Module Correctieve werkbonnen

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Servicegroepen
  • 1.2 Servicetypen
  • 1.3 Kostenposten
  • 1.4 Voorkeursleveranciers
  • 1.5 Service Level Agreements (SLA)
  • 1.6 Offerteproces (offertes)
  • 1.7 Machtigingsgoedkeuring
  • 1.8 Planbord
  • 1.9 Leverancierstoegang
  • 1.10 Workflowproces voor correctieve werkbonnen
  • 1.11 Andere relevante opties
• 2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden
• 3. Algemene instellingen van de module Correctieve werkbonnen
• 4. Aanvullende informatie over deze module

1. Waar gaat deze module over

De module Correctieve werkbonnen in Asset helpt serviceteams bij het aanmaken en beheren van werkbonnen op basis van gebruikersverzoeken. Deze werkbonnen kunnen worden toegewezen aan interne of externe aannemers om de problemen op te lossen.

Als een toilet bijvoorbeeld defect is en lekt, kan de facilitaire servicegroep mogelijk niet instaan voor de reparatie. In dat geval kan een werkbon worden aangemaakt voor een externe aannemer, zoals een loodgieter, om de reparatie uit te voeren of een nieuw toilet te installeren. De aannemer kan de kosten registreren en de werkbonnen kunnen achteraf intern worden beoordeeld.

In de volgende gedeelten worden enkele kernconcepten van deze module nader toegelicht:

1.1 Servicegroepen

Net als bij verzoeken zijn servicegroepen ook van toepassing op correctieve werkbonnen. De servicegroep van het verzoek en de interne verantwoordelijke gebruiker worden automatisch overgenomen in de correctieve werkbon. De verantwoordelijke gebruiker kan de werkbon plannen en handmatig doorsturen naar de toepasselijke aannemer.

Meer informatie over servicegroepen vindt u via Module Verzoeken.

1.2 Servicetypen

Het servicetype dat in het verzoek is geselecteerd, kan ook van invloed zijn op het gedrag van de correctieve werkbon. Per servicetype kan worden bepaald of een correctieve werkbon automatisch wordt aangemaakt, toegewezen en verzonden naar de relevante aannemer op basis van de rol van de voorkeursleverancier.

Bijvoorbeeld:

• Gebouw: Spacewell Arnhem
• Leverancier X is de voorkeursleverancier voor Spacewell Arnhem met de rol ‘Toegangscontrole’

Servicetype: ‘Defecte voordeur’

• Correctieve werkbon automatisch aanmaken: Ja
• Servicegroep voor werkbon: Facilitair
• Rol: ‘Toegangscontrole’
• Werkbon automatisch verzenden: Ja

Zodra een verzoek met gebouw ‘Spacewell Arnhem’ en het servicetype ‘Defecte voordeur’ wordt ingediend, wordt automatisch een correctieve werkbon aangemaakt, toegewezen aan de servicegroep ‘Facilitair’, toegewezen aan de aannemer ‘Leverancier X’ en automatisch naar de aannemer verzonden.

Omdat er bij deze route geen handmatige acties nodig zijn, kan een opmerking vooraf worden gedefinieerd als een werkbon automatisch via deze route wordt aangemaakt. Ook kan in het servicetype een standaardkostenpost (catalogusitem) worden ingesteld, die automatisch aan de werkbon wordt toegevoegd. Een standaardkostenpost kan relevant zijn als er prijsafspraken zijn gemaakt voor specifieke soorten werkzaamheden (bijvoorbeeld ‘Een container legen’) en de standaardprijs (gepland) automatisch moet worden opgenomen.

Meer informatie over servicetypen vindt u via Module Verzoeken.

