Contractmodule

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Contractperioden (en schema's)
  • 1.2 Contractitems
  • 1.3 Contractherinneringen/-meldingen
  • 1.4 Contractitems indexeren
    • 1.4.1 Algemeen
    • 1.4.2 Prijswijzigingen
    • 1.4.3 Indexeren via indexcijfers
    • 1.4.4 Indexbrieven
  • 1.5 Contractfacturering
  • 1.6 Andere relevante opties
    • 1.6.1 Contracttypen
    • 1.6.2 Btw-tabellen
    • 1.6.3 Gebruikstypen
• 2. Automatisch verzonden e-mails in de workflow(s)
• 3. Algemene instellingen van de contractmodule
• 4. Aanvullende informatie over deze module

1. Waar gaat deze module over

De Contractmodule in Asset stroomlijnt de registratie en het beheer van contracten met klanten, leveranciers en partners. Hiermee kunnen gebruikers financiële verplichtingen bijhouden—of deze nu maandelijks, per kwartaal of jaarlijks zijn—die aan elk contract zijn gekoppeld. Belangrijke functies zijn onder andere contractindexering, het automatisch genereren van indexbrieven en mogelijkheden voor facturering . Daarnaast kunnen gebruikers automatische meldingen ontvangen voor naderende contractbeëindigingen of -verlengingen, zodat contracten proactief kunnen worden beheerd.

In de volgende gedeelten worden enkele kernbegrippen van deze module nader toegelicht.

1.1 Contractperioden (en schema's)

De begin- en einddatums van een contract, evenals de instellingen voor automatische verlenging en de opzegtermijnen, worden bepaald door de contractperiodeschema('s) en de contractperiode.

• Contractperiodeschema('s): De periodeschema's bepalen hoe het contract functioneert wat betreft begin- en einddatums, verlengingsmethoden en opzegtermijnen.
• Contractperiode: Verwijst naar de daadwerkelijke duur van het contract, vanaf de begindatum tot en met de einddatum.

Via het tabblad 'Periodeschema's' van de contracten kunnen de periodeschema's worden beheerd:

Een contract kan één of meerdere periodeschema's bevatten. Meerdere periodeschema's worden gebruikt als een contractperiode met verschillende perioden moet worden verlengd (bijvoorbeeld: de eerste contractperiode duurt 5 jaar, vervolgens wordt deze met 2 jaar verlengd en daarna wordt de contractperiode elk jaar verlengd).

Elk periodeschema kan een eigen duur, opzegtermijn en verlenging hebben.

Een of meer periodeschema's worden dus gebruikt om de contractperiode automatisch te bepalen. Er is altijd één contractperiode die overeenkomt met één of meer contractperiodeschema's.

1.2 Contractitems

Bij contracten zijn vaak financiële verplichtingen voor een of beide partijen betrokken. Deze verplichtingen worden beheerd met behulp van contractitems, waarmee specifieke financiële verantwoordelijkheden binnen een contract kunnen worden gedefinieerd en bijgehouden.

Een contract kan, afhankelijk van de complexiteit, één of meerdere contractitems bevatten. Met contractitems kunnen verschillende verplichtingen afzonderlijk worden opgesplitst en beheerd, wat flexibiliteit en transparantie biedt.

Belangrijkste voordelen van contractitems

• Transparantie: Financiële verplichtingen voor verschillende aspecten van het contract duidelijk definiëren en bijhouden.
• Flexibiliteit: Contractgegevens eenvoudig in de loop der tijd aanpassen door items toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen wanneer dat nodig is.
  

