Reserveringsmodule

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Reserveerbare objecten
  • 1.2 Reserveringsbeperkingen
    • 1.2.1 Standaardbeperkingen:
    • 1.2.2 Aanvullende beperkingen
  • 1.3 Reserveringstypen
  • 1.4 Werkstroomproces voor reserveringen
  • 1.5 Terugkerende reserveringen
  • 1.6 Reserveringskalender
  • 1.7 Andere relevante opties
• 2. Automatische e-mails die in de werkstroom(en) worden verzonden
• 3. Algemene instellingen van de reserveringsmodule
• 4. Aanvullende informatie over deze module

1. Waar gaat deze module over

De reserveringsmodule in Asset is ontworpen om gebruikers opties te bieden voor het reserveren (of boeken, welke term je ook prefereert) van ruimtes (bijvoorbeeld vergaderruimten en werkplekken), bedrijfsmiddelen (ook wel ‘apparatuur’) (bijvoorbeeld beamers, auto’s, fietsen en flip-overs) en catalogusitems (ook wel ‘catering’ of ‘diensten’) (bijvoorbeeld broodjes, koffie en lunch).

Standaard kunnen andere gebruikers een object niet opnieuw reserveren binnen dezelfde periode zodra een object is gereserveerd. De module ondersteunt ook meerdere instellingen om (algemeen of per object) beperkingen toe te voegen aan hoe vaak, hoe lang van tevoren en hoe dicht bij het huidige moment je een bepaald object kunt reserveren. Catering moet bijvoorbeeld worden besteld en voorbereid. Je wilt daarom niet dat een gebruiker vijf minuten van tevoren een lunch boekt.

In de volgende gedeelten wordt meer informatie gegeven over enkele kernconcepten van deze module:

1.1 Reserveerbare objecten

Om een object (ruimte, bedrijfsmiddel of catalogusitem) te kunnen reserveren, moet het object bestaan voordat het reserveerbaar kan worden gemaakt. Zie de relevante modules voor ‘Stamgegevens’ voor meer informatie over ruimtes, bedrijfsmiddelen en catalogusitems. Stel het veld ‘Reserveerbaar’ op de hoofdpagina van het object in op Ja om een object reserveerbaar te maken. Hiermee wordt ook het tabblad ‘Reserveringsinstellingen’ geactiveerd:

De relevante reserveringsinstellingen voor dit object kunnen worden ingesteld via het tabblad ‘Reserveringsinstellingen’.

De meeste instellingen voor reserveerbare objecten spreken voor zich (mede dankzij de helpteksten die verschijnen wanneer je er met de muis overheen beweegt). Meer informatie over de velden onder de kop ‘Timing’ staat in het volgende gedeelte, ‘Reserveringsbeperkingen’. Enkele aanvullende opties zijn:

Goedkeuring vereist

Het is mogelijk om een goedkeuringsstap in de reserveringswerkstroom in te schakelen op basis van de vraag of goedkeuring vereist is voor bepaalde reserveerbare objecten via de instelling ‘Goedkeuring vereist’. Deze optie is alleen beschikbaar voor een reserveerbaar object als deze in het algemeen is ingeschakeld via de instellingen van de reserveringsmodule → ‘Goedkeuring specifieke items’.
Als een reservering wordt ingediend met ten minste één reserveerbaar object waarvoor goedkeuring vereist is, genereert de werkstroom een taak om de reservering goed te keuren (of te bewerken/annuleren) voordat de reservering wordt bevestigd. De taak om de reservering goed te keuren wordt toegewezen aan gebruikers met de systeemgroep ‘Reserveringsitems goedkeuren’. Zie Activering en informatie over de reserveringsmodule: 4.4 Gebruikersgroepen voor meer informatie over deze systeemgroep.

Optie om uitgifte/inname te registreren

Voor bepaalde reserveerbare middelen kan het nodig zijn dat het middel handmatig wordt uitgegeven en/of ingenomen. Dit kan zijn omdat bepaalde gerelateerde handelingen door de dienstverlener moeten worden uitgevoerd (bijvoorbeeld een ruimte opruimen of kilometerstanden van een auto registreren), of omdat de fysieke uitgifte/inname van bepaalde middelen moet worden vastgelegd (wie en wanneer), zodat kostbare middelen altijd kunnen worden getraceerd.

De optie om uitgifte en/of inname van specifieke middelen te registreren, kan per reserveerbaar middel worden ingeschakeld:

Deze optie (en alles wat ermee verband houdt) is alleen beschikbaar voor een reserveerbaar object als dit algemeen is ingeschakeld via de instellingen van de reserveringsmodule → ‘Registratie van uitgifte/inname van gereserveerde items activeren’.

