Activatie en informatie over de module Bezoekers

• 1. Bezoekers in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes binnen de module
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Navigatiemenu- en startboardopties
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Bezoekers in het algemeen

Bezoekers zijn mensen die naar een gebouw komen, maar daar niet werken of wonen. Dit omvat klanten, aannemers, bezorgers of gasten. Het beheren van bezoekers is een belangrijk onderdeel van het veilig en beveiligd houden van een locatie en het soepel laten verlopen van de activiteiten, terwijl bezoekers een goede ervaring hebben.

Organisaties hebben een manier nodig om te controleren wie er binnenkomt en weggaat. Dit kan betekenen dat bezoekers een badge krijgen of dat hun identiteitsbewijs wordt gecontroleerd om er zeker van te zijn dat ze daar mogen zijn. Veel locaties gebruiken digitale systemen om dit proces sneller en georganiseerder te laten verlopen.

In geval van een noodgeval is het belangrijk om te weten wie zich (nog) in het gebouw bevindt.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Module Bezoekers in het onderdeel 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Met een module voor bezoekersregistratie kunnen bezoekers in een gebouw eenvoudig en veilig worden beheerd. De module versnelt het aanmelden door het proces te automatiseren, houdt bij wie zich in het gebouw bevindt voor betere beveiliging en biedt bezoekers een soepele, moderne ervaring. Ook zorgt de module voor nauwkeurige registraties, kunnen bezoekers zich vooraf registreren en worden privacy- en veiligheidsregels nageleefd. Daarnaast biedt de module nuttige gegevens over bezoekerstrends. Kortom, de module vereenvoudigt het bezoekersbeheer, houdt alles veilig en verbetert het proces voor iedereen.

3.1 Keuzes binnen de module

De belangrijkste keuzes die vóór het gebruik van deze module kunnen worden gemaakt, zijn de volgende:

Bezoekers aan reserveringen toevoegen

Standaard kunnen bij het activeren van de module Bezoekers alleen individuele bezoekers worden aangemaakt. Als de module Reserveringen ook wordt gebruikt, wordt het ook mogelijk om bezoekers aan reserveringen toe te voegen.

Bezoekerstypen beheren

Het is mogelijk om onderscheid te maken tussen verschillende typen bezoekers. Met bezoekerstypen kunnen de typen bezoekers vooraf worden gedefinieerd. Voor elke bezoeker kan een bezoekerstype worden opgegeven. Dit is alleen bedoeld ter informatie.

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals bij elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startboard van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor 'Module activeren'.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd

De volgende module moet worden geactiveerd voordat de module Bezoekers kan worden geactiveerd:

• Activering en informatie over de module Stamgegevens: Gebouwen en gebieden

Als bezoekers ook in reserveringen moeten kunnen worden aangemaakt, moet ook de volgende module worden geactiveerd:

• Workplace Experience-integratie: activering en informatie over de module Reserveringen

4.2 Moduleactivering

Voor deze specifieke moduleactivering is slechts één instelling van toepassing:

Vast te stellen instellingen

• Bezoekers registreren in reserveringen: door deze optie in te schakelen, kunnen bezoekers vanuit een reservering worden aangemaakt. Bij de reserveringstypen wordt de optie beschikbaar om te bepalen of bezoekers aan dat specifieke reserveringstype kunnen worden toegevoegd.

Bezoekerstypen:

Bezoekerstypen zijn optioneel. Als er onderscheid moet worden gemaakt tussen verschillende typen bezoekers, kunnen deze rechtstreeks vanuit de moduleactivering worden aangemaakt. Bijvoorbeeld reguliere bezoekers en VIP-bezoekers. Het bezoekerstype kan voor elke individuele bezoeker worden opgegeven, wordt ook weergegeven in de overzichten van het frontdeskdashboard en is alleen bedoeld ter informatie.

Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (bijvoorbeeld de e-mail aan de host dat de bezoeker is gearriveerd), worden ook gegenereerd en weergegeven in de include bij de moduleactivering nadat deze is gestart. Het is mogelijk om sommige of al deze e-mails te verwijderen als sommige of al deze e-mails niet mogen worden gebruikt. Zie Standaard workflow-e-mails voor meer informatie over workflow-e-mails.

Zie Module Bezoekers in het onderdeel 'Applicatiebeheerders' voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden.

4.3 Gegevensimport

Voor deze moduleactivering zijn geen gegevensimports relevant. Zie Gegevensimports voor meer algemene informatie over gegevensimports.

*Gegevensimports uit een andere module zijn ook relevant met betrekking tot de stamgegevens die worden gebruikt om een bezoeker voor een gebouw te registreren. Zie Activering en informatie over de module Stamgegevens: Gebouwen en gebieden voor meer informatie.