Voorbeelden van het gebruik van contractitems

1. Onderhoudscontracten: Bij contracten voor meerdere gebouwen of assets kan aan elk gerelateerd object een eigen contractitem worden toegewezen. Zo kunnen financiële verplichtingen per object worden bijgehouden en kunnen de perioden waarin elk object aan het contract is gekoppeld worden gespecificeerd door afzonderlijke begin- en einddatums voor elk item in te stellen.
2. Scheiding van kosten: In een huurovereenkomst kunnen bijvoorbeeld huurkosten en servicekosten als afzonderlijke contractitems worden beheerd. Hierdoor wordt elke financiële verplichting afzonderlijk bijgehouden, terwijl deze wel onderdeel blijft van hetzelfde contract.
   

Contractitems en indexering

Contractitems spelen ook een belangrijke rol tijdens het indexeren van contracten:

• Elk relevant contractitem wordt gedupliceerd.
• Aan de oorspronkelijke items wordt een einddatum toegewezen die overeenkomt met de indexdatum.
• Aan de nieuwe items wordt een begindatum vanaf de indexdatum toegewezen en deze worden bijgewerkt met de nieuwe bedragen.
  

Actieve, historische en toekomstige contractitems

Binnen het contract wordt onderscheid gemaakt tussen actieve, historische en toekomstige contractitems. Deze contractitems kunnen via de bijbehorende overzichten worden beheerd, zodat niet alle contractitems in één lijst staan en de gebruiker naar de actieve contractitems moet zoeken.

• Actieve contractitems: Contractitems die momenteel actief zijn.
• Historische contractitems: Contractitems die in het verleden zijn beëindigd.
• Toekomstige contractitems: Contractitems met een begindatum in de toekomst.

Contractitems kunnen op een aantal verschillende manieren worden toegevoegd:

• Een algemeen contractitem toevoegen: de gebruiker voegt een leeg contractitem toe, waarvan alle gegevens door de gebruiker moeten worden ingevuld. Een algemeen item wordt gebruikt als de gebruiker geen objecten aan het contract hoeft te koppelen.
• Een asset contractitem toevoegen: als de gebruiker ook assets in Asset heeft geregistreerd, kunnen de assets rechtstreeks aan contractitems worden gekoppeld. Zo is er altijd een koppeling van het contract naar de asset en andersom.
• Een gebieds contractitem toevoegen: als er financiële verplichtingen zijn die betrekking hebben op specifieke gebieden, kan de gebruiker de relevante gebieden aan een contractitem koppelen. Algemene of gebiedsspecifieke contractcomponenten (bijvoorbeeld huur- of servicekosten) kunnen worden geregistreerd om bijvoorbeeld de bezetting van het gebied te bepalen. Meer informatie over deze contractcomponenten staat in een van de onderstaande hoofdstukken.
• Een gebouw contractitem toevoegen: gebouwen kunnen rechtstreeks aan contractitems worden gekoppeld. Zo is er altijd een koppeling van het contract naar het gebouw en andersom.

1.3 Contractherinneringen/-meldingen

Via ‘Module-instellingen’ → het tabblad ‘Contracten’ kunnen de standaardinstellingen voor contractmeldingen worden ingesteld. Deze standaardinstellingen worden automatisch overgenomen voor elk nieuw contract.

Contractherinneringen/-meldingen worden gebruikt om de betreffende contractbeheerder en eventuele aanvullende gebruikers te informeren over de opzegtermijn van een contract. De contractbeheerder kan besluiten het contract te verlengen of het contract tijdig opnieuw te onderhandelen of te beëindigen voordat het (automatisch) wordt verlengd.

De instellingen en planningen voor contractmeldingen, aanvullende ontvangers van meldingen en de meldingen die al zijn verzonden of nog moeten worden verzonden, zijn allemaal te vinden op het tabblad ‘Meldingen’ van het contract:

1.4 Contractitems indexeren

1.4.1 Algemeen

Indexering wordt gebruikt om contractitems in de loop der tijd bij te werken (meestal een prijsverhoging). De prijzen worden meestal eenmaal per jaar geïndexeerd en de betalende contractpartij wordt vooraf geïnformeerd. Deze indexeringen of prijswijzigingen moeten in de contracten worden geregistreerd om actuele prijzen beschikbaar te hebben.

