Activatie en informatie over de module Checklists

• 1. Checklists in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
  • 4.2 Module activeren
    • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Navigatiemenu en opties op het startbord
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Checklists in het algemeen

Checklists zijn essentiële hulpmiddelen voor het standaardiseren van taken, het waarborgen van consistentie en het handhaven van kwaliteit binnen processen. Ze helpen gebruikers om complexe taken op te splitsen in beheersbare stappen, waardoor het risico dat kritieke acties over het hoofd worden gezien kleiner wordt. Door een duidelijke structuur te bieden, bevorderen checklists verantwoordelijkheid, vereenvoudigen ze taakdelegatie en ondersteunen ze een zorgvuldige opvolging. Ze kunnen in uiteenlopende situaties worden gebruikt, van dagelijkse routines tot compliancecontroles en kwaliteitscontrole, waardoor ze waardevol zijn voor zowel individuele productiviteit als samenwerking binnen teams.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Module Checklists in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Binnen Asset kunnen gebruikers met de module Checklists gestructureerde takenlijsten maken, beheren en opvolgen voor verschillende operationele behoeften, zoals onderhoud en ad-hocprocedures. Door checklists te gebruiken, kunnen organisaties de verantwoordelijkheid voor taken verbeteren, processen stroomlijnen en de algehele operationele efficiëntie verhogen.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

Checklists kunnen worden gebruikt als zelfstandige module, in combinatie met enkele stamgegevensmodules (Gebouwen, Ruimten en/of Assets), omdat het mogelijk is om binnen de context van deze stamgegevensobjecten een ad-hocchecklist te genereren. Naast zelfstandige (ad-hoc) checklists is het ook mogelijk om checklisttemplates te koppelen aan onderhoudsschema's en automatisch een checklist per werkorder voor preventief onderhoud te genereren.
Zie voor meer informatie over deze opties: Module Checklists in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

4. Deze module activeren

Gebruik, net als voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startbord van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor 'Module activeren' Module activeren

4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld

Voor Checklists gelden geen verplichte vereisten in de vorm van andere modules die eerst moeten worden geactiveerd. Het is echter relevant om enkele gerelateerde stamgegevensmodules (Gebouwen en ruimten en/of Assets) te activeren, omdat checklists altijd aan een van deze typen stamgegevens moeten worden gekoppeld. Als checklists binnen onderhoudsschema's voor preventief onderhoud worden gebruikt, moet u ook de module voor werkorders voor preventief onderhoud activeren.

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivatie is slechts één instelling van toepassing:

Vast te stellen instellingen:

Checklisttemplate: dit is de (Word-)template die wordt gebruikt om automatisch een checklistdocument te genereren zodra een checklist is voltooid. Standaard wordt het standaard beschikbare templatedocument gebruikt. Deze template kan worden gewijzigd om bijvoorbeeld de huisstijl van de klant op te nemen (dit moet worden gedaan in een documenteditor zoals Word).

4.2.1 Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (bijvoorbeeld de e-mail met de voltooide checklists als bijlage) worden ook gegenereerd en weergegeven in de moduleactivatie nadat de moduleactivatie is gestart. Als de klant een of meer workflow-e-mails niet wil gebruiken, kunnen de e-mails direct uit het overzicht worden verwijderd. Zie voor meer informatie over workflow-e-mails Workflow-e-mails

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow voor checklists en checklistwerkorders worden verzonden: Module Checklists in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

4.3 Gegevensimport

Relevante gegevensimports kunnen beschikbaar worden in de moduleactivatie nadat de activatie is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het startbord van beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en niveau 3).

Zie voor meer informatie over gegevensimports in het algemeen: Gegevensimports

Voor de module Checklists zijn geen gegevensimports relevant.

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen systeemgroepen beschikbaar die aan gebruikersprofielen kunnen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een deel van) de opties in het navigatiemenu, tabbladen op het startbord en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard voor gebruikersprofielen: Gebruikersbeheer

Voor de module Checklists komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startbord van de beheerder kunnen deze systeemgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor Checklists zijn de stamgegevensmodules ‘Gebouwen en ruimten’ en ‘Assets’ en de module ‘Werkorders voor preventief onderhoud’ relevant. Daarom moeten mogelijk ook de volgende systeemgroepen aan gebruikers worden toegewezen (als dit in het verleden nog niet is gebeurd), zodat zij de relevante stamgegevensobjecten en werkorders voor preventief onderhoud kunnen aanmaken en bewerken.

Bij het genereren van de gebruikersprofielen wordt geadviseerd om deze groepen ook in de profielen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Navigatiemenu en opties op het startbord

Wanneer een module wordt geactiveerd, komen de relevante opties in het navigatiemenu beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Daarnaast komt er een modulespecifiek tabblad voor het startbord van de key user beschikbaar voor die specifieke module. Dit tabblad is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Het tabblad geeft gebruikers inzicht in en dagelijkse werkoverzichten van de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startbord: Navigatiemenu en startbord

Voor de module Checklists komen de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Voor de module Checklists is geen speciaal tabblad op het startbord beschikbaar.

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules kunnen aanvullende rapporten beschikbaar zijn via de navigatiemenuoptie ‘Rapporten’.
Voor de module(s) Checklists zijn rapporten beschikbaar via → Navigatiemenu Rapporten: → map Checklists:

• Open ad-hocchecklists: dit rapport toont alle open ad-hocchecklists.

6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen

Voor de meeste modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd nadat de module aanvankelijk is geactiveerd, via de optie 'Module-instellingen' op het startbord van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen er geavanceerdere instellingen beschikbaar zijn, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Ga naar Modules instellingen → tabblad Checklists om naar alle instellingen van de module Checklists te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie.

Als de module Werkorders voor preventief onderhoud ook wordt gebruikt in combinatie met Checklists, komen via de module-instellingen voor Preventieve werkorders ook enkele aanvullende instellingen met betrekking tot checklists in werkorders voor preventief onderhoud beschikbaar.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Zie voor de gebruikershandleiding met een stapsgewijze uitleg van het proces zelf, Checklists voor gebruikers.

9. V&A

In afwachting van vragen om te beantwoorden.