Opmerking
Conflictoplossing en reconciliatie zijn alleen beschikbaar voor Microsoft Exchange.
Reservation Sync bevat twee veiligheidsmechanismen die ervoor zorgen dat de beschikbaarheid van ruimtes in Workplace en Outlook hetzelfde blijft, zelfs wanneer er iets misgaat, bijvoorbeeld wanneer een systeem tijdelijk niet beschikbaar is.
Mechanisme |
Wanneer |
Wat het doet |
|---|---|---|
Realtime conflictoplossing |
Onmiddellijk, wanneer een conflict wordt gedetecteerd |
Behoudt de reservering die het eerst is aangemaakt en annuleert of weigert de latere reservering. Standaard ingeschakeld. |
Reconciliatie – Rapport |
Eens per 24 uur |
Herstelt niet-gesynchroniseerde reserveringen en stuurt een e-mail met de resterende conflicten voor handmatige opvolging. |
Reconciliatie – Conflicten en synchronisatieproblemen automatisch oplossen |
Eens per 24 uur |
Herstelt niet-gesynchroniseerde reserveringen en resterende conflicten automatisch. Wat niet kan worden opgelost, wordt vermeld in een rapport per e-mail. |
Twee soorten problemen
Niet gesynchroniseerd
Een reservering is niet gesynchroniseerd wanneer deze niet langer overeenkomt tussen de twee systemen. Dit gebeurt wanneer een update de andere kant niet bereikt, bijvoorbeeld omdat Workplace niet beschikbaar was toen een vergadering in Outlook werd aangemaakt, Microsoft geen melding heeft verzonden of een ruimte ontbreekt of verkeerd is gekoppeld. Voorbeelden:
- Een reservering die in Workplace is aangemaakt, heeft Outlook niet bereikt: de ruimte is geboekt in Workplace, maar lijkt vrij in Outlook.
- Een vergadering is geannuleerd in Outlook terwijl synchronisatie niet beschikbaar was: de ruimte is vrij in Outlook, maar nog steeds geboekt in Workplace. De volgende reconciliatie-uitvoering verwijdert of actualiseert de verouderde reservering.
- Een vergadering is verplaatst in Workplace, maar de wijziging heeft Outlook niet bereikt: Outlook toont het oude tijdstip.
Conflicten
Een conflict is een situatie met twee of meer reserveringen voor dezelfde ruimte op hetzelfde tijdstip. Voorbeelden:
- Tijdens een situatie waarin de systemen niet gesynchroniseerd zijn, lijkt een ruimte vrij in Workplace, terwijl deze al geboekt is in Outlook, en iemand boekt de ruimte.
- Workplace is geconfigureerd om meerdere reserveringen voor dezelfde ruimte op hetzelfde tijdstip toe te staan.
- Voor de ruimte in Exchange is AllowConflicts ingesteld op True, waardoor elk verzoek wordt geaccepteerd.
Opmerking
Conflicten die door de configuratie worden veroorzaakt (ruimtes die dubbele reserveringen toestaan in Workplace of Exchange) worden niet opgelost door reconciliatie, maar wel gerapporteerd. Corrigeer de configuratie.
Wie behoudt de ruimte?
Bij automatisch opgeloste conflicten wordt de reservering met de vroegste oorspronkelijke aanmaakdatum en -tijd behouden. De latere reservering wordt geannuleerd of geweigerd, afhankelijk van de richting en het scenario. Reservation Sync gebruikt het aanmaaktijdstip, niet het tijdstip waarop de reservering voor het laatst is gewijzigd, verplaatst of gesynchroniseerd, omdat het tijdstip van de laatste wijziging ook verandert door normale updates, zoals reacties van deelnemers.
Hoe een dubbele reservering in realtime wordt afgehandeld (realtime conflictoplossing):
Rapportmodus
Met "Rapport" herstelt reconciliatie niet-gesynchroniseerde reserveringen en wordt er een e-mail met de resterende conflicten naar de geconfigureerde adressen verzonden. Een reserveringscoördinator of beheerder lost deze handmatig op en informeert de gebruikers van wie de reservering in de ruimtekalender wordt verwijderd.
