Info
Opmerking: Deze documentatie wordt aangeboden in de eerdere opmaak. Een uitgebreide herstructurering en optimalisatie is gepland; de inhoud wordt daarna bijgewerkt.
Doel
Registreer leveranciersfacturen, koppel ze aan de relevante objecten en bepaal de goedkeuringswijze.
Gebruikte workflow
Workflowversie: FMB-WF-2206001-01
Beschrijving
2. View incoming invoices (FMB-G131) geeft inzage; 1. Create incoming invoices (FMB-G130) geeft aanmaakrechten.
5. Manage incoming invoice types (FMB-G133) beheert typen. Minstens één type is nodig. Bepaal per type goedkeuring, matching, objecttypen, automatische matching op referentie en betalingsregistratie. Bij één type wordt dit automatisch ingevuld en is het veld verborgen.
Vul verplichte gegevens in, voeg factuurregels met kosten toe en dien de factuur in.
Indien nodig verschijnt Matching. Financial administration (FMB-G022) koppelt werkorder-, inkooporder- of reserveringsitems aan factuurregels. Bij één factuurregel wordt deze automatisch gekozen. Registreer bedragen per gekoppeld item en voer na volledige matching Invoice fully matched uit.
Daarna volgt eventueel goedkeuring:
- Geen goedkeuring: sla de stap over.
- Vaste groep: gebruikers uit de gekozen groep krijgen de taak.
- Handmatig contact: selecteer de goedkeurder op de factuur.
- Kostenplaatsen: de regels bepalen de goedkeurders. Bij onvoldoende drempelbedrag moet de volgende ook goedkeuren, totdat voldoende mandaat is bereikt. Financial administration beheert goedkeurders en drempels.
Afkeuring vereist een reden en stuurt de factuur terug naar de maker voor opnieuw indienen.
Na goedkeuring registreer je betaling indien nodig. Anders wordt de factuur automatisch afgesloten. Financial administration kan dit handmatig via de workflow doen.
Tussen indienen en volledige goedkeuring kan Financial administration via Details een vraag aan een contact stellen. Deze krijgt een taak; na antwoord gaat het proces verder en moet de maker opnieuw indienen.
Een onjuiste of onvolledige leveranciersfactuur kan worden teruggestuurd en wordt dan gesloten. De maker of Financial administration kan dit doen vanaf Draft tot volledige goedkeuring.
Bij automatische matching kan een werkorder in Financial administration worden gesloten als de gekoppelde factuur goedgekeurd is en de bedragen exclusief btw overeenkomen (openAmount = 0).
Autorisaties
Relevante groepen:
| Groep | Referentie | Opmerking |
|---|---|---|
| FMB-G131 | Inzagerechten |
| FMB-G130 | Aanmaakrechten |
| FMB-G133 | Typen aanmaken en beheren |
| FMB-G022 | Inzage en matchingtaken |
| FMB-G134 | Goedkeuringstaken afhankelijk van het type |
| FMB-G135 | Dynamische groep voor het contact dat extra informatie moet geven |
Configuratieopties
Admin > Setup > Processes > Financial:
| Instelling | Opties | Beschrijving |
|---|---|---|
| Use incoming invoices | Ja/nee | Bepaalt of de module wordt gebruikt. |
| Auto close workorder when matched to incoming invoice | Ja/nee | Automatisch sluiten bij financiële verwerking, goedgekeurde gekoppelde factuur en gelijk bedrag exclusief btw. |
Voor werkordermatching geldt ook Admin > Setup > Processes > Workorders, quotations and checklists:
| Instelling | Opties | Beschrijving |
|---|---|---|
| Financial processing work orders | Ja/nee | Handmatige financiële afhandeling of automatische matching. |
Gebruikers met FMB-G133 bepalen instellingen per type. Bij één type wordt dit automatisch ingevuld en verborgen.
| Instelling | Opties | Beschrijving |
|---|---|---|
| Invoice approval | Geen goedkeuring/Goedkeuring door vaste groep/Goedkeuring door handmatig ingevoerde contactpersoon/Goedkeuring op basis van kostenplaatsen | Bepaalt de workflowgoedkeuring. |
| Match invoice | Ja/nee | Yes maakt objectmatching mogelijk. |
| Objects to match with invoice | Meervoudige selectie | Kies werkorder-, inkooporder- en/of reserveringsitems. |
| Auto matching incoming invoice to object(s) | Ja/nee | Automatische matching van werkorder- en inkooporderitems op object- en itemreferentie. |
| Register payment | Ja/nee | Yes vereist een betalingsregistratietaak door Financial administration. |
Gegevensimports
Niet van toepassing