Als reserveringen worden ingediend met reserveerbare middelen waarvoor de optie om uitgifte en/of inname te registreren is ingeschakeld, vinden gebruikers die bevoegd zijn* voor de uitgifte/inname de lijst met uit te geven/in te nemen middelen via het startbord voor reserveringen:

*Gebruikers kunnen algemeen of per gebouw worden gemachtigd om uitgifte/inname te registreren voor de verschillende typen middelen (ruimtes, bedrijfsmiddelen en catalogusitems) via de systeemgroepen: Uitgifte/inname ruimtes/bedrijfsmiddelen/catering. Zie Activering en informatie over de reserveringsmodule: 4.4 Gebruikersgroepen voor meer informatie over deze systeemgroepen.

Per reservering is een tabblad beschikbaar waarin per middel de gereserveerde middelen en de geregistreerde gegevens over uitgifte/inname (datum/tijd en contactpersoon) worden weergegeven, indien van toepassing:

Dit tabblad is alleen beschikbaar als registratie van uitgifte/inname algemeen is ingeschakeld via de instellingen van de reserveringsmodule → ‘Registratie van uitgifte/inname van gereserveerde items activeren’.

Beschikbaarheid (regimes)

Een ‘regime’ kan worden gekoppeld via de knop ‘Beschikbaarheid’ op de pagina met reserveringsinstellingen. Door een regime aan een reserveerbaar object te koppelen, kan de beschikbaarheid van het object worden beperkt. Catering is bijvoorbeeld mogelijk alleen beschikbaar tijdens kantooruren. Een regime dat alleen beschikbaarheid biedt op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur kan dan aan reserveerbare catalogusitems worden gekoppeld. Hierdoor kunnen gebruikers dit object niet selecteren als zij een reservering maken die buiten deze beschikbare uren valt.
Zie Regimes beheren voor meer informatie over regimes.

Via ‘Module-instellingen’ → ‘Reserveringen’ is het mogelijk om een systeemgroep te definiëren die een reserveerbaar object kan reserveren, ook als dit buiten de beschikbaarheid valt die door het regime is bepaald. Standaard is dit de systeemgroep ‘Reserveringscoördinator’. Gebruikers in deze groep krijgen nog steeds een waarschuwing, maar geen foutmelding, wanneer zij buiten een regime reserveren.

Tijdzones

Naast de beschikbaarheid die in een regime is gedefinieerd, wordt ook rekening gehouden met de tijdzone bij het zoeken naar beschikbare reserveerbare middelen als er meerdere tijdzones zijn geconfigureerd. Meer informatie over de toepassing van regimebeschikbaarheid en tijdzones vind je in: Hoe tijdzones worden meegenomen bij het zoeken naar (beschikbare) reserveerbare middelen.

Blokkeerdata

Waar regimes kunnen worden gebruikt om algemene beschikbaarheid in te stellen (bijvoorbeeld elke werkdag tussen 9.00 en 17.00 uur), kunnen blokkeerdata worden gemaakt om een specifieke periode voor het reserveerbare object te blokkeren. Als een ruimte bijvoorbeeld wordt gerenoveerd, kan deze periode worden geblokkeerd, zodat gebruikers de ruimte gedurende die periode niet kunnen reserveren.

Opstellingen

Opstellingen zijn alleen van toepassing op reserveerbare ruimtes en zijn alleen zichtbaar als de algemene instelling hiervoor is ingeschakeld (‘Module-instellingen’ → ‘Reserveringen’ → ‘Opstellingen gebruiken’).
Omdat bepaalde (vaak grotere) vergaderruimten meerdere opstellingen kunnen bieden, kan de capaciteit ook verschillen op basis van de gewenste opstelling. Een opstelling in ‘Klaslokaal’ kan bijvoorbeeld meer zitplaatsen bieden dan een opstelling in ‘U-vorm’.
Via de optie ‘Opstellingen’ in de reserveringsinstellingen van een reserveerbare ruimte kan de capaciteit per relevante opstelling worden toegevoegd. De volgende opstellingen kunnen worden toegevoegd:

• Klaslokaal
• Conferentie
• Theater
• U-vorm

De capaciteit, opstelling en tijden voor het opbouwen en opruimen kunnen per opstelling worden bepaald. Als deze instellingen zijn bepaald en de opstelling in een reservering* wordt gekozen, worden de instellingen van de opstelling toegepast in plaats van de algemene reserveringsinstellingen (capaciteit, opbouwen en opruimen).