1.3 Kostenposten

In tegenstelling tot verzoeken is het bij correctieve werkbonnen mogelijk om kostenposten te registreren. Kostenposten (werkbonitems) kunnen generiek zijn of gebaseerd zijn op catalogusitems (dit moet worden ingeschakeld via ‘Module-instellingen’ → ‘Correctieve werkbonnen’ → ‘Catalogusitems gebruiken in correctieve werkbonnen’). Het is ook mogelijk om kostenposten op basis van voorraaditems toe te voegen, maar hiervoor moet de module ‘Voorraadbeheer’ zijn ingeschakeld. Meer informatie over voorraadbeheer vindt u in: Module Voorraadbeheer .

Voordat de werkbon aan een aannemer wordt toegewezen, kunnen werkbonitems worden toegevoegd om de geschatte kosten voor het afhandelen van de werkbon te registreren. Als de gebruiker een generiek werkbonitem aanmaakt, kunnen de omschrijving, geplande hoeveelheid, prijs en btw-tarief handmatig worden ingevoerd. Als de gebruiker een werkbonitem op basis van een catalogusitem toevoegt, worden de naam van het catalogusitem, de referentie van de leverancier en de inkoopprijs automatisch overgenomen in het werkbonitem. Catalogusitems die in werkbonnen worden gebruikt, kunnen hulpmiddelen of materialen zijn die eerst moeten worden aangeschaft, zoals rubberen handschoenen, spijkers enzovoort.

De geplande hoeveelheid en prijs van werkbonitems worden gebruikt om de geschatte kosten te bepalen. Zodra de werkbon door de aannemer in behandeling is, kunnen de werkelijke hoeveelheid en prijs afwijken en worden geregistreerd. De werkelijke hoeveelheid en prijs bepalen uiteindelijk de werkelijke kosten van de werkbon. Inzichten in de geplande en werkelijke kosten van werkbonnen kunnen in de toekomst van invloed zijn op de geplande kostenramingen of de gebruikte aannemers als de geplande kosten bijvoorbeeld veel lager zijn dan de werkelijke kosten.

1.4 Voorkeursleveranciers

Door voorkeursleveranciers te gebruiken, kunnen verzoeken en correctieve werkbonnen automatisch worden toegewezen aan een voorkeursleverancier op basis van de rol die is opgegeven in het aan het verzoek gekoppelde servicetype.

Meer informatie over voorkeursleveranciers vindt u in: Voorkeursleveranciers.

Meer informatie over verzoeken en servicetypen vindt u in: Module Verzoeken.

1.5 Service Level Agreements (SLA)

Meer informatie over SLA’s in verzoeken en correctieve werkbonnen vindt u via Service Level Agreements voor verzoeken en correctieve werkbonnen.

1.6 Offerteproces (offertes)

Als het onduidelijk is aan welke aannemer de correctieve werkbon moet worden toegewezen, kan een offerteproces worden aangemaakt om de juiste aannemer te vinden. Via een offerteproces kunnen bij meerdere leveranciers offertes worden opgevraagd.

Offerteprocessen worden gebruikt als er geen voorkeursleveranciers zijn of als er veel leveranciers zijn om uit te kiezen. Een offerteproces is een goede manier om de leverancier te vinden met de beste prijs, de snelste reactie om de werkzaamheden zo vroeg mogelijk uit te voeren enzovoort. Het gaat om de leverancier die het beste past bij de werkzaamheden die in de correctieve werkbon moeten worden uitgevoerd.

Een offerteproces kan in Asset rechtstreeks vanuit een correctieve werkbon worden aangemaakt, of volledig buiten de applicatie worden uitgevoerd.

Via ‘Module-instellingen’ → ‘Onderhoud’ → ‘Algemene instellingen voor werkbonnen’ → ‘Offerteproces via afzonderlijke workflow’ kan de waarde Ja worden ingesteld als het offerteproces in Asset wordt uitgevoerd. In dat geval gaat de correctieve werkbon bij het aanmaken van een offerteproces vanuit de correctieve werkbon naar de status ‘Offerteproces’ en wordt deze automatisch voortgezet zodra een van de offertes is geaccepteerd. De leverancier van de geaccepteerde offerte wordt automatisch aan de correctieve werkbon toegewezen.

