Activering en informatie over de module Reserveringen

• 1. Reserveringen in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd
  • 4.2 Module activeren
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Navigatiemenu en opties op het startbord
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Reserveringen in het algemeen

Reserveringen zijn een essentieel aspect van het effectief beheren van gedeelde resources. Het gaat hierbij om het reserveren van specifieke items, werkplekken of diensten voor toekomstig gebruik. Of het nu gaat om het reserveren van vergaderruimten, het boeken van een beamer of het plannen van cateringdiensten, reserveringen spelen een cruciale rol bij het garanderen van beschikbaarheid en faciliteren van planning.

Gebruikers kunnen hun wensen specificeren door reserveringen te maken, zoals de gewenste datum, tijd, duur en hoeveelheid of het type benodigde items. Deze gestructureerde aanpak helpt bij het stroomlijnen van de toewijzing van resources, het beperken van conflicten en het voorkomen van dubbele boekingen. Bovendien bieden reserveringen zekerheid, omdat de benodigde resources beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Module Reserveringen in het gedeelte ‘Applicatiebeheerders’.

3. Waarom deze module gebruiken

Vanuit bedrijfsperspectief optimaliseert effectief reserveringsbeheer het gebruik van resources, verhoogt het de operationele efficiëntie en verbetert het de klanttevredenheid door real-time beschikbaarheid van reserveerbare resources te bieden. Het stelt organisaties in staat om effectief te plannen en resources toe te wijzen en diensten tijdig te leveren. Uiteindelijk dragen reserveringen bij aan soepelere transacties en betere algemene ervaringen voor zowel aanbieders als gebruikers van de gereserveerde diensten.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

De belangrijkste keuzes die vóór het gebruik van deze module moeten worden gemaakt, zijn de volgende:

Wat moet worden gereserveerd

Afhankelijk van de specifieke behoeften moeten aanvullende stamgegevensmodules worden geactiveerd en moet de klant een importblad invullen (of deze gegevens moeten handmatig worden aangemaakt).

1. Ruimten (vergaderruimten, werkplekken, parkeerplaatsen)
2. Assets (apparatuur)
3. Catalogusitems (cateringdiensten)

Welke reserveringsbeperkingen zijn van toepassing

Het advies is om alleen beperkingen toe te passen als deze een zakelijk doel dienen. Het kost namelijk tijd om ze aan te maken en te beheren en ze kunnen mogelijk onnodig problemen veroorzaken in het reserveringsproces voor eindgebruikers. Voorbeelden van beperkingen die wel een zakelijk doel dienen:

1. Elk reserveerbaar catalogusitem (catering) kan slechts 1 werkdag van tevoren worden gereserveerd, omdat de gereserveerde catalogusitems een dag van tevoren naar de cateringdienst worden geëxporteerd, zodat deze tijd heeft om te bestellen en voor te bereiden.
2. Werkplekken kunnen per gebruiker maximaal 2 keer per week worden geboekt, omdat het aantal werkplekken beperkt is en elke medewerker regelmatig de kans moet krijgen om naar kantoor te komen.

Gebruikt de klant Outlook of Google Agenda al om vergaderruimten te boeken?

Als dat zo is en deze optie mogelijk moet blijven, moet de integratie met een van deze agendaproviders worden ingesteld om (ruimte)reserveringen tussen beide applicaties gesynchroniseerd te houden. Anders kan een ruimte op hetzelfde moment door verschillende personen via 2 afzonderlijke systemen worden geboekt. Zie voor meer informatie:

1. Microsoft Exchange (Graph)
2. Google Workspace

Workplace gebruiken als contactpunt voor het maken van reserveringen
Als de klant de Workplace-app / Go van Workplace wil gebruiken als contactpunt voor eindgebruikers om reserveringen te maken, of Workplace Analytics wil gebruiken voor meer inzichten en dashboards over reserveringsgegevens, moeten deze producten ook worden aangeschaft, geïmplementeerd en geïntegreerd. Zie voor meer informatie over deze producten en integraties:

1. Algemene kennisbank over Workplace en de integratie vanuit een Asset-perspectief: Workplace-integratie
2. Algemene kennisbank over Spacewell Analytics en de integratie vanuit een Asset-perspectief: Workplace Analytics-dashboardintegratie

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startbord van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor ‘Module activeren’ Module activeren.

