Module voor preventieve onderhoudswerkorders

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Onderhoudsschema
  • 1.2 Preventieve onderhoudswerkorders genereren
    • 1.2.1 Handmatig genereren
    • 1.2.2 Genereren via de automatische generator voor periodieke werkorders
  • 1.3 Stamgegevensobjecten koppelen
  • 1.4 Kostenposten
  • 1.5 Planbord
  • 1.6 Leverancierstoegang
  • 1.7 Workflowproces voor preventieve onderhoudswerkorders
• 2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden
• 3. Algemene instellingen van de module voor preventieve onderhoudswerkorders
• 4. Aanvullende informatie over deze module

1. Waar gaat deze module over

Terwijl correctieve werkorders worden geactiveerd door problemen die binnen een gebouw worden gemeld (bijvoorbeeld via een serviceaanvraag), zijn preventieve onderhoudswerkorders proactief geplande werkorders die bedoeld zijn om gebouwen en bedrijfsmiddelen in optimale staat te houden en toekomstige problemen te voorkomen.

Met de module Preventieve onderhoudswerkorders kunnen organisaties periodieke onderhoudsactiviteiten beheren en plannen die gericht zijn op het voorkomen van storingen, het vroegtijdig detecteren van tekenen van slijtage of gevaren en het waarborgen van naleving van veiligheidsnormen.

Typische voorbeelden van preventief onderhoud zijn:

• Onderhoud aan liften
• Inspectie van rookmelders en brandblussers
• Vervanging van HVAC-filters
• Veiligheidsinspecties of wettelijk verplichte controles

Deze module ondersteunt het aanmaken van terugkerende werkorders op basis van vooraf gedefinieerde onderhoudsschema's. Deze taken kunnen automatisch worden toegewezen aan de juiste interne teams of externe aannemers. Door onderhoudsschema's te definiëren en deze toe te wijzen aan specifieke aannemers, kunnen organisaties ervoor zorgen dat preventief onderhoud op tijd en door de juiste partij wordt uitgevoerd, zonder dat voor elke keer handmatige interventie nodig is.

In de volgende gedeelten worden enkele kernconcepten van deze module nader toegelicht:

1.1 Onderhoudsschema

Preventieve onderhoudswerkorders zijn altijd gebaseerd op een onderhoudsschema. Het onderhoudsschema genereert deze werkorders en bepaalt wanneer de werkorders moeten worden uitgevoerd en hoe vaak (dagelijks, wekelijks, maandelijks enzovoort). Onderhoudsschema's kunnen worden beheerd en aangemaakt via de navigatieoptie ‘Onderhoud’ → ‘Onderhoudsschema's’.

In het onderhoudsschema kan de volgende configuratie worden ingesteld, die van toepassing is op de te genereren werkorders:

• De begin- en eindtijd van de gegenereerde preventieve onderhoudswerkorders (bijvoorbeeld 09:00 - 17:00)
• De cyclus voor het genereren van de preventieve onderhoudswerkorder:

  • Elke 1 week vanaf de begindatum

  • Elke 1 week op een dinsdag
  • Elke 1 maand op een specifieke dag
  • enzovoort
• Als de begindatum van het onderhoudsschema in het verleden ligt, kunnen preventieve onderhoudswerkorders voor een datum in het verleden worden gegenereerd (In het verleden aanmaken: Ja/Nee)
• Het einde van het onderhoudsschema:
  • Maximumaantal preventieve onderhoudswerkorders
  • Specifieke einddatum
• Als het onderhoudsschema overeenkomt met een contract met een leverancier, kan het contract aan het onderhoudsschema worden gekoppeld

Naast de velden van het onderhoudsschema waarmee de timing/cyclus van de te genereren preventieve onderhoudswerkorders wordt bepaald, wordt ook een werkordersjabloon aan het onderhoudsschema gekoppeld om specifieke velden en gekoppelde objecten van de preventieve onderhoudswerkorders vooraf te definiëren. Het werkordersjabloon dient als blauwdruk voor elke te genereren preventieve onderhoudswerkorder.