*Als opstellingen zijn ingeschakeld (algemeen en voor het specifieke reserveringstype dat de gebruiker in een nieuwe reservering selecteert), krijgt de gebruiker de optie om een gewenste opstelling te kiezen bij het zoeken naar beschikbare ruimtes.
Als de gebruiker een specifieke opstelling selecteert, wordt de capaciteit op basis van de specifieke opstelling alleen gebruikt om de gebruiker beschikbare ruimten te tonen die deze opstelling bieden en waarvan de capaciteit ten minste gelijk is aan het aantal personen waarvoor de reservering wordt gemaakt:

Via de algemene reserveringsinstellingen is het ook mogelijk om een foto van de opstelling te koppelen (algemeen, niet per ruimte). Als de gebruiker een specifieke opstelling selecteert in een nieuwe reservering, wordt deze foto ook weergegeven, zodat de gebruiker kan zien hoe deze opstelling eruitziet.

Prijzen en tarieven

Als gebruikers moeten betalen voor bepaalde reserveerbare catalogusitems*, moeten prijzen worden opgegeven. Standaard heeft alleen een catalogusitem een prijsveld dat in een reservering kan worden gebruikt, maar het is ook mogelijk om tarieven aan catalogusitems* toe te voegen.
In een tarief kunnen de prijs en de periode waarin deze prijs geldt worden opgegeven. Hierdoor is het mogelijk om toekomstige prijzen te specificeren (de prijs van een broodje kan bijvoorbeeld vanaf volgende maand veranderen van 4 euro naar 4,50 euro).

Als tarieven aan een reserveerbaar object zijn toegevoegd en het object aan een reservering wordt toegevoegd, wordt het toepasselijke tarief bepaald op basis van de reserveringsdatum en automatisch ingesteld in het reserveringsitem. Als er voor catalogusitems geen tarieven zijn opgegeven, maar het catalogusitem wel een prijs heeft, wordt deze gebruikt om de prijs van het reserveringsitem in te stellen. Als het tarief geen begin- en einddatum heeft, is het tarief altijd van toepassing.

Reserveerbare objecten die aan een reservering zijn toegevoegd

Als een object reserveerbaar is gemaakt, kan het aan een reservering worden toegevoegd (afhankelijk van het feit of het object nog niet is gereserveerd en van de relevante beperkingen van het object; meer informatie over beperkingen volgt hieronder). Er kunnen meerdere objecten aan dezelfde reservering worden toegevoegd. Voor elk reserveerbaar object dat aan een reservering wordt toegevoegd, wordt een ‘reserveringsitem’ gemaakt (waarmee het reserveerbare object aan de reservering wordt gekoppeld):

1.2 Reserveringsbeperkingen

Bij het reserveren van objecten worden standaard altijd enkele beperkingen toegepast. Daarnaast kunnen aanvullende beperkingen worden toegevoegd op basis van specifieke behoeften.

1.2.1 Standaardbeperkingen:

Bij het zoeken naar objecten om aan een nieuwe reservering toe te voegen, worden altijd de volgende controles uitgevoerd:

Het object is al gereserveerd

Een reserveerbaar object (ruimtes en bedrijfsmiddelen) kan alleen worden gereserveerd als het niet al gedurende dezelfde periode is gereserveerd. Catalogusitems kunnen altijd worden gereserveerd omdat ze altijd beschikbaar zijn (ten minste als deze items, zoals koffie of lunch, op voorraad zijn).

Via ‘Module-instellingen’ → ‘Reserveringen’ is het mogelijk om een systeemgroep te definiëren die een reserveerbaar object kan reserveren, ook als het al gereserveerd is. Standaard is dit de systeemgroep ‘Reserveringscoördinator’. Gebruikers in deze groep krijgen nog steeds een waarschuwing, maar geen foutmelding, wanneer zij een ruimte of bedrijfsmiddel reserveren dat al gereserveerd is.

Beschikbare hoeveelheid

Of een reserveerbaar object in een nieuwe reservering als reserveerbaar wordt weergegeven, hangt ook af van de beschikbare hoeveelheid. Deze controle is afhankelijk van het type object:

Ruimte: Ruimtes kunnen alleen aan een reservering worden toegevoegd als het gevraagde aantal personen de capaciteit van de ruimte niet overschrijdt (dit wordt ook aangegeven in een veld ‘Personen’ bij de ruimte).