Er zijn twee opties om de reserveringsmodule te activeren:

• Als complete oplossing in combinatie met Workplace Experience (complete oplossingen kunnen in eerste instantie alleen worden uitgerold als nog geen andere module is geactiveerd). Meer informatie over deze optie vindt u in het artikel over de integratie met Workplace Experience: Activering en informatie over de module Reserveringen: Workplace Experience-integratie: activering en informatie over de module Reserveringen
• Als module (de reserveringsmodule wordt uitgerold als een (aanvullende) module, mogelijk naast andere al geactiveerde oplossingen of modules). De rest van dit artikel richt zich op deze optie.

In een nieuwe omgeving kunnen zowel de oplossing als de afzonderlijke module worden geactiveerd. Als al een andere oplossing of module is geactiveerd, kan alleen de reserveringsmodule worden geactiveerd.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd

Voor de reserveringsmodule hoeven geen andere modules vooraf te worden geactiveerd. Als u de reserveringsmodule echter wilt gebruiken om ruimten en/of assets te reserveren, moeten die modules eerst worden geactiveerd. Anders is het niet mogelijk om aan te geven dat ruimten en/of assets moeten kunnen worden gereserveerd en kunnen alleen catalogusitems worden gereserveerd (bijvoorbeeld catering).

Catalogusitems (catering) zijn standaard beschikbaar als een ‘module’ wanneer de reserveringsmodule wordt geactiveerd, omdat deze module geen eigen moduleactivering heeft. Het blijft echter een bewuste keuze tijdens het activeren van de reserveringsmodule om het reserveren van catalogusitems in te schakelen.

Omdat er in de meeste gevallen naast catering ook ruimten of assets worden gereserveerd, moeten in vrijwel alle gevallen de moduleactiveringen ‘Stamgegevens: Gebouwen en ruimten’ en/of ‘Stamgegevens: Assets’ eerst worden geactiveerd. Zie voor meer informatie over deze moduleactiveringen:

Stamgegevens: Activering en informatie over de module Gebouwen en ruimten 
Stamgegevens: Activering en informatie over de module Assets

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:

Vast te stellen instellingen

• Standaardstarttijd & standaard eindtijd: deze instellingen bepalen de standaardstart- en eindtijd wanneer een nieuwe reservering wordt gemaakt. De gebruiker kan deze tijden altijd wijzigen in een nieuwe reservering, maar als de meeste reserveringen bijvoorbeeld van 09:00 tot 17:00 plaatsvinden, kunnen deze instellingen gebruikers helpen door dit als standaard in te stellen voor elke nieuwe reservering.
• Ruimten reserveren: hiermee wordt bepaald of ruimten überhaupt kunnen worden gereserveerd. Gerelateerde instellingen (bijvoorbeeld de optie om ‘Ruimten reserveren’ in te schakelen voor een specifiek reserveringstype en de optie om een ruimte als reserveerbaar in te stellen) worden alleen beschikbaar als dit is ingeschakeld.
• Zitopstellingen gebruiken: als ruimten kunnen worden gereserveerd, maakt deze instelling het mogelijk om zitopstellingen te maken en deze aan specifieke ruimten toe te voegen. Zie voor meer informatie het gedeelte over zitopstellingen in het gedeelte Applicatiebeheerders van deze module: Module Reserveringen
• Assets reserveren: zie ‘Ruimten reserveren’, maar dan voor assets.
• Catering reserveren: zie ‘Ruimten reserveren’, maar dan voor catalogusitems.
• Goedkeuring nodig: deze instelling wordt in de reserveringsworkflow gebruikt om te bepalen of elke ingediende reservering eerst moet worden goedgekeurd* door een reserveringscoördinator.