Als het offerteproces buiten Asset wordt uitgevoerd, wordt de correctieve werkbon ook naar de status ‘Offerte(s) aanvragen’ verplaatst. De correctieve werkbon moet handmatig worden doorgestuurd naar de leverancier van keuze op basis van het buiten de applicatie uitgevoerde offerteproces (bijvoorbeeld alleen via e-mail)

Offerteprocessen kunnen ook afzonderlijk worden aangemaakt en niet alleen binnen een correctieve werkbon. Meer informatie over het proces vindt u in: Module Offerteproces (offertes).

1.7 Machtigingsgoedkeuring

In het proces voor correctieve werkbonnen is het mogelijk om een stap voor machtigingsgoedkeuring toe te voegen. Een machtigingsgoedkeuring is een stap in de workflow waarin een specifieke bevoegde gebruiker of gebruiker met een specifieke systeemgroep het totale bedrag van de werkbon moet beoordelen en de werkbon kan goedkeuren of afwijzen voordat deze naar een aannemer wordt doorgestuurd. De stap voor machtigingsgoedkeuring voorkomt dat werkbonnen met een (onbevoegd) hoog totaalbedrag worden aangemaakt en naar aannemers worden verzonden.

Machtigingsgoedkeuring kan worden ingeschakeld via ‘Module-instellingen’ → ‘Onderhoud’ → ‘Correctieve werkbonnen’ → ‘Machtigingsgoedkeuring correctieve werkbonnen’:

Opties voor machtigingsgoedkeuring:

Door manager (op basis van persoonlijk machtigingsbedrag):

Als de machtigingsgoedkeuring wordt uitgevoerd op basis van een persoonlijk (maximaal) machtigingsbedrag, wordt de optie ‘door manager’ gebruikt. Elke gebruiker die correctieve werkbonnen aanmaakt, heeft een persoonlijk machtigingsbedrag en kan correctieve werkbonnen goedkeuren tot het maximale totaalbedrag dat overeenkomt met het persoonlijke machtigingsbedrag.

Als het totale bedrag van de correctieve werkbon hoger is dan het persoonlijke machtigingsbedrag van de gebruiker, moet de manager van de gebruiker de correctieve werkbon vervolgens goedkeuren. Als het totale bedrag van de correctieve werkbon ook hoger is dan het persoonlijke machtigingsbedrag van de manager, moet de volgende manager de correctieve werkbon goedkeuren totdat het persoonlijke machtigingsbedrag toereikend is.

Als u machtigingsgoedkeuring door een manager wilt gebruiken, moeten bij alle toepasselijke gebruikers die correctieve werkbonnen aanmaken de manager en het persoonlijke machtigingsbedrag zijn geregistreerd. Registreer dezelfde informatie ook voor elke manager. De manager en het persoonlijke machtigingsbedrag kunnen worden geregistreerd op de contactpagina van de gebruiker.

Als het totale bedrag van de correctieve werkbon hoger is dan het persoonlijke bedrag van de gebruiker, is de manager van de gebruiker de volgende gebruiker die de correctieve werkbon moet goedkeuren totdat het machtigingsbedrag van de goedkeurder hoger is dan het totale bedrag van de correctieve werkbon.

Door een specifieke groep (vanaf een specifiek bedrag):

Als de machtigingsgoedkeuring altijd door specifieke gebruikers of een specifieke afdeling wordt uitgevoerd, kan een systeemgroep worden toegevoegd om de machtigingsgoedkeuring af te handelen en het totale bedrag van de correctieve werkbon goed te keuren. Als het totale bedrag van de correctieve werkbon alleen moet worden goedgekeurd wanneer het een bepaald bedrag overschrijdt, is het ook mogelijk om het bedrag te registreren vanaf wanneer de machtigingsgoedkeuring door de specifieke systeemgroep van toepassing is.