Bedrijfsmiddelen: Bedrijfsmiddelen hebben een hoeveelheidsveld. Standaard is de hoeveelheid van een bedrijfsmiddel 1; deze kan worden gewijzigd in een hoger aantal. Bedrijfsmiddelen met een hoeveelheid van 1 worden vaak gebruikt voor unieke items met een uniek serienummer (bijvoorbeeld een auto of laptop). Bedrijfsmiddelen met een hogere hoeveelheid worden vaak gebruikt voor items die in Asset als één object kunnen worden geregistreerd (waarvoor geen uniek nummer van toepassing is), maar waarvan meerdere fysieke objecten kunnen worden gereserveerd (bijvoorbeeld 10 flip-overs of 5 statafels). Bij het controleren van de beschikbaarheid van een dergelijk object controleert de applicatie of ten minste één van de reserveerbare hoeveelheden beschikbaar is om het item aan een reservering toe te voegen.

Catalogusitems: Hoeveelheden zijn niet relevant voor beschikbaarheidscontroles. Zoals hierboven vermeld, wordt een catalogusitem altijd als beschikbaar beschouwd.

Gekoppelde eigenschap

In een reservering moet de gebruiker altijd het gebouw* opgeven waarvoor de reservering geldt. Hiermee wordt bepaald welke reserveerbare objecten kunnen worden gereserveerd. Alleen ruimtes, bedrijfsmiddelen en catalogusitems die aan hetzelfde gebouw zijn gekoppeld (via het veld ‘Eigenschap’ op het object), en catalogusitems die niet aan een gebouw zijn gekoppeld, kunnen worden gereserveerd.

Opmerking

*Let op: gebruikers kunnen alleen gebouwen selecteren als ‘Reserveringen’ voor het gebouw zijn ingeschakeld. Dit wordt bepaald via een instelling op het gebouw in het tabblad ‘Procesinstellingen’:

1.2.2 Aanvullende beperkingen

Naast de hierboven genoemde standaardcontroles kunnen ook aanvullende beperkingen algemeen of voor bepaalde reserveerbare objecten worden toegepast.

Algemeen

Via ‘Module-instellingen’ → ‘Reserveringen’ kunnen veel algemene beperkingen worden ingesteld om gebruikers ervan te weerhouden alle of bepaalde reserveerbare objecten binnen bepaalde perioden of aantallen te reserveren. De helpteksten die verschijnen wanneer je met de muis over de instellingen beweegt, leggen alle instellingen uit. De belangrijkste voorbeelden worden ook hier beschreven:

Reserveer vanaf: Hiermee wordt bepaald hoeveel tijd vóór de start van de reservering een gebruiker een reservering moet maken. Door ‘Reserveer vanaf’ in te stellen op ‘1 dag’ kan bijvoorbeeld worden afgedwongen dat gebruikers alle reserveerbare objecten ten minste één dag van tevoren boeken of reserveren.
Reserveer tot: Hiermee wordt bepaald hoe ver in de toekomst een gebruiker een reservering kan maken. Door ‘Reserveer tot’ bijvoorbeeld in te stellen op ‘2 weken’, kunnen gebruikers voor elk reserveerbaar object niet meer dan 2 weken vooruit reserveren.

Een vergelijkbare instelling om objecten vanaf en tot een bepaald moment van tevoren te reserveren, is ook per reserveerbaar object beschikbaar. De algemene instellingen worden gebruikt om dit te beperken voor alle reserveerbare objecten waarvoor de specifieke instellingen op het reserveerbare object leeg zijn. De instelling op een reserveerbaar object wordt gebruikt om de reserveringsperiode voor dat specifieke object te beperken. Als ‘Reserveer vanaf/tot’ op een specifiek reserveerbaar object wordt ingesteld, wordt deze instelling altijd toegepast in plaats van de algemene instelling voor dat object. Ook als algemeen is ingesteld dat 3 dagen van tevoren moet worden gereserveerd, kan dit voor een specifiek object bijvoorbeeld op 10 dagen worden ingesteld of juist strenger worden gemaakt dan de algemene instelling.

In het verleden reserveren tot: Standaard is het niet mogelijk om in het verleden te reserveren (om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk een verkeerde datum instellen, wordt normaal gesproken een foutmelding weergegeven). Het komt echter vaak voor dat een gebruiker een reservering maakt voor de huidige dag (bijvoorbeeld voor een werkplek) en dat de standaard begintijd (bijvoorbeeld 08.00 uur) al is verstreken. Om een ongewenste foutmelding en de noodzaak om de begintijd aan te passen naar de huidige tijd (bijvoorbeeld 08.30 uur) te voorkomen, kan deze instelling worden gebruikt om te bepalen hoe ver in het verleden een reservering nog mag worden gemaakt. Standaard is dit ingesteld op ‘2 uur’.