*Reserveringen die nog niet zijn goedgekeurd, houden de gereserveerde objecten in die reservering geblokkeerd voor anderen. Alleen als de reserveringscoördinator de reservering tijdens de goedkeuringsstap annuleert, worden deze objecten weer beschikbaar voor anderen om ze op het opgegeven tijdstip in de reservering te reserveren.

Reserveringstypen:

Voordat de moduleactivering wordt gestart, moet ten minste één reserveringstype worden toegevoegd. Deze reserveringstypen kunnen via de include worden toegevoegd. Later kunnen altijd extra reserveringstypen worden toegevoegd (via het navigatiemenu of de module-instellingen voor reserveringen). Zie voor meer informatie over reserveringstypen het gedeelte over reserveringstypen in het gedeelte Applicatiebeheerders van deze module: Module Reserveringen

Nadat de moduleactivering is gestart, komen de relevante imports beschikbaar om in de volgende stap te downloaden. Zie verderop voor meer informatie (Gegevensimport). 

Door de moduleactivering te starten, worden ook de relevante systeemgroepen ingeschakeld. Deze kunnen via het dashboard Gebruikersprofielbeheer, dat u op het startbord van de beheerder vindt, aan gebruikersprofielen worden toegewezen. Zie verderop voor meer informatie (Systeemgroepen en profielsuggesties).

Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (bijvoorbeeld de bevestigingsmail aan de aanvrager of een nieuwe reservering wanneer een nieuwe reservering wordt gemaakt), worden ook gegenereerd en na het starten van de moduleactivering in de include weergegeven. Het is mogelijk om sommige of al deze e-mails te verwijderen als sommige of alle e-mails niet mogen worden gebruikt. Zie voor meer informatie over workflow-e-mails: Standaard workflow-e-mails

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de via de workflow verzonden e-mails: Module Reserveringen in het gedeelte ‘Applicatiebeheerders’.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module komen enkele gegevensimports beschikbaar waarmee u snel relevante gegevens in het systeem kunt importeren (in plaats van deze gegevens handmatig in te voeren, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimports worden beschikbaar in de moduleactivering nadat deze is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het startbord van de beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en niveau 3).

Zie voor meer informatie over gegevensimports in het algemeen: Gegevensimports

Beschikbare gegevensimports voor Reserveringen als module

Als Reserveringen als module wordt geactiveerd, komen de volgende standaardimportconnectors beschikbaar:

*Gegevensimports uit andere modules zijn waarschijnlijk ook relevant voor de stamgegevens die worden gebruikt om te reserveren (bijvoorbeeld gebouwen, ruimten en assets). Zie voor meer informatie Stamgegevens: Activering en informatie over de module Gebouwen en ruimten en Stamgegevens: Activering en informatie over de module Assets.

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, kunnen systeemgroepen aan gebruikersprofielen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een deel van) de opties in het navigatiemenu, tabbladen op het startbord en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard Gebruikersprofiel: Gebruikers autoriseren

Voor de reserveringsmodule komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie ‘Gebruikersprofielbeheer’ op het startbord van de beheerder kunnen deze gebruikersgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw gemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (stamgegevens)modules belangrijk zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken. 
Voor Reserveringen zijn de stamgegevensmodules ‘Gebouwen en ruimten’, ‘Assets’ en ‘Catalogusitems’ vaak relevant (afhankelijk van de exacte typen objecten die kunnen worden gereserveerd). Daarom moeten mogelijk ook de volgende gebruikersgroepen aan gebruikers worden toegewezen (als dit niet al eerder is gedaan), zodat zij de relevante stamgegevensobjecten kunnen maken en bewerken.

