppeld, zodat zij verantwoordelijk worden voor deze projectfasen. De projectdeelnemers kunnen alleen de projectfasen bewerken waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
1.3 Projectbudget
Op projectniveau kan het projectbudget worden geregistreerd. Het projectbudget is een kostenraming die verband houdt met het succesvol voltooien van het project. Het omvat alle uitgaven die nodig zijn om de projectdoelstellingen te behalen, zoals arbeid, materialen, apparatuur, diensten en andere middelen.
Goedkeuring van het projectbudget inschakelen
Als de optie niet vanaf het begin is ingeschakeld (via de moduleactivering), kan goedkeuring van het projectbudget worden ingeschakeld via ‘Module settings' → ‘Projects’. De systeemgroep voor goedkeuring van het projectbudget kan worden geselecteerd. Standaard is de systeemgroep '4. Project budget approver’ beschikbaar. Deze kan aan de relevante gebruiker worden toegewezen.
De projectsjablonen nemen automatisch de algemene instellingen voor goedkeuring van het projectbudget over, maar het is mogelijk om van deze algemene instellingen af te wijken. Voor specifieke projectsjablonen kan goedkeuring van het projectbudget worden uitgeschakeld of kan een andere systeemgroep voor budgetgoedkeuring worden gebruikt. Een beheerder van niveau 3 kan aangepaste systeemgroepen maken onder de systeemgroep '4. Project budget approver’. Deze kunnen vervolgens worden geselecteerd als systeemgroepen voor goedkeuring van het projectbudget.
Als een nieuw project vanuit een projectsjabloon wordt gemaakt, worden de instellingen voor goedkeuring van het projectbudget uit het sjabloon overgenomen in het nieuwe project. Als een project helemaal opnieuw wordt gemaakt, worden de algemene instellingen voor goedkeuring van het projectbudget overgenomen in het nieuwe project.
Projectbudget aanvragen en beoordelen
Via het tabblad 'Budget' van het project kan de projectverantwoordelijke(n) een projectbudget aanvragen. Als goedkeuring van het projectbudget is ingeschakeld, moet het aangevraagde projectbudget, nadat het project is ingediend, worden goedgekeurd door een gebruiker uit de vooraf gedefinieerde systeemgroep voor goedkeuring van het projectbudget.
Nadat het project is ingediend, krijgt de relevante systeemgroep voor goedkeuring van het projectbudget de taak om het projectbudget te beoordelen en het aangevraagde budget goed of af te keuren.
Als een project zich in de uitvoeringsfase bevindt, kan het zijn dat het oorspronkelijk aangevraagde projectbudget onvoldoende is om het project te voltooien. In dat geval kan een aanpassing van het projectbudget worden aangevraagd.
Het eerder goedgekeurde projectbudget blijft van toepassing totdat de aangevraagde aanpassing van het projectbudget is goedgekeurd.
1.4 Projectfasen
Een project bestaat meestal uit één of meer projectfasen. Elke fase heeft taken en doelstellingen die moeten worden voltooid om het hele project succesvol af te ronden. Veelvoorkomende voorbeelden van projectfasen zijn initiatie, planning, uitvoering, monitoring/beheersing en afsluiting.
Als een nieuw project vanuit een vooraf gedefinieerd sjabloon wordt gemaakt, worden de projectfasen uit het sjabloon automatisch overgenomen in het nieuwe project. Extra projectfasen kunnen handmatig worden toegevoegd of worden gegenereerd vanuit de beschikbare sjablonen voor projectfasen.
Het goedgekeurde projectbudget kan worden toegewezen aan de verschillende hoofdprojectfasen. Het totale budget dat aan de hoofdprojectfasen wordt toegewezen, mag het goedgekeurde projectbudget niet overschrijden. Het budget dat aan de hoofdprojectfasen is toegewezen, kan worden toegewezen aan de subfasen. Het totale budget dat aan de subfasen is toegewezen, mag het toegewezen budget van de hoofdprojectfasen niet overschrijden.