Meerdere werkplekken tegelijkertijd reserveren: Als gebruikers maar één werkplek tegelijkertijd mogen reserveren, moet deze instelling op Nee worden ingesteld. Wanneer de gebruiker een tweede reservering probeert in te dienen met een werkplek die de eerste reservering overlapt, wordt een foutmelding weergegeven. Vooral wanneer het aantal werkplekken beperkt is, is het wenselijk om ervoor te zorgen dat gebruikers niet meer dan één werkplek boeken, per ongeluk of opzettelijk. In andere situaties kan het echter nodig zijn om meerdere werkplekken tegelijkertijd te reserveren, bijvoorbeeld als medewerkers ook voor externe bezoekers moeten boeken.

Maximumaantal werkplekreserveringen: Met deze instelling kan het maximumaantal werkplekreserveringen per gebruiker per week of maand worden bepaald. Als een gebruiker in de opgegeven periode meer werkplekken probeert te boeken dan toegestaan, wordt bij het indienen van de reservering een foutmelding weergegeven.

Beperkingen voor specifieke reserveerbare objecten:

Zoals hierboven vermeld, kunnen sommige beperkingen ook op een specifiek reserveerbaar object worden ingesteld. Dit zijn:

• Regimes (zie hierboven)
• Geblokkeerde datums (zie hierboven)
• Tijden voor ‘Reserveer vanaf/tot’ (vergelijkbaar met de algemene reserveringsinstellingen, maar voor een specifiek reserveerbaar object).
  Als ‘Reserveer vanaf/tot’ op een specifiek reserveerbaar object wordt ingesteld, wordt deze instelling altijd toegepast in plaats van de algemene instelling voor dat object. Ook als algemeen is ingesteld dat 3 dagen van tevoren moet worden gereserveerd, kan dit voor een specifiek object bijvoorbeeld op 10 dagen worden ingesteld of juist strenger worden gemaakt dan de algemene instelling.
• Op een reserveerbare ruimte: is het toegestaan om cateringitems toe te voegen aan een reservering in een specifieke ruimte?
• Opbouw- en opruimtijden: het is mogelijk om opbouw- en/of opruimtijden toe te voegen voor afzonderlijke reserveerbare ruimtes. De opbouw- en opruimtijden worden vóór en/of na de reservering aan de reservering toegevoegd, zodat de ruimte gedurende deze tijden niet beschikbaar is voor het opbouwen of opruimen voor de volgende reservering. Grotere vergaderruimten hebben bijvoorbeeld mogelijk voorbereidingstijd nodig om een specifieke opstelling te maken of extra tijd nodig om op te ruimen.
• Catalogusitems (catering en diensten) reserveren zonder ruimte: bepaal per reserveerbaar catalogusitem of het zonder ruimte kan worden gereserveerd. Als dit is uitgeschakeld, ontstaat er een fout wanneer het catalogusitem wordt gereserveerd in een zelfstandige reservering (zonder ruimte) in Asset en Workplace.
• Locatiebeperkingen voor catalogusitems: bepaal per reserveerbaar catalogusitem voor welke locaties het kan worden gereserveerd. Een of meer ruimtes kunnen als toegestane locaties worden gekoppeld. Dit kan een specifieke ruimte, een verdieping of een ruimte op een hoger niveau zijn. Wanneer een bovenliggende ruimte wordt gekoppeld, worden alle onderliggende ruimtes automatisch opgenomen. Het catalogusitem kan niet voor andere locaties worden gereserveerd als ten minste één locatiebeperking is geconfigureerd.

Algemene beperkingen voor wijzigen en annuleren

Standaard kunnen lopende reserveringen worden gewijzigd of geannuleerd (de instellingen voor ‘Reserveer vanaf’ kunnen dit echter algemeen of voor specifieke items toestaan of beperken; zie het volgende gedeelte). Dit kan worden uitgeschakeld via de instellingen van de reserveringsmodule (zie de schermafbeelding hieronder). Als dit is uitgeschakeld, kan worden opgegeven hoeveel uur vóór de start de reservering nog kan worden gewijzigd of geannuleerd (deze instellingen gelden voor elke reservering):

Beperkingen voor wijzigen en annuleren op basis van instellingen voor vooraf reserveren