De volgende velden en objecten worden uit het sjabloon overgenomen in de te genereren preventieve onderhoudswerkorder:

• Het onderwerp en de beschrijving
• Informatie over de uitvoering:

  • Servicegroep

  • Interne verantwoordelijke
  • Aannemer
  • Werkorder via e-mail verzenden [ja/nee]
  • Opmerkingen voor de aannemer
• Toegevoegde documenten
• Gekoppelde objecten (Module voor preventieve onderhoudswerkorders)
• Kostenposten (Module voor preventieve onderhoudswerkorders)

1.2 Preventieve onderhoudswerkorders genereren

1.2.1 Handmatig genereren

Vanuit een onderhoudsschema is het mogelijk om handmatig preventieve onderhoudswerkorders te genereren voor gebruikers met de systeemgroep 'Manager preventieve werkorders'. De gebruiker bepaalt tot welke datum de preventieve onderhoudswerkorders moeten worden gegenereerd. De gebruiker kan bijvoorbeeld maandelijkse werkorders tot een jaar in de toekomst genereren en deze handmatige taak elk jaar herhalen.

Het is ook mogelijk om preventieve onderhoudswerkorders in bulk te genereren voor meerdere onderhoudsschema's. Via de zoekweergave voor onderhoudsschema's kunnen een of meer onderhoudsschema's worden geselecteerd en kunnen voor elk geselecteerd onderhoudsschema preventieve onderhoudswerkorders tot een opgegeven datum in de toekomst worden gegenereerd.

1.2.2 Genereren via de automatische generator voor periodieke werkorders

Met de automatische generator voor periodieke werkorders is het mogelijk om het aanmaken van preventieve onderhoudswerkorders te automatiseren. Met behulp van een gedefinieerde cyclus kunt u opgeven wanneer de generator nieuwe preventieve werkorders moet aanmaken, bijvoorbeeld op de eerste dag van elke maand.

Naast het instellen van de cyclus kunt u ook het tijdsbereik definiëren waarvoor preventieve onderhoudswerkorders moeten worden gegenereerd. Het systeem kan bijvoorbeeld zo worden geconfigureerd dat het werkorders tot twee maanden vooruit genereert.

Automatische werkordergenerators kunnen worden aangemaakt en beheerd via de knop ‘Automatische werkordergenerators' in de zoekweergave voor onderhoudsschema's door gebruikers met de systeemgroep 'planners voor werkorders aanmaken’:

Nadat de automatische werkordergenerator is uitgevoerd, wordt een logbestand gegenereerd waarin meer informatie te vinden is over de onderhoudsschema's waarvoor de preventieve onderhoudswerkorders zijn gegenereerd.

1.3 Stamgegevensobjecten koppelen

Het is mogelijk om gebouwen, gebieden en/of bedrijfsmiddelen aan een preventieve onderhoudswerkorder toe te voegen. Hierdoor weet de aannemer precies waar het onderhoud moet worden uitgevoerd en, nog belangrijker, kan de onderhoudsgeschiedenis per gebouw, gebied en/of bedrijfsmiddel worden bijgehouden. Door op een gekoppeld object te klikken, kunt u ook andere gerelateerde werkorders bekijken en de onderhoudsgeschiedenis voor dat specifieke object controleren.

1.4 Kostenposten

Het is mogelijk om kostenposten in preventieve onderhoudswerkorders te registreren. Kostenposten (werkorderitems) kunnen generiek zijn of gebaseerd zijn op catalogusitems (dit moet worden ingeschakeld via ‘Module-instellingen' → ‘Preventieve onderhoudswerkorders’ → ‘Catalogusitems gebruiken in preventieve werkorders’). Het is ook mogelijk om kostenposten te baseren op voorraaditems, maar in dat geval moet de module 'Voorraadbeheer’ zijn ingeschakeld. Zie voor meer informatie over voorraadbeheer: Module Voorraadbeheer.