Als de klant de betalende partij is van het contract dat in Asset is geregistreerd, informeert de ontvangende partij de klant over de komende prijswijzigingen. Deze nieuwe prijzen kunnen handmatig in het contract worden geregistreerd.

Als de klant de ontvangende partij is van het contract of de contracten die in Asset zijn geregistreerd, worden de prijzen meestal in bulk geïndexeerd (bijvoorbeeld: vanaf 01-01-2025 worden alle contracten met 1,5% geïndexeerd). Alle contracten of een selectie daarvan kunnen op verschillende manieren worden geïndexeerd.

• Prijswijzigingen
• Indexcijfer met percentages
• Indexcijfer met waarden
• Indexcijfer met vaste waarden

1.4.2 Prijswijzigingen

De eenvoudigste optie om te indexeren is de optie 'Prijswijzigingen'. Deze optie wordt gebruikt om de prijzen van de gewenste contracten snel te indexeren zonder indexcijfers (of een indextabel) te hoeven aanmaken en onderhouden. Het is ook niet nodig om de indexering per contract en per contractitem te configureren.

Een prijswijziging kan worden toegepast met een van de volgende opties:

• Percentage: Wijzig de prijs met een percentage (bijvoorbeeld: de prijs wordt met 1,5% verhoogd)
• Vaste prijs: Wijzig de prijs naar een vaste waarde (de nieuwe prijs is 1000)
• Prijswijziging: Wijzig de prijs en tel een waarde op (de nieuwe prijs is de oude prijs + 100)

1.4.3 Indexeren via indexcijfers

Naast prijswijzigingen is het ook mogelijk om via een indexcijfer te indexeren. Een indexcijfer is een lijst met percentages of waarden die wordt gebruikt om het indexeringspercentage te bepalen. Deze indexcijfers worden meestal door een overheid of specifieke instantie verstrekt. Een voorbeeld: consumentenprijsindexcijfers (CPI's) zijn indexcijfers die veranderingen meten in de prijzen van goederen en diensten die door huishoudens worden gekocht of anderszins verkregen.

Deze indexcijfers moeten handmatig worden aangemaakt en onderhouden in Asset. Als een specifiek indexcijfer van toepassing is op een contractitem, kan het aan het contractitem worden gekoppeld en wordt het automatisch meegenomen wanneer de daadwerkelijke indexering wordt uitgevoerd.

Indexcijfers kunnen worden beheerd via de menuoptie ‘Contracten' → 'Indexcijfers’:

De indexcijfers kunnen van een van drie typen zijn:

• Percentage: Wijzig de prijs met een percentage (bijvoorbeeld: de prijs wordt met 1,5% verhoogd).
• Waarde: Wijzig de prijs met een percentage. Het indexeringspercentage wordt berekend op basis van twee waarden in de indexcijfers, afhankelijk van de indexperiode en de vertragingsperiode van het contract.
• Vaste waarde: Wijzig de prijs met een vaste waarde (bijvoorbeeld: de prijs wordt met 100 verhoogd).

1.4.4 Indexbrieven

Nadat de ontvangende contracten zijn geïndexeerd, kan een indexeringsbrief worden gegenereerd om naar de contractpartij te sturen over de (aanstaande) indexering. In de indexbrief worden de huidige prijs, de nieuwe prijs en het indexeringspercentage vermeld, zodat de contractpartij volledig op de hoogte is van de indexering.

Het gebruik van indexbrieven kan worden ingeschakeld via de module-instellingen voor 'Contracten'.

1.5 Contractfacturering

Als ontvangende partij van een contract is het belangrijk dat de betalende contractpartij weet welke bedragen voor welke periode moeten worden betaald. Met contractfacturering is het mogelijk om periodieke facturen (maandelijks, per kwartaal, jaarlijks enzovoort) handmatig aan te maken of (automatisch) te genereren, die naar de betalende contractpartij kunnen worden verzonden.

