Activering en informatie over de module Offerte- en aanbestedingsprocessen

• 1. Offerte- en aanbestedingsprocessen in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
• 3. Waarom deze module gebruiken
  • 3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld
  • 4.2 Module activeren
    • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimport
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:
  • 4.5 Navigatiemenu en opties op het startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. V&A

1. Offerte- en aanbestedingsprocessen in het algemeen

Het offerte- en aanbestedingsproces is een gestructureerde aanpak die wordt gebruikt om de inkoop van goederen en diensten efficiënt te beheren. Hierbij worden formele aanbiedingen van leveranciers verzameld, met informatie over prijzen, voorwaarden en leveringscondities, om goed onderbouwde beslissingen te ondersteunen. Door verwachtingen duidelijk te definiëren en aanbiedingen te vergelijken, helpt dit proces organisaties om transparantie, verantwoordingsplicht en eerlijke beoordeling te waarborgen. Het bevordert kostenbeheersing, kwaliteitsborging en consistentie in de inkoop, waardoor het een waardevol hulpmiddel is voor zowel standaardinkopen als complexe projecten.

2. Waar gaat deze module over

Raadpleeg voor meer informatie over de inhoud van deze module, waaronder gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Module Offerte- en aanbestedingsprocessen in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Asset helpt gebruikers het aanbestedingsproces te stroomlijnen door hen in staat te stellen ontvangen offertes van leveranciers te volgen en te vergelijken, de voortgang te bewaken en ervoor te zorgen dat het proces correct wordt goedgekeurd. De module kan worden gebruikt als zelfstandige module of worden gekoppeld aan werkopdrachten voor correctief onderhoud en LTMP, zodat gebruikers een aanbestedingsproces voor een werkopdracht kunnen maken voordat ze het werk aan een leverancier toewijzen. Dit zorgt voor betere beheersing, transparantie en afstemming op de onderhoudsplanning.

3.1 Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

De belangrijkste keuzes die moeten worden gemaakt, zijn de volgende:

• Wordt de module gebruikt als zelfstandige module of in combinatie met werkopdrachten voor correctief onderhoud en/of LTMP (of zowel zelfstandig als in combinatie met werkopdrachten)?
• Moeten alle of sommige aanbestedingsprocessen worden beoordeeld voordat ze naar leveranciers worden verzonden? Dit kan per type aanbestedingsproces worden geconfigureerd.
• Welke vergelijkingscriteria zijn naast de prijs relevant? Deze criteria kunnen per type aanbestedingsproces worden geconfigureerd en worden gebruikt om de verschillende ontvangen offertes tijdens een aanbestedingsproces te vergelijken.

Raadpleeg voor meer informatie over deze concepten Module Offerte- en aanbestedingsprocessen in het gedeelte 'Applicatiebeheerders'.

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startboard van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Raadpleeg Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties voor 'Module activeren'.

4.1 Vereisten voordat deze module wordt ingeschakeld

Voor deze module zijn geen andere modules als vereiste nodig. Als het offerte- en aanbestedingsproces echter binnen werkopdrachten voor correctief onderhoud of LTMP moet worden gebruikt, moeten deze modules ook worden geactiveerd.

4.2 Module activeren

Voor deze specifieke moduleactivering zijn de volgende instellingen van toepassing:

Vast te stellen instellingen:

• Voeg via de pagina-include ten minste één type aanbestedingsproces toe. Raadpleeg Module Offerte- en aanbestedingsprocessen in het gedeelte 'Applicatiebeheerders' voor meer informatie over typen aanbestedingsprocessen.
• Workflow voor aanbestedingsprocessen vanuit werkopdracht gebruiken: als ook werkopdrachten voor correctief onderhoud of LTMP worden gebruikt, kan op basis van deze instelling een afzonderlijk aanbestedingsproces vanuit een werkopdracht voor correctief onderhoud of LTMP worden gestart. Het werkopdrachtproces wordt vervolgens automatisch hervat zodra een offerte is geaccepteerd.
  Deze instelling is later te vinden via de pagina Module-instellingen → Algemene instellingen voor werkopdrachten

4.2.1 Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (bijvoorbeeld de bevestigingsmail aan de leverancier nadat de offerte is geaccepteerd), worden ook gegenereerd en weergegeven in de include voor het activeren van de module nadat de moduleactivering is gestart. Als de klant een of meer workflow-e-mails niet wil gebruiken, kunnen de e-mails direct uit het overzicht worden verwijderd. Raadpleeg Workflow-e-mails voor meer informatie over workflow-e-mails.

Raadpleeg Module Offerte- en aanbestedingsprocessen in het gedeelte 'Applicatiebeheerders' voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die vanuit de offerteworkflow worden verzonden.