De beperkingen voor het vooraf maken van reserveringen (zoals ten minste 3 dagen van tevoren moeten boeken) gelden ook wanneer een gebruiker een reservering wil wijzigen of annuleren. Als het op het huidige moment niet zou zijn toegestaan om de reservering te maken omdat deze te dicht bij de begintijd ligt, kan de gebruiker de reservering ook niet wijzigen of annuleren.
Dit komt doordat wijzigen problemen kan veroorzaken bij het opnieuw indienen van de reservering en het moeilijk is te voorspellen welke wijzigingen zouden worden toegestaan. Als wijzigen niet is toegestaan, is annuleren ook niet toegestaan. Deze beperkingen voor wijzigen en annuleren gaan ervan uit dat beperkingen voor vooraf reserveren zijn ingesteld om last-minute reserveringen of wijzigingen voor bepaalde middelen te voorkomen.

Uitzonderingen voor conflicten en beperkingen

Via de instellingen van de reserveringsmodule kunnen bepaalde systeemgroepen (bijvoorbeeld de reserveringscoördinator) worden aangewezen die conflicterende reserveringen mogen maken (in conflict met andere reserveringen, regimes, de instellingen voor ‘Reserveer vanaf/tot’ of te laat wijzigen/annuleren):

1.3 Reserveringstypen

Reserveringstypen kunnen worden gebruikt om te bepalen welke opties (velden en typen reserveerbare objecten) beschikbaar zijn bij het maken van een reservering. Bij het maken van een reservering is een van de eerste velden die de gebruiker moet invullen* het reserveringstype. Het gebruik van verschillende reserveringstypen kan nuttig zijn wanneer er veel verschillende typen objecten kunnen worden gereserveerd die niet allemaal relevant zijn binnen één reservering.

Als een gebruiker bijvoorbeeld een bedrijfsauto wil reserveren, heeft het geen zin om ook een vergaderruimte of catering te kunnen reserveren. Technisch gezien zou elk reserveerbaar object in een nieuwe reservering kunnen worden weergegeven en zou de gebruiker zelf de logische selectie kunnen maken. Het gebruik van verschillende reserveringstypen (bijvoorbeeld een type dat alleen reserveerbare bedrijfsmiddelen in de categorie ‘Auto’ toont en een ander type dat reserveerbare ruimtes en catering toont) verbetert echter de gebruikerservaring, omdat gebruikers beter door het reserveringsproces worden begeleid. Nadat de gebruiker het gewenste reserveringstype uit een lijst heeft geselecteerd (bijvoorbeeld ‘Bedrijfsauto’ of ‘Vergaderruimte’), worden de bijbehorende velden en de reserveerbare objecten waaruit kan worden gekozen automatisch bepaald.

*Als er slechts één reserveringstype bestaat (er moet er minimaal één zijn), krijgt de gebruiker niet de optie om het toepasselijke reserveringstype te selecteren. Het reserveringstype wordt automatisch ingesteld in elke nieuwe reservering en wordt niet weergegeven.

Reserveringstypen maken

Reserveringstypen kunnen (alleen) door beheerders worden beheerd. De reserveringstypen zijn te vinden via het navigatiemenu ‘Reserveringen’ → ‘Reserveringstypen’ of via ‘Module-instellingen’ → ‘Reserveringen’ (als include).

Per reserveringstype kunnen de volgende instellingen worden bepaald:

1.4 Werkstroomproces voor reserveringen

In het volgende gedeelte wordt de werkstroom voor een reservering op hoofdlijnen beschreven. Zie de gebruikershandleiding Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers voor een gedetailleerde beschrijving.

De reservering maken en indienen
Een gebruiker kan een nieuwe reservering maken en ten minste één reserveerbaar object toevoegen.

Eventuele goedkeuringstaken (indien van toepassing) worden gegenereerd en afgehandeld

Als de reservering als geheel moet worden goedgekeurd, wordt de taak voor de reserveringscoördinator(en) gegenereerd. Als een specifiek gereserveerd object ook goedkeuring vereist, wordt voor elk van de betreffende gereserveerde objecten een afzonderlijke goedkeuringstaak gegenereerd.

De reservering vindt plaats

De reservering vindt plaats en eindigt automatisch nadat de eindtijd van de reservering is verstreken.

Eventuele taken voor het innemen/opruimen van gereserveerde objecten worden gegenereerd en afgehandeld

Als het genereren van taken voor het innemen/opruimen van gereserveerde objecten van toepassing is, worden deze taken voor de relevante gebruikers gegenereerd.