Het rapport per e-mail lezen
Kolom |
Betekenis |
|---|---|
Type |
|
Richting |
|
Organisator |
E-mailadres van de persoon die de reservering heeft aangemaakt |
Onderwerp |
Onderwerp van de reservering (indien leeg: de gebruikersnaam) |
Begintijd / Eindtijd |
Begin en einde van de reservering |
IWMS-reserverings-ID |
|
IWMS-status |
|
Kalenderstatus |
|
Aanmaaktijdstip van de kalender |
|
IWMS-aanmaaktijdstip |
|
Goed om te weten
- Reconciliatie controleert alleen reserveringen binnen het reconciliatievenster (10–90 dagen vooruit).
- Omdat reconciliatie eens per 24 uur wordt uitgevoerd, kan een verouderde reservering na een synchronisatieprobleem enige tijd zichtbaar blijven. Voor sommige situaties zijn meerdere uitvoeringen nodig.
- Dezelfde vereisten en beperkingen als voor normale synchronisatie zijn van toepassing. Zie Functies, vereisten & beperkingen
- Conflicten tussen twee reserveringen die beide in Workplace (of beide in Exchange) zijn aangemaakt, zijn configuratieproblemen en worden niet gerapporteerd. Los deze op in Workplace/Asset of in Microsoft.
- E-mailadressen voor het rapport moeten worden ingesteld in Sync Settings (geconfigureerd door de Spacewell-consultant in het Integration Platform), zelfs wanneer foutmeldingen zijn uitgeschakeld.
Info
Rapportage voor uitgaand-naar-uitgaand-scenario's wordt niet ondersteund, omdat dit in wezen configuratieproblemen zijn die moeten worden opgelost in Workplace/Asset.
Op dezelfde manier zijn inkomend-naar-inkomend-scenario's ook configuratiegerelateerd en moeten deze worden gecorrigeerd in Microsoft.
Wat wordt ondersteund
Situatie |
Eén ruimte, één reservering |
Eén ruimte, terugkerend |
Meerdere ruimtes |
|---|---|---|---|
Niet gesynchroniseerd (aangemaakt in Outlook of Workplace) |
Opgelost |
Opgelost |
Opgelost (eenmalig en terugkerend) |
Conflict, realtime (aangemaakt in Outlook of Workplace) |
Opgelost |
Nog niet (gepland) |
Niet opgelost |
Conflict, automatische reconciliatie |
Opgelost |
Nog niet (gepland) |
Niet opgelost |
Conflict, Rapport |
Gerapporteerd |
Nog te bevestigen |
Gerapporteerd |
Info
- Verplaatsing (een reservering die naar een andere ruimte wordt verplaatst) wordt niet ondersteund voor conflictoplossing, omdat Reservation Sync ruimtegericht is.
- Het verplaatsen van een reservering in de tijd werkt, maar kan pas na meerdere uitvoeringen worden opgelost.
- Bij een conflict waarbij de Outlook-reservering later is aangemaakt, weigert de ruimte deze reservering; de vergadering zelf kan niet worden geannuleerd in de agenda van de organisator.
De Spacewell-consultant configureert de opties in Configuratiehandleiding voor de reconciliatieservice (intern SW):
- Realtime conflictoplossing (standaard: aan)
- Conflicten rapporteren & synchronisatieproblemen oplossen (standaard: uit)
- Conflicten en synchronisatieproblemen automatisch oplossen (standaard: uit) (Reconciliatie probeert alle gedetecteerde conflicten en niet-gesynchroniseerde reserveringen op te lossen. Situaties die niet kunnen worden opgelost, worden opgenomen in een rapport per e-mail)
- het reconciliatievenster (10–90 dagen)
- en de planning.
Wat deze instellingen voor klanten betekenen, wordt samengevat in Instellingen die in het Integration Platform zijn geconfigureerd
Info
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen
- “Realtime conflictoplossing", waarmee conflicten worden opgelost, en
- “Reconciliatieproces” (Rapport & Automatische reconciliatie), dat eens per 24 uur wordt uitgevoerd en niet-gesynchroniseerde reserveringen identificeert en corrigeert (waaronder gemiste updates of annuleringen tijdens een periode waarin synchronisatie niet beschikbaar was) en resterende conflicten behandelt volgens de geselecteerde instelling voor conflictoplossing.