4.3 Gegevensimport

Relevante gegevensimport kan beschikbaar komen in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimport is ook te vinden op het startboard van de beheerder (alleen voor beheerders van niveau 2 en niveau 3).

Raadpleeg Gegevensimport voor meer algemene informatie over gegevensimport.

Voor de module Offerte- en aanbestedingsprocessen is geen gegevensimport relevant.

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden systeemgroepen beschikbaar die aan gebruikersprofielen kunnen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) opties in het navigatiemenu, tabbladen op het startboard en taken in de relevante workflow(s).

Raadpleeg Gebruikersbeheer voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard van gebruikersprofielen.

Voor de module Offerte- en aanbestedingsprocessen worden de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielen beheren' op het startboard van de beheerder kunnen deze systeemgroepen aan bestaande gebruikersprofielen worden toegewezen of aan nieuw gemaakte gebruikersprofielen worden toegevoegd.

4.4.1 Relevante systeemgroepen uit andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor de module Offerte- en aanbestedingsprocessen kunnen de modules ‘Werkopdrachten voor correctief onderhoud’ en ‘LTMP-werkopdrachten’ relevant zijn, omdat het aanbestedingsproces ook via dergelijke werkopdrachtprocessen kan worden gestart. Daarom moeten mogelijk ook de volgende systeemgroepen aan gebruikers worden toegewezen (als dit niet al eerder is gedaan), zodat zij de gerelateerde werkopdrachten kunnen maken en beheren.

Bij het genereren van de gebruikersprofielen wordt geadviseerd om deze groepen ook in de profielen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Navigatiemenu en opties op het startboard

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante opties in het navigatiemenu beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Daarnaast wordt een modulespecifiek tabblad voor key users op het startboard beschikbaar voor die specifieke module. Dit tabblad is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Het tabblad geeft gebruikers inzicht in en overzicht over de dagelijkse werkzaamheden die relevant zijn voor de specifieke module.

Raadpleeg Navigatiemenu en startboard voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startboard.

Voor de module Offerte- en aanbestedingsprocessen worden de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Voor de module Offerte- en aanbestedingsprocessen wordt het tabblad 'Offertedashboard' op het startboard beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroep:

• Aanbestedingsprocessen maken

Dit tabblad op het startboard bevat de volgende knoppen:

• Aanbestedingsproces +: de optie om een nieuw zelfstandig aanbestedingsproces te maken (buiten de context van een werkopdracht)
• Aanbestedingsprocessen zoeken: dezelfde optie als in het navigatiemenu om in alle aanbestedingsprocessen te zoeken.

Daarnaast bevat dit tabblad de volgende includes (de meeste zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):

• Te beoordelen aanbestedingsprocessen: dit overzicht toont alle aanbestedingsprocessen die nog moeten worden beoordeeld voordat de offerteaanvragen naar de leveranciers kunnen worden verzonden.
• Offertes uit aanbestedingsproces accepteren/afwijzen: zodra de offertes van de verschillende leveranciers binnen een aanbestedingsproces zijn ontvangen, toont dit overzicht de aanbestedingsprocessen die gereed zijn om te worden afgehandeld (een van de offertes accepteren en de andere offertes in hetzelfde aanbestedingsproces automatisch of handmatig afwijzen).

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules kunnen aanvullende rapporten beschikbaar zijn via de navigatiemenuoptie ‘Rapporten’.
Voor de module Offerte- en aanbestedingsprocessen zijn rapporten beschikbaar via → Rapporten in het navigatiemenu: → map Offertes:

• Te beoordelen aanbestedingsprocessen: dit rapport toont alle aanbestedingsprocessen die nog moeten worden beoordeeld voordat de offerteaanvragen naar de leveranciers worden verzonden.
• Openstaande offerteaanvragen per leverancier: dit rapport toont offerteaanvragen die naar de leverancier zijn verzonden, maar nog niet zijn teruggestuurd.
• Te weigeren offertes; dit rapport toont alle offertes die handmatig moeten worden afgewezen en waarvoor geen automatische afwijzingsmail is verzonden.

6. Aanvullende instellingen en opties na het inschakelen

Voor de meeste modules kunnen aanvullende instellingen na de eerste moduleactivering worden geconfigureerd via de optie 'Module-instellingen' op het startboard van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kunnen geavanceerdere instellingen beschikbaar zijn die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

De instellingen van de module Offerte- en aanbestedingsprocessen bevatten geen aanvullende instellingen, behalve de optie om via deze pagina ook de typen aanbestedingsprocessen te beheren (vergelijkbaar met de optie in het navigatiemenu).

7. Aanvullende informatie

Momenteel is er geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Raadpleeg voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf: Offerte- en aanbestedingsproces voor gebruikers

9. V&A

In afwachting van vragen om te beantwoorden.