Leden van het projectteam (projectverantwoordelijke en projectdeelnemers) kunnen als verantwoordelijke voor de projectfasen worden toegevoegd. De gebruiker die verantwoordelijk is voor de projectfase kan:
- Projectfasedetails invoeren, zoals de naam, beschrijving, startdatum, einddatum enzovoort.
- Het budget toewijzen
- Subfasen maken
- Werkopdrachten voor projecten maken
- Documenten en notities toevoegen
De subfasen die vanuit de hoofdprojectfase waarvoor de gebruiker verantwoordelijk is, zijn gemaakt, kunnen ook door deze gebruiker worden beheerd.
Bijvoorbeeld:
- Hoofdprojectfase → Verantwoordelijk: Gebruiker 1
Subfase 1 → Verantwoordelijk: Gebruiker 2
- Subfase 2 → Verantwoordelijk: Gebruiker 3
Subfase 2.1 → Verantwoordelijk: Gebruiker 2
- Subfase 3 → Verantwoordelijk: Gebruiker 3
Gebruiker 1 kan de hoofdprojectfase, subfase 1, subfase 2, subfase 2.1 en subfase 3 beheren.
Gebruiker 2 kan subfase 1 en subfase 2.1 beheren.
Gebruiker 3 kan subfase 2, subfase 2.1 en subfase 3 beheren.
1.5 Werkopdrachten voor projecten en checklistwerkopdrachten
De daadwerkelijke uitvoering van het werk dat nodig is om alle projectfasen en het project als geheel te voltooien, gebeurt via werkopdrachten voor projecten. Werkopdrachten voor projecten kunnen worden gemaakt vanuit het laagste hiërarchische niveau van de projectfasen.
Bij het maken van een werkopdracht voor een project kunnen kostenposten worden toegevoegd, kan een interne verantwoordelijke worden toegewezen en kan de aannemer worden geselecteerd.
De werkelijke kosten van werkopdrachten voor projecten worden beschouwd als de realisatie van het budget. In het overzicht van de projectfasen is direct inzichtelijk wat het toegewezen budget was, wat de realisatie is (vanuit de werkopdrachten voor projecten) en welk budget er per projectfase resteert.
Naast werkopdrachten voor projecten is het ook mogelijk om vanuit de projectfase checklistwerkopdrachten te maken. Net als werkopdrachten voor projecten kunnen checklistwerkopdrachten alleen worden gemaakt vanuit het laagste hiërarchische niveau van de projectfasen.
Info
Meer informatie over checklists en sjablonen vindt u via de Checklistmodule
Alle werkopdrachten voor projecten en checklistwerkopdrachten zijn ook zichtbaar op het tabblad 'Work orders' van het project, zodat u snel een overzicht hebt van alle werkopdrachten binnen het volledige project.
1.6 Workflowprocessen
1.6.1 Workflowproces voor projecten
In het volgende gedeelte wordt de workflow voor een project op hoofdlijnen beschreven. Raadpleeg voor een gedetailleerde beschrijving de gebruikershandleiding Projectmanagementmodule voor gebruikers.
Het project maken en indienen
Een gebruiker kan een nieuw project helemaal opnieuw of op basis van een projectsjabloon maken. De gebruiker die het project maakt, wordt automatisch ingesteld als hoofdverantwoordelijke (via het betreffende veld op het project). De gebruiker kan de projectgegevens (naam, beschrijving, startdatum, einddatum enzovoort) invoeren, een projectbudget aanvragen, projectdeelnemers toevoegen en de projectfasen maken. Zodra het project volledig is ingevuld, kan het worden ingediend.
Beoordeling van het projectbudget
Als het aangevraagde projectbudget > 0 is en budgetgoedkeuring is ingeschakeld, moeten de budgetgoedkeurders het aangevraagde budget beoordelen. Als het budget 0 is of budgetgoedkeuring is uitgeschakeld, wordt deze stap in de workflow overgeslagen.