Bij het genereren van de gebruikersprofielen wordt geadviseerd deze groepen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Navigatiemenu en opties op het startbord

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen de relevante opties in het navigatiemenu beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Vervolgens komt een modulespecifiek tabblad op het startbord voor key users beschikbaar voor die module. Dit tabblad is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Het biedt gebruikers relevante inzichten en overzichten van de dagelijkse werkzaamheden voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startbord: Gebruikers autoriseren

Voor de reserveringsmodule komen de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Voor de reserveringsmodule komt het tabblad ‘Reserveringsdashboard’ op het startbord beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:

• Reserveringscoördinator
• Startbord reserveringen bekijken
• Beheerdashboards reserveringen

Dit tabblad op het startbord heeft de volgende knoppen (de zichtbaarheid van bepaalde functies is afhankelijk van de gerelateerde instellingen van de reserveringsmodule):

• Reservering +: de optie om een nieuwe reservering te maken, net als op het algemene tabblad op het startbord.
• Reserveringen zoeken: dezelfde optie als in het navigatiemenu om in alle reserveringen te zoeken.
• Terugkerende reserveringsschema’s zoeken: dezelfde optie als in het navigatiemenu om in alle terugkerende reserveringen te zoeken.
• Reservering voor vandaag (mijn locatie): een overzicht van alle reserveringen die vandaag plaatsvinden. Als de gebruiker een vaste locatie heeft (via het veld ‘Gebouw’ bij het contact van de gebruiker), worden alleen reserveringen voor deze locatie weergegeven. Anders worden alle reserveringen weergegeven (voor alle gebouwen).
• Overzicht ruimten: via dit overzicht kan een lijst worden weergegeven van aankomende reserveringen die ruimten bevatten (vergaderruimten/werkplekken/parkeerplaatsen).
• Overzicht catering/diensten: via dit overzicht kan een lijst worden weergegeven van aankomende reserveringen die catalogusitems bevatten (catering/diensten). Dit overzicht kan door de dienstverlener worden gebruikt om te weten welke diensten moeten worden voorbereid en op tijd geleverd. Het kan ook worden gebruikt om reserveringen voor catering/diensten uit het verleden te exporteren, inclusief de financiële details (prijzen).
• Overzicht assets/apparatuur: via dit overzicht kan een lijst worden weergegeven van aankomende reserveringen die assets bevatten (assets/apparatuur). Dit overzicht kan door de dienstverlener worden gebruikt om te weten welke assets op tijd moeten worden uitgegeven of ingenomen.
• Uitgeven en innemen: via dit overzicht kan de uitgifte en/of het innemen van relevante gereserveerde resources worden geregistreerd. Zie voor meer informatie het gedeelte ‘Optie om uitgifte/innemen te registreren’ in Applicatiebeheerders: module Reserveringen, reserveerbare objecten.
• Mijn locatie(s) selecteren: de optie om een of meerdere locaties (gebouwen) te selecteren. De locatiegebonden overzichten op het reserveringsdashboard tonen dan alleen reserveringen die betrekking hebben op de geselecteerde locaties. Als geen locaties zijn geselecteerd, wordt rekening gehouden met reserveringen van alle locaties.

Daarnaast bevat dit tabblad de volgende includes (de meeste zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):

