Activering en informatie over de integratiemodule voor agenda’s (Outlook/Google)

• 1. Agenda-integratie in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat u deze module activeert
  • 4.2 Module activeren
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Opties voor navigatiemenu en startbord
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Agenda-integratie in het algemeen

Een agenda-integratie tussen Outlook of Google Agenda en een agenda-applicatie van derden omvat het synchroniseren van gebeurtenissen, afspraken en planningsinformatie tussen de twee systemen. Dankzij deze integratie kunnen gebruikers hun agenda’s vanaf beide platforms bekijken, beheren en bewerken, zodat de informatie in beide systemen consistent en actueel blijft.

Gebruikers kunnen hun voorkeursapplicatie gebruiken om nieuwe gebeurtenissen aan te maken. De beschikbaarheid van de resources (zoals vergaderruimtes) is dan in alle agenda-applicaties hetzelfde.

Over het algemeen verhoogt een goed geconfigureerde agenda-integratie de productiviteit door planning op verschillende platforms te vereenvoudigen, overbodige invoer te beperken en gebruikers georganiseerd te houden in meerdere agenda-applicaties.

2. Waar gaat deze module over

Deze module gaat over de synchronisatie van reserveringen tussen Workplace en Outlook/Google Agenda.

Zie voor meer informatie over de reserveringsmodule (Workplace Experience): Workplace Experience-integratie: activering en informatie over de reserveringsmodule

Zie voor meer informatie over de externe agenda-integratie als geheel: Externe agenda-integratie

3. Waarom deze module gebruiken

Vanuit zakelijk perspectief optimaliseert effectief reserveringsbeheer het gebruik van resources, verbetert het de operationele efficiëntie en verhoogt het de klanttevredenheid door realtime-beschikbaarheid van reserveerbare resources te bieden. Het stelt bedrijven in staat om te plannen, resources effectief toe te wijzen en diensten tijdig te leveren. Uiteindelijk dragen reserveringen bij aan soepelere transacties en betere algemene ervaringen voor de gebruikers van de gereserveerde resources.

De agenda-integratie zorgt ervoor dat de gereserveerde en beschikbare resources in Outlook/Google Agenda en Workplace hetzelfde worden weergegeven.

4. Deze module activeren

Gebruik, net als voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startbord voor beheerders (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor het activeren van modules.

Voor de agenda-integratie met Outlook/Google Agenda zijn er afzonderlijke configuratiehandleidingen voor de klant en implementatieconsultants. Deze configuratiehandleidingen zijn te vinden via: Configuratiehandleidingen agenda-integratie. Het activeren van deze module is een stap in de volledige configuratiehandleidingen.

4.1 Vereisten voordat u deze module activeert

Voor de agenda-integratie moet de reserveringsmodule (Workplace Experience) geactiveerd zijn.

Zie voor meer informatie over het activeren van deze module:

• Workplace Experience-integratie: activering en informatie over de reserveringsmodule

Zorg er ook voor dat u de andere onderdelen van deze implementatie via de algemene artikelen over ‘Externe agenda-integratie’ hebt gelezen en gepland.

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering is één instelling van toepassing. De aanvullende configuratie en instellingen binnen de Externe app en de agenda-applicatie worden beschreven in de configuratiehandleidingen.

Vast te stellen instellingen

• Terugvalreserveringstype (optioneel): Voor reserveringen die in Outlook/Google Agenda zijn aangemaakt, wordt het toepasselijke reserveringstype automatisch bepaald op basis van de reserveerbare items die aan de reservering zijn toegevoegd en de beschikbare reserveringstypen. Als er niet automatisch een reserveringstype kan worden bepaald, wordt het terugvalreserveringstype gebruikt.
  
  Het reserveringstype wordt automatisch geselecteerd op basis van de volgende controles (in deze volgorde):

  • 1: Gebiedsreservering – Als de reservering een gebied bevat, worden typen in aanmerking genomen die gebiedsreserveringen met dezelfde of geen categorie toestaan.

  • 2: Catalogusitem-/cateringreservering – Als er catalogusitems zijn opgenomen, worden typen in aanmerking genomen die catalogusreserveringen met dezelfde of geen cataloguscategorie toestaan.
  • 3: Asset-reservering – Als er assets zijn gekoppeld, worden typen in aanmerking genomen die assetreserveringen met dezelfde of geen assetcategorie toestaan.
    
    Als precies één reserveringstype overeenkomt, wordt dit automatisch toegepast.
    Als meerdere typen overeenkomen, wordt het eerst beschikbare type gebruikt.
    Als er geen overeenkomend type wordt gevonden, valt het systeem terug op het geconfigureerde terugvalreserveringstype.

4.3 Gegevensimport

Voor deze moduleactivering zijn geen gegevensimporten relevant. Zie voor meer algemene informatie over gegevensimporten: Gegevensimporten

4.4 Systeemgroepen

Voor deze moduleactivering zijn geen aanvullende systeemgroepen relevant. Omdat deze module gaat over de integratie van een agenda-applicatie met Workplace Experience, zijn de systeemgroepen die relevant zijn voor de reserveringsmodule ook van toepassing.

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard voor gebruikersprofielen: Gebruikers autoriseren

Voor de reserveringsmodule worden de volgende systeemgroepen (relevant voor de agenda-integratie) beschikbaar:

Via de optie ‘Gebruikersprofielbeheer’ op het startbord voor beheerders kunnen deze systeemgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (stamgegevens)modules belangrijk zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor de agenda-integratie is de stamgegevensmodule ‘Gebouwen en gebieden’ ook relevant. Daarom moeten mogelijk ook de volgende systeemgroepen aan gebruikers worden toegewezen (als dit niet al eerder is gedaan), zodat zij de relevante stamgegevensobjecten kunnen aanmaken en bewerken en de relevante reserveerbare gebieden beschikbaar kunnen maken voor de agenda-applicatie.

Bij het genereren van gebruikersprofielen wordt geadviseerd deze groepen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Opties voor navigatiemenu en startbord

Bij het activeren van de agenda-integratie komen geen aanvullende navigatiemenu’s beschikbaar. De navigatiemenu’s die van toepassing zijn op de reserveringsmodule kunnen van toepassing zijn als reserveringen in Asset worden beheerd.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startbord: Navigatiemenu en startbord

5. Aanvullende rapporten

Bij het activeren van de agenda-integratie zijn geen aanvullende rapporten van toepassing.

6. Aanvullende instellingen en opties na activering

Voor de meeste modules kunnen na de eerste moduleactivering aanvullende instellingen worden geconfigureerd via de optie ‘Module-instellingen’ op het startbord voor beheerders. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen er meer geavanceerde instellingen beschikbaar zijn, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Ga naar ‘Module-instellingen’ → tabblad ‘Integraties’ → tabblad ‘Agenda-integratie’ om naar alle instellingen voor de agenda-integratie te navigeren. Zie voor meer informatie over de configuratie en instellingen in de externe app van de agenda-integratie: Asset-configuratiehandleiding voor externe agenda-integratie (Outlook/Google)

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie

8. Gebruikershandleiding

Voor de agenda-integratie is geen gebruikershandleiding van toepassing.

9. V&A

V: Wat is de trigger voor het integratieplatform om een reservering van Workplace naar Outlook/Google Agenda te synchroniseren?
A: Er zijn verschillende zaken die bepalen of een reservering van Workplace naar Outlook/Google Agenda moet worden gesynchroniseerd:
- De gereserveerde resource is gekoppeld aan de externe app Agenda-integratie
- De Outlook/Google Agenda-resource is in het integratieplatform gekoppeld aan de overeenkomstige Workplace-resource. Door een resource te koppelen en de koppeling in het integratieplatform in te schakelen, wordt een Observation in Asset aangemaakt. De Observation verwerkt de meldingen van en naar het integratieplatform voor die specifieke resource. Alle Observations zijn te vinden via een include in de externe app Agenda-integratie.
- Het veld Reservation.syncActionCode is ingesteld op ‘Synchroniseren’. Dit veld wordt standaard ingesteld in de FMB-reserveringsworkflow wanneer een reservering wordt ingediend en zorgt ervoor dat de Observation een melding voor het integratieplatform aanmaakt om de reservering te synchroniseren.

V: Wat is de trigger voor het integratieplatform om een reservering van Outlook/Google Agenda naar Workplace te synchroniseren?
A: Als de gereserveerde resource in de Outlook/Google Agenda-vergadering het vergaderverzoek accepteert, wordt de vergadering gesynchroniseerd met Workplace. Als de vergaderruimte het vergaderverzoek weigert, wordt de vergadering niet gesynchroniseerd met Workplace.

V: Hoe lang duurt het om een reservering van Workplace naar Outlook/Google Agenda en vice versa te synchroniseren?
A: Realtime synchronisatie duurt 30–60 seconden voor één reservering. Voor terugkerende reserveringen kan dit, afhankelijk van het aantal voorkomens, maximaal 5 minuten duren.

V: Hoe lang duurt het om een (nieuwe) klant te migreren naar agendasynchronisatie via het integratieplatform?
A: Om deze vraag te beantwoorden, moeten we de omvang van de migratie kennen. Het belangrijkste is te weten hoeveel toekomstige reserveringen die binnen het bereik van de agendasynchronisatie vallen de klant momenteel heeft. Op basis van dat aantal kan een schatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor de migratie.
Het volgende kan als referentie worden gebruikt: 7.000 toekomstige migraties kunnen in 48 uur worden gemigreerd, maar er moet altijd rekening mee worden gehouden dat andere (externe) factoren vertraging kunnen veroorzaken.

V: Ik heb dubbele boekingen die conflicten veroorzaken. Hoe ontstaan deze conflicten?
A: Er zijn verschillende scenario’s die tot dubbele boekingen leiden:
- In Asset is het mogelijk om een systeemgroep in te voeren bij de instelling ‘Conflicterende reserveringen toegestaan voor systeemgroep’. Hierdoor kan een resource worden gereserveerd, zelfs als deze door een andere reservering niet beschikbaar is (conflict). Via de gewone optie ‘Reserveringen aanmaken’ (aanmaken via de wizard) is het niet mogelijk om een niet-beschikbare resource te selecteren. Alleen via de reserveringsagenda van WPM of door een bestaande reservering in WPM te wijzigen, is het mogelijk om een niet-beschikbare resource te selecteren/reserveren en opnieuw in te dienen. De conflicterende reservering wordt niet gesynchroniseerd met Outlook/Google Agenda als de resource niet beschikbaar is in Outlook/Google Agenda.
- Er wordt exact op hetzelfde moment een reservering aangemaakt in Workplace en in Outlook/Google Agenda, voordat deze naar de doelapplicatie is gesynchroniseerd.
- Er is een reservering aangemaakt in Workplace en in Outlook/Google Agenda terwijl de synchronisatie niet werkte. Het integratieplatform was bijvoorbeeld niet beschikbaar of de Graph API ondervond problemen. Beide reserveringen zijn niet gesynchroniseerd, maar veroorzaken een conflict zodra de synchronisatie is hersteld.
- In Outlook is het mogelijk om conflicten per resource toe te staan. Wanneer conflicten voor een resource zijn toegestaan, accepteert deze alle vergaderverzoeken, zelfs als de resource niet beschikbaar was. De conflicten worden ook gesynchroniseerd met Workplace.