De budgetgoedkeurders kunnen het aangevraagde budget goed- of afkeuren. In geval van afwijzing moet de budgetgoedkeurder een verplichte reden invoeren waarom het aangevraagde budget wordt afgewezen. Als het aangevraagde budget wordt afgewezen, gaat het project terug naar de projectverantwoordelijke, zodat deze het aangevraagde budget kan aanpassen en het project opnieuw kan indienen.
Budgettoewijzing en toewijzing van projectfasen
Nadat het projectbudget is goedgekeurd, kan het projectbudget worden toegewezen aan alle hoofdprojectfasen (of bovenliggende projectfasen). Het budget dat aan alle hoofdprojectfasen wordt toegewezen, mag het projectbudget niet overschrijden. Het budget dat aan de hoofdprojectfasen is toegewezen, kan vervolgens worden toegewezen aan alle subfasen (indien van toepassing). Het budget van de subfasen mag nooit hoger zijn dan het budget van de hoofdprojectfasen.
Projectdeelnemers kunnen aan elk van de projectfasen worden toegewezen en worden verantwoordelijk voor die projectfase. Verantwoordelijken voor projectfasen kunnen de projectfasen waarvoor zij verantwoordelijk zijn beheren, extra subfasen maken en het budget over deze subfasen verdelen.
Nadat het projectbudget is toegewezen en de eerste of belangrijkste projectfasen aan de verantwoordelijke gebruikers zijn toegewezen, kan het project worden gestart.
Aanpassing van het budget aanvragen
Als het projectbudget onvoldoende is, kan de projectverantwoordelijke een budgetaanpassing aanvragen. De projectverantwoordelijke kan het reeds goedgekeurde budget bekijken, een nieuw budget invoeren en de aanvraag voor budgetaanpassing bevestigen. De budgetgoedkeurder moet deze budgetaanpassing beoordelen en kan de aanpassing goed- of afkeuren.
Intrekken
Als het project per ongeluk is gestart of moet worden aangepast, kan het gestarte project worden ingetrokken.
Het project beheren en voltooien
Het project bevindt zich in de uitvoeringsfase. Alle projectdeelnemers moeten de projectfasen beheren waarvoor zij verantwoordelijk zijn en kunnen werkopdrachten maken om het projectfasegerelateerde werk toe te wijzen aan de relevante gebruikers of leveranciers.
Het project kan worden afgesloten zodra het project is voltooid en alle projectfasen zijn afgerond.
Optioneel: Financiële administratie
Zodra het project is voltooid, kan de financiële administratie rondom dit project als taak in de workflow worden uitgevoerd (afhankelijk van de algemene projectinstellingen). Het kan zijn dat de taak voor de financiële administratie al per werkopdracht voor een project is uitgevoerd.
1.6.2 Workflowproces voor projectfasen
Ook projectfasen hebben een workflow, maar deze workflow wordt alleen gebruikt om onderscheid te maken tussen open en gesloten fasen. Het voltooiingspercentage van een projectfase kan handmatig worden ingevoerd. Het sluiten van de projectfase kan via een knop worden uitgevoerd, waarmee de projectfase automatisch op 100% wordt gezet.
1.6.3 Workflowproces voor werkopdrachten voor projecten
In het volgende gedeelte wordt de workflow van een werkopdracht voor een project op hoofdlijnen beschreven. Raadpleeg voor een gedetailleerde beschrijving de gebruikershandleiding Projectmanagementmodule voor (eind)gebruikers.
Een werkopdracht voor een project maken
Een nieuwe werkopdracht voor een project kan vanuit een projectfase worden gemaakt. De naam van de projectfase wordt automatisch overgenomen in de nieuwe werkopdracht voor het project. De gebruiker kan algemene items met geplande hoeveelheden en prijzen toevoegen.
Werkopdrachten voor projecten kunnen alleen vanuit het laagste niveau van de projectfasen worden gemaakt.
Werkopdracht voor een project indienen of direct doorsturen
Nadat de werkopdracht voor het project volledig is ingevuld, kan de werkopdracht worden ingediend of direct naar de aannemer worden doorgestuurd.