Voordat de werkorder aan een aannemer wordt toegewezen, kunnen werkorderitems worden toegevoegd om de geschatte kosten voor het afhandelen van de werkorder te registreren. Als de gebruiker een generiek werkorderitem toevoegt, kunnen de beschrijving, geplande hoeveelheid, prijs en btw-tarief handmatig worden ingevoerd. Het is ook mogelijk om gereedschappen of apparatuur vooraf te definiëren (catalogusitems van de categorie 'werkorderitems'), zoals rubberen handschoenen, spijkers enzovoort, die vervolgens als kostenpost van een werkorder kunnen worden gebruikt. Als de gebruiker een werkorderitem toevoegt dat is gebaseerd op een catalogusitem, worden de naam van het catalogusitem, de leveranciersreferentie en de inkoopprijs automatisch overgenomen in het werkorderitem. Omdat de relevante informatie uit het catalogusitem wordt overgenomen, is de kans op fouten kleiner (bijvoorbeeld een onjuiste beschrijving of prijs).

Werkorderitems die aan het sjabloon van het onderhoudsschema zijn gekoppeld, worden automatisch aan de preventieve onderhoudswerkorder toegevoegd.

De geplande hoeveelheid en prijs van de werkorderitems worden gebruikt om de geschatte kosten te bepalen. Zodra de werkorder door de aannemer in behandeling is, kunnen de werkelijke hoeveelheid en prijs afwijken en worden geregistreerd. De werkelijke hoeveelheid en prijs bepalen uiteindelijk de werkelijke kosten van de werkorder. Inzichten in de geplande en werkelijke werkorderkosten kunnen in de toekomst van invloed zijn op de geplande kostenramingen of de gebruikte aannemers als de geplande kosten bijvoorbeeld veel lager zijn dan de werkelijke kosten.

1.5 Planbord

De module voor preventieve onderhoudswerkorders heeft ook een planbordoptie. Reeds geplande preventieve onderhoudswerkorders kunnen worden geraadpleegd in een kalenderweergave (dagelijks, wekelijks en maandelijks), en nog niet toegewezen preventieve onderhoudswerkorders kunnen via het planbord aan aannemers worden toegewezen. Zie voor meer informatie over het planbord: Planbord voor werkorders.

1.6 Leverancierstoegang

Nadat de preventieve onderhoudswerkorder is doorgestuurd naar de (interne of externe) aannemer, moet de werkorder door de interne of externe aannemer worden afgehandeld. Als de aannemer geen gebruikersaccount in Asset heeft om de werkorder af te handelen, wordt de verantwoordelijke servicegroep of de werkorderverantwoordelijke toegewezen om de werkorder namens de aannemer af te handelen.

Als de aannemer een Asset-gebruiker heeft, moet de aannemer de werkorder zelf afhandelen. Leverancierstoegang kan worden ingeschakeld om aannemers een gebruiksvriendelijk overzicht te bieden van alle af te handelen werkorders.

Zie voor meer informatie over leverancierstoegang: Leverancierstoegang.

1.7 Workflowproces voor preventieve onderhoudswerkorders

In het volgende gedeelte wordt de workflow van een preventieve onderhoudswerkorder op hoofdlijnen beschreven. Zie voor een gedetailleerde beschrijving de gebruikershandleiding Module Preventieve onderhoudsorders voor (eind)gebruikers.

Een preventieve onderhoudswerkorder aanmaken
Zoals hierboven beschreven, wordt een preventieve werkorder altijd aangemaakt vanuit een onderhoudsschema. Veel velden worden automatisch overgenomen uit het sjabloon van het onderhoudsschema (onderwerp, beschrijving, servicegroep, interne verantwoordelijke enzovoort). De gebruiker kan generieke items, catalogusitems en/of voorraaditems (afhankelijk van de instellingen) met geplande hoeveelheden en prijzen toevoegen.

De preventieve onderhoudswerkorder indienen of direct doorsturen
Nadat de preventieve onderhoudswerkorder volledig is ingevuld, kan de werkorder worden ingediend of direct naar de aannemer worden doorgestuurd.

• Als de aannemer bij het aanmaken van de werkorder nog niet is bepaald, kan de werkorder worden ingediend. De aannemer kan tijdens de volgende stap handmatig aan de werkorder worden gekoppeld.
• Als de aannemer automatisch wordt bepaald via het sjabloon van het onderhoudsschema, kan de werkorder bij het aanmaken direct naar de aannemer worden doorgestuurd.

