Module LTMP-werkorders

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Werkactiviteiten
    • 1.1.1 Bekijken
    • 1.1.2 Toewijzen
  • 1.2 Werkorderobjecten
  • 1.3 Kostenregels
  • 1.4 Aanbesteding
  • 1.5 Mandaatgoedkeuring
  • 1.6 Planbord
  • 1.7 Leverancierstoegang
  • 1.8 Workflow
  • 1.9 Overige opties
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

Uitvoering van Maintenance Planning-meerjarenonderhoud. LTMP-orders komen uit activiteiten, correctieve uit verzoeken.

Bijvoorbeeld elke 5 jaar kozijnen schilderen. De taak voor volgend jaar wordt activiteit en order voor de schilder. Voltooiing markeert de taak gereed.

Zie synchronisatie: Maintenance Planning-integratie

Kernonderdelen:

1.1 Werkactiviteiten

Altijd gemaakt in Maintenance Planning uit het onderhoudsplan.

[Placeholder: uitleg of documentatielink voor activiteiten aanmaken en synchroniseren toevoegen]

1.1.1 Bekijken

Maintenance Planning → Activities: filter op naam, gebouw, asset, begin/einde en status.

Resultaten tonen Planned/Assigned/Partly assigned/Cancelled, aantal, eenheid, prijs en toegewezen hoeveelheid.

Ook Activities op asset.

1.1.2 Toewijzen

Drie manieren:

• Handmatige order en activiteiten toevoegen
• Activiteit openen en nieuwe order maken
• Lijstselectie naar nieuwe order

Bij toewijzing:

• Hoeveelheid wordt overgenomen maar deels toewijzen kan.
• Kostenregel per gebouw met geraamde activiteitprijs.
• Activiteit aan de kostenregel gekoppeld.
• Object per gebouw; 10 activiteiten in 2 gebouwen geeft 2 objecten.

Drie onderdelen:

Voorbeeld

Vier activiteiten: twee Arnhem, twee Eindhoven.

Per gebouw:

Vier activiteiten, twee objecten en twee kostenregels. Activiteiten bepalen werk, gebouwen bepalen object-/regelaantal.

1.2 Werkorderobjecten

Eén per gebouw, zodat meerdere gebouwen in één order inzichtelijk blijven.

Verdeling bijvoorbeeld 50%–50% of 60%–40%.

1.3 Kostenregels

Automatisch per gebouw bij activiteittoewijzing, niet handmatig zoals correctief.

Pas planning vóór doorsturen aan; registreer tijdens uitvoering werkelijke hoeveelheid en prijs.

1.4 Aanbesteding

Vraag offertes als uitvoerder onbekend is.

Vergelijk prijs, snelheid en geschiktheid.

In Asset of daarbuiten.

Module settings → Maintenance → General work order settings → Quotation process via separate workflow = Yes voor Asset. Order wacht en gaat na acceptatie automatisch met gekozen leverancier verder.

Buiten Asset geeft Request quotation(s) en handmatig doorsturen na keuze.

Ook zelfstandig mogelijk. Zie: Module Aanbesteding en offertes.

1.5 Mandaatgoedkeuring

Geautoriseerde gebruiker/groep beoordeelt totaal vóór doorsturen om ongeautoriseerde bedragen te voorkomen.

Module settings → Maintenance → LTMP work orders → Mandate approval LTMP work orders, ook bij activering.

Geen servicetype-afhankelijkheid, omdat geen verzoek. Twee opties:

By manager:

Persoonlijk maximummandaat bepaalt goedkeuring.

Bedrag staat op medewerkerscontact.

Overschrijding escaleert langs managers tot voldoende mandaat.

Registreer manager en bedrag voor elke maker en manager.

By specific group:

Vaste groep, eventueel vanaf drempelbedrag.

Mandate approval group onder LTMP-instellingen.

Mandate approval from amount; 0 betekent altijd.

1.6 Planbord

Dag/week/maandplanning en toewijzing. Zie: Werkorderplanbord.

Activeer Plan LTMP work orders via planboard, ook bij moduleactivering.

1.7 Leverancierstoegang

Zonder account handelt de interne verantwoordelijke namens uitvoerder af.

Met account zelf afhandelen; leverancierstoegang geeft overzicht.

Zie: Leverancierstoegang.

1.8 Workflow

Hoofdlijnen; zie: LTMP-werkorders voor eindgebruikers.

Aanmaken

Beheerder kiest gesynchroniseerde activiteiten en volledige/deelhoeveelheden. Objecten en kosten worden overgenomen; pas aantallen en gebouwregels aan.

Indienen of direct doorsturen

Na volledig invullen.

• Onbekende uitvoerder later handmatig of via aanbesteding.
• Bekende uitvoerder direct.

Optioneel: aanbesteding

In of buiten Asset de beste offerte kiezen.

Optioneel: mandaatgoedkeuring

Totaal goed-/afkeuren vóór verzending.

In uitvoering

Accountuitvoerder zelf, anders interne verantwoordelijke. Werkelijke aantallen/prijzen registreren.

Optioneel: intrekken/herplannen

Datum wijzigen en opnieuw doorsturen, of intrekken voor nieuwe verantwoordelijke/toewijzing.

Beëindigen en beoordelen

Intern of automatisch. Afwijzing stuurt terug met reden.

Optioneel: financiële administratie

Factuurregistratie/betaling volgens instelling.

Sluiten

Sluitdatum automatisch. Activiteiten sluiten als volledig toegewezen en alle gekoppelde orders gesloten zijn. Dan synchroniseert gereed naar Maintenance Planning. Zie: Maintenance Planning-integratie | 1.4 LTMP-werkorders

1.9 Overige opties

Financiële administratie

Algemene instelling voor correctieve, preventieve en LTMP-orders. Na gecontroleerde/betaalde facturen handmatig of automatisch sluiten; automatische matching is mogelijk. Zie: Inkomende facturen

2. Automatische workflow-e-mails

Berichten na taken/statusduur; activeer per workflow. Zie: Workflow-e-mails.

Standaardberichten:

3. Algemene instellingen

Module settings → Maintenance → LTMP work orders; veldhulp.

General work order settings geldt ook voor offerteproces en financiën bij alle werkordertypen.

4. Aanvullende informatie

Gerelateerde artikelen:

• Gebruikershandleiding: LTMP-werkorders voor eindgebruikers
• Activering, groepen, imports, menu en startboard: Asset – Maintenance Planning-integratie
• Synchronisatie: Maintenance Planning-integratiemodule