Als u machtigingsgoedkeuring door een specifieke systeemgroep wilt gebruiken, registreert u deze systeemgroep via ‘Module-instellingen’ → ‘Onderhoud’ → ‘Correctieve werkbonnen’ → ‘Machtigingsgoedkeuringsgroep’.

Als u een bedrag wilt opgeven vanaf wanneer de machtigingsgoedkeuring van toepassing is, registreert u dit via ‘Module-instellingen’ → ‘Onderhoud’ → ‘Correctieve werkbonnen’ → ‘Machtigingsgoedkeuring vanaf bedrag’. Als deze instelling is ingesteld op 0, is de machtigingsgoedkeuring altijd van toepassing.

Afhankelijk van servicetype:

Als de machtigingsgoedkeuring per servicetype wordt bepaald, kan de machtigingsgoedkeuring afzonderlijk worden geconfigureerd in elk servicetype waarop dit van toepassing is.

Beide hierboven genoemde opties voor machtigingsgoedkeuring kunnen ook op servicetypeniveau worden geconfigureerd.

1.8 Planbord

De module Correctieve werkbonnen heeft ook een planbordoptie. Al geplande correctieve werkbonnen kunnen worden geraadpleegd in een kalenderweergave (dagelijks, wekelijks en maandelijks) en nog niet toegewezen correctieve werkbonnen kunnen via het planbord aan aannemers worden toegewezen. Meer informatie over het planbord vindt u in: Planbord voor werkbonnen.

1.9 Leverancierstoegang

Nadat de correctieve werkbon is doorgestuurd naar de (interne of externe) aannemer, moet de werkbon door de interne of externe aannemer worden afgehandeld. Als de aannemer geen gebruikersaccount in Asset heeft om de werkbon af te handelen, wordt de verantwoordelijke servicegroep of de werkbon toegewezen om de werkbon namens de aannemer af te handelen.

Als de aannemer een gebruiker in de applicatie heeft, moet de aannemer de werkbon zelf afhandelen. Leverancierstoegang kan worden ingeschakeld om aannemers een gebruiksvriendelijk overzicht te bieden van alle werkbonnen die moeten worden afgehandeld.

Meer informatie over leverancierstoegang vindt u in: Leverancierstoegang.

1.10 Workflowproces voor correctieve werkbonnen

In het volgende gedeelte wordt de workflow van een correctieve werkbon op hoofdlijnen beschreven. Raadpleeg voor een gedetailleerde beschrijving de gebruikershandleiding Module Correctieve werkbonnen voor (eind)gebruikers.

Een correctieve werkbon aanmaken
Een nieuwe correctieve werkbon kan handmatig vanuit een verzoek worden aangemaakt (als correctieve werkbonnen algemeen of voor dit servicetype zijn ingeschakeld), of de correctieve werkbon kan automatisch worden aangemaakt op basis van de instellingen van het servicetype. Veel velden worden automatisch overgenomen uit het verzoek (onderwerp, omschrijving, servicegroep, interne verantwoordelijke enzovoort). De gebruiker kan generieke, catalogus- en/of voorraaditems toevoegen (afhankelijk van de instellingen), met geplande hoeveelheden en prijzen.

Correctieve werkbon indienen of rechtstreeks doorsturen
Nadat de correctieve werkbon volledig is ingevuld, kan de werkbon worden ingediend of rechtstreeks naar de aannemer worden doorgestuurd.

• Als de aannemer bij het aanmaken van de werkbon nog niet is bepaald, kan de werkbon worden ingediend. De aannemer kan tijdens de volgende stap handmatig of via een offerteproces aan de werkbon worden gekoppeld.
• Als de aannemer bij het aanmaken van de werkbon automatisch wordt bepaald via voorkeursleveranciers, kan de werkbon rechtstreeks naar de aannemer worden doorgestuurd.

Optioneel: offerteproces starten
Een offerteproces kan worden gestart als een aannemer moet worden geselecteerd uit een lijst met potentiële aannemers. Het offerteproces kan een nieuw proces in Asset zijn of volledig buiten de applicatie worden uitgevoerd. De aannemer met de beste offerte kan worden geselecteerd en aan de werkbon worden toegewezen.