De reservering wordt gesloten

Nadat de eindtijd van de reservering is verstreken, wordt deze automatisch gesloten. De reserveringscoördinator kan echter nog aanvullende wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld de werkelijk gebruikte hoeveelheid van bepaalde cateringitems wijzigen.

1.5 Terugkerende reserveringen

Een terugkerende reservering is een reservering die meer dan één keer plaatsvindt (bijvoorbeeld elke week gedurende de volgende 10 weken). Terugkerende reserveringen worden gegenereerd vanuit een reserveringsschema. Een reserveringsschema wordt altijd gemaakt op basis van één reservering. Een terugkerende reservering kan als volgt worden gemaakt:

• Tijdens de laatste stap van het maken van een nieuwe reservering met de knop ‘Reserveringsschema maken’
• Je kunt een bestaande reservering selecteren en deze omzetten in een terugkerende reservering door op de knop ‘Reserveringsschema maken’ te klikken.

De optie om een terugkerende reservering te maken is alleen beschikbaar als een gebruiker de systeemgroep ‘1. Reserveringsschema maken’ heeft. Zie Gebruikers machtigen

Als de functie om een reserveringsschema te maken wordt gebruikt voor een al bestaande afzonderlijke reservering, wordt deze afzonderlijke reservering geannuleerd (of behouden als de werkstroom het niet langer toestaat om deze vanwege annuleringsbeperkingen te annuleren) en wordt een kopie ervan gebruikt als sjabloon voor het reserveringsschema.

Het reserveringsschema bepaalt de herhalingscyclus en de einddatum of het maximumaantal reserveringen (voorkomens) dat vanuit het reserveringsschema wordt gegenereerd. Als de gebruiker binnen de cyclus van het reserveringsschema geen einde bepaalt, wordt het maximumaantal voorkomens dat vanuit het terugkerende schema wordt gegenereerd bepaald door een algemene instelling. Deze instelling is te vinden via ‘Module-instellingen’ → ‘Reserveringen’ → ‘Maximumaantal geplande voorkomens’. Standaard is deze instelling ingesteld op 180 (voorkomens), dezelfde standaardwaarde die Outlook gebruikt voor ruimtekalenders. De maximumwaarde voor deze instelling is 1080 (de maximumwaarde van 1080 komt overeen met de optie ‘Reserveer tot’ in Outlook).

Wanneer de reserveringen vanuit het reserveringsschema worden gegenereerd, wordt elke reservering gemaakt op basis van de oorspronkelijke afzonderlijke reservering (die is omgezet in de sjabloonreservering van het reserveringsschema), waarbij de begin- en eindtijden worden gebaseerd op de cyclus van het reserveringsschema.

Meer informatie over het gebruik van het reserveringsschema vind je in de gebruikershandleiding: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers

1.6 Reserveringskalender

De reserveringsmodule heeft ook een reserveringskalender voor reserveringscoördinatoren. Gebruikers met deze autorisatie krijgen de optie Reserveringskalender via het navigatiemenu. De reserveringskalender kan voor twee hoofddoelen worden gebruikt:

Bestaande reserveringen in een kalenderweergave tonen

De reserveringskalender biedt een visueel overzicht (per dag, week of maand) van de reserveerbare objecten en de reserveringen voor deze objecten. De reserveringskalender biedt de mogelijkheid om per eigenschap te filteren. Standaard worden catalogusitems niet weergegeven in de reserveringskalender (omdat elk item meerdere keren tegelijk kan worden gereserveerd, wat tot veel weer te geven reserveringen leidt). Het weergeven van catalogusitems in de reserveringskalender kan worden ingeschakeld via ‘Module-instellingen’ → ‘Reserveringen’ → ‘Catalogusitems in reserveringskalender tonen’.

Het is ook mogelijk om rechtstreeks een nieuwe reservering te maken via de reserveringskalender door een gewenste periode op een specifiek reserveerbaar object te slepen.

Informatie

De kleuren van reserveringen in de reserveringskalender kunnen verschillen. Ingediende reserveringen zijn groen, nog niet ingediende reserveringen zijn geel en reserveringen met de status ‘Wijzigen’ zijn oranje. Als opbouw- en/of opruimtijden van toepassing zijn op het gereserveerde object, worden deze tijden toegevoegd aan de kalenderweergave en iets donkerder weergegeven vóór en/of na de begin- en/of eindtijd van de reservering. Als catalogusitems aan een reservering voor een ruimte of bedrijfsmiddel zijn toegevoegd, wordt boven de reservering een rode lijn weergegeven:

Objecten tonen (en reserveren) die niet worden weergegeven via de normale optie om een nieuwe reservering te maken

Als een nieuwe reservering op de normale manier wordt gemaakt (via het startbord), toont de lijst met beschikbare reserveerbare objecten alleen objecten waarvoor de optie ‘In shortlist tonen’ op Ja is ingesteld.