Het gebruik van contractfacturering kan worden ingeschakeld en de instellingen voor factuurruns kunnen worden bepaald via de module-instellingen voor 'Contracten'.

Meer informatie over uitgaande facturen en factuurruns vindt u via: Module Uitgaande facturen

1.6 Andere relevante opties

1.6.1 Contracttypen

Contracten worden standaard in één standaardcategorie aangemaakt. Als de klant onderscheid wil maken tussen verschillende soorten contracten, kunnen contracttypen worden gebruikt. Via ‘Module-instellingen' → ‘Contracten’ → 'Contracttypen’ kunnen de contracttypen worden beheerd.

De contracttypen kunnen in verschillende rapporten en filterpagina's worden gebruikt om contracten van een bepaald contracttype te vinden.

1.6.2 Btw-tabellen

Btw-tabellen kunnen worden aangemaakt en beheerd via ‘Module-instellingen' → ‘Contracten’ → 'Btw-tabellen’. Een btw-tabel bestaat uit de toepasselijke btw-tarieven binnen een land en kan worden gebruikt om het relevante btw-tarief binnen de contractitems te selecteren.

1.6.3 Gebruikstypen

Voordat de gebruiker gebieden als contractitem kan toevoegen, moeten er eerst gebruikstypen beschikbaar zijn. Gebruikstypen zijn vooraf gedefinieerde contractcomponenten die van toepassing zijn wanneer gebieden aan een contract worden gekoppeld. Deze vooraf gedefinieerde contractcomponenten worden gebruikt om eenvoudig verschillende contractcomponenten per gekoppeld gebied toe te voegen, waarbij specifieke gegevens automatisch worden overgenomen (bijvoorbeeld hoeveelheid, prijs, bezetting enzovoort).

Enkele voorbeelden van gebruikstypen:

• Huur
• Servicekosten

Gebruikstypen kunnen worden geregistreerd via het tabblad 'Module-instellingen' → 'Contracten' → 'Gebruikstypen':

Bij een gebruikstype kan worden gedefinieerd wat de standaardprijs, het btw-tarief, de eenheid en de prijsperiode zijn. Ook kan worden gedefinieerd of het gebruikstype invloed heeft op de bezetting van het gebied. Wanneer bijvoorbeeld de component ‘Huur' van een gebied aan een contract wordt toegevoegd, betekent dit dat het gebied bezet is. Het toevoegen van de component 'Schoonmaak’ van een gebied aan een contract betekent niet dat het gebied bezet is.

Als een gebied afwijkende instellingen heeft voor een specifiek gebruikstype, kunnen ‘Services’ aan dat specifieke gebied worden toegevoegd. Een service (ObjectService) is een combinatie van een gebruikstype en een gebied. Wanneer een gebied met services aan een contract wordt toegevoegd, worden de specifieke service-instellingen overgenomen in het contract in plaats van de algemene instellingen van het gebruikstype.

Via het tabblad 'Services' van een gebied kunnen de beheerder en contractbeheerder de services voor het gebied beheren:

2. Automatisch verzonden e-mails in de workflow(s)

Contracten werken niet met een workflow, maar binnen deze module zijn wel e-mails betrokken. Zoals vermeld in hoofdstuk 1.3 Contractherinneringen/-meldingen, kunnen e-mails worden verzonden zodra de opzegtermijn van een contract dichterbij komt.

3. Algemene instellingen van de contractmodule

Ga naar Module-instellingen → het tabblad Contracten om naar alle algemene instellingen van de contractmodule te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:

4. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de contractmodule vindt u in de volgende gerelateerde artikelen:

• Zie voor een (eind)gebruikershandleiding: Contractmodule voor (eind)gebruikers
• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe u de module inschakelt, welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startbord en de opties van het navigatiemenu): Activering en informatie over de contractmodule