- Als de aannemer nog niet is bepaald bij het maken van de werkopdracht, kan de werkopdracht worden ingediend. De aannemer kan tijdens de volgende stap handmatig of via een aanbestedingsproces aan de werkopdracht worden gekoppeld.
- Als de gewenste aannemer al bekend is, kan de werkopdracht direct naar de aannemer worden doorgestuurd.
Optioneel: aanbestedingsproces starten
Er kan een aanbestedingsproces worden gestart als een aannemer uit een lijst met potentiële aannemers moet worden geselecteerd. Het aanbestedingsproces kan een nieuw proces in Asset zijn of volledig buiten de applicatie plaatsvinden. De aannemer met de beste offerte kan worden geselecteerd en aan de werkopdracht worden toegewezen.
Werkopdracht in uitvoering
De werkopdracht voor het project is in uitvoering en de aannemer moet het in de werkopdracht beschreven werk uitvoeren. Als de aannemer een gebruikersaccount heeft, kan de aannemer de werkopdracht rechtstreeks in de applicatie uitvoeren. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, moet de interne verantwoordelijke de werkopdracht namens de aannemer uitvoeren. De werkelijke hoeveelheid en prijzen die tijdens de uitvoering van de werkopdracht voor het project zijn gebruikt, kunnen worden geregistreerd.
Optioneel: Intrekken of opnieuw plannen
Als een werkopdracht voor een project in uitvoering is maar naar een andere datum moet worden verplaatst, kan de interne verantwoordelijke de werkopdracht opnieuw plannen en deze opnieuw naar de aannemer doorsturen. Als de werkopdracht voor het project aan een andere interne verantwoordelijke moet worden toegewezen, kan de werkopdracht voor het project worden ingetrokken. De opdracht wordt dan opnieuw aan de hele servicegroep toegewezen, zodat deze kan worden opgepakt en aan een aannemer kan worden toegewezen.
Werk beëindigen en beoordelen
Nadat de werkopdracht is uitgevoerd, kan de interne verantwoordelijke het uitgevoerde werk beoordelen. De beoordeling kan ook automatisch worden uitgevoerd (via een instelling). Als de interne verantwoordelijke het werk afwijst, gaat de werkopdracht terug naar de aannemer met aanvullende informatie over de afwijzing. De aannemer moet de werkopdracht opnieuw uitvoeren.
Optioneel: Financiële administratie
Als het uitgevoerde werk is goedgekeurd, kan de financiële administratie rondom deze werkopdracht als taak in de workflow worden uitgevoerd (afhankelijk van de algemene instellingen voor werkopdrachten). De aannemer kan een factuur sturen die moet worden geregistreerd en betaald.
1.7 Andere relevante opties
Gantt-diagram
Via het tabblad 'Gantt chart’ van het project zijn de projectfasen zichtbaar in een kalenderweergave.
Gebouwen koppelen
Gebouwen die verband houden met het project kunnen worden gekoppeld via het tabblad 'Related buildings' van het project.
2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden
Workflows kunnen automatisch e-mails verzenden nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of nadat een workflow gedurende een bepaalde tijd een bepaalde status heeft gehad. De standaard-e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Zie voor meer informatie over het inschakelen van de standaardworkflow-e-mails Workflow emails.
Voor de projectmodule vindt u een overzicht van de standaardworkflow-e-mails in de gebruikershandleiding: Project workflow emails
3. Algemene instellingen van de projectmanagementmodule
Ga naar Modules settings → tabblad Projects om naar alle algemene instellingen van het projectmodel te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:
4. Aanvullende informatie over deze module
Meer informatie over de projectmanagementmodule vindt u in de volgende gerelateerde artikelen:
- Zie voor een gebruikershandleiding: Projectmanagementmodule voor gebruikers
- Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe u de module inschakelt, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over de opties voor het startdashboard en het navigatiemenu): Activering en informatie over de projectmanagementmodule