Optioneel: machtigingsgoedkeuring
Als machtigingsgoedkeuring van toepassing is, moet de machtigingsgoedkeurder het totale bedrag van de werkbon goedkeuren of afwijzen voordat de werkbon naar de aannemer wordt verzonden.

Correctieve werkbon in behandeling
De correctieve werkbon is in behandeling en de aannemer moet de in de werkbon beschreven werkzaamheden uitvoeren. Als de aannemer een gebruikersaccount heeft, kan de aannemer de werkbon rechtstreeks in de applicatie afhandelen. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, moet de interne verantwoordelijke de werkbon namens de aannemer afhandelen. De werkelijke hoeveelheid en prijzen die tijdens de afhandeling van de correctieve werkbon worden gebruikt, kunnen worden geregistreerd.

Optioneel: intrekken of opnieuw plannen

Als een correctieve werkbon in behandeling is maar naar een andere datum moet worden verplaatst, kan de interne verantwoordelijke de werkbon opnieuw plannen en opnieuw naar de aannemer doorsturen. Als de correctieve werkbon aan een andere interne verantwoordelijke moet worden toegewezen, kan de correctieve werkbon worden ingetrokken en opnieuw aan de volledige servicegroep worden toegewezen, zodat deze kan worden opgepakt en aan een aannemer kan worden toegewezen.

Werk beëindigen en beoordelen

Nadat de werkbon is afgehandeld, kan de interne verantwoordelijke de uitgevoerde werkzaamheden beoordelen. De beoordeling kan ook automatisch worden uitgevoerd (via een instelling). Als de interne verantwoordelijke het werk afwijst, wordt de werkbon met aanvullende informatie over de afwijzing teruggestuurd naar de aannemer. De aannemer moet de werkzaamheden opnieuw afhandelen.

Optioneel: Financiële administratie
Als de uitgevoerde werkzaamheden zijn goedgekeurd, kan de financiële administratie rond deze werkbon als taak in de workflow worden uitgevoerd (afhankelijk van de instelling). De aannemer kan een factuur sturen die moet worden geregistreerd en betaald.

1.11 Andere relevante opties

Financiële administratie

Via een algemene instelling voor werkbonnen (die van toepassing is op correctieve, preventieve en LTMP-werkbonnen) kan een stap ‘Financiële administratie’ aan de workflow worden toegevoegd. Zodra de facturen van de aannemer zijn afgehandeld (gecontroleerd en betaald), kan de correctieve werkbon handmatig worden gesloten. Inkomende facturen kunnen ook automatisch worden gematcht en de correctieve werkbon kan automatisch worden gesloten zodra de bijbehorende inkomende facturen zijn afgehandeld. Meer informatie over inkomende facturen vindt u in: Inkomende facturen

2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden

Workflows kunnen automatisch e-mails verzenden nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of nadat een workflow gedurende een bepaalde tijd een status heeft gehad. De standaard-e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Meer informatie over het inschakelen van de standaardworkflow-e-mails vindt u in Workflow-e-mails.

Voor de module Correctieve werkbonnen vindt u een overzicht van de standaardworkflow-e-mails in de gebruikershandleiding: Workflow-e-mails voor correctieve werkbonnen

3. Algemene instellingen van de module Correctieve werkbonnen

Ga naar Module-instellingen → tabblad Correctieve werkbonnen om naar alle algemene instellingen van de module Correctieve werkbonnen te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:

4. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de module Correctieve werkbonnen vindt u in de volgende gerelateerde artikelen:

• Raadpleeg voor een gebruikershandleiding voor (eind)gebruikers: Module Correctieve werkbonnen voor (eind)gebruikers
• Raadpleeg voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe u de module inschakelt, welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over de startpagina en opties van het navigatiemenu): Activering en informatie over de module Correctieve werkbonnen