Als specifieke reserveerbare objecten (bijvoorbeeld een speciale ruimte zoals een auditorium) alleen door reserveringscoördinatoren mogen worden gereserveerd, moet de optie ‘Op shortlist tonen’ op Nee worden ingesteld. Dit reserveerbare object wordt niet weergegeven bij het maken van een nieuwe reservering via het startbord. Vanuit de reserveringskalender kan de reserveringscoördinator ook filteren om objecten buiten de shortlist weer te geven en deze speciale ruimten reserveren.

1.7 Andere relevante opties

Reserveringen anonimiseren

Het is mogelijk om reserveringen automatisch te anonimiseren na een bepaalde periode nadat de reservering is geëindigd. Zie Gegevens anonimiseren voor meer informatie.

Bezoekers toevoegen aan reserveringen

Het is ook mogelijk om bezoekers aan een reservering toe te voegen, zodat je tegelijkertijd een vergaderruimte kunt reserveren en een bezoeker kunt registreren. De instelling ‘Bezoekers registreren’ van het reserveringstype bepaalt of bezoekers aan de reservering kunnen worden toegevoegd. Als de optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers die gemachtigd zijn om reserveringen te maken ook bezoekers toevoegen zonder dat daarvoor aanvullende autorisaties nodig zijn.

Zie Bezoekersmodule voor meer informatie over het registreren van bezoekers.

Vertrouwelijke reserveringen

Bij het maken van een nieuwe reservering, via Asset, Workplace Experience of via Outlook of Google Agenda (als een integratie met een van deze externe agenda’s is ingesteld), kan een reservering als vertrouwelijk/privé worden gemarkeerd.

Wanneer een reservering als vertrouwelijk is gemarkeerd, worden de vertrouwelijke gegevens* van de reservering verborgen voor andere gebruikers, met uitzondering van de volgende gebruikers:

• De aanvrager van de reservering
• De maker van de reservering (vaak ook de aanvrager)
• Deelnemers die aan de reservering zijn toegevoegd (via Workplace Experience of een externe agenda)
• Beheerders
• Gebruikers die zijn toegevoegd aan een systeemgroep die is aangewezen als de systeemgroep met toegang tot vertrouwelijke reserveringen. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om reserveringscoördinatoren toegang te geven tot vertrouwelijke reserveringen, zodat zij de betreffende medewerkers kunnen informeren als een reservering moet worden gewijzigd of geannuleerd.
  Deze groep kan worden opgegeven via de instellingen van de reserveringsmodule. Standaard is dit veld leeg:

*De volgende gegevens van een vertrouwelijke reservering worden voor andere gebruikers verborgen:

• Aanvrager
• Onderwerp
• Beschrijving
• Details
• Eventuele deelnemers die aan de reservering zijn gekoppeld
  

Let op: als een terugkerende reservering als vertrouwelijk is gemarkeerd (via de reserveringssjabloon), wordt de terugkerende reservering zelf verborgen voor andere gebruikers. Voor elk voorkomen geldt dezelfde logica als voor een afzonderlijke reservering (zoals hierboven beschreven).

2. Automatische e-mails die in de werkstroom(en) worden verzonden

Werkstromen kunnen automatisch e-mails verzenden nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of nadat een werkstroom gedurende een bepaalde tijd een status heeft gehad. De standaard-e-mails moeten per werkstroom worden geactiveerd. Zie Werkstroom-e-mails voor meer informatie over het inschakelen van de standaardwerkstroom-e-mails.

Voor de reserveringsmodule zijn de volgende standaardwerkstroom-e-mails beschikbaar:

Reserveringsproces

Schema voor terugkerende reserveringen

3. Algemene instellingen van de reserveringsmodule

Ga naar het tabblad Module-instellingen → Reserveringen om naar alle algemene instellingen van de reserveringsmodule te gaan. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:

4. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de reserveringsmodule vind je in de volgende gerelateerde artikelen:

• Zie voor een gebruikershandleiding voor (eind)gebruikers: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers
• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder het inschakelen van de module, de betrokken systeemgroepen, gegevensimports en meer informatie over het startbord en de opties in het navigatiemenu): Activering en informatie over de reserveringsmodule