• Goed te keuren reserveringen: een overzicht van reserveringen waarvoor goedkeuring door de reserveringscoördinator nodig is. Als bij de reserveringscoördinator een specifiek gebouw in het contact is ingesteld, worden alleen goed te keuren reserveringen voor dat gebouw weergegeven.
• Reserveringen met goed te keuren reserveringsitems: dit overzicht toont reserveringen met reserveringsitems die door de gebruiker moeten worden beoordeeld (goedgekeurd of afgewezen).
• Reserveringen binnen de komende 7 dagen met opmerkingen (mijn locatie): dit overzicht toont reserveringen binnen de komende 7 dagen waaraan de aanvrager een opmerking heeft toegevoegd. Als de gebruiker een vaste locatie heeft (via het veld ‘Gebouw’ bij het contact van de gebruiker), worden alleen reserveringen voor deze locatie weergegeven. Anders worden alle reserveringen (voor alle gebouwen) met een opmerking weergegeven.
• Reserveringsitems binnen de komende 7 dagen met opmerkingen (mijn locatie): dit overzicht toont reserveringsitems binnen de komende 7 dagen waaraan de aanvrager een opmerking heeft toegevoegd. Als de gebruiker een vaste locatie heeft (via het veld ‘Gebouw’ bij het contact van de gebruiker), worden alleen reserveringsitems weergegeven die gekoppeld zijn aan reserveringen voor deze locatie. Anders worden alle reserveringsitems met een opmerking weergegeven.
• Reserveringen van vandaag met een afwijkende zitopstelling (mijn locatie): dit overzicht toont alle reserveringen van vandaag met een andere zitopstelling dan de standaardzitopstelling van de ruimte.
• Reserveringen van vandaag met opbouw- of opruimtijden: dit overzicht toont alle reserveringen voor vandaag met reserveringsitems die opbouw- of opruimtijden hebben. De starttijd van de opbouwperiode of de eindtijd van de opruimperiode wordt per regel weergegeven.
• Reserveringen met goed te keuren reserveringsitems: dit overzicht toont reserveringen met reserveringsitems die moeten worden beoordeeld.

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules zijn aanvullende rapporten beschikbaar via de optie ‘Rapport’ in het navigatiemenu. 
Voor de reserveringsmodule zijn rapporten beschikbaar via:

• Rapporten in het navigatiemenu: een lange lijst met reserveringsgerelateerde rapporten die beschikbaar zijn voor de ‘Reserveringscoördinator’.
• Beheerdashboard: in het navigatiemenu ‘Reserveringen’ is een beheerdashboard voor reserveringen beschikbaar voor de systeemgroep ‘Beheerdashboards reserveringen’, met overzichten en grafieken over reserveringen (kwantiteitsanalyse, bezettingsoverzichten enzovoort):

6. Aanvullende instellingen en opties na activering

Voor de meeste modules kunnen na de eerste moduleactivering aanvullende instellingen worden geconfigureerd via de optie ‘Module-instellingen’ op het startbord van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen geavanceerdere instellingen beschikbaar zijn, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Ga naar Modules instellingen → tabblad Reservering om naar alle reserveringsinstellingen te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen op die pagina voor meer informatie.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie

8. Gebruikershandleiding

Zie voor de gebruikershandleiding met een stapsgewijze uitleg van het proces zelf, Module Reserveringen voor (eind)gebruikers

9. V&A

Vraag
Kunnen catalogusitems (bijvoorbeeld catering) worden beperkt tot specifieke ruimten?

Antwoord
Nee, catalogusitems kunnen alleen op gebouwniveau worden beperkt. Bij het configureren van een catalogusitem kunt u het item toewijzen aan één specifiek gebouw of het gebouwveld leeg laten. In dat geval is het item beschikbaar in alle gebouwen.

Het is momenteel niet mogelijk om catalogusitems te beperken tot afzonderlijke ruimten binnen een gebouw.

Vraag
Wat gebeurt er als de instelling ‘Vooraf reserveren tot’ op een specifieke reserveerbare resource wordt geconfigureerd en later wordt gewist (leeg wordt gemaakt) in Asset? Gebruikt het systeem dan de algemene module-instelling?

Antwoord
Ja. Als de resourcespecifieke instelling leeg blijft, valt Asset automatisch terug op de algemene instelling die in de module-instellingen is gedefinieerd.

Dit betekent dat de algemene configuratie wordt toegepast wanneer geen specifieke waarde voor de resource is gedefinieerd.