De preventieve onderhoudswerkorder kan ook automatisch worden ingediend (afhankelijk van de module-instellingen). Een preventieve onderhoudswerkorder kan alleen automatisch na het genereren worden ingediend als de servicegroep uit het sjabloon van het onderhoudsschema wordt overgenomen. Deze servicegroep is nodig om de volgende workflowtaak toe te wijzen.

De preventieve onderhoudswerkorder toewijzen en doorsturen
Als de preventieve onderhoudswerkorder eerst wordt ingediend, moet de werkorder nog aan een aannemer worden toegewezen en naar deze aannemer worden doorgestuurd. De aannemer kan automatisch uit het sjabloon van het onderhoudsschema worden overgenomen, als deze daarin is opgegeven. Nadat de servicegroep van de preventieve onderhoudswerkorder de werkorder aan de betreffende aannemer heeft toegewezen, kan de werkorder worden doorgestuurd.

De preventieve onderhoudswerkorder kan ook automatisch naar de toegewezen aannemer worden doorgestuurd (afhankelijk van de module-instellingen). Een preventieve onderhoudswerkorder kan alleen automatisch aan een aannemer worden toegewezen als de aannemer uit het sjabloon van het onderhoudsschema wordt overgenomen. Als de aannemer een gebruiker in Asset is, wordt de aannemer gebruikt om de volgende workflowtaak toe te wijzen.

Preventieve onderhoudswerkorder in behandeling
De preventieve onderhoudswerkorder is in behandeling en de aannemer moet het in de werkorder beschreven werk uitvoeren. Als de aannemer een gebruikersaccount heeft, kan de aannemer de werkorder rechtstreeks in de applicatie afhandelen. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, moet de interne verantwoordelijke de werkorder namens de aannemer afhandelen. De werkelijke hoeveelheid en prijzen die tijdens het afhandelen van de preventieve onderhoudswerkorder zijn gebruikt, kunnen worden geregistreerd.

Optioneel: Opnieuw plannen

Als een preventieve onderhoudswerkorder in behandeling is, maar naar een andere datum moet worden verplaatst of aan een andere aannemer moet worden toegewezen, kan de interne verantwoordelijke de werkorder opnieuw plannen en deze opnieuw naar de huidige of een andere aannemer doorsturen.

Werk beëindigen en beoordelen

Nadat de werkorder is afgehandeld, kan de interne verantwoordelijke het uitgevoerde werk beoordelen. De beoordeling kan ook automatisch worden uitgevoerd (via een instelling). Als de interne verantwoordelijke het werk afwijst, wordt de werkorder teruggestuurd naar de aannemer met aanvullende informatie over de afwijzing. De aannemer moet de werkorder opnieuw afhandelen.

Optioneel: Financiële administratie
Als het uitgevoerde werk is goedgekeurd, kan de financiële administratie rondom deze werkorder als taak in de workflow worden uitgevoerd (afhankelijk van de instelling). De aannemer kan een factuur sturen die moet worden geregistreerd en betaald.

2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden

Workflows kunnen automatisch e-mails verzenden nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of nadat een workflow gedurende een bepaalde tijd een bepaalde status heeft gehad. De standaard-e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Zie Workflow-e-mails voor meer informatie over het inschakelen van de standaard workflow-e-mails.

Voor de module voor preventieve onderhoudswerkorders is een overzicht van de standaard workflow-e-mails te vinden in de gebruikershandleiding: Preventieve onderhoudswerkorders

3. Algemene instellingen van de module voor preventieve onderhoudswerkorders

Ga naar Module-instellingen → tabblad Onderhoud → tabblad Preventieve onderhoudswerkorders om naar alle instellingen van de module voor preventieve onderhoudswerkorders te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:

4. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de module Preventief onderhoud is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Zie voor een gebruikershandleiding: Module Preventieve onderhoudswerkorders voor gebruikers
• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe u de module inschakelt, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over de startpagina en navigatiemenuopties): Activering en informatie over de module voor preventieve onderhoudswerkorders