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, kunnen systeemgroepen aan gebruikersprofielen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een deel van) de opties in het navigatiemenu, startboardtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie Gebruikers autoriseren voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard van gebruikersprofielen.

Voor de module Bezoekers worden de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startboard van de beheerder kunnen deze systeemgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (stamgegevens)modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor Bezoekers is de module Stamgegevens ‘Gebouwen en gebieden’ relevant. Daarom moeten mogelijk ook de volgende systeemgroepen aan gebruikers worden toegewezen (als dit niet al eerder is gedaan) om de relevante stamgegevensobjecten te kunnen aanmaken en bewerken.

Bij het genereren van de gebruikersprofielen wordt geadviseerd deze groepen op te nemen of specifieke profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Navigatiemenu- en startboardopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante opties in het navigatiemenu beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Vervolgens wordt een modulespecifiek startboardtabblad voor de key user beschikbaar voor die specifieke module. Dit tabblad is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Het tabblad geeft gebruikers inzicht in en overzichten van de dagelijkse werkzaamheden die relevant zijn voor de specifieke module.

Zie Navigatiemenu en startboard voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startboard.

Voor de module Bezoekers worden de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Voor de module Bezoekers wordt het tabblad 'Frontdeskdashboard' beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroep:

• Receptiemedewerker

Dit startboardtabblad bevat de volgende knoppen:

• Bezoeker+ : De optie om een nieuwe bezoeker aan te maken, net als op het algemene startboardtabblad.
• Bezoekers zoeken: Dezelfde optie als in het navigatiemenu om alle bezoekers te zoeken.
• Mijn locatie(s) selecteren: De optie om een of meerdere locaties (gebouwen) te selecteren. De locatiegebonden overzichten op het frontdeskdashboard tonen dan alleen bezoekers die aan de geselecteerde locaties zijn gerelateerd. Als er geen locaties zijn geselecteerd, worden bezoekers van alle locaties meegenomen.
• Bezoekersinzichten: De optie om te filteren op een periode, gebouw en host om grafieken met bezoekersinzichten te bekijken. Bijvoorbeeld het aantal bezoekers per dag, per maand, per locatie enzovoort:

Daarnaast bevat dit tabblad de volgende includes (de meeste zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):

• Bezoekers die vandaag binnenkomen (mijn locatie): Een overzicht van bezoekers met een verwachte aankomsttijd van vandaag op dezelfde locatie als de ingelogde gebruiker. Als de gebruiker geen standaardlocatie heeft, worden alle bezoekers die vandaag aankomen weergegeven.
• Bezoekers die vandaag aanwezig zijn (mijn locatie): Een overzicht van de al gearriveerde bezoekers op dezelfde locatie als de ingelogde gebruiker. Als de gebruiker geen standaardlocatie heeft, worden alle bezoekers die vandaag aankomen weergegeven.
• Verwachte/aangekomen/vertrokken bezoekers van vandaag (mijn locatie): Een cirkeldiagram van de bezoekers van vandaag die nog moeten aankomen, momenteel aanwezig zijn en al zijn vertrokken op dezelfde locatie als de ingelogde gebruiker. Als de gebruiker geen standaardlocatie heeft, worden alle bezoekers die vandaag aankomen weergegeven.

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules kunnen aanvullende rapporten beschikbaar zijn via de navigatiemenuoptie ‘Rapport’.
Voor de module Bezoekers zijn rapporten beschikbaar via:

• Rapporten in het navigatiemenu: Een lijst met bezoekersgerelateerde rapporten die beschikbaar zijn voor de ‘Receptiemedewerker’.

6. Aanvullende instellingen en opties na activering

Voor de meeste modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste moduleactivering via de optie 'Module-instellingen' op het startboard van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen er meer geavanceerde instellingen beschikbaar zijn. Deze kunnen ook via de module-instellingen worden beheerd.

Ga naar Modules instellingen → tabblad Bezoekers om naar alle bezoekersinstellingen te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen op die pagina voor meer informatie.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie

8. Gebruikershandleiding

Zie Module Bezoekers voor (eind)gebruikers voor de gebruikershandleiding met een stapsgewijze uitleg van het proces zelf,

9. V&A

V Hoe kan de host worden geïnformeerd wanneer de bezoeker is gearriveerd?
A: Standaard is er via de bezoekersworkflow een e-mail beschikbaar die automatisch naar de host wordt verzonden wanneer de bezoeker als gearriveerd wordt gemarkeerd. Dit is momenteel de enige standaardoptie via het systeem (pushmeldingen of andere typen berichten worden niet ondersteund). Zie Module Bezoekers: e-mails voor meer informatie.