Module Offertes en aanbestedingen

Doel

Vraag offertes bij meerdere leveranciers om de beste aanbieding te kiezen. Aanbestedingen kunnen ontstaan vanuit correctieve werkorders en LTMP-werkorders of zelfstandig worden aangemaakt.

Gebruikte workflow

Workflowversies: FMB-WF-1904007-01 & FMB-WF-1905002-01

Eén workflow voor de aanbesteding en één voor afzonderlijke offertes.

Beschrijving

Aanbestedingstypen

Algemeen

5. Manage tendering process types beheert typen onder Quotations. Het type bepaalt:

• Beoordeling vóór verzending nodig?
• Welk contact of welke groep beoordeelt?
• Wie accepteert of wijst offertes af?
• De standaardinstelling Add as an attachment voor documenten op type, proces en offerte.
• Mail-to-label gebruiken? Bij antwoord worden e-mailbijlagen automatisch aan de juiste offerte gekoppeld.

Maak zoveel typen als nodig. Bij één type wordt dit automatisch ingesteld en verborgen.

Vergelijkingscriteria

Vergelijk aanbiedingen op meerdere criteria, vaak prijs.

Price wordt automatisch toegevoegd. Voeg vrije criteria toe aan het type; deze worden naar het proces overgenomen.

Documenten

Standaarddocumenten worden naar het proces gekopieerd. Bepaal per document of het bij de aanvraagmail hoort.

Aanbestedingsproces

Registreren en indienen

1. Create tendering process maakt zelfstandige processen onder Quotations. Aanmaak vanuit werkorders is ook mogelijk; zie: Module Correctieve werkorders en LTMP-werkorders.

Kies het type wanneer er meerdere zijn. Hierdoor:

• Verschijnt het beoordelaarscontact of de groep indien nodig
• Verschijnt de acceptatie-/afwijzingsgroep
• Worden standaardcriteria toegevoegd
• Worden standaarddocumenten toegevoegd

Voeg regels toe via Quotations items.

Voeg criteria en gewichten toe via Comparison criteria.

Voeg extra documenten toe en bepaal per document of het als bijlage wordt verstuurd.

Offertes aanmaken

Selecteer leveranciers via Quotation requests. Regels, criteria en documenten worden gekoppeld. Kies verzending aan de leverancier of contactpersoon.

Beoordelen

De ingestelde beoordelaars kunnen accepteren, waarna automatisch wordt verzonden, of afwijzen met verplichte reden.

Verzenden

Na indienen zonder beoordeling of na goedkeuring worden aanvragen automatisch verzonden.

Ontvangen

Markeer ontvangen offertes in Axxerion. Bij mail-to-label worden bij Reply to all bijlagen automatisch gekoppeld.

Upload de offerte, vul regels en overige scores in. Price wordt automatisch berekend, met de hoogste score voor de laagste prijs. Alle criteria vormen de totaalscore.

Na ontvangst of annulering van alles wordt de status Quotations received en worden scores berekend. Een nieuwe offerte zet deze terug naar Quotations send.

Accepteren of afwijzen

De aangewezen gebruikers kiezen de beste offerte op basis van scores en bepalen automatische of handmatige afwijzing.

Bij aanmaak vanuit een werkorder wordt de gekozen leverancier Contractor en worden prijzen overgenomen.

De overige offertes worden afgewezen of klaar voor afwijzing:

• Automatic rejecten email = Yes wijst automatisch af met e-mail.
• No geeft To reject met handmatige velden.
  1. Send rejection = No stuurt geen mail; bel bijvoorbeeld de leverancier.
  2. Yes stuurt standaardtekst of de ingevulde afwijzingsreden.

Als alles is geaccepteerd, afgewezen of geannuleerd, wordt het proces Closed.

Autorisaties

Toewijsbare groepen:

Automatisch toegewezen groepen:

Configuratieopties

Instellingen staan op Tendering process types: