Functies, vereisten en beperkingen

Doelgroep: facilitair managers, IT- en projectteams

Op deze pagina staat wat Reservation Sync momenteel ondersteunt voor Microsoft Exchange en Google Agenda, wat geregeld moet zijn en wat niet wordt ondersteund.

• Functies
• Functieoverzicht
• Vereisten
• Beperkingen
  • Algemeen
  • Asset-functies die niet worden ondersteund voor gesynchroniseerde ruimtes in tools van derden
  • Terugkerende reserveringen
  • Reserveringen met meerdere ruimtes
• SLA - Synchronisatietiming

Functies

De volgende functies zijn inbegrepen:

• Ruimtegerichte synchronisatie: reserveringen zijn gekoppeld aan ruimtes in Exchange/Google Workspace; wijzigingen aan beide kanten worden aan beide kanten weergegeven. Zie Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd

• Afzonderlijke reserveringen: aangemaakt in een Workplace-touchpoint of in Outlook/Google Agenda, gesynchroniseerd met datum, tijd, duur en deelnemers.

• Terugkerende reserveringen: aangemaakt in Workplace of Outlook/Google Agenda; alle exemplaren worden gesynchroniseerd.

• Reserveringen met meerdere ruimtes: meerdere ruimtes in één reservering (afzonderlijk of terugkerend), aangemaakt in Outlook/Google Agenda of in Asset.

• Conflictbeheer (Exchange): conflict detecteren om dubbele reserveringen te voorkomen, en optionele e-mails met foutmeldingen voor beheerders. Zie Conflicten en reconciliatie voor Microsoft Exchange

• Bijna realtime updates: zie Synchronisatietiming en vertragingen Synchronisatietiming en vertragingen

• Meerdere Exchange-omgevingen kunnen worden verbonden met één Spacewell-omgeving.

• Links naar onlinevergaderingen: Teams, Google Meet, Zoom. Zie Links naar onlinevergaderingen (Teams, Google Meet, Zoom)

• Room Finder-invoegtoepassing voor Outlook. Zie Room Finder-invoegtoepassing voor Outlook

Functieoverzicht

Zie Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd voor meer informatie over wat mogelijk is.

Zie Ruimtegerichte agenda-integratie: voorbeeldscenario's voor voorbeeldscenario's.

Vereisten

• Toegang tot de ruimteagenda's (niet tot persoonlijke agenda's – personen worden als deelnemers voor de vergadering uitgenodigd).

• Ruimtes moeten in beide systemen op dezelfde manier zijn ingesteld. Namen en capaciteit van ruimtes en werkplekken worden niet automatisch bijgewerkt tussen Asset en Exchange/Google Workspace; wijzig deze ook handmatig in Asset. Instellingen zoals "vergaderruimte vooraf reserveren tot X" en regimes in Asset moeten overeenkomen met de werkuren en reserveringsinstellingen in Exchange om conflicten te voorkomen.

• Elke ruimte (en werkplek, indien van toepassing) in Exchange moet tot ten minste één ruimtelijst behoren.

• Configuratie moet zijn afgestemd tussen Asset en Exchange/Google: autorisatieniveaus, regimes, maximumaantal terugkerende exemplaren enzovoort.

• Reserveringen in het verleden worden niet meegenomen wanneer Reservation Sync wordt geactiveerd.

• Gebruikers kunnen hun lokale tijdzone in Outlook behouden; een UTC-instelling is niet nodig.

Beperkingen

Algemeen

• De organisator moet een echte gebruiker zijn in de gesynchroniseerde Exchange-omgeving, geen extern e-mailadres (beperking van de Microsoft Graph API).

• Services (bijvoorbeeld catering) en apparatuur (bijvoorbeeld een flip-over) kunnen niet worden toegevoegd via Outlook/Google Agenda. Ze kunnen ook niet in Workplace worden toegevoegd aan een in Outlook aangemaakte reservering, hoewel deze functie binnenkort wordt ondersteund. 

• Een reservering kan alleen worden gewijzigd of geannuleerd in het systeem waarin deze is aangemaakt. Uitzonderingen zijn de ruimteacties die worden beschreven in Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd

• Wanneer een vergadering wordt doorgestuurd, worden de nieuwe personen niet als deelnemers toegevoegd in Asset. Voeg hen toe als deelnemers en stuur een update naar iedereen (beperking van de Microsoft Graph API).

• Reserveringen met de status Concept in Asset worden niet gesynchroniseerd; reserveringen met de status Aangevraagd wel. Daarom worden goedkeuringsworkflows niet ondersteund: als een reservering te lang de status Concept behoudt, kan de organisator denken dat de ruimte is geboekt terwijl dat niet het geval is.

• Vergaderingen die in Exchange zijn ingesteld als "gedelegeerd", worden genegeerd.

• Bestaande toekomstige reserveringen worden niet automatisch opgehaald; het Spacewell Integration-team verplaatst deze als geplande activiteit. Zie Bestaande reserveringen verplaatsen (Exchange-activering of migratie)

Asset-functies die niet worden ondersteund voor gesynchroniseerde ruimtes in tools van derden

• Samengestelde vergaderruimtes en ruimtecombinaties

• Geblokkeerde datums, regimes

• Instel- en opruimtijden voor en na een vergadering

• Een vergaderruimte vooraf reserveren vanaf een vooraf gedefinieerde periode

• Beleid voor conflicttolerantie

Terugkerende reserveringen

• Reeksen zonder einddatum worden niet ondersteund.
• Maximaal 360 exemplaren per reeks. In het Integration Platform is Max Occurrences een Sync Setting met de standaardwaarde 180. Langere reeksen worden niet gesynchroniseerd.

• Outlook "dag 31" wordt niet ondersteund; gebruik "laatste dag van de maand".

Reserveringen met meerdere ruimtes

• Maximaal 100 ruimtes per reservering.

• Het verwijderen van de laatste ruimte uit een vergadering annuleert de vergadering.

SLA - Synchronisatietiming

Reserveringen worden niet altijd onmiddellijk gesynchroniseerd tussen Workplace en Outlook. Afhankelijk van de richting kan het even duren voordat een wijziging in het andere systeem wordt weergegeven.

Microsoft geeft geen SLA's voor de tijd tussen het optreden van een gebeurtenis (bijvoorbeeld een nieuwe of bijgewerkte reservering) in Outlook en het moment waarop de Graph API de wijzigingsmelding aflevert. Zoals hieronder vermeld, hebben we echter vastgesteld dat het tot 3 minuten kan duren voordat de wijziging beschikbaar is in het Graph API-bericht aan Spacewell.

Zie Synchronisatietiming en vertragingen voor meer informatie.